ISO 9001:2015 – O envolvimento da Alta Direção no SGQ!

Além de não citar mais o papel do Representante da Direção (RD), a ISO 9001:2015 também deixa mais evidente algumas instruções sobre o quanto a Alta Direção deve estar envolvida com o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Entretanto, quando vamos para a prática, a Diretoria de muitas empresas ainda vê o SGQ como um trabalho “extra” às atividades de rotina. Por que isso acontece? Será que a Direção está preparada para essa mudança de mentalidade? Será que o profissional da qualidade está pronto para envolver a diretoria nesses processos?

Antes de qualquer discussão, a primeira coisa a se entender é que a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade é uma decisão totalmente estratégica, ou seja, ninguém tira uma certificação por acaso, com certeza é aprovada pela alta direção para acontecer, ou seja, esse compromisso que a diretoria deve assumir nada mais é do que parte da sua decisão!

Uma das mudanças da ISO 9001:2015 deixou mais definido algumas responsabilidades da alta direção que nas versões anteriores estavam mais subentendidas, algumas delas você poderá ver no quadro abaixo:

Tópico Nível de responsabilidade da alta direção Tópicos relacionados a serem considerados
(5.1.2) Foco no cliente Demonstrar liderança e compromisso Estar ciente das expectativas do cliente, dos requisitos legais e regulamentares pertinentes, os riscos e oportunidades que podem afetar a conformidade dos produtos e serviços que você está oferecendo. Esse entendimento te dará base para fomentar programas de melhoria para garantir o aumento da satisfação do cliente, garantindo assim que sua empresa tenha vida longa!
(5.2) Política de Qualidade, objetivos e indicadores Estabelecer, implementar e manter uma Política de Qualidade Estabelecer uma política coerente com a missão, visão e valores estabelecendo os principais processos da organização, orientando a estratégia e objetivos gerais, objetivos da qualidade e metas com indicadores. Deve liderar programas de sensibilização para a Qualidade entre todos os níveis da organização, estimulando novas ideias para a melhoria contínua da empresa.
(5.3) Funções organizacionais Atribuir responsabilidade e autoridade para funções relevantes dentro da organização Distribuir as responsabilidades sobre processos e projetos e se preocupar como quanto cada responsável é competente para executar o que se propõe, pode utilizar de ferramentas como matriz de responsabilidade de gerenciamento operacional para cada processo, matriz de qualificações e níveis de competência exigidos, descrições de cargos, listas de processos com os proprietários de processos declarados, função de gerente de qualidade atribuída.
Revisão da Estratégia Assegurar que o SGQ continue adequado ao contexto da organização e apoie o direcionamento estratégico Conduzindo e revisando o planejamento estratégico da organização através de ferramentas como a SWOT, por exemplo, considerando aspectos políticos, econômicos, sociais e tecnológicos que podem influenciar a sobrevivência da organização.

Acompanhando as pesquisas e resultados da satisfação do cliente, monitorando o alcance das metas relacionadas ao objetivo da qualidade, resultados de auditorias internas, resultados de avaliação de fornecedores, recursos financeiros e humanos necessários para alcance das metas, acompanhando a lista de ações para enfrentar riscos e oportunidades

 

No geral, é importante que a Alta Direção esteja “por dentro” do que está acontecendo em relação a qualidade da organização, e entenda que o SGQ não é uma atividade extra, mas é parte do trabalho de fazer a empresa funcionar, ou seja, fazer que os produtos chegam ao cliente a hora que devem chegar e as atividades são cumpridas de acordo com o que foi planejado.

Não é uma tarefa fácil, mas é extremamente necessária para garantir que a empresa sobreviva e que o sistema de gestão da qualidade esteja ajudando no alcance dos objetivos, até porque, quem é o responsável por dizer se o Sistema de Gestão da Qualidade vem sendo uma boa estratégia para a empresa ou não, seja no curto ou longo prazo, é a Diretoria, que por um acaso, é a maior interessada nisso.

Discutimos sobre a Responsabilidade da Alta Direção de acordo com a ISO 9001:2015 no Qualicast, podcast sobre Gestão da Qualidade e Excelência. É o segundo episódio piloto que fizemos com o Jeison Arenhart de Bastiani, Diretor da Forlogic Software, a Marina Beffa, profissional da Qualidade, e eu representando o tático da organização.

Ouça o Qualicast 002 “ISO 9001:2015 – A responsabilidade da Direção” e conheça alguns exemplos de como esse envolvimento da alta direção pode ser feito aí na sua organização.

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Como a ISO 9001 pode ajudar empresários fazerem uma boa gestão de pessoas?

Para responder a pergunta do título deste post, eu diria: “A ISO 9001 tem tudo a ver com pessoas”.

A cada dia que passa, o gerenciamento do pessoal de sua organização deve ser um elemento estratégico para o sucesso de sua organização.

Setor de Recursos Humanos X Departamento Pessoal

Mas, antes de prosseguirmos é preciso diferenciar setor de recursos humanos e o departamento pessoal. Ambos são fundamentais. O primeiro está relacionado com atividades voltadas para o desenvolvimento do capital humano, e o segundo ligado a parte operacional e burocrática dos funcionários da sua organização.

Departamento pessoal é responsável pelas atividades de admissão, demissão, pagamento de encargos trabalhistas, definições de escalas de trabalho, entre outras.

Já o setor de Rh lida com treinamentos, capacitações, planos de treinamento interno, planos de cargos e salários, retenção de talentos.

Percebeu a diferença? O problema é que existe muita gente fazendo confusão entre as duas áreas. Entender a diferença entre os dois setores é um passo importante para conduzir o seu pessoal da maneira correta.

Desta forma, o alto escalão, necessariamente, precisa concentrar seus esforços de forma equilibrada. Gastar 80% dos esforços com rotinas do departamento pessoal e apenas 20% com o papel estratégico das pessoas é um erro comum entre os pequenos e médios empresários.

Companhias desequilibradas no cumprimento das ações, tanto do DP quanto do Rh, estão colocando os processos em risco.

Processos são feitos de pessoas. Pessoas são o meio pelo qual ocorrem os processos. Fundamentalmente, empresas nas quais apresentam falhas grotescas em suas atividades principais, precisam colocar uma lente de aumento sobre o modo como conduz os seus colaboradores.

Acompanhe o que o Abilio Diniz disse sobre processos e pessoas, no CEO SUMMIT, evento organizado pela Endeavor Brasil:

Confesso minha admiração pelo Abilio Diniz!

A fala deste empresário de sucesso esclarece algo relevante. As empresas que cuidam bem de “gente” aumentam as chances de otimizar e potencializar os seus processos.

Quer um motivo para acreditar na relevância do gerenciamento de pessoas?

