Arqvs. por Categoria: Certificação ISO 9001

Ciclo PDCA – ISO 9001

Por Patricia Rovea | Publicado:2 de janeiro de 2012

Hoje abordaremos um dos tópicos mais comentados nas rodas de assunto sobre qualidade: o Ciclo PDCA. Tal conceito foi utilizado com grande êxito no Japão no pós-guerra. Junto com outras ferramentas, o PDCA foi um dos fundamentos trazido por Deming para impulsionar a reestruturação econômica Japonesa.

Como todos já sabem, a abreviatura PDCA se refere à: Plan, Do, Check, Act. Palavras simples para se traduzir do inglês para o português, porém, em muitos casos, o conceito por traz de cada uma delas não é completamente entendido por todas as organizações. Considerando os diversos projetos que já tive a oportunidade de acompanhar, fica claro que os conceitos do Plan e do Do, que consistem em levantar o estado atual, planejar o estado futuro, criar uma lista de ações e executá-las, já é amplamente utilizado. Mas após realização das ações, para que servem então o Check e o Act?

A idéia do Check e Act surge da seguinte consideração: A partir do momento que se realiza um projeto de melhoria em determinado processo, os padrões de como se trabalhar foram alterados. Ao iniciar os trabalhos com este novo padrão, a estabilidade do processo não será a mesma em comparação com o padrão antigo, o qual já era conhecido e dominado pelo time. Desta forma, após implementar o novo padrão, é necessário definir os limites de estabilidade aceitáveis para o processo e acompanhar de perto seu comportamento (“Check”). E a cada momento que os limites estabelecidos sejam ultrapassados é necessário definir uma nova ação para que a causa desta instabilidade seja eliminada (“Act”).

Um erro grave de conceito é acreditar que o projeto termina e que a melhoria foi concretizada após o fechamento de todas as ações do “Do”. Na verdade a melhoria do processo só pode ser garantida após a confirmação da estabilidade do processo com base nos novos padrões. Essa é exatamente a idéia intrínseca do “Check” & “Act”.

 

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Caso de Sucesso – Implementação ISO 9001 na empresa Dataflex

Por Patricia Rovea | Publicado:23 de dezembro de 2011

Olá Pessoal! Gostaria de compartilhar com vocês o depoimento de um cliente que implemetou o SGQ – ISO 9001.

Por Marcio Grilo (RD da empresa Dataflex de Jaguariuna)

“Agradeço a ISO Online por este espaço de poder passar a vocês  a minha experiência de conseguir implantar um Sistema de Gestão da Qualidade em tão pouco tempo.

Trabalhei em uma empresa em São Paulo também como RD. A empresa contratou um consultor a um preço de R$ 100,00 a hora, isto em 1,999. Era uma correria sem fim, procedimentos, treinamentos e muita dor de cabeça. Lembro que virávamos a noite fazendo procedimentos, que loucura!!!

No caso da Dataflex, os potenciais clientes, os maiores e lucrativos estão na área automotiva. E para ser fornecedor nesta área, você precisa ter o certificado ISO 9000. Uma vez liguei para uma empresa do setor para oferecer os nossos serviços e ele simplesmente perguntou: “Sua empresa é ISO? Não? então, me ligue quando forem certificados,  pois oportunidades existem.” disse isto para mim na lata!!!

A Dataflex então partiu para a busca do certificado. Fizemos uma reunião interna para definirmos quem, como e quando iniciaremos este projeto.. Durante esta reunião fiquei pensando… não tem como escapar, vai ser eu mesmo…mas de novo? pois me veio a lembrança de RD da empresa passada…muito sofrimento, dedicação e perseverança. Agora, pensando do lado da empresa, além de tudo isto, vamos ter que reservar muita grana para este projeto. Bem, vamos lá.., é uma questão de sobrevivência.

Foi aí que um dos meus sócios foi no Google e escreveu: “Implantação da ISO 9000″ e apareceu ISO online. Ligou e agendou uma reunião na empresa. Veio o Guilherme da área de vendas, mostrou como funciona o sistema e eu fiquei pensando comigo: ” que maravilha…mas será? Não acredito.. Que idéia genial…tudo mastigadinho..basta seguir esta receita de bolo..Suporte on line, custo acessível e ao alcance de pequenas empresas que precisam de um certificado para concorrer com as grandes..O que mais eu preciso? é dedicar e implantar.

Fechamos com eles.. Foi feito um cronograma e a data de certificação ficou para Junho/2012.  Junho? Vai demorar demais…Então, sentei na frente do computador e comecei a mexer no sistema e em questão de minutos, já estava com o nosso primeiro procedimento feito. Daí não parei mais..Tirava 3 horas por dia , porque alem de RD, faço a parte comercial da empresa e vendas. A cada fase finalizada, reunia todos os colaboradores e dava um feed back de como está indo a implementação, questão de meses já estava tudo pronto.

Lembro de uma dica que um professor de qualidade da Universidade onde fiz mestrado me disse: ISO se resume em 3 perguntas:

Mostre o que você faz, faça o que você diz e verifique o que foi feito… Isto é ISO 9000

Mostre o que você faz : são os procedimentos e Instruções de trabalho

Faça o que você diz: Auditorias internas

Verifique o que foi feito: Registros.

