5 passos para realizar um treinamento interno com seus colaboradores.

Você já deve ter ouvido a frase: “Ninguém chega a nenhum lugar sozinho”. De certa forma esta sentença é verdadeira, mas no contexto das organizações o correto seria: “Ninguém chega a nenhum lugar sem ajuda de pessoas treinadas e capacitadas”. Foi pensando nesta segunda expressão que surgiu a ideia de escrever este artigo. O objetivo é ensinar o passo a passo para programar o ciclo de treinamentos internos para seus colaboradores.

Os treinamento internos, que são organizados por colaboradores internos, são importantes, uma vez que eles são menos custosos e seus resultados são fantásticos quando bem executados. Os treinamentos externos, provenientes da contratação de alguma outra empresa, também apresentam muitos benefícios, porém eles exigem um investimento financeiro maior.

Ambos os modos tem seus benefícios, entretanto em um cenário de controle de recursos financeiros, os treinamentos internos são uma ótima saída.

Treinar ou não treinar, eis a questão?

Sem um direcionamento do que fazer, como fazer e qual ferramenta utilizar, a sua equipe de trabalho ficará indecisa sobre tudo que envolve as atribuições de seu cargo/função.

Problemas como: retrabalhos, desperdícios, execução errônea dos procedimentos e entre outros serão constantes e, sem dúvidas, tenderão a aumentar.

Imagine o seu time comercial despreparado no momento que precisar explicar as atribuições e requisitos do produto de sua empresa, ou a sua equipe de marketing comunicando a imagem institucional sem conexão nenhuma com a identidade da companhia, ou até seu pessoal de produção com altos índices de desperdício por má utilização de seus equipamentos da área fabril.

Programas de treinamento quando bem executados, fazem as empresas caminharem no processo de melhoria contínua. Lembre-se que para o sucesso permanente de seu empreendimento, seus colaboradores devem estar preparados para conter os riscos e saber aproveitar as oportunidades.

Vamos usar o exemplo de seu time de vendas. Todos os dias surgem novos clientes interessados em seus produtos, logo uma equipe bem treinada consegue tirar proveito de todas novas oportunidades de vendas, além de diminuir o risco de perderem clientes para a concorrência.

Agora me responda: Como aumentar as chances de captação de novas oportunidades com uma equipe sem treinamento?

Com certeza as respostas seriam desastrosas diante do questionamento. Com isso, veremos 5 passos para desenvolver um treinamento interno eficaz para seus colaboradores.

Passo 1: Identifique os conhecimentos necessários e os Gap’s de desenvolvimento.

Antes de começar a elaborar qualquer tipo de treinamento, o gestor precisa conhecer quais são os conhecimentos necessários para cada cargo/função. Vale ressaltar, que cada cargo possui uma lista específica de conhecimentos, por isso é importante alinhar esta lista com base na responsabilidade de cada função.

Somente com os conhecimentos definidos é possível identificar os gaps para realização de um treinamento.

Utilizarei novamente o caso de uma equipe de vendas.

Inicialmente, trace quais são os conhecimentos necessários para os seus vendedores. Após isso, avalie com notas numa escala de 3 (o(s) colaborador(es) não atende(m) o item), 5 (o(s) colaborador(es) atende(m) ao item, mas necessita desenvolvimento), 7 (o(s) colaborador(es) atende(m) ao item de forma satisfatória) e 9 (o(s) colaborador(es) atende(m) ao item de forma plena). Esta avaliação deve ser realizada individualmente, ou seja identifique as carências de cada um dos seus colaboradores, somente desta forma se conseguirá saber quais são os gargalos para a realização de um treinamento.

Veja a tabela a seguir com um exemplo simplificado sobre quais são as atribuições de um vendedor.

Passo 2: Defina o objetivo geral.

O objetivo geral serve para definir qual o escopo central de qualquer treinamento. Ele deve ser claro e conciso e apresentar uma ação real para o processo de capacitação.

No exemplo anterior a atribuição “Técnicas de vendas” foi o que apresentou menor pontuação, logo o objetivo geral seria: Capacitar os vendedores com técnicas de vendas.

A tabela a seguir evidencia este processo.

Passo 3: Planejamento.

Nesta etapa é necessário definir como será executado todo treinamento. Para isto utilize uma ferramenta chamada 5W2H. Ela pode auxiliar os gestores a desenvolverem um plano de ação após ele responder sete perguntas básicas (O que? Por que? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto?) sobre o que se pretende executar.

No âmbito dos treinamentos estas perguntas devem nortear o objetivo geral de seu treinamento. A tabela a seguir fornece a continuidade do passo 2.

Os custos do seu treinamento ficam a seu critério, caso queira ou não investir em alguns recursos extras para o seu treinamento.

Passo 4: Preparação

Como é ruim participar de um treinamento onde você percebe claramente o despreparo de quem está ministrando as aulas. E quando você observa aqueles slides com longos textos que aparentam ter sido elaborado na famosa técnica “Ctrl + C e Ctrl + V”.

Caso você seja a pessoa que irá realizar o treinamento, tome a atitude de tornar todo este processo algo excepcional. Talvez você não seja um grande comunicador, mas o seu tempo de dedicação e estudo antes de tudo será o diferencial de todo seu esforço no momento da execução.

Por isso, nesta fase estude cada detalhe do que será ensinado, revise todo material a ser utilizado e veja a eficácia de suas dinâmicas caso você utilize este método.

Passo 5: Avaliação

Calma, não estou falando para você aplicar uma prova!

Avaliação consiste em verificar a eficácia de seu treinamento. Na verdade, este passo é feito para ver os resultados reais de todo tempo e dinheiro investido no processo de treinamento interno. Para isto, estabeleça índices nos quais podem ser medidos de alguma forma.

Seguindo o nosso exemplo com uma equipe de vendas, um indicador que poderia medir a eficácia de um treinamento, cujo o objetivo geral era “capacitar os vendedores com técnicas de vendas”, seria o número de clientes que realizaram alguma compra dividido pelo número de clientes atendidos. O número encontrado poderíamos chamar de “índice de aproveitamento de vendas”.

Suponhamos que antes do treinamento de 4 clientes atendidos pelos seus vendedores, 1 realizava a compra de seu produto, logo:

1 cliente que realizou a compra ÷ 4 clientes atendidos = 0,25.

Ou seja, antes do treinamento o “índice de aproveitamento de vendas” era de 25%.

Após o processo de capacitação de 4 clientes atendidos 3 realizam algum tipo de compra, sendo assim:

3 clientes que realizaram a compra ÷ 4 clientes atendidos = 0,75.

O “índice de aproveitamento de vendas” saltou dos 25% para os 75% de progresso, comprovando assim a eficácia do treinamento realizado.

Concluindo!

Antes de buscar algum treinamento externo, avalie a sua capacidade em oferecer treinamentos internos por meio dos recursos humanos existentes em seu empreendimento.

Dica: Atualmente com os recursos tecnológicos existentes de gravação de vídeo, recomendo você filmar seu treinamento e inserir os mesmos em alguma plataforma online como o YouTube, no qual permite realizar o upload dos arquivos de vídeo e ainda por cima mantê-los como conteúdo privado. Com isso, você conseguirá repassar este treinamento para os futuros integrantes do seu time.

Guilherme Alonço

Guilherme Alonço

Conteudista da Templum Consultoria Ilimitada e apaixonado por assuntos e notícias que englobam o mundo dos negócios. Formado em Administração de Empresas pelo Centro Universitário Unitoledo e Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie.
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