O BCG (Boston Consulting Group), através do relatório Creating People Advantage, fez uma análise sobre os setores de Rh.

Para isto, foram analisados uma amostra de mais 3.500 respondentes de 101 países diferentes. Os achados deste estudo foram impressionantes.

As descobertas mais relevantes foram:

  • Empresas que possuem a capacidade superior em gerenciar seu Rh apresentam um desempenho econômico superior;
  • Globalmente, os tópicos de liderança e gerenciamento de talentos são os que estão em maior ascensão. Para maioria dos respondentes temas sobre liderança, gerenciamento de talentos e cultura organizacional são os que mais precisam de atenção;
  • Os departamentos de Rh devem ser mais consistentes em suas decisões de investimento.
  • Os profissionais de Rh necessitam ouvir mais os seus clientes internos.

Resumindo, aumente a sua capacidade no gerenciamento das pessoas e colham resultados excepcionais para seus empreendimentos.

Processos de vendas, de faturamento, de atendimento ao cliente, de marketing, sem exceção, todos necessitam de colaboradores bem treinados, capacitados e equipados.

Por onde começar?

Voltando para resposta inicial deste post, onde eu declarei: “A ISO 9001 tem tudo a ver com pessoas”. Note que faltou argumentos para você acreditar neste pensamento.

Pois bem! Darei apenas um motivo para basear a declaração anterior.

A ISO 9001 contém o gerenciamento de pessoas na sua essência.

Existem requisitos da ISO 9001:2015 específicos para o fortalecimento nas relações empresa e pessoas. Entre eles, estão:

  • 7.1.2 Pessoas – A organização deve determinar e prover as pessoas necessárias para a implementação eficaz do seu Sistema de Gestão da Qualidade e para a operação de produtos e serviços;
  • 7.2 Competência – A organização deve determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade;
  • 7.3 Conscientização – A organização deve assegurar que pessoas que realizam trabalhos sob o controle da organização estejam conscientes: da política da qualidade; dos objetivos da qualidade pertinentes; da sua contribuição para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade; das implicações de não estar conforme com os requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade.

Estes são apenas alguns exemplos de como a ISO 9001:2015 pode auxiliar qualquer gestor a conduzir seus colaboradores.

Pequenas e médias empresas podem se beneficiar e muito com a ISO 9001. Muitas destas organizações sofrem com a escassez de ferramentas voltadas para a gestão estratégica de pessoas. Com isso, o problema tende a aumentar, pois sem uma estrutura mínima de gerenciamento de pessoas, atividades como recrutamento e seleção; conscientização e treinamento; retenção de novos talentos; gerenciamento do clima organizacional deixam a desejar.

Um Sistema de Gestão da Qualidade, como a ISO 9001, abre a visão da alta direção para o desenvolvimento de uma administração mais humana para todos os tipos de empreendimentos.

O interessante é: a norma obriga os gestores, na implementação do seu Sistema de Gestão da Qualidade, a criar mecanismos e ações direcionados para os colaboradores da organização. “A organização deve determinar” e “a organização deve assegurar” são termos que indicam a obrigatoriedade de seguir à risca determinado requisito.

Logo, percebemos como a ISO 9001 possui o gerenciamento de pessoas na sua essência.

Ajuste seus objetivos.

Seja do setor de marketing, financeiro, operacional, não importa, seu time de trabalho é um fator indispensável para o alcance dos seus objetivos.

Não adianta ter ótimas declarações de visão e missão, sem o envolvimento de uma equipe comprometida e altamente capacitada, desta forma todo seu planejamento estratégico estará fadado ao fracasso.

O que achou do artigo? Comente.

Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?

Nós, da Templum Consultoria, temos imenso orgulho em saber que somos referência no esclarecimento de duvidas técnicas sobre a nova versão da ISO 9001, e nessa jornada junto aos RD´s, posso afirmar, que de longe, a maior dor de cabeça na transição da ISO 9001 é o tal controle de documentos.

Afinal, como ficam os documentos na nova versão da ISO 9001?

Vamos começar esclarecendo porque começou essa confusão.

Na nova versão da ISO 9001, o requisito de documentação, que antes eram os itens 4.2.3 e 4.2.4 – Controle de Documentos e Controle de Registros, mudou de nome para Informação Documentada.

E então, essa mudança de nome deixou todo mundo de cabelo em pé.

Nós temos inclusive, algumas sessões tira-duvidas sobre a nova versão da ISO 9001 que podem ser acessadas gratuitamente em nosso canal no Youtube e as principais duvidas eram:

  • O que eu tenho que fazer com meus documentos?
  • O que eu faço com o Manual da Qualidade?
  • Tenho que mudar meus procedimentos?

Porém, antes de responder a essas perguntas, quero convidá-los a um olhar diferente: Mais do que olhar a nomenclatura do requisito, vamos pensar no local que esse requisito está inserido na nova versão.

Na ISO 9001:2008 o primeiro requisito do texto da norma era justamente “Requisitos de Documentação”, o que mostra a importância dos documentos dentro do sistema de gestão até aquele momento. Ora, tinha até um capítulo inteiro falando sobre esse tema.

Agora, na ISO 9001:2015, o “tema” documentos é só um tópico no requisito 7 – Apoio, chamado Informação Documentada.

Mas o que isso quer dizer?

Que antes os documentos eram os protagonistas da implementação de um sistema de gestão.

Com poucas, mas poucas exceções mesmo, normalmente a implementação de um sistema de gestão até agora começava com a elaboração dos tais 06 procedimentos obrigatórios. Esses procedimentos eram quase que um padrão, independente do contexto da organização.

Agora, a história mudou. Ao colocar os documentos como um tópico do requisito de apoio, espera-se que entenda o documento como suporte LITERALMENTE.

Isso quer dizer que você precisa antes de falar de documento:

  1. Entender a sua empresa;
  2. Identificar quem são as suas partes interessadas;
  3. Definir os processos necessários para atender as necessidades da empresa e partes interessadas;
  4. Definir quem são os responsáveis por fazer com que esses processos aconteçam de forma eficaz;
  5. Definir a estrutura que precisa para a operação dos processos;
  6. E só depois de tudo isso, entender quais são as informações necessárias para garantir a eficácia dos processos. E sim, são essas as informações que devem ser documentadas: algumas mantidas (o antigo documento) e outras retidas (o antigo registro).

Resumindo…

O controle dos documentos mudou pouca coisa efetivamente. O que mudou na verdade é a criação de documentos que não tem sentido para a empresa e consequentemente para o sistema de gestão.

Isso quer dizer que não temos mais que fazer documentos, porque a norma pede, mas sim, os documentos precisam fazer sentido para quem cria e para quem usa e devem garantir a eficácia dos processos que foram identificados.