Já em Setembro já havíamos sido auditado por um Cliente automotivo. Nenhuma NC foi encontrada, somente observações pontuais, que por sinal sempre são importantes. Depois de muitas tentativas, por falta de agenda, por parte nossa é claro, no dia 10/11 já estávamos recebendo o Rivaldo para a auditoria Interna de nosso sistema de Gestão.

Depois disso, o nosso sistema também foi auditado por um grande Cliente nosso, e também nenhuma NC foi encontrado, somente algumas observações.

Isto tudo é fruto de dedicação e comprometimento, principalmente da alta direção e o suporte da ISO online que nos ajudaram e nos ajudarão até a certificação e com certeza, o suporte no depois, pois sabemos o quão é dinâmico um sistema.

Quero deixar aqui o meu muito obrigado a ISO Online pelo serviço oferecido a Dataflex, a você Patricia pelo seu suporte que tem nos ajudado muito.

Abraço a todos e que o sucesso nos negócios cresçam e muito, ainda mais com um certificado ISO 9000 pregado na parede da Empresa”

 

Atenciosamente,

 

Marcio Grilo- RD Dataflex Tecnologia

 

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Por quantos auditores deve ser formada a equipe de auditoria interna para o Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001?

Por Andre Moraliz | Publicado:30 de novembro de 2011

A auditoria interna é uma das grandes ferramentas para se verificar a conformidade do SGQ em relação aos requisitos estabelecidos e definir ações de melhoria, seu objetivo principal é avaliar a conformidade e a qualidade da implementação, assim como as oportunidades de melhoria no SGQ, mas quais informações preciso para formar uma equipe de auditores internos?

Para formar um grupo de auditores internos são necessários pelo menos 2 auditores, para que não auditem seu próprio trabalho como diz no item 8.2.2 da norma: “Os Auditores não devem auditar seu próprio trabalho”, para garantir imparcialidade no processo de auditoria, isso acontece pelo fato de que o colaborador está tão acostumado com seu próprio trabalho que não consegue encontrar não conformidades e muito menos oportunidades de melhorias e também por ser um pouco difícil para o ser humano apontar seus próprios erros.

Então mesmo que a empresa tenha quatro colaboradores ou cem, o mínimo é de 2 auditores, dependendo do tamanho da organização o processo pode ser um pouco mais demorado ou mais rápido.

Para se tornar auditor a pessoa deverá fazer o curso de auditor interno e ter experiência em auditorias, lembrando que o grupo deverá ter um líder.

Obs: Existem empresas que possuem apenas 1 colaboradore, então nesse caso será necessário contratar um auditor para que faça esse trabalho.

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A Copa do Mundo no Brasil, as empresas, a qualidade e o meio ambiente

Por Daniela Albuquerque | Publicado:23 de novembro de 2011

Está em discussão no Congresso Nacional a Lei Geral da Copa que vai definir as diretrizes da realização desse evento esportivo que vai acontecer no Brasil em 2014. A aprovação dessa lei que define alguns parâmetros para a organização e realização do evento que estava no cronograma para votação ainda nesse ano, deve ficar para 2012 por divergências em seu texto e sua aplicação, mas a discussão dessa lei nos remete a uma outra reflexão sobre o evento:

Os impactos que esse evento trará para a nossa vida cotidiana, pois os investimentos no país para receber esse evento já são visíveis e tendem a aumentar ainda mais nos próximos anos com a aprovação da lei.

Segundo dados divulgados pela empresa Ernst & Young, “além dos gastos de R$ 22,46 bilhões no Brasil relacionados à Copa para garantir a infraestrutura e a organização, a competição deverá injetar, adicionalmente, R$ 112,79 bilhões na economia brasileira, com a produção em cadeia de efeitos indiretos e induzidos. No total, o País movimentará R$ 142,39 bilhões adicionais no período 2010-2014, gerando 3,63 milhões de empregos-ano e R$ 63,48 bilhões de renda para a população, o que vai impactar, inevitavelmente, o mercado de consumo interno“. (Brasil sustentável – Impactos Socioeconômicos da Copa do Mundo 2014)

Ou seja, apesar de parecer que o evento está em uma esfera muito longe da nossa vida, a Copa do Mundo vai impactar fortemente a nossa rotina nos próximos anos e o reflexo que isso terá em nossas empresas vai depender da maneira como iremos nos posicionar frente ao mercado desde já e isso quer dizer que você deve seguir as principais tendências do mercado: qualidade e sustentabilidade.

Então, a implementação de sistemas de gestão da qualidade e ambiental são imprescindíveis para você que quer participar da movimentação que a economia terá nos próximos anos e ganhar com a realização desse evento.

DICA: Ainda segundo ainda o levantamento realizado, as áreas que receberão o maior volume de investimentos são:

  • Construção Civil
  • Alimentos e Bebidas
  • Serviços
  • Eletricidade, gás, água, esgoto e limpeza urbana
  • Serviços de informação
  • Turismo e Hotelaria
Então, se a sua empresa está inserida em um desses segmentos e você ainda não está adequado à essas tendências, já está atrasado em relação aos seus concorrentes. É hora de tirar o atraso…
Bom Trabalho
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Definir uma Visão de Futuro é importante?

