O que é Fluxograma de Processos?

O fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Muitos estudiosos emplacam o fluxograma na lista das ferramentas da qualidade.

Esta ferramenta pode ser utilizada para abordar os processos de qualquer organização. É claro que existem outros instrumentos que atendem as mesmas especificações, – a Templum tem uma forma peculiar de elaborar o mapeamento de processos – entretanto o foco deste texto é abordar as funcionalidades do fluxograma.

Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e entre outros elementos que compõe cada tipo de processo em uma organização.

As principais funções do fluxograma de processos são:

  • Melhorar a compreensão dos processos e como eles estão interligados;
  • Mostrar como as atividades e rotinas de trabalho são desenvolvidas na organização;
  • Identificar problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.

Quais são os principais símbolos utilizados para elaborar um fluxograma de processos?

Quais são os tipos de fluxograma de processos mais utilizados?

Os dois fluxogramas mais conhecidos são: Fluxograma de Processos Linear e o Fluxograma Funcional.

Fluxograma de Processos Linear

O Fluxograma de processos Linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo. Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.

Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um processo de vendas em uma loja de shopping center.

Fluxograma de processos Funcional

O Fluxograma de processos Funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos. Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.

Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.

Como fazer um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processos, essencialmente, estabelece uma relação de início, meio e fim. O início são as entradas necessária para dar um “start” no processo. O meio é o processo em si, ou seja as atividades a serem realizadas para alcançar os objetivos estabelecidos. O fim é representado pelas saídas do processo, isto é os resultados esperados com as atividades executadas.

Apesar de termos citados apenas 8 símbolos, vale destacar que existem muitos outros que também podem ser utilizados. Entretanto, um fluxograma com muitos símbolos podem deixar a leitura e análise do diagrama altamente complexa.

Outra etapa fundamental antes de iniciar qualquer fluxograma é fazer um estudo prévio de todos os processos existentes na organização, pois sem entender a inter-relação entre eles, pode ser que o fluxograma fique confuso e sem objetividade, tornando-se mais um documento sem nenhuma funcionalidade.

Como já foi dito, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo, por isso é importante um planejamento antes de definir quais serão os processos em que serão desenhados e principalmente a sequência existente entre eles.

Como analisar um fluxograma de processos?

Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma precisa ser avaliado criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente alcançados.

Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.

Fonte: GRAEML e PEINADO, 2007.

Quais são os softwares existentes para elaboração de um fluxograma de processos?

Para finalizar, confira alguns softwares que podem ser utilizados para elabora um fluxograma de processos:

Microsoft Excel

Apesar de não ser a sua principal atribuição, o Excel apresenta algumas funcionalidades que servem para desenvolver um fluxograma de processos. No campo de “ilustrações” conseguimos localizar todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma, além disso podemos escolher a opção “SmartArt” e escolher os elementos gráficos de processos para desenvolver um fluxograma.

DIA  

Diferente do Excel, o DIA é um software específico para elaboração de fluxogramas, esquemas de circuitos e diagramas de rede. O mais importante é que ele é gratuito e existe uma versão totalmente em português. Existem todos tipos de símbolos necessários para criação de um fluxograma e você pode exportar para diversos formatos, como XML, UML, SVG, PNG, JPEG e EPS.

Para fazer o download do DIA, acesse o link: http://dia-installer.de/

Microsoft Visio

O Visio é o principal software para elaboração de fluxogramas. Diferente do DIA, ele é pago. Esta ferramenta fornece recursos visuais e práticos que facilitam e flexibilizam o desenho de fluxograma de processos. Ele está disponível em duas versões: Standard e Professional, sendo que a “Professional” oferece recursos automatizados para elaboração de fluxos mais avançados.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

PEINADO, Jurandir; GREML, Alexandre Reis. Administração da Produção (Operações Industriais e de Serviços). Curitiba: UnicenP, 2007.

4.3 Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade (parte 2)

Este artigo é a continuação do post sobre o requisito 4.3 do autor Davidson Ramos do Blog da Qualidade. Caso você não leu a primeira parte deste artigo, vale a pena conferir, pois foi muito esclarecedora.

No meu último post sobre o escopo, abordei um pouco da visão da ISO 9001:2015 sobre a definição do escopo e o que é preciso levar em conta na hora de formalizá-lo. Recebi vários feedbacks nos nossos grupos de discussão, por e-mail e alguns no blog mesmo, foi muito legal!

No texto de hoje, como prometido, pretendo trazer uma visão mais prática sobre o assunto, vou dar alguns exemplos e propor um passo a passo que vai facilitar bastante a sua vida.

Mãos à obra!

Tenha em mente que seu escopo deverá descrever de forma simplificada a sua empresa. Assim, para descrevê-lo, é possível se orientar por algumas perguntas que, por si só, definem quem ela é no mercado. Veja só:

  1. Onde minha empresa está localizada?
  2. Quais os produtos/serviços são vendidos pela minha empresa?
  3. Em qual mercado (local físico) minha empresa atua.
  4. Para quem eu vendo?
  5. Quais os processos do meu SGQ?

Ao responder essas perguntas, você estará formalizando informações importantes sobre o funcionamento do seu SGQ, se orientando e orientando seu Sistema de Gestão da Qualidade para os resultados que você espera. E isso acontece porque esses aspectos tanto afetam seu SGQ quanto são afetados por ele.

Você pode, por exemplo, ser uma empresa situada no Brasil, mas que destina toda a sua produção à exportação. Dessa forma, seus processos serão orientados para tornar possível que essa transação ocorra.

Exemplo prático

Para exemplificar, vou descrever o escopo de uma empresa que produz peças para colheitadeiras agrícolas e pretende expandir sua participação de mercado com a venda de peças para tratores, conforme citei no tópico “Exclusão vs. Aplicabilidade” do post anterior. Vejamos como ficariam as repostas:

1 – Onde minha empresa está localizada?

Cornélio Procópio, Paraná.

Aqui consta o local físico em que minha empresa está sediada. Neste caso, usei a cidade onde residimos como exemplo.