Então, respondendo as perguntas que indiquei acima, a resposta é: Não sei, precisamos responder as 05 perguntas iniciais do check list que indiquei para sabermos o que efetivamente faremos com os nossos documentos.

E ah! Desapega daqueles documentos que “só atendem a norma”. Não tenha medo de mandá-los para o espaço de documentos obsoletos e vai ver seu sistema de gestão fazer muito mais sentido!

Vamos tentar? Mãos à obra!

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Série Planejamento Estratégico: Matriz de Ansoff

Após discutirmos sobre as 5 forças de Porter, continuaremos a nossa série abordando os conceitos da famosa matriz Ansoff.

Originada dos estudos do professor Igor Ansoff, a técnica consiste em posicionar a estratégia da sua empresa a partir de uma análise dos vetores: produtos novos ou existentes; mercados novos ou existentes.

O professor explica que o objetivo da matriz produto/mercado (nome dado para a matriz Ansoff) é identificar como a união dos fatores produto e mercado geram um desempenho superior a uma organização.

Efeito 2+2=5.

Ansoff chamava o “desempenho superior” de sinergia empresarial. Este elemento ficou conhecido como o efeito “2+2=5”.

Neste exato momento você deve estar pensando: “Está conta não bate”, “2+2=4, não 5”.

Todos estão corretos. Entretanto, o professor Ansoff utilizou esta operação matemática errada para ilustrar o conceito de Sinergia Empresarial.

Para o estudioso, quando uma empresas combinam os vetores produto e mercado de forma que se encaixem perfeitamente, certamente, a companhia alcançará a famosa sinergia empresarial. Em outras palavras, uma estratégia bem elaborada levará a organização alcançar resultados superiores aos seus concorrentes.

Um case, da multinacional Walmart, ilustra como uma má combinação dos vetores produto e mercado podem prejudicar a estratégia de uma organização. Em seus primeiros anos no Brasil, em uma das primeiras lojas inauguradas haviam itens para vendas, como: equipamentos para beisebol e casacos para neve. Óbvio que esta combinação deu errado, pois combinaram produtos existentes de seu portfólio em um mercado novo, mas que não possui demanda nenhuma para estas mercadorias.

Para utilizar a matriz produto/mercado o gestor deve conhecer a fundo as características do seu negócio. Erros grotescos, como o do Walmart, podem ocorrer mediante a aplicação das estratégias sugeridas pela matriz.

O professor Ansoff sugere a existência de quatro estratégias capazes de gerar ganhos significativos ao seu empreendimento, nas quais são:

Produto Existente + Mercado Existente = Penetração de Mercado.

Produto Novo + Mercado Existente = Desenvolvimento de Produto.

Produto Existente + Mercado Novo = Desenvolvimento de Mercado.

Produto Novo + Mercado Novo = Diversificação.

Com isso, a Matriz Ansoff fica assim:

Matriz Produto/Mercado Produto Existente Produto Novo
Mercado Existente Penetração de Mercado Desenvolvimento de Produto
Mercado Novo Desenvolvimento de Mercado Diversificação

 

A seguir discutiremos cada tipo de estratégia originada da análise dos vetores encontrados no modelo.

1°) Penetração de Mercado

Inquestionavelmente é onde se encontram a maioria das organizações!

Atuar com produtos existentes em mercados existentes, na maioria dos casos, é a razão de ser de muitas empresas. Um negócio focado na produção de calçados femininos, obviamente irá procurar vender seus produtos em mercados já estabelecidos no atendimento ao público feminino.

Em suma, a estratégia de “Penetração de Mercado” é a mais cara em relação ao nível de investimento. Isto acontece devido ao maior número de concorrentes presentes neste quadrante.

Um exemplo prático de empresas encontradas no quadrante da “Penetração de Mercado” são as lojas de roupas de Shopping Centers. Apesar de muitas delas atenderem públicos de diferentes classes sociais, as semelhanças presentes entre algumas delas são visíveis a qualquer consumidor.

Desta forma, vemos um foco voltado a fidelização do cliente, estratégias de precificação oferecendo descontos progressivos e entre outras ações. O propósito é criar uma proximidade maior na relação cliente/empresa.

2°) Desenvolvimento de Produto

Você me diz: “Quero atuar no mesmo mercado, mas quero trazer novos produtos para satisfazer melhor meu cliente.”

Um dos direcionamentos exigidos para este tipo de declaração é buscar uma cultura de inovação para o mix de produtos existentes no seu negócio.

Empresas de refrigerantes são especialistas neste tipo de estratégia.

Vamos pensar no caso do refrigerante “Fanta” (caso muito conhecido por todos nós). De tempos em tempos vemos inovações incrementais na linha de produtos originários deste famoso refrigerante da marca Coca-Cola.

Atualmente, existem aproximadamente mais de 100 tipos de sabores de Fanta ao redor do mundo. Muitos desses produtos não representam mudanças radicais na formulação do refrigerante. Toda a estratégia de “Desenvolvimento de Produto” é facilmente observada, uma vez que estas novidades estão sendo ofertadas sempre no mesmo mercado.

Empresas inseridas na estratégia de “Desenvolvimento de Produto” adotam uma cultura de pesquisa e desenvolvimento.

Inovação nunca será obra do acaso!

Empreendimentos, nos quais utilizam uma lente de aumento para as necessidades de mercado, conseguem enxergar oportunidades esplêndidas para o desenvolvimento de novos produtos e, consequentemente, satisfazer as expectativas do seu mercado de atuação.

3°) Desenvolvimento de Mercado

Se você já pensou assim: “Meu produto é excelente, por isso quero oferecer ele em diferentes mercados. ”

A estratégia de “Desenvolvimento de Mercado” é a ideal!

Antes é preciso entender a diferença conceitual entre o produto e mercado.         

O conceito de mercado é mais abrangente que o conceito de produto. Enquanto o produto diz respeito ao output final oferecido aos clientes, a definição de mercado abrange um conjunto de características relacionadas ao público que a empresa pretende ofertar o seu bem de consumo.

Para definir um mercado é necessário entender: as singularidades de determinada região geográfica, o tipo de classe social, a idade do público alvo e entre outros atributos. O conjunto destas particularidades definem um tipo de mercado.

Definido as características do novo mercado, estude a possibilidade de aceitação do seu produto para onde você pretende expandir.

No mês de junho, o G1 divulgou uma notícia explicando os planos da Coca-Cola para expandir o refrigerante “Jesus” (clique aqui para ver a reportagem). O refrigerante já alcançou uma alta aceitação na região do Maranhão, onde inicialmente ele é fabricado. Porém, para os planos de expansão para outras regiões, obrigatoriamente, a Coca-Cola estuda o comportamento do consumidor de outras regiões do Brasil para não errar na inserção do refrigerante Jesus em mercados diferentes.