Por Patricia Rovea | Publicado:16 de novembro de 2011

Semana passada um cliente que esta implementando a ISO 9001:2008, indagou sobre as diferenças de valores, missão e visão. Comentarei neste post sobre a importância de se ter uma visão de futuro.

Não ter visão de futuro é não ter uma direção. A visão de uma empresa é a aspiração conjunta. Mas para construir esta aspiração de onde se quer chegar é necessário muito esforço e diálogo. E a condição  básica para isso é ter clara a visão da realidade, para  então definir estratégias eficazes que norteiam a busca deste novo patamar.

Esta atenção entre o estado atual e aonde se quer chegar, gera uma atenção criativa. O aprendizado é muito mais do que resolver problemas, pois o esforço destinado na solução de problemas é reativo e a energia destinada para mudança (a energia para buscar um novo patamar – visão) esse aprendizado é proativo. Esta diferença gera grandes consequências.

Quando bem elaborada a visão, esta gera uma atenção criativa entre todos e esta atenção é a grande impulsionadora do aprendizado da empresa.

Sua empresa tem um aprendizado reativo ou proativo?

Que tal definir a sua Visão? Mãos a obra e bom trabalho.

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A evolução das metodologias de implementação de sistemas de gestão

Por Andre Moraliz | Publicado:14 de novembro de 2011

Hoje existem quatro diferentes metodologias para implementação de sistemas de gestão, vou falar um pouco de cada uma delas e mostrar porque o método Online é o mais indicado para você que é pequeno ou micro empresário.

Metodologia convencional:

Metodologia mais conhecida e utilizada, porem o custo é ainda um pouco alto, sendo difícil para os pequenos e micro empresários de arcar com os custos de uma implementação.

Compartilhada:

Essa metodologia foi criada na intensão de trazer os sistemas de gestão para a micro e pequena empresa que não tinha capital suficiente para investir e uma implementação convencional. São aulas ministradas por um consultor que reúne um grupo de coordenadores e representantes da direção de algumas empresas, o conhecimento é transferido e duvidas são sanadas. O preço é bem atrativo, porem a quantidade de empresas que chegam a certificação por esse método é baixa, pois essas aulas são feitas normalmente quinzenal ou mensalmente, se por acaso surgir duvidas eles só poderão sanar após quinze dias ou um mês, outro ponto é que as pessoas precisam se deslocar até o local das aulas, tendo que abandonar o seu posto de trabalho ou então deixam de ir nas reuniões porque existem outras prioridades, deixando o processo demorado e as empresas acabam desistindo.

Faça você mesmo:

Você compra um software ou um manual e segue as instruções, é a metodologia de menor custo, porem com certeza muitas duvidas surgirão, mas como você não possui uma consultoria vai ficar um pouco difícil para dar continuidade no projeto.

Método ISO Online:

Você tem acesso à plataforma web 24 horas por dia e aos consultores em período integral das 8h00 as 17h45m de segunda a sexta feira, o custo é baixo, você investe seu tempo na implementação no horário que lhe for mais conveniente, o contato com os consultores pode ser feito via chamado, chat, telefone e também fazemos vídeo conferências, basta agendar com antecedência e especificar o assunto que será abordado, um consultor ficará a sua disposição pelo tempo for combinado. Para agilizar o processo também disponibilizamos modelos e exemplos de documentos de diversos segmentos, para o cliente ter um melhor entendimento do que deverá ser feito. Além de tudo isso, ainda garantimos a certificação em contrato.

A ISO Online conseguiu agrupar todos os pontos positivos de cada metodologia em uma só, com certeza é um método inovador que busca facilitar e deixar mais acessível o processo de implementação de sistemas de gestão.

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Passei por auditoria, e agora?

Por Thais Cargnelutti | Publicado:11 de novembro de 2011

A auditoria é um processo de investigação sistemática que verifica se os requisitos estabelecidos pelo sistema de gestão da qualidade estão sendo praticados .

Ao final da auditoria a equipe auditora deve elaborar o relatório de auditoria interna e distribuir aos envolvidos no processo.

Neste relatório estão as constatações da auditoria: não conformidade, oportunidades de melhoria e necessidade de follow up. Deverá ser aberta então uma ação corretiva para cada não conformidade e uma ação preventiva para cada oportunidade de melhoria observada.

Depois disso é então hora da alta direção realizar a reunião de análise crítica. A análise crítica é feita a partir dos resultados da auditoria onde se é examinado cada ponto afim de identificar as vulnerabilidades e estabelecer planos de ação adequados que contribuam para que o sistema se fortaleça.

As entradas da análise crítica devem incluir:

  • Resultados do status da revisão periódica da documentação do sistema de gestão;
  • Resultados das auditorias
  • Comunicação das partes interessadas (acionistas, colaboradores, comunidade)
  • Desempenho do Sistema de Gestão
  • A extensão o qual os objetivos foram alcançados
  • Status das ações corretivas e preventivas
  • Follow-up das ações da análise crítica anterior
  • Mudanças circunstanciais
  • Recomendações para melhoria contínua

As saídas da análise crítica devem incluir quaisquer decisões e ações referentes á eventual necessidade de alterações na política, objetivos e outros elementos do sistema de gestão, que sejam consistentes com o comprometimento para melhoria contínua.