2 – Quais os produtos/serviços são vendidos pela minha empresa?

Fabricamos peças para implementos agrícolas, especificamente para colheitadeiras e tratores.

Aqui descrevi os produtos comercializados pela minha empresa, aquilo que produzimos com o intuito de vender aos nossos clientes.

3 – Em qual mercado (local físico) minha empresa atua.

Região norte do Paraná.

Aqui descrevi qual o mercado em que atuo, ou seja, onde minha empresa vende ou pretende vender.

4 – Para quem eu vendo?

Revendedoras de peças.

Descrevi aqui o tipo de clientes que quero atender, neste caso, pessoas jurídicas.

5 – Quais os processos do meu SGQ?

Produção; Vendas; Marketing; Logística; Gestão de Pessoas; Financeiro.

Descrevi aqui os processos que impactam o SGQ da minha empresa.

Essa e base do nosso escopo. Repare que citamos os fatores internos (quais produtos comercializamos e nossos processos) e levamos em consideração o mercado externo, delimitando onde especificamente atuamos e quem são nossos clientes. Agora é só juntar isso em uma sentença curta, de fácil entendimento. Dessa forma:

A LogicParts S/A (nome fictício) é uma indústria paranaense situada em Cornélio Procópio que fabrica peças de reposição para colheitadeiras e tratores agrícolas para revendas no norte do Paraná.

Os processos do SGQ são: Atendimento ao cliente, Financeiro, Gestão de Pessoas, Logística, Marketing, Produção e Vendas.

Outros exemplos de escopo:

ABC Tecidos localizada em São Paulo capital, produz tecidos para fabricantes de jeans de Minas Gerais.

Os processos do SGQ são: Atendimento ao cliente, Financeiro, Gestão de Pessoas, Logística, Marketing, Produção e Vendas.

 

A Quitanda Seu João fornece frutas, verduras e legumes orgânicos para consumidores do bairro São João, na cidade de Londrina.

Os processos do SGQ são: Atendimento ao cliente, Compras, Financeiro e Vendas.

 

A empresa ZYC Limitada projeta monitores de computador sob encomenda para designers gráficos e empresas do Rio de Janeiro, RJ.

Os processos do SGQ são: Atendimento ao cliente, Financeiro, Gestão de Pessoas, Marketing, Projeto e Desenvolvimento, e Vendas.

Não aplicabilidade

No caso de não aplicabilidade, você deverá descrever o item que não se aplica e descrever o motivo pelo qual isso acontece. Para exemplificar, imagine uma gráfica que somente imprime livros para uma grande editora.

Essa gráfica não desenvolve produtos, somente executa os projetos que são enviados a ela e entrega as mercadorias. Nesse caso, o item 8.3 não se aplica a gráfica do exemplo e é possível justificar a não aplicabilidade. Veja como ficaria:

A HDR Ltda. presta serviços de impressão e encadernação para produtores de material didático do estado de Santa Catarina.

Os processos do SGQ são: Atendimento ao cliente, Financeiro, Gestão de Pessoas, Marketing, Projeto e Desenvolvimento, e Vendas.

Não se aplica a HDR Ltda. O item 8.3 da ISO 9001:2015, pois a empresa somente executa impressão e encadernação terceirizada de materiais produzidos por outras empresas, não atuando assim com projeto e desenvolvimento de produto ou serviço.

 

A ISO 9001:2015 promoveu mudanças muito pertinentes da versão 2008 para a 2015 e, com certeza, a forma de definir o escopo foi uma delas. Essa mudança surgiu para garantir que a certificação não seja mais um papel no hall de documentos da empresa, mais um certificado na parede da diretoria. Essa mudança surgiu para garantir que, cada vez mais, as organizações vivam a Qualidade como um todo!

Como os itens “4.1 Entendendo a organização e seu contexto” e “4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas” são praticamente indissolúveis ao item “4.3 Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade”, trabalhado neste post, antes de definir o seu escopo, sugiro que você leia o artigo “ISO 9001:2015: Entendendo o Contexto da Organização”.

4.3 Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade (Parte 1)

Este artigo foi publicado originalmente no blog da qualidade pelo autor Davidson Ramos. A abordagem dada ao requisito 4.3 foi sensacional, por isso resolvemos publicar este texto no Blog da Templum Consultoria. Agradecemos ao Davidson  por nos permitir compartilhar seu trabalho em nosso canal.

O escopo delimita a atuação do SGQ na sua empresa, especificando que setores ou processos serão auditados. Com a nova versão da ISO 9001, houveram algumas mudanças significativas na aplicação desse requisito, direcionando ainda mais as empresas para o resultado em si, e não para a simples aplicação da norma.

A ISO 9001, na verdade, estabelece um sistema de gestão para que as organizações sejam mais eficientes, satisfaçam mais seus clientes e, dessa forma, alcancem seus objetivos. A mudança na forma de determinar o escopo, por exemplo, é uma prova disso.

O que mudou da versão 2008 para a 2015?

Manual da Qualidade

Na versão 2008, o escopo podia ser formalizado no Manual da Qualidade, que não é mais um requisito obrigatório na versão 2015 da ISO. Entretanto, a norma ainda estabelece que “O escopo do sistema de gestão da qualidade da organização deve estar disponível e ser mantido como informação documentada”.

Assim, ainda é preciso formalizar o escopo e garantir que ele seja comunicado para todas as partes interessadas. E mesmo não sendo obrigatório, o Manual da Qualidade ainda é uma ferramenta muito útil nesse processo.

Exclusão vs. Aplicabilidade

Não há mais “Exclusões” na nova versão, agora, a norma fala em “Aplicabilidade”.

No item 4.3 da ISO 9001:2015 há um trecho que diz:

“A organização deve aplicar todos os requisitos desta Norma, se eles forem aplicáveis no escopo determinado do seu sistema de gestão da qualidade”

Na versão 2008, era possível reduzir o escopo do SGQ, limitando-o, por exemplo, a alguns processos macro. Agora, na versão 2015, isso será um pouco mais difícil, a não ser que aquilo que se pretende excluir não impacte no resultado da empresa ou na conformidade dos produtos/serviços.