Um bom estudo de mercado pode garantir a segurança de uma estratégia de “Desenvolvimento de Mercado”.

4°) Diversificação

Esta estratégia é para quem diz: “Quero respirar novos ares! ”

Com certeza, a estratégia mais arriscada da matriz produto/mercado. Desenvolver novos produtos para atuar em novos mercados demanda da organização o acumulo de outros conhecimentos e habilidades, nos quais exigirão muito empenho de todos os colaboradores da sua empresa.

Este tipo de ação é facilmente visto nos grandes grupos empresariais. Por exemplo, o grupo Silvio Santos hoje conta com organizações totalmente diferentes. Veja o caso do SBT (empresa do setor de telecomunicações) e a Jequiti (especialista do mercado de cosméticos), ambas não possuem relação nenhuma em seus produtos oferecidos e seus mercados de atuação.

Esta estratégia é uma das mais dispendiosas, pois exige muito tempo de estudo do novo mercado e do novo produto. Além disso, o nível de investimento é altamente elevado dependendo do que se pretende desenvolver. Em alguns momentos será necessário contratar novos profissionais e adquirir outros tipos de tecnologias.

Apesar dos grandes desafios existentes neste tipo de estratégia, se bem executada as empresas garantem novas fontes de lucro e uma vantagem competitiva devido as novas habilidades adquiridas.

Como integrar a Matriz Ansoff no meu planejamento estratégico?

A proposta da matriz é bem prática. O modelo apresenta tipos de estratégia diferentes diante das possibilidades da empresa em relação aos elementos: produto e mercado.

As estratégias contidas na matriz produto/mercado podem auxiliar no momento final do plano de ação do seu planejamento estratégico. Diante das análises exigidas no processo estratégico, o gestor será capaz de decidir qual a melhor opção para o seu negócio.

Hora da Ação!

O planejamento estratégico da sua empresa deve ser claro e tangível para que todos os envolvidos consigam entender e, desta forma contribuir com ações reais para o andamento do seu negócio.

A missão da Templum Consultoria Ilimitada com esta série é apresentar meios reais para o alcance dos objetivos estratégicos de sua organização.

Gostou do texto? Deixe aqui a sua contribuição.

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Como a ISO 9001 pode ajudar as empresas em tempos de crise?

Crise, crise e mais crise! Infelizmente a situação do nosso país chegou a este estado terrível.

Antes de prosseguir com o tema do post, me responda: Se você estivesse vendo alguém se afogar, qual seria sua primeira atitude? Discutir as razões daquela pessoa estar se afogando ou buscar uma ajuda real para salva-la?

Obviamente, você buscaria algum tipo de ajuda!

Apesar de simples a resposta para este questionamento, há muitas semelhanças na situação hipotética da pergunta com a época que estamos vivendo no Brasil.

Empresários estão cada vez mais desesperados pois os indicadores de saúde da economia brasileira não apresentam nenhuma evolução positiva. Pelo contrário, muitos especialistas econômicos indicam um ano de poucos avanços. Em alguns casos previsões até de retrocesso no cenário tanto macro, quanto microeconômico.

Não pretendo discutir os responsáveis por este momento no Brasil. Ao invés de longas debates tentando descobrir os causadores da crise, considero mais prudente indicar meios reais para a sobrevivência do seu empreendimento.

A história mostra que empresas capazes de superar períodos críticos como este, alcançam um novo nível de maturidade para os momentos de abundância logo após as recessões.

Crises são cíclicas, ou seja, elas sempre irão existir. Além disso, elas costumam ter começo, meio e fim.

O que você sugere?

A Templum Consultoria Ilimitada acredita fielmente na capacidade da implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade, como a ISO 9001, para superar os obstáculos apresentados em qualquer tipo de empresa.

Crises servem para aumentar a preocupação do empreendedor na forma como seu negócio pode se diferenciar do seu concorrente. E a ISO 9001 é este elemento diferenciador.

A ISO 9001 abre a visão dos empresários para o desenvolvimento de uma gestão mais voltada ao cliente final da organização. As crises fazem as pessoas ponderar rigorosamente o seu comportamento de compra, já que os riscos inerentes deste período causam maiores medos e receios. Sendo assim, alcançar uma cultura voltada ao cliente da organização pode garantir vantagens significativas no mercado.

Nem tudo são flores!

Com a experiência adquirida ao longo dos anos, a Templum Consultoria Ilimitada, entende que um erro dos gestores ao implementar uma ISO 9001 está fundamentada na seguinte declaração: “Preciso da ISO 9001, pois meu maior cliente está exigindo.”

Não está errado você procurar implementar um Sistema de Gestão de Qualidade por este motivo. Porém, isto deve ser apenas o pontapé inicial.

A ISO 9001 integra um conjunto de ferramentas, nas quais habilitam empresas a melhorarem continuamente seus processos, produtos e serviços. Através da observância criteriosa do que é proposto pela norma, qualquer instituição pode tornar a gestão de sua organização mais eficiente e propensa a uma cultura de excelência.

A seguir compartilharei dois vídeos de cases de sucesso. Preste muita atenção!

Vídeo 1

Vídeo 2

Excelente! O vídeo deve ter te motivado a pelo menos considerar a hipótese de implementar uma ISO 9001. Agora, pretendo apresentar dois argumentos que considero a base de como a ISO 9001 pode auxiliar sua empresa em tempos de crise.

1°) A ISO 9001 ensina o que é controle.

Tempos críticos, onde há escassez de recursos, a palavra “controle” adquire uma relevância maior. Controle de custos, controle de despesas, controle de funcionários, controle de matérias primas, enfim controle geral de tudo e de todos.

Todavia, muitos repetem a palavra controle apenas como um “mantra”. Quando o objetivo é tornar o controle uma ação real para obter ganhos de produtividade e maior lucratividade, os empreendedores esbarram na falta de ferramentas e técnicas para tal realização.

Uma das formas, da ISO 9001, considerada essencial para alcançar o maior controle em todas as atividades da sua organização é a abordagem de processos.

Um Sistema de Gestão da Qualidade habilitará toda a empresa a identificar como funciona detalhadamente o fluxo de processos da organização. Com a identificação dos processos, será possível verificar os gargalos, nos quais geram índices de desperdícios e retrabalhos excessivos, nos quais interferem no resultado final de todos os setores.

A coisa mais comum vista entre os pequenos e médios empresários é sua “habilidade” de se enrolar ao explicar como funciona o fluxo de todas atividades da sua organização.

Saia dessa!

Elimine gastos desnecessário e adote a ISO 9001 para gerenciar melhor os seus processos.

2°) A ISO 9001 auxilia o gestor a entender a razão de ser de sua empresa.

Crises costumam roubar a identidade de muitas organizações.