Portanto a auditoria faz parte do processo de implementação do Sistema de Gestão, e não o fim da implementação. Então mãos a obra!

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Onde podemos verificar que existe a necessidade de providenciar treinamentos para os colaboradores?

Por Andre Moraliz | Publicado:28 de outubro de 2011

Algumas empresas que estão em fase de implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade, acham muito estranho quando falamos que os colaboradores necessitam de treinamentos ou verificar necessidade de treinamentos durante a avaliação de competência, pois, “meus funcionários já sabem muito bem o que fazem, eles não precisam de treinamentos”.

Mas isso não é verdade, podemos encontrar necessidades de treinamentos em varias situações e aqui vou citar três delas:

1º – Alguns treinamentos são usados para preencher aquela lacuna existente entre as competências necessárias para exercer tal função e a competência que o colaborador possui.

No subitem 6.2.2 da norma diz:

“a) determinar a competência necessária para as pessoas que excutam trabalhos que afetam a conformidade com os requisitos do produto”, isto é, quando definimos uma descrição para cada cargo dentro da organização.

“b) onde aplicável, prover treinamento ou tomar outras ações para atingir a competência necessária”. Para os casos que o colaborador não é competente suficiente para exercer essa função, ele necessita de treinamentos.

Obs: Pode haver situações onde as descrições de cargos são atualizadas, então se antes tal colaborador atendia as competências necessárias, agora pode ser que não esteja atendendo mais, podendo surgir a necessidade de se tomar ações ou planejar treinamentos para que ele atenda essas competências.

2º – No inicio, é necessário fazer treinamentos, como os dos procedimentos e instruções de trabalho, pois é necessário se ter registros que os colaboradores foram treinados e informados da existência de documentos que demonstram como são realizadas suas atividades. Sempre quando houver melhorias no processo, mudanças por conta de alguma não conformidade detectada ou mudança na estrutura do processo que necessite mudança nos procedimentos, todos os colaboradores relacionados a esse processo precisarão de treinamentos novamente, eles devem estar cientes das mudanças.

3º – Se realmente você deseja um “algo mais” para sua organização, um diferencial com embasamento, não só o diferencial de se ter um certificado ISO 9001 (que na verdade já não é mais um diferencial), é necessário que a empresa incorpore essa nova cultura, que os gestores façam palestras de conscientização periodicamente e providenciem treinamentos, além dos já citados, para os colaboradores.

Quanto mais qualificados e motivados são os colaboradores, melhor o desempenho da organização.

Sendo muito importantes os treinamentos relacionados à qualidade, pois um dos principais objetivos da norma ISO 9001 é a melhoria continua dos processos, então necessidade de treinamentos relacionados à qualidade vão surgindo, principalmente para os RD’s e coordenadores do projeto de implementação ou manutenção do SGQ, como por exemplo, as 7 ferramentas da qualidade, mapeamento e modelagem de processos e etc.

Lembrando que normalmente esses treinamentos tiram os colaboradores de suas estações de trabalho por horas e as vezes até por dias, mas pode ter certeza de que é um pequeno esforço que vai trazer um grande resultado.

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Ação Preventiva x Ação Corretiva – ISO 9001

Por Patricia Rovea | Publicado:26 de outubro de 2011

Conforme norma ISO 9001:2008 a definição para ação corretiva é: “ A organização deve executar ações para eliminar as causas de não-conformidades, de forma a evitar sua repetição. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não-conformidades detectadas”.

E a definição para ação preventiva é: “A organização deve definir ações para eliminar as causas de não-conformidades potenciais, de forma a evitar sua ocorrência. As ações preventivas devem ser apropriadas aos efeitos dos problemas potenciais”.

Por mais estruturado que se encontre um sistema de gestão da qualidade, as ações preventivas dependerão muito da motivação dos colaboradores. Dependerá muito de como a alta direção valoriza as ações preventivas. As empresas devem tomar cuidado para não valorizar somente as ações do tipo: apagar incêndio (ações corretivas), mas também – e principalmente – as ações que evitem que o fogo apareça (ações preventivas).

Importante todos os colaboradores serem treinados e conscientizados da importância desses dois tipos de ações para buscar a melhoria continua do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa.

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Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 – Diferencial ou Necessidade

Por Patricia Rovea | Publicado:14 de outubro de 2011

Atualmente a implementação de um sistema de gestão da qualidade ISO 9001 nas empresas é uma questão de sobrevivência e não mais um diferencial.

Vamos refletir sobre estas 4 questões em relação aos processos da empresa:

1-Podemos fazer corretamente o trabalho?

(capacidade)

2-Estamos fazendo corretamente o trabalho?

(controle da qualidade)

3-Fizemos corretamente o trabalho?

(garantia da qualidade)

4-Poderíamos fazer melhor o trabalho?

(melhoria contínua da qualidade)

No momento que empresa inicia um processo de implementação de um sistema de gestão da qualidade ISO 9001 consequentemente ocorre uma reflexão sobre estas questões, de maneira sequencial. Inicialmente analisa-se como é a forma correta de se trabalhar e compara-se com a forma que se esta trabalhando.