O objetivo da ISO 9001 é melhorar o sistema de gestão e, com isso, garantir que as organizações alcancem seus objetivos, assim, tudo aquilo que estiver relacionado ao planejamento estratégico (e a Qualidade, é claro) deverá constar no escopo.

Suponhamos que o principal produto comercializado por uma determinada empresa seja “peças para colheitadeiras agrícolas”, mas que no planejamento estratégico a empresa tenha decidido expandir sua participação de mercado, concentrando seus esforços em peças para tratores.

Nesse caso, ambos os produtos deverão constar na definição do escopo. A empresa não poderá certificar apenas uma linha de produtos, pois isso pode afetar os resultados da organização e certamente vai impactar no alcance de seus objetivos.

Então, dentro do escopo, todos os itens devem ser aplicados, um requisito só não será aplicável quando tiver uma justificativa extremamente boa, ou seja, quando ele não afetar a qualidade do produto/serviço e, assim, não influenciar no resultado da empresa.

Escopo, Contexto e Partes Interessadas

Não podemos esquecer que o item 4.3 da norma é, na verdade, um subtópico do item “4 Contexto da organização” e a ISO 9001 fez questão de deixar claro que o escopo precisar estar alinhado a ele. Veja só:

“Ao determinar esse escopo, a organização deve considerar:
a) as questões externas e internas referidas em 4.1;
b) os requisitos das partes interessadas pertinentes referidos em 4.2;
c) os produtos e serviços da organização”

Repare que o item “a” e “b” terminam citando os dois tópicos anteriores da norma, “4.1 Entendendo a organização e seu contexto” e “4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas”, tornando esses requisitos fundamentais para o escopo.

Já na versão 2008, quando o escopo era determinado no Manual da Qualidade, era necessário levar em consideração alguns aspectos na hora de defini-lo, como a política da qualidade, os processos e a natureza da organização. Isso definitivamente não mudou!

Agora, na versão 2015, a ISO 9001 estendeu essa preocupação, fazendo com que as empresa também analisem questões legais, tecnológicas, de competitividade ou de mercado, questões culturais e sociais. Bem como não esqueçam as expectativas do seu cliente, dos fornecedores e colaboradores, em resumo, de todas as partes interessadas. Igualmente, não é possível ignorar questões estratégicas. Se algo é essencial para a sobrevivência da empresa, não é possível excluir isso do seu escopo.

“c) os produtos e serviços da organização”

Acredito que este seja o aspecto mais claro da norma em relação ao resultado e a conformidade. É simples, qualquer processo que influencie no produto ou serviço fornecido pela sua empresa é aplicável a norma. Assim, posso dizer sem dúvidas que sua empresa inteira dever estar focada na melhoria continua do seu serviço ou produto, desde a compra de matérias primas, passando pela produção, marketing, vendas e se estendendo ao pós-vendas.

Isso acontece porque a ISO 9001:2015 está focada em fazer com que as empresas satisfaçam seus clientes e alcancem seus objetivos. Não é exagero dizer que a maior parte dos objetivos empresariais está relacionada com a venda de produtos ou serviços. Entretanto, para que o produto/serviço possa ser vendido, há uma série de processos que se inter-relacionam e que causam significativos impactos uns nos outros, fazendo que com seja muito complexo excluir algum sem afetar a Qualidade do produto ou serviço. Então, tudo que afeta o produto/serviço, afeta a Qualidade, afeta o alcance dos objetivos e, por isso, deve ser levado em consideração no escopo.

 

Basicamente, esses são os fatores que você precisa levar em conta quando for descrever o escopo do seu SGQ. E isso não é só para atender à norma. Analisar esses fatores ajuda a organizar sistematicamente a sua empresa, a pensar de forma mais macro, mais abrangente, e assim, mais direcionada aos resultados que sua organização pode alcançar.

No próximo post, trarei uma visão mais prática sobre o escopo, com exemplos e um passo a passo sobre como escrevê-lo. Sei que à primeira vista pode parecer um pouco complicado, mas você verá que não é não. Se você tiver consciência de como funciona o seu SGQ e sobre o contexto da sua empresa, vai ser, na verdade, bastante fácil. Até a próxima! 😉

Quais os passos para uma Vistoria Veicular realizar a migração para ISO 9001:2015?

Entre as organizações que mais implementam a ISO 9001 estão as Empresas de Vistorias Veiculares (ECV’s). Estas empresas, assim como todas as outras que possuem o certificado da ISO 9001:2008, deverão migrar seu Sistema de Gestão da Qualidade no ano de 2018.

Para sermos mais precisos, as Vistorias Veiculares terão seus certificados da ISO 9001:2008 invalidados a partir de 23 de Outubro de 2018.

Como todas as ECV’s já participaram da implementação da ISO 9001:2008, é esperado que os gestores tenham consciência que novos desafios surgirão no atendimento dos requisitos da ISO 9001:2015.

Com foco na migração do seu Sistema de Gestão da Qualidade, iremos apresentar quais são os passos que sua Vistoria Veicular terá que fazer para conseguir o certificado da ISO 9001:2015.

Vamos lá!

1 – Adequação com os requisitos da ISO 9001:2015

Nova versão, novos requisitos! A revisão feita na ISO 9001:2015 traz consigo novas visões e algumas mudanças que afetarão principalmente a mentalidade das organizações. Estas alterações são traduzidas por meio de novos requisitos.

Entre os itens que sua Vistoria Veicular terá que se adequar para migrar o seu Sistema de Gestão, estão:

  • Requisito 4 – Contexto da Organização
  • Requisito 5 – Liderança
  • Requisito 6 – Planejamento  
  • Requisito 7 – Apoio
  • Requisito 8 – Operação
  • Requisito 9 – Avaliação de Desempenho
  • Requisito 10 – Melhoria

2 – Executar uma Auditoria Interna

Implementado os requisitos para migração, chegou o momento de verificar se o sistema está em conformidade.