Líderes gerenciais costumam encarar qualquer situação para levantar recursos financeiros em períodos de instabilidade. Não estou criticando, afinal é necessário fazer algo para a sobrevivência do seu negócio. No entanto, a identidade de sua organização deve permanecer inalterável mesmo em dias como estes.

A ISO 9001, através do requisito “Contexto da Organização”, influencia diretamente a mentalidade dos envolvidos na busca incessante pela Missão, Visão e Valores. Não vou me alongar neste texto explicando estas ferramentas, mais ambas desenvolvem algo no qual chamarei de “senso de propósito”.

Senso de propósito é a razão de ser de sua organização. Por exemplo, muitos autores e estudiosos já chegaram a conclusão que o parque da famosa organização Disney foi criado para dar aos seus clientes experiências memoráveis.

Não sei ao certo se a Disney já passou por algum momento de crise, mas uma certeza eu tenho: mesmo que passe seu senso de propósito permanecerá inalterável.

A ISO 9001 direciona toda a empresa a perseguir insistentemente o senso de propósito da sua instituição.

Qual a sua decisão?

As opções para sobreviver em meio a uma tribulação como esta, são inúmeras. Ao digitar o termo “crise” na barra de pesquisa do Google, você encontrará milhares de artigos de alto nível propondo diferentes soluções para o mesmo problema.

Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, recomendamos que você explore mais sobre os benefícios da implementação da ISO 9001. Para isto, navegue por nosso blog, estude, envie comentários, faça sugestões, envie críticas. Queremos poder contribuir com um #brasilmaisforte.

Por último, indico um artigo recente, no qual ensina como lucrar com a ISO 9001.

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Série Planejamento Estratégico: 5 Forças de Porter

Continuando a nossa série sobre planejamento estratégico, discutiremos mais uma das ferramentas clássicas da administração estratégica: as 5 forças competitivas de Porter.

Na semana anterior discutimos sobre a análise SWOT.

Apesar de sua origem em 1979, a aplicabilidade deste modelo continua reverberando nos dias de hoje.

O criador das 5 forças competitivas, professor Michael Porter, elaborou seus conceitos baseado no seu pensamento de que para se formular qualquer estratégia é essencial relacionar uma organização ao seu ambiente competitivo.

Empreendedores de sucesso entendem a importância de analisarem o ambiente competitivo de sua empresa, porém muitos não sabem como fazer tal atividade. As 5 forças de Porter servem como direcionamento no processo de análise dos elementos ambientais de qualquer tipo de empresa.

Como funciona as 5 Forças de Porter?

O modelo propõe ao gestor compreender cinco contextos (ou as cinco forças), nos quais uma empresa está inserida.

Vale salientar que este instrumento não foca em uma análise macro ambiental (fatores econômicos, tecnológicos, político-legais e sócio demográficos), por outro lado seu campo de análise são os fatores estritamente ligados a concorrência.

Nos próximos parágrafos vamos debater quais são e como as 5 forças de Porter interferem diretamente no seu planejamento estratégico.

1° Força: Rivalidade entre os concorrentes.  

Cada tipo de setor apresenta um comportamento singular quando o assunto é a concorrência entre as empresas.

As empresas do setor de cosméticos não competem iguais companhias do setor farmacêutico. Muitas vezes, até empresas do mesmo setor não competem entre si, simplesmente por não focarem o mesmo público. Exemplificando: a Mercedez-Benz, dificilmente se preocupará com a Volkswagem, ainda que atuem no setor de automóveis, pois seus públicos-alvo são totalmente diferentes.

O exercício, para este momento, seria entender como funciona a rivalidade entre os concorrentes do ambiente competitivo de sua organização.

O professor Porter não enrijece o conceito de concorrência como algo somente negativo.

Para isto, ele estabelece a noção de cluster. O termo diz respeito a empresas que concorrem diretamente ou indiretamente, porém estabelecem vínculos de cooperação para aumentar a sua performance no mercado.

A fim de facilitar o nosso entendimento utilizaremos o exemplo do Vale do Silício. Localizado na Califórnia, Estados Unidos, a região foi desenvolvida para abrigar empresas de base tecnológica. Apple, Google, Facebook, eBay e entre outras são alguns dos exemplos encontrados no Vale.

Apesar da concorrência direta entre algumas dessas empresas, a criação deste Cluster facilitou o desenvolvimento de novas inovações e a criação de novos negócios.

Existem casos de empresas concorrentes que se unem para comprar de um único fornecedor, isto pode ajudar na negociação dos preços e formas de pagamento.

Resumindo, a rivalidade entre os concorrentes não é para ser visto com dualidade. Análise as outras empresas com um olhar crítico. Levante os pontos em comum entre vocês e estabeleça as principais diferenças. Desta forma você saberá como posicionar o seu planejamento estratégico quando o assunto for a concorrência.

2° Força: Produtos e serviços substitutos.

Para facilitar o conceito desta segunda força, responda a seguinte pergunta: Quais são os problemas que seus produtos e serviços solucionam?

Respondeu! Agora pense: existem outras soluções, no mercado, para os mesmos problemas? Possivelmente, você consiga encontrar outros produtos e serviços que ofereçam recursos parecidos com o seu. Pois bem, esses são uma ameaça direta ao seu desempenho no seu mercado de atuação.

Antigamente, as empresas de jogos para games nunca pensariam que um dos seus concorrentes seriam as fabricantes de jogos para smartphones.

Atualmente, os consumidores destes produtos pensam se preferem comprar um celular de última geração ou um console específico para jogar os seus games.

Uma dica é fazer uma lista dos problemas que seus produtos resolvem. Feito este passo, enumere todos os possíveis produtos e serviços que possibilitam a resolução dos mesmos problemas, isto pode te fornecer uma visão geral sobre o seu próprio negócio.

Exemplificando: um proprietário de uma empresa de ônibus, na qual transporta passageiros de uma cidade para outra, não pode achar que os seus únicos concorrentes são as empresas que também possuem ônibus e fazem seu serviço da mesma maneira. Existem outros tipos de empresas com produtos e serviços diferentes que também podem solucionar os mesmos problemas das mesmas pessoas.

Força: Poder de barganha dos fornecedores.

Nesta parte da análise é verificado qual o poder que seu fornecedor tem sobre o seu negócio.

Vamos supor que sua empresa depende de um único fornecedor para repor suas matérias-primas. Logo, este fornecedor tem um grande poder de barganha sobre a sua empresa e, com isso, ele estabelece os preços, as formas de negociar, as condições de pagamento e entre outros fatores.

Caso você esteja inserido neste contexto, é importante pensar em formas reais de prospectar novas fontes de fornecimento. Do contrário, você estará fadado a depender das estratégias de seus fornecedores e não das suas.

Um outro passo importante a ser tomado é estabelecer vínculos reais de parceria com os seus fornecedores.