“Pois mais importante do que fazer certo as coisas é fazer as coisas certas”

Em relação a segunda questão, refere-se ao controle da qualidade, que inclui as técnicas usadas para atender os requisitos da qualidade.

A terceira é a garantia da qualidade – que é um conjunto de atividades  planejadas e sistemáticas para prover confiança adequada  para atender os requisitos para a qualidade.

E a ultima que é um dos focos principais da norma da ISO 9001 – MELHORIA CONTINUA DA QUALIDADE! Que inclui as atividades que buscam aumentar a eficácia e eficiência das atividades e dos processos.

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A Politica da Qualidade na prática

Por Daniela Albuquerque | Publicado:12 de outubro de 2011

Ao iniciar a implementação da ISO 9001 em sua organização, uma das primeiras atividades a serem executadas é a criação da Politica da Qualidade.

Então a equipe de implementação discute com a Alta Direção quais são os objetivos e as expectativas que possuem com a certificação e criam a Politica da Qualidade. Com a Politica aprovada, quadros são distribuídos por toda a organização, os funcionários são obrigados a decorar o texto para mostrar para o auditor e dessa forma mostrar como a empresa é comprometida com os requisitos ali estabelecidos e pronto.

Posso aqui nesse momento, discorrer sobre uma série de assuntos falando questões teóricas sobre a importância da Política da Qualidade para a certificação e para a empresa, mas hoje quero falar sobre a prática, sobre o dia a dia da qualidade na empresa, sobre como a Alta Direção pode efetivamente inserir a Politica da Qualidade na rotina de trabalho dos seus funcionários.

A maneira mais fácil para isso, é a divulgação dos resultados obtidos por meio de análise de dados para toda a organização.

Isso parece fácil, mas ainda hoje muitos diretores têm medo ou receio de divulgar os resultados reais da sua operação para os colaboradores e acabam deixando a parte “burocrática” para a operação, que são a utilização dos controles, a padronização das metodologias e quando chega na hora de saber os resultados disso, são informados pela metade, isso ainda quando possuem algum aviso.

Relembro que o envolvimento das pessoas com a qualidade é o resultado do reflexo que a diretoria mostra.

Então gestores, mãos a obra para iniciar uma gestão participativa na sua empresa. Estabeleça os objetivos, mostre o caminho, envolva as pessoas, capacite os seus colaboradores, compartilhe informações, divulgue os resultados, estimule a participação e colha as vantagens.

Agindo dessa forma, a Politica da Qualidade deixará de ser um texto bonito na parede da sua empresa e começará a fazer parte da vida da sua empresa, mas para isso é importante começar por você! Que tal hoje?

Bom Trabalho!

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Postura do Auditor

Por Andre Moraliz | Publicado:7 de outubro de 2011

Gostaria de destinar este post para as empresas que não tiveram boas experiências em auditorias.

Lembrei recentemente de uma visita que fiz em um cliente potencial para oferecer nossos serviços de consultoria em implementação da ISO 9001, pois eu tinha a informação que o Sistema de Gestão da Qualidade da empresa já havia sido certificado na ISO 9001:2000, então eu fui oferecer o serviço de adequação à ISO 9001:2008. Infelizmente não tive êxito, pois ele comentou que não tinha mais interesse em ter a re-certificação, pois tiveram péssimas experiências em auditorias anteriores e como ninguém exigia, ele não tinha interesse.

É de conhecimento de todos que o momento da auditoria e os dias que antecedem uma auditoria, sejam dias muito tensos para o colaborador, mas é assim que deve ser?

Quando o sistema de gestão da qualidade não está bem estruturado e amadurecido, pode ter certeza que a auditoria de certificação também não correrá bem, mas quando o Sistema de Gestão da Qualidade está em conformidade e os colaboradores devidamente treinados, não há com que se preocupar, pois apesar do frio na barriga, tudo estará sob controle.

A auditoria é simplesmente a verificação de conformidade do sistema, é quando o auditor avalia os processos e verifica se estão de acordo com a sistemática estabelecida dentro da norma ISO 9001.

Mas infelizmente em casos raros essa não é a realidade que encontramos em auditorias, talvez o problema não sejam os processos ou o colaborador a ser auditado, que na maioria dos casos está exercendo suas atividades corretamente e conforme descrito nas instruções de trabalho e procedimentos. O problema nesse caso é a postura de uma minoria de auditores que conseguem mudar todo o cenário da auditoria, fazendo comentários que não são pertinentes ao SGQ e perguntas sem sentido, tumultuando e criando um clima péssimo na auditoria, esquecendo que o trabalho dele não é confundir a cabeça do auditado e desenterrar não conformidades.

Importante lembrar que a grande maioria dos auditores que conhecemos, fazem da auditoria uma ferramenta importantíssima, pois além da auditoria, agregam valor, dão dicas construtivas e buscam constantemente oportunidades de melhoria.

Mas se por acaso você sentir que está em uma situação onde você tem argumentos reais de que o auditor não esteja tendo uma postura correta, você tem o direito de interromper a auditoria e exigir da certificadora contratada que disponibilize outro auditor para dar continuidade na auditoria.

