A qualificação de fornecedores segundo a ISO 9001:2015

De acordo com a norma da ABNT ISO 9001:2015 “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Considerando o item acima, entende-se como “provedores externos” os fornecedores que a empresa necessita para realizar seus processos e serviços em conformidade, possibilitando atender aos requisitos de seu cliente com qualidade.

Estes fornecedores podem gerar diversos impactos na empresa, conforme o produto ou serviço fornecido, ou até mesmo podem estar relacionados com processos terceirizados, onde geralmente seus resultados influenciam de forma mais direta.

Ao realizar a qualificação dos fornecedores é importante ter em mente que não basta apenas avaliar sua documentação em periodicidades determinadas, o contexto que a norma descreve é muito mais complexo, que vai desde uma seleção inicial até o acompanhamento de seu desempenho, através de sistemáticas padronizadas e documentadas.

Desta forma, podemos considerar três etapas principais a serem desenvolvidas com os fornecedores: avaliação inicial, monitoramento do desempenho e reavaliação.

Então, para avaliação inicial de um fornecedor o que pode ser considerado?

Via de regra é importante solicitar toda documentação que garanta a execução das suas atividades em conformidade com requisitos legais e estatutários, como dados cadastrais, licença de funcionamento ou específicas de sua atividade e certificações (como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SASSMAQ, PNQ, entre outras).

Neste momento é muito comum solicitar ao fornecedor que responda um questionário de auto avaliação a fim de determinar sua conformidade, além de verificar seu histórico de fornecimento.

Porém, devemos também sempre analisar quais os impactos que determinado fornecedor têm sobre seu produto ou serviço para ver o que realmente é necessário analisar para sua homologação. Em muitos casos, realizar uma visita no fornecedor é imprescindível, pois possibilitará identificar potenciais problemas que não seriam percebidos através da análise documental.

Exemplo disso foi o que ocorreu quando eu era responsável pela área de Meio Ambiente em uma empresa que presta serviços ambientais, a qual gera uma quantidade significativa de alumínio que é enviada para reciclagem. Ao fazer a visita no fornecedor, além do mesmo não possuir Alvará para funcionamento, na área produtiva observei trabalho infantil e sem nenhum tipo de proteção. Assim fica claro que se eu não tivesse visitado o fornecedor, dificilmente teria identificado esses problemas.

Trabalhar com fornecedores certificados nas normas de sistema e gestão garantem uma maior confiança, pois sabemos que os mesmos passaram por auditorias de organismos certificadores, onde seus processos e documentos foram verificados e estão conformes. Este é um dos critérios muito utilizados para qualificação imediata do fornecedor, sem necessidade de responder ao questionário de auto avaliação ou realizar visitas.

Porém, somente qualificar o fornecedor não irá garantir que não tenhamos problemas com o mesmo, até porque erros podem acontecer em qualquer lugar, mas é importante tentar preveni-los para que não causem impactos negativos à empresa. Desta forma, é fundamental que o fornecedor seja rotineiramente monitorado.

Mas o que é importante monitorar no seu fornecedor?

Alguns requisitos são comuns, como o atendimento ao prazo de entrega, se o pedido de compras está compatível com a nota fiscal e a qualidade do material recebido; também podem ser avaliados preço, atendimento, garantia, posição no mercado, localização e outros fatores, conforme o tipo e impactos do fornecedor.

Por exemplo, para um fornecedor de matéria-prima é fundamental avaliar prazos de entregas e qualidade do material, já para um fornecedor de software, é mais importante considerar o atendimento da empresa conforme às demandas internas e tempo de retorno de intercorrências.

Mas quais os principais problemas que um fornecedor pode causar na minha empresa?

Tudo irá depender do tipo de fornecedor, da imagem do mesmo perante ao mercado, da dependência da empresa em relação ao que é fornecido, dentre outros fatores.

Se você trabalha com um fornecedor sem licença para funcionar, ou que apresente intercorrências trabalhistas e ambientais, caso tenha problemas com órgãos regulatórios, poderá haver uma grande divulgação em mídias e prejudicar a imagem da sua empresa por trabalhar com um fornecedor que não é idôneo e confiável.

Empresas famosas já tiveram sua imagem prejudicada devido á fornecedores não qualificados. Lembra-se do que ocorreu com a Zara no Brasil? Onde bolivianos foram encontrados trabalhando em situação considerada insalubre e ganhando menos de dois reais por peça de roupa produzida. O fato prejudicou a reputação da multinacional.