Recentemente, li uma reportagem sobre a forma como o Pão de Açúcar se relaciona com os seus fornecedores de alimentos orgânicos. A organização fornece aos produtores ajuda de profissionais especializados, nos quais auxiliarão os fornecedores orgânicos com informações sobre plantio, logística e comercialização. Sendo assim, o Pão de Açúcar consegue integrar as atividades dos seus fornecedores com os resultados reais da empresa.

Inclua na estratégia de sua empresa meios de encontrar novos fornecedores ou criar relações de proximidade com os atuais.

4° Força: Ameaça de novos entrantes.

Já ouvi alguns empresários dizerem o famoso dito popular, “o sol nasceu para todos”, ao se referirem a outros empreendedores quando resolvem iniciar um negócio semelhante ao dele.

Porém, para Porter, o gestor deve colocar um guarda-sol bem grande para tampar este sol.

Quanto mais barreiras um empresário colocar diante dos novos entrantes, maior será a sua vantagem no seu mercado de atuação.

Novos empreendimentos trazem novas aptidões, novos recursos estratégicos e propostas de valor totalmente diferentes da sua, sendo assim crie formas de dificultar a entrada destas novas empresas.

Vale destacar que por mais que as barreiras colocadas por você pareçam intransponíveis, uma hora alguém descobrirá como transpor elas.

Por isso, elabore diferentes modos dificultar o acesso de novos entrantes.

Um exemplo de barreira característico da indústria farmacêutica é o registro de patentes para determinados tipos de medicamentos. A empresa detentora do registro consegue por algum tempo uma vantagem significativa no seu mercado de atuação.

5° Força: Poder de barganha dos clientes.

Semelhante ao poder de barganha dos fornecedores, esta parte da análise procura entender a força que seus clientes possuem sobre o seu negócio.

Com o avanço das redes sociais, os consumidores aumentaram seu poder de negociação sobre as empresas. Atualmente, os estrategistas devem possuir um foco maior na forma do seu cliente pensar, sentir e agir.

O ideal ao analisar esta força competitiva é descobrir meios de atender as expectativas dos clientes atuais da melhor maneira possível e explorar novos meios de se conseguir outros potenciais compradores de seus produtos e serviços.

Quanto mais públicos diferentes uma determinada empresa atende, mais força ela tem sobre os seus clientes.

Uma dica valiosa para aumentar o poder de barganha perante os clientes é: entender qual a proposta de valor que sua empresa oferece.

Muitos falham neste ponto.

A proposta de valor diz respeito aos atributos que seus clientes enxergam ao consumir seus produtos e serviços.

Provavelmente você prefira ir em uma pizzaria ao invés da outra, por um motivo “x”. Esse motivo “x” é a proposta de valor daquela pizzaria.

Diante disso, seja claro, direto ao oferecer sua proposta de valor. Descubra quais são os seus diferenciais em relação aos seus concorrentes.

Como integrar as 5 forças de Porter no meu planejamento estratégico?

Esta ferramenta não serve para formular uma estratégia, mas ela ajuda a analisar os requisitos do ambiente competitivo.

Com as descobertas da análise das 5 forças, o planejamento estratégico pode ter um norte sobre como a organização deve se comportar diante de seus concorrentes diretos e indiretos.

As análises cedidas através das 5 forças de Porter são primordiais para o posicionamento estratégico de sua companhia.

Dicas importantes!

O professor Marcelo Nakagawa¹ (Professor e Coordenador do Centro de Empreendedorismo do Insper) oferece algumas dicas importantes diante das 5 forças competitivas de Porter:

  • Atualize sua Análise das 5 Forças de Porter periodicamente;
  • Não subestime os substitutos;
  • Fornecedores devem ser parceiros;
  • Dificulte a chegada de novos concorrentes;
  • Não coloque todos as suas fichas em um único tipo de cliente;
  • Determine o posicionamento competitivo do seu negócio.

Gostou do texto? Compartilhe sua opinião conosco.

Referências

¹NAKAGWA, Marcelo. Ferramenta: 5 forças de Porter. Disponível em: <http://movimentoempreenda.revistapegn.globo.com/news/2013/12/10-ferramentas-de-estrategia-e-gestao-para-sua-empresa-223.html>. Acesso em: 22 de dez. 2016.

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Série Planejamento Estratégico: Análise SWOT

Existe um momento mais propício do que o final do ano para conversarmos sobre planejamento estratégico?

Nas próximas semanas serão apresentados técnicas e ferramentas utilizadas para auxiliar o desenvolvimento do planejamento estratégico.

Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, consideramos esta série fundamental para qualquer empresário. Embasados na nossa missão principal, na qual é: “Contribuir para um país mais forte por meio de empresas mais fortes”.

Sendo assim, para alcançar sucesso nessa jornada oferecemos esta série para encorajar todos os micros, pequenos, médios e grandes empresários a iniciarem uma busca incessante por estas técnicas e ferramentas discutidas nesta série.

O que é análise SWOT?

Apesar de não sabermos o nome dos pais desta ferramenta, o seu uso é tão difundido, ao ponto de se tornar quase um domínio público para todas as empresas.

As siglas SWOT indicam:

  • S – Strengths (Pontos Fortes);
  • W – Weaknesses (Pontos Fracos);
  • O – Opportunities (Oportunidades);
  • T – Threats (Ameaças).

Basicamente, a ferramenta serve para analisar os fatores internos e externos inerentes a uma organização e, com isso dar uma base para o gestor desenvolver um plano de ação embasado em uma análise profunda.

Análise Interna

Representados pelas letras “S” e “W”, esta parte da análise indica o levantamento dos pontos fortes e fracos internos de sua organização.

Se fosse para utilizar outro termo para esta fase a chamaria de “Etapa do Autoconhecimento”. Digamos que está etapa levanta o que a empresa tem de melhor (pontos fortes) e o que ainda precisa ser melhorado (pontos fracos).

Diariamente, lidamos com clientes que indicam a necessidade de implementar algum Sistema de Gestão da Qualidade (ISO 9001, ISO 14001 e etc), a fim de aprimorar seus processos internos.

Escutamos diversos relatos, como: “Tenho um ótimo processo produtivo, mas minha equipe de vendas não consegue passar os produtos adiante”.

Logo, se observarmos está declaração, concluímos que o ponto forte desta organização seria “o processo produtivo” e o ponto fraco “minha equipe de vendas”.

Análise Externa

Identificado através das letras “O” e “T”, esta etapa avalia quais são as oportunidades e ameaças encontradas no ambiente externo.

Empreendedores são especialistas em encontrar novas oportunidades ambientais, entretanto é recomendável fazer uma lista de prioridades, dado os objetivos centrais de seu planejamento estratégico. Por mais que algumas oportunidades sejam ótimas aos olhos, uma análise fria e meticulosa pode auxiliar os gestores a escolherem as melhores opções.