Lembrando que cada vez mais as organizações estão implementando sistemas de gestão, não porque algum cliente importante exigiu o certificado ou porque terá um beneficio fiscal, mas sim porque buscam os benefícios dos mesmos.

Vamos aproveitar esse momento e fazer com que os Sistemas de Gestão tragam o máximo de benefícios para essas empresas, fazendo uma implementação de qualidade, conscientizando os colaboradores quanto aos seus benefícios e auditando o que realmente deve ser auditado.

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Diferenças entre monitoramento e medição

Por Daniela Albuquerque | Publicado:3 de outubro de 2011

A ISO 9001 em diversos trechos da norma fala em monitoramento e medição, mas na prática, qual é a diferença entre esses dois termos? E por que essas ações são tão importantes para o sistema de gestão da qualidade de uma empresa?

Segundo o IPEM (Instituto de Pesos e Medidas), “medir é comparar uma grandeza com uma outra, de mesma natureza, tomada como padrão, então a Medição é o conjunto de operações que tem por objetivo determinar o valor de uma grandeza” e Monitoramento é o acompanhamento contínuo de um projeto ou processo com base em valores pré-determinados.

Sendo assim, qual é a importância desses requisitos para a ISO 9001?

Todas as normas que estabelecem critérios para um sistema de gestão (ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 e outras) seguem uma metodologia conhecida como PDCA (Plan-Do-Check-Act), que define uma sistemática de melhoria constante.

Uma das etapas desse ciclo é o Check (checar): “monitorar e medir os processoss e produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos para o produto e relatar os resultados”.

Ora, se um dos princípios da ISO 9001 é a melhoria constante, a organização precisa ter critérios mensuráveis para “medir” a eficácia e eficiência dos seus produtos e processos e estabelecer uma rotina para “monitorar” esses critérios para saber como está a tendência da evolução dos resultados e com base nos dados obtidos abrir ações corretivas ou preventivas para corrigir e melhorar o seu sistema de gestão.

Portanto, o monitoramento e a medição são partes indispensáveis de qualquer sistema de gestão da qualidade e que por isso precisam de uma atenção especial na implementação da ISO 9001.

Vamos lá. Bom Trabalho!

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Dicas para as organizações que estão iniciando um processo de implementação da ISO 9001.

Por Andre Moraliz | Publicado:28 de setembro de 2011

Ai vai algumas dicas para as organizações que desejam ter o certificado ISO 9001:

1- Envolvimento da alta direção.

A intenção de ter a empresa certificada tem que partir da alta direção, pois é quem vai acompanhar, cobrar, fornecer recursos humanos e materiais necessários para realização do projeto, é importante que ela esteja na liderança do projeto. Não basta apenas decidir implementar, escolher o RD e achar que já fez a sua parte, deve trabalhar junto e cobrar o atendimento ao cronograma, pois se os colaboradores não perceberem o comprometimento da alta direção, eles tambem não vão se preocupar, se a Diretoria está focada no projeto, é porque não é tão importante assim.

2- Escolha do Representante da Direção e Cronogramas bem definidos.

A escolha do representante da direção deve ser muito bem pensada, pois o escolhido deve ter o perfil necessário para exercer tal função, isto é, deve ter um bom relacionamento com os colaboradores das outras areas, é também  importante que tenha conhecimento tanto na área administrativa quanto na área técnica, tenha comprometimento e também tempo disponível para investir na implementação, pois o consultor não consegue fazer nada sozinho. Muito importante também é fazer cursos relacionados a norma, como de interpretação, implementação e auditor interno.

Encontrado o RD ideal, a empresa deve definir um cronograma e um prazo para certificação. Este cronograma deve ser seguido à risca, se for inevitavel, reprograme-o, pois se cair no esquecimento pode acontecer como acontece em varias organizações, varios anos se passam e a empresa não alcança a certificação.

3- Conscientização de todos os colaboradores.

É muito importante a conscientização dos colaboradores, o que percemos quando visitamos clientes, é que eles não entendem por que isso está sendo feito e acham que a ISO 9001 só serve para dificultar o trabalho do dia a dia. Deixe bem claro quais serão os beneficios da certificação, fazer reuniões periodicas apresentando o que ja foi feito e quais serão os próximos passos é uma boa ideia. Quando a necessidade de criar uma instrução de trabalho, fluxo de trabalho ou até mesmo um procedimento, peça a opinião de todos os colaboradores que estão relacionados, pois eles vão entender que são peças importantes na implementação.

Um sistema de gestão mal implementado atrapalha, pois ele acaba burocratizando os seus processos, causando um trauma nos colaboradores. É importante começar pelo menos complexo, utilizar o que já existe quando possivel, quanto mais simples, leve e mais rapido, melhor aceitação terá pelos colaboradores.

E lembre-se, mesmo após conseguir a certificação, você deve periodicamente fazer auditorias internas para que a implementação não caia em esquecimento.

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Documentos Importantes

Por Thais Cargnelutti | Publicado:26 de setembro de 2011

Como saber quais documentos são importantes para o sistema de gestão da qualidade (SGQ) de cada empresa?