O primeiro passo é a execução de uma Auditoria Interna.  Normalmente, nesta etapa as empresas conseguem identificar possíveis erros nos processos, pontos em que é necessário alguma mudança e entre outras questões importantes para sua organização.

3 – Ajustes após Auditoria Interna

Vale destacar, que a auditoria interna é um processo de validação de tudo que foi feito na implementação dos requisitos. Sendo assim as não-conformidades identificadas nesta etapa servem como um apontamento para adequação do seu sistema e, consequentemente devem ser tratadas.

Este momento é fundamental, pois com a Auditoria Interna é possível ajustar à organização antes do processo de Auditoria de certificação.

4 – Contratar um Organismo de Certificação

Este é o momento de contratar um organismo de Certificação para verificar se a empresa atende os requisitos da ISO 9001:2015. Com isso, um Auditor vai até a sua empresa e verifica se o sistema de gestão está em conformidade com a Norma. Estando tudo ok, o auditor recomendará a certificação da empresa.

Agora é só comemorar!

A Templum Consultoria quer auxiliar sua Empresa de Vistoria Veicular na Transição para ISO 9001:2015!

Recentemente desenvolvemos um serviço de consultoria exclusivo para as ECV’s. Em nossa plataforma de consultoria, você terá acesso exclusivo a documentos e planilhas para migrar seu Sistema de Gestão da Qualidade.

Mito: Pequenas Empresas e ISO 14001 não combinam

Pequenas empresas e ISO 14001, é possível fazermos esta combinação? Neste artigo abordaremos está dúvida muito comum entre os empresários e gestores de organizações com um porte menor. Discutiremos também alguns benefícios, que geram sinergia empresarial, e podem ser alcançados em organizações que levam a sério o seu Sistema de Gestão Ambiental.

Possivelmente você já leu ou escutou a frase: “não acredite em tudo que lê, antes investigue a veracidade da informação”. Esta é uma prática fundamental, ainda mais na era em que vivemos. Atualmente com um clique todos podem compartilhar alguma ideia ou informação falsa.

Pensando nisso que surgiu o insight para este artigo. A intensão é desmistificar um mito comum quando o assunto é a implementação da ISO 14001, que é:

A ISO 14001 é aplicável somente em empresas de grande porte.

A ISO 14001 é um Sistema de Gestão Ambiental feito para qualquer tipo de organização. O tamanho não é determinante, pois qualquer empresa independente do tamanho pode implementa-lo. O ramo de atuação também não é determinante, independente do produto ou serviço, qualquer companhia pode usufruir de um sistema ambiental.

Aqui no Blog já recebemos algumas dúvidas relativas a este mito, como por exemplo:

Tenho um pequeno escritório de contabilidade, posso implementar a ISO 14001?

Este paradigma, que permeia a vida de muitos empresários, é consequência do senso comum atribuir a gestão ambiental apenas para grandes fábricas com processos produtivos enormes e grandes quantidades de resíduos gerados, que impactam o meio ambiente.

Isto não está errado! Normalmente as empresas com foco na fabricação e distribuição de produtos são as principais interessadas na ISO 14001. Um Sistema de Gestão Ambiental pode melhorar a imagem da organização e facilitar o fechamento de novos negócios.  Existem clientes que tem interesse direto em fazer acordos com parceiros que gerenciam de forma responsável as questões ambientais.

O fato é as principais interessadas são companhias com sistemas produtivos enormes e complexos. Entretanto, isto não significa que uma empresa pequena e com foco em serviços não possa implementar a ISO 14001. A questão é compreender quais são os requisitos ambientais legais pertinentes a sua organização. Analisar como os processos da empresa interagem com o meio ambiente também é fundamental para decisão de implementar um SGA.

Independentemente do tipo da organização, todas podem reduzir os impactos ambientais em seus processos. Seja uma grande indústria química que utilizam resíduos químicos e nocivos ao meio ambiente ou um escritório de advocacia que deve controlar do consumo de papel, ambas podem implementar a ISO 14001.

Então, lembre-se: qualquer empresa pode implementar um Sistema de Gestão Ambiental (ISO 14001). Mas, a pergunta que não quer calar é:

Por que eu implementaria a ISO 14001 já que sou uma empresa pequena?

Vamos ver 3 pontos importantíssimos sobre a ISO 14001, os quais podem auxiliar sua empresa alcançar resultados superiores.

Porém, vale ressaltar que um Sistema de Gestão Ambiental é um organismo vivo. Os gestores devem ir além do que somente atender os requisitos para certificação, antes é primordial trilhar um caminho constante de melhoria contínua para poder colher os frutos esperados.

1° ponto: Redução de despesas

Entre as empresas, sendo as pequenas ou as grandes, existem processos que incidem em gastos com matérias-primas, energia, água e entre outros elementos. Com um Sistema de Gestão Ambiental, uma empresa poderá analisar e reduzir gastos com recursos que afetam a lucratividade.

Redução de custos é o desejo de muitos gestores. Desta forma, os empresários aplicam novas margens de lucro e conquistam vantagem por meio de uma estratégia de liderança em custos.

Evidentemente algumas ações adotadas em um SGA tem um retorno sobre investimento a longo prazo, por isso a organização deve sempre buscar melhorar continuamente.

Com a ISO 14001, o gestor consegue desenvolver índices de monitoramento ambientais. Estes auxiliam na identificação dos níveis de desperdícios. Com uma análise bem feita é possível adotar planos de ações para diminuir ou eliminar os impactos ambientais e de quebra reduzir os custos e despesas.

2° ponto: Melhoria na imagem da empresa

A procura por produtos e serviços de empresas preocupadas com questões ambientais aumenta ano a ano. A Nielsen, empresa global especializada em pesquisas com consumidores, indicou em um de seus estudos que os consumidores estão cada vez mais dispostos a pagar mais por produtos e serviços sustentáveis.

Para atrair clientes e consumidores com estas preocupações é necessário demonstrar de forma sistêmica sua contribuição com o meio ambiente. Não basta fazer apenas uma campanha “bonitinha” de marketing. Antes, prove os “porquês” e “como” sua organização está comprometida com a sobrevivência do planeta.