Para identificar as ameaças é preciso levar em consideração os tipos existentes no ambiente externo. Existem ameaças macros (exemplo: crise econômica nacional) e micros (exemplo: ações e atitudes de seus concorrentes). Todas devem ser monitoradas de perto, uma vez que elas afetam diretamente o seu planejamento estratégico.

Como integrar a análise SWOT no meu planejamento estratégico?

Alguns entendem a análise SWOT como uma etapa do planejamento estratégico, devido a sua praticidade em fornecer uma forma de entender o contexto ambiental de qualquer organização.

Um dos objetivos do planejamento estratégico é auxiliar os gestores a tomarem decisões acertadas sobre todas as ações da empresa. Tomada de decisões sem informações coletadas e analisadas não combinam. Desta forma, integrar a análise SWOT ao seu planejamento estratégico pode diminuir os riscos de erros no seu plano de ação.

Vamos praticar!

Talvez você nunca tenha utilizado esta ferramenta ou já usou e por algum motivo parou. Ferramentas como estas já estão validadas e testadas por milhares de empresários no mundo todo.

Para te motivar a usar esta metodologia, veja a frase do general Sun Tzu no livro “A arte da guerra”:

planejamento-estrategico-analise-swot

Não sei se o general Sun Tzu utilizava a análise SWOT rsrsrs… mas, com certeza, ele entendia a importância de entender os pontos forte e fracos de seu exército, para assim aproveitar as melhores oportunidades e minimizar os riscos das ameaças.

Como utilizar?

Nossa especialista, Daniela Albuquerque, escreveu um post muito legal ensinando a elaborar uma matriz SWOT.

Além disso, estamos disponibilizando para download uma versão de uma Planilha em Excel para elaborar uma análise SWOT.

Por fim, recomendo você ficar atento para a continuidade da nossa série sobre planejamento estratégico. Muitas dicas importantes serão dadas nestes dias.

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5W2H: Vamos responder algumas perguntas

Como eu amo o 5W2H!

No post de hoje conversaremos sobre uma das ferramentas mais simples de serem utilizadas por qualquer empreendedor.

Um dos motivos de iniciar este texto declarando minha afinidade com a ferramenta 5W2H consiste na minha utilização semanal dela.

Apesar de sua fácil aplicabilidade, considerar esta ferramenta muito simplória para seu negócio é um erro que você não pode cometer. Por vezes, administradores, gestores, desenvolvedores de produtos e outros preferem não adotar essa metodologia pelo motivo de a considerarem básica de mais para seus empreendimentos.

Simplifique seu plano de ação

5w2h

A ferramenta 5W2H é útil para traçar um plano de ação, independentemente de sua complexidade. Desenvolvimento de novos produtos, abertura de novas franquias, expansão em novos mercados, análise de concorrência são exemplos de algumas das atividades, nas quais poderão ser otimizadas com o método proposto pela ferramenta.

Basicamente, o desenrolar da ferramenta 5W2H requer respostas para sete perguntas sobre o projeto a ser desenvolvido.

  • O que? (What)
  • Por que? (Why)
  • Quem? (Who)
  • Onde? (Where)
  • Quando? (When)
  • Como? (How)
  • Quanto? (How much)

Uma das características de cada empreendedor é a sua capacidade de gerar novas ideias. Porém, juntamente com este ponto positivo de sua personalidade, a dificuldade de transformar os seus insights em projetos reais é, sem dúvidas, o principal dilema enfrentado por essas mentes brilhantes.

Por isso, responder essas perguntas antes de iniciar um novo projeto, seja ele qual for, pode ser o ponto de partida para o sucesso de qualquer coisa a ser realizada pelo gestor ou por seus colaboradores.

Como aplicar o 5W2H?

Recentemente, acompanhei a respostas de alguns empresário para a seguinte questão: Cite o principal objetivo que a organização tem para os próximos anos?

Obviamente as respostas foram tão genéricas quanto a pergunta. “Aumentar o faturamento em x%” e “aumentar a nossa carteira de clientes” foram as respostas mais encontradas. Entretanto, por mais que os objetivos declarados sejam genéricos, a metodologia proposta pelo 5W2H pode fornecer um norte para elaboração de um plano de ação.

O quadro a seguir contém uma simulação básica da utilização do 5W2H com um dos objetivos almejados pelos empresários que responderam ao questionamento anterior.

Aumentar a nossa carteira de clientes.
Etapas do 5W2H O que responder? Características de cada etapa
O que? (What) O que queremos fazer? O que faremos para conquistarmos novos clientes? Definir uma ação ou atividade a ser executada. Pode ser também um problema ou desafio a ser resolvido.
Por que? (Why) Por que utilizaremos esta ferramenta? Por que treinaremos nossos vendedores? Justifique a resposta anterior. Apresente bons motivos do que se pretende realizar.
Quem? (Who) Quem aplicará os treinamentos para os vendedores? Quem será o responsável na prospecção de novos clientes? Defina quem serão os responsáveis pelo plano de ação
Onde? (Where) Onde serão aplicados os treinamentos para a equipe de venda? Onde serão realizadas as prospecções dos novos clientes? Informe o local onde cada parte de seu processo será executada.
Quando? (When) Quando iniciaremos o plano de ação? Quando iremos treinar nossos vendedores? O cronograma do seu plano é essencial para continuidade do mesmo.
Como? (How) Como faremos a prospecção dos novos clientes? Como treinaremos a nossa equipe de vendas? Praticidade! Neste momento defina os passos de como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos.
Quanto? (How much) Quanto será o valor do investimento feito para se conseguir novos clientes? Quanto efetivamente gastaremos para treinar nossos vendedores? Defina os custos dos procedimentos de seu plano de ação. Não comece nada sem realmente saber sua capacidade de investimento.

 

Automatize o 5W2H

Uma das facilidades dessa ferramenta é a sua forma de automatização. Por meio de uma planilha do Excel ou uma tabela inserida em um documento no Word qualquer pessoa consegue usufruir desta metodologia.

Caro leitor, para você ter noção da importância do 5W2H mostrarei um caso prático da utilização da ferramenta.

Para realizar este post eu fiz uma tabela utilizando o 5W2H. Compreendo que escrever posts semanalmente é uma tarefa que exige um bom plano de ação.

Vejamos a tabela:

5W2H: Vamos responder algumas perguntas?
O que? (What) Por que? (Why) Quem? (Who) Onde? (Where) Quando? (When) Como? (How) Quanto? (How much)
O que é o 5W2H? Por que utilizar o 5W2H? Quem pode utilizar o 5W2H? Onde aplicar o 5W2H? Quando aplicar o 5W2H? Como funciona? O retorno do investimento?