Os documentos da qualidade são documentos que orientam e determinam como os processos da empresa devem ser conduzidos, de forma a manter as disposições planejadas.

Para nos ajudar, a ABNT NBR ISO 9000:2005 define que:

2.7.2 Tipos de documentos usados em sistemas de gestão da qualidade

Os seguintes tipos de documentos são usados em sistemas de gestão da qualidade:

a) documentos que fornecem informações consistentes, tanto internamente como externamente, sobre o sistema de gestão da qualidade da organização; tais documentos são referidos como manuais da qualidade;

b) documentos que descrevem como o sistema de gestão da qualidade é aplicado em um projeto, contrato ou produto específico; tais documentos são referidos como planos da qualidade;

c) documentos que estabelecem requisitos; tais documentos são referidos como especificações;

d) documentos que estabelecem recomendações ou sugestões; tais documentos são referidos como diretrizes;

e) documentos que fornecem informações sobre como realizar atividades e processos de forma consistente; tais documentos podem incluir procedimentos documentados, instruções de trabalho e desenhos;

f) documentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou de resultados alcançados; tais documentos são referidos como registros.

Cabe a cada organização determinar a extensão da documentação necessária e os meios a serem utilizados. Pois isto depende de diversos fatores como:

  • tamanho e tipo da organização;
  • complexidade e interação dos processos;
  • complexidade dos produtos;
  • requisitos do cliente;
  • requisitos regulamentares aplicáveis.

Então, mãos a obra!

 

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A importância do controle de documentos

Por Thais Cargnelutti | Publicado:23 de setembro de 2011

Um dos documentos mais importantes do SGQ é o procedimento controle de documentos pois este vai permitir que outros procedimentos sejam elaborados seguindo a sistemática definida nele.

O procedimento controle de documentos define metodologias de elaboração, aprovação, identificação, distribuição, fácil identificação e guarda dos documentos.

Estes padrões garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos.

Segue algumas definições para melhor entendimento do controle de documentos:

  • Manuais - determinante de metodologias e definidor de parâmetros para a organização.
  • Documentos - são compostos por procedimentos e instruções de trabalho. De acordo com a ISO 9000:2005 - informação (3.7.1) e o meio (físico) no qual ela está contida.
  • Documentos externos – são documentos gerados e fornecidos por elementos externos à organização e sobre os quais a empresa geralmente não tem autonomia para alterar. Como por exemplo:  um certificado de matéria prima, uma norma internacional, entre outros.
  • Formulários - esqueletos para preenchimento de dados para coleta e concentração de informações.
  • Registros – são formulários preenchidos. São eles que evidenciam uma série de acontecimentos dos processos e de eventos importantes para a qualidade, por isso são tratados de forma diferente. Eles possuem informações relevantes, histórico do processo, etc.
  • Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos. Tipo um índice.
  • Documentação – conjunto de documentos, que pode ou não conter registros, especificações, procedimentos, instruções de trabalho.
  • Cópia controlada – cópia com a revisão mais atualizada.
  • Cópia não controlada – cópia com revisão mais atualizada no momento de sua emissão. Por exemplo: quando um diretor pede um documento pra levar pra fora da instituição, você não pode responder pelo controle daquele documento.
  • Cópia obsoleta – cópia com revisão desatualizada, que deve ser disposta de alguma forma.

Os documentos do sistema de gestão da qualidade (SGQ) e seu  tratamento tem uma grande relevância para a obtenção da certificação, uma vez que o documento certo tem de estar no lugar certo quando solicitado pelos auditores.

 

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Controle de Registro

Por Thais Cargnelutti | Publicado:21 de setembro de 2011

Primeiramente vamos definir o que é registro.

Conforme a ABNT NBR ISO 9001:2008  “registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4.”

E por que eles são tão especiais?

Porque eles possuem informações relevantes e histórico do processo, que vão evidenciar uma série de acontecimentos e eventos importantes para a qualidade. Eles evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do sistema de gestão da qualidade (SGQ), por isso são tratados de forma diferente.

A ABNT NBR ISO 9000:2005 no tópico 3.7.6, explica um pouco mais sobre eles:

Documento (3.7.2) que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas

NOTA 1 Registros podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade (3.5.4) e fornecer evidência de verificação (3.8.4), ação preventiva (3.6.4) e ação corretiva (3.6.5).

NOTA 2 Registros, normalmente, não precisam ter controle de revisão.

Muita gente confunde a revisão do formulário (base do registro) com a “revisão do registro”. Porém a norma deixa claro que não é preciso ter controle de revisão do registro. Se o formulário for alterado (alteração em sua máscara) isso não significa que os registros anteriores (na versão antiga do formulário) devem ser revisados também. Portanto, não existe revisão de registro.

Cabe a organização, através de um procedimento, definir o prazo de retenção e forma de proteção e armazenamento dos registros, o importante é que eles forneçam evidências objetivas de que o SGQ está em pleno funcionamento.

Na lista mestra de registros são definidos como cada registro deverá ser tratado, por exemplo, num procedimento de aquisições você pode definir que o registro de aquisição de matéria-prima (ou pedido de compra) deverá ser guardado até o final do projeto numa pasta suspensa no armário central.