Com o interesse latente dos consumidores com questões ambientais, podemos esperar que as empresas que provarem seu compromisso ambiental, tendem a aproveitar melhor as oportunidades de negócios.

3° ponto: Vantagem Competitiva

A vantagem competitiva é a consequência dos dois primeiros benefícios:

Redução de Despesas + Melhoria na imagem da empresa = Vantagem Competitiva.

Com os redução nos custos melhora-se a margem de lucro de seus produtos e serviços. Com a melhoria da imagem da organização há o aumento da credibilidade e aceitação da marca. Logo, empresas poderão obter vantagem competitiva sobre seus concorrentes diretos e, consequentemente, se destacarem em um mercado cada vez mais dinâmico.

Não perca tempo!   

Procrastinar uma decisão não é a melhor opção. Talvez a ISO 14001 seja uma das decisões que podem posicionar sua empresa no hall das organizações que se preocupam com questões ambientais.

Conheça os detalhes da ISO 14001. Baixe o nosso e-book e conheça com mais detalhes e quais as formas de implementação da ISO 14001.

Quais foram as principais mudanças no PBQP-H?

O Ministério das Cidades anunciou alterações no SiAC (Sistema de avaliação das construtoras), as quais modificaram algumas regras no PBQP-H. As empresas de construção civil têm até 09 de julho de 2017 para realizarem a transição de seu sistema e continuar aproveitando os seus benefícios. A principal mudança foi a inclusão da Norma de Desempenho, ABNT NBR 15575:2013. Neste texto iremos abordar os principais elementos para implementação dos requisitos da Norma de Desempenho, que são: Análise do Entorno; Perfil de Desempenho da Edificação; Plano de Controle Tecnológico; e Definição das Responsabilidades de um projeto.

Atualmente, 10 em cada 10 pessoas que nos procuram para conversar sobre o PBQP-H perguntam:

O que mudou no PBQP-H?

O aumento do interesse sobre o assunto está diretamente ligado a conquista de linhas de financiamento junto as instituições financeiras.

Antes de abordarmos as principais mudanças do PBQP-H é de suma importância esclarecer alguns enganos comuns.

O PBQP-H (Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat) é composto por três sistemas distintos:

  • SiAC – Sistema de avaliação da conformidade de Empresas de serviços e obras da Construção Civil. O SiAC é um dos projetos propulsores do PBQP-H. Sua finalidade consiste em contribuir com a evolução das empresas de construção civil.
  • SIMAC – Sistema de qualificação de empresas de materiais, componentes e sistemas construtivos. Este tem por base combater as não-conformidades técnicas de materiais e componentes do setor. O sistema é específico para fornecedores de materiais e componentes (Exemplo: Um fornecedor de cerâmica).
  • SINAT – Sistema nacional de avaliação técnica – tem por objetivo mobilizar a comunidade técnica para o desenvolvimento de inovações tecnológicas dentro da cadeia produtiva da construção civil.

Dentre estes sistemas, a alteração ocorreu somente no SiAC, por isso muito cuidado quando citarem sobre as mudanças do PBQP-H, pois os sistemas SIMAC e SINAT não foram revisados.

Esta mudança é direcionada, principalmente, as incorporadoras e construtoras.

Mas isto não quer dizer que outros agentes da cadeia produtiva também não sejam impactados. Como o SiAC é um sistema feito para as empresas de construção civil, estas são as que mais precisarão se movimentar com esse novo cenário.

Ainda é cedo para afirmarmos, mas as mudanças poderão alavancar a produtividade do setor de construção civil. O foco da revisão é promover melhorias nos projetos construtivos desde a concepção até a forma como um empreendimento é utilizado pelo usuário final.

A principal alteração na nova portaria do SiAC, publicada em janeiro de 2017, é a exigência feita de atender os requisitos instituídos na Norma de Desempenho, a ABNT NBR 15575:2013.

ABNT NBR 15575:2013

O conteúdo e finalidade da Norma de Desempenho consiste no atendimento dos requisitos dos usuários. 

Hum… O que são “requisitos dos usuários”?

Os “requisitos dos usuários” ou “exigências dos usuários” são todos os requisitos estabelecidos na ABNT NBR 15575:2013, que tem por finalidade garantir a vida útil do projeto e os níveis de desempenho definidos pelas organizações no momento que forem iniciar algum empreendimento.

Agora para as construtoras e incorporadoras implementarem o PBQP-H/SiAC, elas terão que atender 100% dos requisitos dos usuários, porém iremos discorrer sobre este assunto com mais detalhes no decorrer do artigo.

Os requisitos dos usuários estão baseados em um tripé:

  • Requisitos de Sustentabilidade – dizem respeito a durabilidade; manutenibilidade; e impacto ambiental;
  • Requisitos de Habitabilidade – compreendem as noções de estanqueidade; desempenho térmico; desempenho acústico; desempenho lumínico; saúde, higiene e qualidade do ar; funcionalidade e acessibilidade; conforto tátil e antropodinâmico;
  • Requisitos de Segurança – abordam as especificações sobre a estrutura do sistema; segurança contra incêndio; e o uso e operação.

Continue até o final do texto, a partir de agora vamos abordar os principais pontos da Norma de Desempenho. Provavelmente, sua construtora precisará se adequar a todas estas mudanças para continuar com seu certificado PBQP-H/SiAC.

1) Análise do entorno

As incorporadoras precisarão realizar a análise de todos os aspectos que envolvem os arredores de seus projetos.

Antes de iniciar algum empreendimento é necessário verificar, por exemplo: a existência de algum aterro sanitário na área de implantação do empreendimento; riscos de contaminação do lençol freático; presença de agentes agressivos no solo; topografia do solo; clima predominante e entre outros elementos que contornam seu projeto.

Em alguns casos, o incorporador providenciará estudos técnicos do entorno do terreno. Os relatórios destes estudos serão um instrumento fundamental para os projetistas adequarem o projeto de acordo com as especificações necessárias.

