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5S: o que é e como implementar na sua empresa?

O sistema 5S é uma metodologia japonesa que tem como objetivo melhorar a organização, limpeza e disciplina no ambiente de trabalho. Além disso, ele está diretamente relacionado com a norma ISO 9001, que é um sistema de gestão de qualidade reconhecido internacionalmente. Neste artigo, vamos explicar como a implementação do sistema 5S pode ajudar a sua empresa a atender os requisitos da norma ISO 9001 e a obter uma certificação de qualidade.

O que é um sistema 5S?

O 5S é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização.

Os princípios utilizados pelo Programa 5S para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total não são diferentes de alguns princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional.

O Programa 5S normalmente é implementado como um plano estratégico para que alguns aspectos fundamentais da empresa comecem a apresentar melhorias rumo à qualidade total.

A junção no número “5” com a letra “S” vem de cinco palavras japonesas que começam com S:

• Seiri – Senso de utilização
• Seiton – Senso de organização
• Seiso – Senso de limpeza
• Seiketsu – Senso de padronização
• Shitsuke – Senso de disciplina.

A principal vantagem do programa 5s é a facilidade que ele tem de provocar mudanças comportamentais em todos os setores das empresas.

[Post] 5S: Saiba quais são as vantagens e desvantagens do 5S.

Quais são os 5 sensos de 5S?

Relação do 5S com a ISO 9001

O sistema 5S está diretamente relacionado com a norma ISO 9001, que é um sistema de gestão de qualidade reconhecido internacionalmente. A ISO 9001 exige que as empresas estabeleçam e implementem um sistema de gestão da qualidade que atenda a uma série de requisitos para garantir a satisfação do cliente e a melhoria contínua do processo de produção.

O sistema 5S, por sua vez, é uma metodologia de gestão que tem como objetivo melhorar a organização, limpeza e disciplina no ambiente de trabalho. Ele ajuda a criar um ambiente mais organizado e produtivo, que por sua vez, pode melhorar a qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Ao implementar o sistema 5S, as empresas podem melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos, minimizar desperdícios, melhorar a segurança no trabalho e a satisfação dos colaboradores. Além disso, o sistema 5S pode ajudar as empresas a atender a vários requisitos da norma ISO 9001, incluindo a gestão de recursos, a melhoria contínua e a satisfação do cliente. Portanto, a implementação do sistema 5S pode ser um passo importante para alcançar a certificação ISO 9001.

Confira no vídeo abaixo sobre a relação do 5S e a Qualidade.

Como conseguir um certificado ISO 9001

Para garantir a certificação é preciso implementar a norma ISO 9001 em toda a empresa. Essa norma está adequada à filosofia do ciclo PDCA, de melhoria contínua, que garante melhorias significativas para a organização, evitando a estagnação.

Entre as exigência da norma estão o mapeamento de processos, a política de qualidade, o planejamento do sistema de gestão e a realização da auditoria interna.

O sistema de gestão 5S garante que vários desses pontos sejam atendidos, pois ele é uma ferramenta do sistema de gestão da qualidade (SGQ) que busca a qualidade total.

Quando todos os requisitos estiverem contemplados, é preciso contratar um organismo certificador independente, que irá fazer a auditoria na empresa e se tudo estiver conforme, disponibilizará o certificado.

Algumas exigências para conseguir a certificação ISO 9001 podem ser facilmente adquiridas através da implementação do sistema de gestão 5S. Por isso agora vamos ensinar como implementar essa ferramenta na sua empresa.

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Como implementar o programa 5S na sua empresa

O programa 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um. Sua implementação leva a um aumento na produtividade, eficiência, segurança e motivação, além de ser aliado dos requisitos para uma certificação ISO.

Isso ocorre porque o programa 5S trabalha os seguintes aspectos:

5S – Seiri: Senso de utilização

O principal objetivo da primeira etapa do programa 5S é tornar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído, tanto visualmente como espacialmente. Para tal, deve-se classificar os objetos ou materiais de trabalho de acordo com a frequência com que são utilizados para, então, rearranjá-los ou colocá-los em uma área de descarte devidamente organizada. O resultado desse primeiro passo do programa 5s é um ambiente de trabalho estruturado  e organizado de acordo com as principais necessidades de cada empresa.

5S – Seiton: Senso de organização

O segundo passo do programa 5s é uma continuação do primeiro. Seu conceito chave é a simplificação. A partir da organização espacial previamente feita, essa etapa visa dar aos objetos que são menos utilizados um local em que eles fiquem organizados e etiquetados. Assim, agilizam-se os processos e há maior economia de tempo.

5S – Seiso: Senso de limpeza

O terceiro item o processo 5S consiste na limpeza e investigação minuciosa do local de trabalho em busca de rotinas que geram sujeira ou imperfeições. Qualquer elemento que possa causar algum distúrbio ou desconforto (como mal cheiro, falhas na iluminação ou barulhos) deve ser consertado. O principal resultado é um ambiente que gera satisfação nos funcionários por trabalharem em um local limpo e arrumado, além de equipamentos com menos possibilidades de erros ou de quebra por conta da constante fiscalização.

5S – Seiktsu: Senso de padronização

O quarto conceito do programa 5S consiste na manutenção  dos três iniciais, gerando melhorias constantes para o ambiente de trabalho. Nessa etapa, deve-se definir quem são os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais do 5s. Com um ambiente mais limpo, há grande chance de os funcionários também buscarem maior cuidado com o visual e com a saúde pessoal, garantindo ainda mais equilíbrio e bom desempenho no trabalho e contribuindo ainda mais para o andamento do processo rumo à qualidade total.

5S – Shitsuke: Senso de disciplina

Quando o quinto e último processo do programa 5s está em execução, quer dizer que o programa está em andamento perfeito. A disciplina, que pode ser considerada a chave do 5S, existe quando cada um exerce seu papel para a melhoria do ambiente de trabalho, do desempenho e da saúde pessoal, sem que ninguém o cobre por isso.

Por que implementar o programa?

Os resultados obtidos pela aplicação de um programa 5S são impressionantes, desde que toda a equipe participe ativamente de sua implementação. Podemos descrever algumas vantagens:

• Aumento da qualidade do produto ou serviço;
• Aumento da produtividade;
• Fornece a base necessária para implementar outros programas de qualidade;
• Facilita a detecção de erros, objetos fora do lugar e outros problemas que precisam de atenção;
• Prevenção de acidentes;
• Melhoria do ambiente de trabalho;
• Melhoria da qualidade de vida.

Existe certificação para outros programas como 8S?

O 5S e o 8S são programas que visam implementar na empresa valores para uma prática real voltada para a gestão da qualidade, mas não são normas técnicas e por isso não existem certificações reconhecidas pelo INMETRO ou outro órgão acreditador.

Porém, existem algumas empresas que conferem o certificado de implementação ou manutenção do programa, entretanto essa certificação é responsabilidade dessas empresas, não sendo reconhecida em outros órgãos, tendo nesse caso uma função ilustrativa para reconhecimento e motivação da empresa.
Além disso existem no mercado diversos treinamentos direcionados para a realização de auditoria interna para 5S ou 8S, pois como são programas evolutivos, é fundamental o acompanhamento sistemático das suas práticas antes de seguir para as próximas etapas e é muito bom quando essas auditorias são realizadas pelos próprios funcionários da empresa para aumentar o comprometimento e o envolvimento das pessoas em sua adesão.

E a sua empresa? Já aderiu a essas práticas voltadas para a qualidade?

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