Uma regra fácil para se entender o que é registro:

Registro é todo formulário que você preenche, à mão ou no computador, que mostre resultados de alguma coisa (ata de reunião, avaliação de competência, relatórios, RNC, certificados,entre outros).

A diferença entre os registros e outros tipos de documentos é que eles contêm informações que eventualmente precisarão ser recuperadas futuramente.

 

 

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Avaliação de Competência – ISO 9001

Por Patricia Rovea | Publicado:12 de setembro de 2011

Dando continuidade ao assunto abordado no post do dia 05/09/2011, “Organograma e Descrição dos Cargos”, as atividades e documentos no processo de implementação do sistema de gestão da qualidade ISO 9001, vamos complementar:

“Avaliação de competência”.

Significado da palavra competência: É formada pelo conjunto de habilidades, atitudes e conhecimentos (é a capacidade de mobilizar conhecimentos, valores e decisões para agir de modo pertinente numa determinada situação.)

O responsável por avaliar a competência de um colaborador é o seu superior imediato. A base para essa avaliação é a descrição dos cargos.

O objetivo desta avaliação é verificar se os requisitos mínimos definidos na descrição dos cargos estão sendo atendidos, requisitos referentes à educação, habilidades pessoais, cursos e conhecimentos, atribuições e responsabilidades.

Caso sejam identificadas deficiências no desempenho do colaborador que prejudicam o atingimento do padrão definido, a empresa deve propor um plano de ação para saná-las. Normalmente esse plano abrange treinamentos.

Os treinamentos definidos devem ser relacionados no Plano Anual de Treinamento.

Percebemos então que o Organograma esta diretamente ligado a Descrição dos Cargos, que indica a Avaliação de Competência e posteriormente estará ligada ao plano anual de treinamento. E todos devem estar condizentes.

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Paradigma de não-conformidades – ISO 9001

Por Patricia Rovea | Publicado:12 de setembro de 2011

Olá Pessoal!

Frequentemente verificamos relatórios de não-conformidades dos nossos clientes, para as quais são analisadas as causas do desvio utilizando ferramentas diversas da qualidade. Muitas destas análises apontam – normalmente de forma precipitada – a causa raiz do problema como “Desatenção do Funcionário”.

Deve-se tomar cuidado com esse tipo de tendência. Primeiramente porque na grande maioria dos casos essa não é a verdadeira causa raiz e, também, tais conclusões podem gerar um clima de medo que inevitavelmente ira minar a transparência da empresa – funcionários pressionados tendem a esconder problemas!

Em posts anteriores comentei sobre como encontrar a causa raiz de um problema utilizando o diagrama de Ishikawa e os 5 Por quês. Verificar nos links abaixo:

http://certificacaoiso.com.br/diagrama-de-ishikawa/

http://certificacaoiso.com.br/como-identificar-causa-raiz-de-uma-nao-conformidade/

Lembrem-se sempre, um erro só é cometido e passado adiante se o PROCESSO permitir! As causas raízes devem atacar as falhas do processo e/ou da estrutura da empresa. Vale sempre uma das filosofias da cultura empresarial japonesa: “Ser rígido com os processos, porém justo com as pessoas”.

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O alicerce da implementação ISO 9001 – Controle de Documentos

Por Igor Furniel | Publicado:1 de setembro de 2011

Por Rivaldo, Auditor ISO9001

Controle de documentos é o mecanismo de padronização e controle geral da documentação da organização, também é utilizado para controlar as versões anteriores e manter um histórico de novas alterações.

Para uma organização que quer se organizar, este item da norma auxilia e muito, ai vão alguns pontos que merecem destaque:
Aprovação de documento
Os documentos devem ser aprovados para “adequação” e utilização antes da sua emissão.
O sentido da adequação, para a maioria das organizações, isto implicará revisão do conteúdo técnico do documento em relação aos processos organizacionais. Também deve envolver a revisão do documento de conformidade com a Norma aplicável (s). em geral, então, a aprovação do documento deve envolver pelo menos potencialmente,
Revisão e atualização de documentos
Os documentos devem ser revistos e atualizados periodicamente em tempos planejados. Não há nenhuma exigência explícita de revisão ‘documentos’ mas a obrigação de realizar auditorias internas de processos fez com que, na prática, a maioria dos documentos foram “revistos e atualizados.

Alterações e estado dos documentos
Uma das principais alterações ao documento de controle em ISO9001: 2008 é que ‘mudanças’ de documentos devem ser identificados e mantidos históricos das alterações . Na Norma  a natureza da mudança teve que ser identificados, sempre que possível. Isso deixará de ser uma consideração e as organizações terão que identificar mudanças.

Pode ser difícil identificar claramente as mudanças em documentos próprios. Por exemplo, o uso de “sublinhar” ou “barras de direito” é inadequada para descrever as mudanças que ocorreram, ou para identificar alterações em todas as exclusões, quando foram feitas. Algumas organizações mantêm um controle para  cada documento ou como um documento separado, mas isso pode ser difícil, e é geralmente uma indicação clara da natureza completa de alterações feitas. Outras organizações optam por enviar e-mails para o pessoal quando uma alteração em um documento ocorreu; para aqueles com um grande volume de documentos, ou alterações frequentes.

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