Um outro instrumento importante para analisar o entorno do projeto é consultar o Plano Diretor da cidade. O Plano Diretor é o instrumento básico da política de desenvolvimento e de expansão urbana. Nele constam informações importantes que podem envolver todo entorno do projeto construtivo. Você já imaginou construir algum empreendimento e no seu entorno está programado a construção de uma linha ferroviária, que consta no Plano Diretor do Município? Os moradores desta habitação terão sérios problemas com o barulho, caso o empreendimento não tenha um sistema acústico adequado.

Analisar o entorno é tão importante quanto analisar os aspectos do próprio terreno. Com uma análise do entorno bem executada as organizações evitarão erros no projeto que podem ocasionar custos elevados no reparo destes erros.

2) PDE: Perfil de Desempenho da Edificação

O PDE – Perfil de Desempenho da Edificação – é o documento de entrada de projeto que registra todos os requisitos dos usuários (Sustentabilidade; Segurança; Habitabilidade) e respectivos níveis de desempenho (mínimo; intermediário; superior) a serem atendidos por uma edificação habitacional.

As construtoras e incorporadoras que estabelecerão quais serão os níveis de desempenho para cada requisito do usuário. Por exemplo, se uma construtora definir o nível de desempenho mínimo no requisito do usuário “segurança” no critério referente a “segurança das instalações”, o construtor deverá consultar as especificações definidas na NBR 15575 para poder atender as exigências do nível mínimo.

A NBR 15575 não determina o nível de desempenho para cada requisito do usuário. O construtor pode definir o nível Mínimo para todos os critérios, o importante é obedecer ao que foi determinado no seu PDE.

O PDE é muito importante, com ele os envolvidos na execução do projeto sabem exatamente o que precisa ser feito para que os empreendimentos atendam os requisitos estabelecidos.

Basicamente, os requisitos dos usuários estão divididos em 03 categorias e contém um total de 12 itens, nos quais são:

  1. Sustentabilidade
    1.1 Durabilidade e Manutenibilidade
    1.2 Impacto Ambiental
  2. Segurança
    2.1 Estrutural
    2.2. Contra Fogo
    2.3 No uso e na operação
  3. Habitabilidade
    3.1 Estanqueidade
    3.2 Desempenho térmico
    3.3 Desempenho acústico
    3.4 Desempenho lumínico
    3.5 Saúde, higiene e qualidade do ar
    3.6 Funcionalidade e Acessibilidade
    3.7 Conforto Tátil e Antropodinâmico

3) Plano de Controle Tecnológico

O Plano de Controle Tecnológico é um documento referido no Plano de Qualidade da Obra (PQO) em que estarão relacionado os meios, as frequências e os responsáveis pela realização de verificação e ensaios dos materiais aplicados e os serviços a serem executados em uma obra, que assegurem o desempenho conforme definido anteriormente.

Este instrumento auxilia no monitoramento da qualidade na execução da obra. Todos os materiais terão que atender as normas prescritivas específicas para cada sistema construtivo, quando for o caso.

No controle tecnológico é o momento de checar, a qualidade do material que será empregado na obra, com o objetivo de verificar principalmente sua durabilidade e resistência. Para cada material utilizado na obra, deverá ser criado um plano de controle tecnológico, indicando qual será a atividade de controle, a norma utilizada para essa checagem, quando o controle será realizado, quem será o responsável, quais as evidências utilizadas para garantir o controle e os critérios para compra e inspeção do material.

Enfim, com este instrumento será possível testar e validar o desempenho dos materiais, e com isso os usuários serão beneficiados com a qualidade do empreendimento adquirido.

4) Definição das responsabilidades

Um dos pontos mais importantes da Norma de Desempenho é a definição dos responsáveis para cada etapa de um projeto. Isto distribui as atribuições de cada integrante em um sistema construtivo.

Com esta abordagem os responsáveis de cada etapa poderão ser indicados caso haja algum problema, advindo de falhas e irresponsabilidades tanto no uso quanto na execução.

Exemplificando: há situações que o usuário final não cumpre com manutenções preventivas e corretivas especificadas no Manual do Usuário, logo caso ocorra algum problema específico, o cliente final das edificações não poderão cobrar ações das construtoras e incorporadoras, pois não houve a execução do que foi especificado no manual do usuário.

A seguir é apresentado uma tabela com algumas das responsabilidades em um empreendimento:

Agentes

Incumbência dos Intervenientes

Incorporador Identificação dos riscos previsíveis no período do projeto. Juntamente com o projetista, estabelecer os níveis de desempenho para os diferentes elementos da construção.
Projetista Estabelece e indica os respectivos memoriais e desenhos da Vida Útil do Projeto de cada sistema que compõe a obra.
Construtor Responsável por elaborar os Manuais de Uso, Operação e Manutenção. Executa os serviços conforme especificado em projeto.
Fornecedores Atestar o desempenho, laudos e testes.
Usuários Realização das Manutenções Preventivas e Corretivas declaradas nos Manuais do Proprietário.

O PBQP-H veio para melhorar os produtos e principalmente o mercado de construção civil.

Entre os benefícios esperados com a nova portaria do SiAC, estão:

  • Empreendimentos focados em atender os requisitos do usuário e, consequentemente a diminuição de reclamações futuras;
  • Critérios e objetivos claros para avaliação dos empreendimentos;
  • Maior Incentivo para o desenvolvimento tecnológico de materiais e processos;
  • Diminuição do impacto ambiental.

Com o prazo concedido pelo Ministério das Cidades, as empresas têm até 09 de julho de 2017 para realizarem a transição de seu sistemas e quem ainda estiver com a versão anterior terão seus certificados invalidados.

Não perca tempo! A Templum Consultoria já está preparada para ajudar sua empresa neste processo tão importante. Conheça nossos serviços, clique aqui.

, ,

Análise de Eficácia – Quando fazer?

Qualquer Plano de Ação é um documento vivo que deve ser consultado diariamente para a inclusão de novas atividades, acompanhamento e atualização das atividades já programadas, então o campo “Implementado” nesse documento deve ser atualizado quando a atividade foi, de fato, finalizada, ou seja, não existe mais nenhuma pendência ligada a ela, pois a partir desse momento começa a contar o tempo para a análise de eficácia.