Existem diversas histórias como essa em todo mundo, em 2013 em Bangladesh, um incêndio causado pela falta de segurança deixou mais de cem mortos em uma fábrica de roupas, que produzia para Wal-Mart. Dois anos antes, a Wal-Mart havia auditado mais de nove mil fábricas de fornecedores e a unidade de Bangladesh foi considerada inadequada. No entanto, um dos fornecedores da empresa havia terceirizado parte de seu contrato para Bangladesh e o trágico acidente manchou a imagem da companhia.

Como pode ser observado, problemas diversos podem ocorrer provenientes de fornecedores, independente do segmento e porte da empresa, como atrasos no recebimento de materiais, que pode impactar na produção por falta de matéria-prima, intercorrências com empresas que fornecem refeições, que podem causar problemas de saúde nos colaboradores, como intoxicação, podendo paralisar a empresa.

Além disso, podemos pensar em outras intercorrências que poderiam acontecer caso tivéssemos problemas com fornecedores de extintores, ar condicionado, bebedouro, transportadora, etc….

Como podem ver, cada um deles pode causar impactos específicos na sua empresa, que não são nada agradáveis, muitas vezes de difícil resolução imediata, causando prejuízos financeiros para a empresa e comprometendo um atendimento de qualidade ao seu cliente.

Desta forma, o que fazer quando perceber que está trabalhando com um fornecedor não conforme?

Por segurança, é indicado ter sempre três fornecedores homologados, pois caso tenha problemas com um, pode substituí-lo com mais facilidade e segurança.

Mas iremos simplesmente descartar o fornecedor que apresentou irregularidades?

Claro que não, pensando sempre na melhoria contínua, por que não estender esta possibilidade aos fornecedores? Por que não desenvolver com eles um plano de ação para resolução dos problemas identificados, de forma a reforçar a parceria que já possuem e melhorar os processos internos do seu fornecedor?

No caso que citei acima, sobre o fornecedor de materiais recicláveis, após realizar a visita elaborei um relatório de não conformidade, descrevendo todas as intercorrências observadas, juntamente com um plano de ação para suas tratativas.

Fiz uma nova reunião com o fornecedor, apresentei os relatórios e o orientei sobre a importância do que precisava ser feito, para podermos continuar com a parceria já existente. Lhe mostrei inclusive, os benefícios que tais ações poderiam proporcionar para sua empresa. Percebi um grande interesse do fornecedor em realizar as adequações necessárias, e com o meu constante acompanhamento e ajuda, fomos evoluindo de forma que ao final do projeto, o mesmo me agradeceu pela parceria e por acreditar que poderiam melhorar.

Mas então por que reavaliar? O monitoramento dos fornecedores não é suficiente?

As reavaliações são importantes para evidenciar se os documentos e certificações do fornecedor continuam em conformidade, se foram renovadas, quando aplicável, e se o fornecedor continua qualificado para prestar serviço ou fornecer produtos para a empresa.

Geralmente essas reavaliações ocorrem em periodicidade anual ou semestral, onde cada empresa define uma sistemática própria a ser seguida, mas é fundamental que se tenham registros de que realmente ocorreram.

Depois de algum tempo realizando avaliação e monitoramento dos fornecedores, é possível obter informações que irão possibilitar uma análise mais profunda de riscos que podem ser prevenidos e melhorias a serem implementadas, assim como definições de metas e indicadores.

Estas informações podem estar relacionadas à identificação dos melhores fornecedores que a empresa possui, fornecedores que apresentam mais erros, principais erros, quantidade de erros por período ou produto, retrabalhos, desperdício, entre outros dados.

A nova versão da ISO 9001 aborda fortemente a gestão de riscos para a empresa, e podemos estender esta avaliação para os fornecedores, simulando ou imaginando cenários de possíveis perdas e criando processos para evitá-las.

Neste contexto, podemos perceber que a capacidade de um fornecedor em atender a demanda da empresa com qualidade e comprometimento pode fazer toda a diferença na hora de contratá-lo, pois refletirá na produtividade e até na satisfação do cliente.

A comunicação precisa ser a chave desta relação, pois não se trata de algo puramente comercial, mas uma parceria onde ambos devem buscar soluções que tragam benefícios mútuos, onde todas as partes estão interessadas em crescer com responsabilidade e melhoria contínua.

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