Agora, a eficácia é aquela análise realizada para verificar se o efeito esperado da ação foi atingido. Se sim, a ação foi eficaz, se não foi ineficaz. Simples assim!

Mas, o que não é tão simples é definir o tempo que deve ser transcorrido entre a implementação da ação e a indicação de eficácia da ação proposta.

Podemos simplesmente colocar um período padrão, como por exemplo: 03 meses?

Vamos pensar em um caso em que a ação foi realizada para eliminar um risco cuja frequencia indicada na classificação foi 1 (uma) vez ao ano. Será que realmente a amostragem de 03 meses é suficiente para saber se eliminou o risco que acontece 01 vez por ano? Provavelmente não, mas também colocar uma periodicidade diferente para cada ação vai ficar muito confuso e o controle ficará quase impraticável.

Então, a nossa sugestão para resolver essa questão é relacionar a análise de eficácia da ação com o resultado de auditorias internas e/ou externas que a empresa realiza, já que estas atividades acontecem justamente para verificar a eficácia do sistema de gestão. Com essa visão, podemos então concluir que o resultado da auditoria está relacionado com o resultado da ação implementada.

NA PRÁTICA: você vai definir a periodicidade de análise de eficácia das suas ações como a análise do relatório de auditoria interna e externa. Faz sentido, não é?

Segurança de alimentos: Quais são as novidades sobre as Auditorias?

Dentre os esquemas de certificação aprovados pelo GFSI, um item em comum que tem ganhado destaque são as auditorias não anunciadas, sendo essas conduzidas sem prévia notificação da data ao cliente.

Este sistema de auditoria oferece às empresas uma oportunidade para demonstrar que o seu sistema e procedimentos são mantidos de forma adequada, aumentando a credibilidade dos clientes no sistema implementado.

Alguns dos esquemas de certificação aprovados pelo GFSI para o processamento de alimentos possuem a opção de auditoria não anunciada, conforme exemplos descritos a seguir:

British Retail Consortium – BRC

O esquema de certificação BRC possui duas opções para o módulo voluntário de auditorias não anunciadas:

Opção 1 – Auditoria não anunciada verificação completa

Esta opção envolve uma única auditoria sem aviso prévio contra todos os requisitos da Norma. A data da auditoria não deve ser notificada antes da auditoria. A auditoria será feita sem aviso prévio e substituirá a auditoria programada. Embora a auditoria possa ocorrer em qualquer fase entre os meses 3 e 12 da data de vencimento da auditoria, esta deverá normalmente ocorrer nos últimos 4 meses do ciclo de certificação.

Opção 2 – Auditoria não anunciada de duas partes

Para esta opção 2 são divididos os requisitos de auditoria em duas auditorias separadas. A primeira auditoria avalia predominantemente as questões consideradas como boas práticas de fabricação baseadas em fábrica e é realizada como uma auditoria sem aviso prévio. A segunda auditoria baseia-se predominantemente na revisão da documentação e dos registros e pode ser planejada para garantir que o pessoal de gestão adequado esteja disponível para obter e discutir os registos. A auditoria planejada da parte 2 permite que esta parte da auditoria seja combinada com outras auditorias de certificação.

A empresa pode informar dias em que não esteja disponível para uma auditoria, sendo que a opção 1 permite a identificação de 15 dias, enquanto para a opção 2 são 10 dias, sendo estes devidamente justificados. O organismo de certificação pode contestar o motivo quando tal não parecer adequado. Dias em que a fábrica não está operando (por exemplo, fins de semana, feriados, paradas planejadas para feriados ou manutenção) não estão incluídos nesses dias que serão apontados como não disponível para auditoria. Qualquer desses dias de não produção deve ser notificado ao organismo de certificação.

International Featured Standards – IFS

No esquema de certificação IFS também há o módulo voluntário de auditorias não anunciadas, sendo esta envolve uma auditoria completa sem prévio aviso. Esta opção destina-se de preferência a auditorias de renovação (isto é, para empresas já certificadas pela IFS Food), mas também a organização pode candidatar-se nas auditorias de certificação, se preferir começar diretamente com uma auditoria não anunciada.

Ao se registrar para uma auditoria não anunciada com seu OC, a empresa tem a oportunidade de identificar no máximo 10 dias períodos quando o local não estiver disponível para auditoria.

Essas datas devem ser notificadas ao OC ao mesmo tempo que a empresa se registra para a auditoria não anunciada, juntamente com os motivos. As razões podem ser contestadas pelo organismo de certificação ou pelo auditor durante a auditoria.

Nota: a empresa só pode dividir os 10 dias operacionais em um máximo de 3 períodos (por exemplo, visita planejada do cliente, férias do gerente da Qualidade, etc).

Food Safety System Certification – FSSC

Já no esquema de certificação FSSC uma auditoria não anunciada faz parte do ciclo de certificação de 3 anos, sendo a participação da organização obrigatória.

O programa deve garantir que, para cada organização certificada, seja realizada pelo menos uma auditoria não anunciada após a auditoria de certificação inicial e dentro de cada período de três anos subsequente. Fica a cargo do OC decidir qual das auditorias de manutenção que será a não anunciada.

A organização certificada pode voluntariamente optar por substituir todas as auditorias de acompanhamento por auditorias anuais não anunciadas.

Nem a auditoria inicial de certificação (fase 1 e fase 2) nem a auditoria de recertificação podem ser substituídas por uma auditoria não anunciada.

Os dias em que a empresa não estará disponível para auditoria podem ser acordados antecipadamente entre o OC e a organização certificada para evitar períodos de extrema inconveniência durante os quais o cliente teria dificuldade em participar plenamente e /ou não haver produção.

Não conformidades e ações corretivas

As não conformidades e ações corretivas são as mesmas apresentadas nos esquemas de auditoria anunciada

Para a opção 2 no caso BRC vale ressaltar que as evidências das ações tomadas para corrigir as não conformidades identificadas na auditoria da parte 1 devem ser apresentadas ao organismo de certificação dentro de 28 dias da auditoria da parte 1 e estará sujeita a uma revisão na parte 2 da auditoria. Se uma não conformidade crítica e/ou o número e o nível de não conformidades identificados na auditoria da parte 1 resultar em não obter um certificado, o certificado existente para o local será imediatamente retirado.

Duração auditoria não anunciada

É de extrema relevância o fornecimento de informação suficiente ao organismo de certificação para permitir a seleção de auditor com as qualificações de categoria corretas e para permitir tempo suficiente para a auditoria. As regras aplicadas para o cálculo da duração da auditoria não anunciada devem ser de acordo com o estabelecido nos esquemas de cada norma para as auditorias anunciadas.

Emissão do certificado

Para as normas BRC e IFS Food existem as regras para descrição e identificação no certificado emitido, de forma a ficar clara a participação da organização no programa de auditoria não anunciada.

Para maiores detalhes sobre as especificidades aplicadas às auditorias não anunciadas de cada esquema de certificação, acesse:

IFS: https://www.ifs-certification.com/images/standards/ifs_food6/documents/IFS_Food_unannounced_audit.pdf

BRC: https://www.brcglobalstandards.com/brc-global-standards/food-safety/help-and-guidance/

FSSC: http://www.fssc22000.com/documents/pdf/certification-scheme/part-4-requirements-for-cbs-january-2017.pdf

Processos, como classificá-los?

Algumas vezes ouvimos: “aquela empresa tem ótimos processos!”. Mas, o que realmente isto quer dizer? A palavra processos pode trazer muitos significados, entretanto a melhor definição deste termo no contexto empresarial se encontra na norma ISO 9001:2015. Neste artigo vamos entender o que são processos de acordo com a ISO 9001 e como podemos classificá-los.

A ISO 9000:2015 define processo, como: “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido”.

Sendo mais específicos, o termo indica a forma como uma empresa trabalha para atingir o resultado esperado. Para entender melhor este assunto, devemos adotar duas visões diferentes: uma lente macro e uma micro.

Com a lente macro é possível observar quais são os conjuntos de atividades inter-relacionadas que compõem sua organização.

Em geral observa-se a empresa como um todo. Para isto identifica-se quais são as entradas e saídas de uma empresa.

Como entrada levamos em consideração os tipos de informações e materiais que são originados de fontes fornecedoras e nas saídas tudo que é entregue ao consumidor final.

Na lente micro é possível compreender como um processo está relacionado a outro. Além disso, cada processo tem suas particularidades devido as diferentes entradas e saídas.

Para compreendermos melhor o que está sendo discutido, analisaremos o caso da Templum Consultoria. O processo “Desenvolvimento de Softwares” está ligado ao processo “Desenvolvimento de conteúdo”. Quando o “Desenvolvimento de Software” entrega a estrutura de toda a plataforma, o “Desenvolvimento de conteúdo” consegue incluir todas as informações necessárias para o desenvolvimento das consultorias. Em termos práticos, o resultado entregue no “Desenvolvimento de Softwares” é a entrada nas atividades do “Desenvolvimento de conteúdo”.

Para alcançar os objetivos estratégicos, os processos devem estar estruturados e classificados.

Existem várias metodologias para o mapeamento de processos, todas são válidas. Porém, uma das recomendações antes de utilizar qualquer ferramenta é classificar seus processos em principais e de apoio.

Os processos principais são aqueles que interferem diretamente nos objetivos estratégicos da organização. Por exemplo, em um comércio de venda de carros usados, o processo de venda é um dos classificados como principais, pois sem ele a empresa não alcança seu propósito principal: vender carros usados.

Agora os de apoio, não menos importantes, estão associados a todas atividades que dão suporte ao andamento dos processos principais.

Muitas vezes, os processos executados pelo departamento pessoal são classificados como atividades de apoio, pois as suas saídas não estão diretamente relacionados com o resultado esperado pela organização, mas indiretamente. Sem as tarefas deste setor, os resultados da organização serão prejudicados. Você já imaginou o seu departamento pessoal não cumprindo com as obrigações legais de todos os colaboradores? Terrível, não?!

Definidos quais são os processos principais e de apoio, você deverá criar a sequência em que eles funcionam.

Vale destacar novamente que existe uma ligação entre os processos e ela se dá na relação existente entre as entradas e saídas de cada um. Sempre a saída de um processo é a entrada de outro.

Por isso, para entender a sequência, o indicado é organizar uma lista com todas as entradas e saídas de cada atividade, desta forma você conseguirá entender como funcionam os processos de sua organização.

Observe na imagem a seguir, como você poderá organizar a sequência de seus processos. Esta lista é simples e pode ser organizada em qualquer organização. Inicialmente, insira os nomes dos processos na sequência em que eles se relacionam, na coluna “responsável” você pode indicar o nome dos líderes de cada processo. Por último, não confundam o nome do “Departamento” com o “Processo”, por exemplo: o processo de “contas a pagar” é realizado pelo departamento “financeiro”.

Gestores que ficam confusos com o funcionamento de sua organização e não entendem os “porquês” de ocorrerem tantos retrabalhos e desperdícios. Em alguns momentos estão sofrendo por não definirem quais são os processos principais e de apoio e, principalmente a sequência deles.

Por fim gostaria de comentar sobre uma dúvida frequente de muitos parceiros no momento de implementar as exigências dos requisitos de processos:

A minha empresa possui uma série de processos, com isso o mapeamento ficaria enorme, eu devo mapear de maneira macro ou olhar minimamente cada processo?

Esta pergunta é muito importante, pois a resposta dela direciona os gestores no momento de iniciar o mapeamento de processo de sua organização.

A resposta desta pergunta está entre os minutos 31:45 e 35:10, porém o recomendável é que você assista o vídeo por completo, pois o Igor e a Daniela dão um show no momento de esclarecer alguns questionamentos sobre “Contexto da Organização” e “Mapeamento de Processos”.