 

Perceba que durante o post faço questão de responder as etapas do 5W2H. Um ponto importante do meu plano de ação ao escrever é deixar claro a importância do que vai ser discutido, tentando explicar, durante todo o texto, os benefícios do tema para o leitor do blog.

Hora de agir!

Aconselho você, leitor do nosso conteúdo, a aplicar o 5W2H no seu próximo projeto. A ferramenta pode não suprir todas as necessidades para execução dos seus planos, entretanto os passos para qualquer empreitada precisam de um norte bem definido, e, com certeza, o 5W2H será mais do que útil.

Disponibilizarei um exemplo de uma planilha de 5W2H para download.

Nós, da Templum, garantimos que seus próximos passos estarão mais claros. Direcione suas ações através do 5W2H.

Achou o texto interessante? Deixe aqui seus comentários.

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Os Desafios da Comunicação Interna

A comunicação interna é extremamente relevante na busca pelo sucesso de uma organização.

Se levarmos em consideração que todos os processos internos executados envolvem algum tipo de comunicação, não limitaríamos a comunicação interna a um elemento básico e presente no cotidiano nas rotinas de trabalho, antes, trataríamos ela como um recurso estratégico fundamental para alcançar o sucesso de sua empresa.

Neste post, gostaria de discutir um gráfico encontrado em uma pesquisa sobre “Tendências da Comunicação Corporativa no Brasil para 2015” realizada pela ABERJ (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial).

O gráfico apontava quais eram, para os participantes, os maiores desafios da comunicação na visão dos diretores e dos colaboradores de cada área. Apesar de tratar os desafios da comunicação como um todo, os dilemas lá encontrados também podem ser considerados desafios para o desenvolvimento de uma boa comunicação interna.

A seguir, serão tratados os principais desafios relatados na pesquisa na opinião dos participantes.

Link de acesso a pesquisa: http://www.aberje.siteprofissional.com/ebooks/pesquisa_de_tendencias.pdf

1°) Estabelecer um link entre a comunicação e a estratégia de negócio.

Planos estratégicos quando bem comunicados internamente tendem a trazerem bons resultados.

As empresas possuem objetivos estratégicos, seja ele de crescimento, desenvolvimentos em novos mercados, desenvolvimento de novos produtos e etc. Entretanto, poucas conseguem comunicar com clareza o que cada um deve fazer para se alcançar aquele alvo.

Dica: Estabeleça metas claras e transmita-as em um canal de fácil acesso em sua organização. Comunique as formas como serão alcançados os resultados.

2°) Construção e manutenção da confiança.

Confiança é sem dúvida um recurso intangível de qualquer instituição. Ambientes de trabalho abastecidos de relações de confiança costumam apresentar menos ruídos nos processos de comunicação interna.

Quando a problemas de confiança nas relações entre os colaboradores, a retenção de informações importantes são constantes, impossibilitando o desenvolvimento de uma comunicação eficaz.

Dica: Seja assertivo. Não de brechas para o mais variado tipo interpretações em sua comunicação. Dubiedades não ajudam a conquistar a confiança através da comunicação interna.

3°) Apoio as mudanças Organizacionais.

A substituição de um produto por outro mais atualizado, implementação de uma nova tecnologia, alteração na rotina de trabalho são alguns exemplos de mudanças organizacionais.

Existem mudanças organizacionais que são consideradas mais simples, porém outras podem ser consideradas mais radicais. Independente da gravidade, todas elas devem ser bem comunicadas.

Dica: Mudanças Organizacionais devem ser comunicadas de forma planejada. Não derrame todas as informações de uma só vez, antes comunique por partes como ocorrerão as alterações. Preferencialmente, estabeleça com antecedência o plano de comunicação desta modificação.

4°) Fortalecer o papel da comunicação para apoiar os processos de tomada de decisão.

Processos de tomada de decisão, obrigatoriamente, necessitam de um grande volume de informações. Quanto mais importante for a decisão, ainda mais necessário será a captação de informações.

O mais curioso disso tudo é que muitos informes estão inseridos dentro da organização, sendo assim a comunicação interna da empresa deve estar alinhada e pronta para compartilhamento das mesmas.

Dica: Crie uma forma de cada setor de sua empresa partilhar informações, nas quais podem ser úteis a qualquer área. Tenho certeza que os setores de marketing e finanças podem trocar “figurinhas” sem maiores atritos rsrsrs.

5°) Lidar com a evolução digital e as redes sociais.

Existem ferramentas utilizadas, nas quais não possuem mais a mesma eficácia. O mundo evoluiu, e, com certeza, a principal revolução ocorrida foi na forma de nos comunicarmos.

Empresas que não evoluírem os seus processos de comunicação interna estão fadadas ao retrocesso. Não estou desmerecendo aqui o bom e velho mural de avisos rsrsrs… Entretanto, estamos em outra era e a informação deve chegar aos seus ouvintes com mais velocidade, antes que ocorram maiores problemas.

Dica: Classifique a importância da informação, para assim escolher o melhor meio de comunicação interna para a mesma. Existem informações que podem ser compartilhadas no grupo de WhatsApp dos funcionários, porém a outra que necessariamente devem utilizar meios mais formais, como um e-mail corporativo.

Comunique-se bem!

Qualquer desafio é acompanhado de riscos.

A notícia boa é que se você leu este texto até o final, isto o torna uma pessoa ciente sobre as preocupações relacionadas a este processo tão importante a sua empresa.

Identificado os desafios, planeje-se e estabeleça planos de melhoria contínua. Aperfeiçoar esta ferramenta tão importante não só trará bons resultados como aumentará a satisfação de seus colaboradores internos.

Gostaríamos de saber sua opinião sobre o assunto. Deixe aqui seus comentários.    

A qualificação de fornecedores segundo a ISO 9001:2015

De acordo com a norma da ABNT ISO 9001:2015 “A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Considerando o item acima, entende-se como “provedores externos” os fornecedores que a empresa necessita para realizar seus processos e serviços em conformidade, possibilitando atender aos requisitos de seu cliente com qualidade.

Estes fornecedores podem gerar diversos impactos na empresa, conforme o produto ou serviço fornecido, ou até mesmo podem estar relacionados com processos terceirizados, onde geralmente seus resultados influenciam de forma mais direta.

Ao realizar a qualificação dos fornecedores é importante ter em mente que não basta apenas avaliar sua documentação em periodicidades determinadas, o contexto que a norma descreve é muito mais complexo, que vai desde uma seleção inicial até o acompanhamento de seu desempenho, através de sistemáticas padronizadas e documentadas.

Desta forma, podemos considerar três etapas principais a serem desenvolvidas com os fornecedores: avaliação inicial, monitoramento do desempenho e reavaliação.

Então, para avaliação inicial de um fornecedor o que pode ser considerado?

Via de regra é importante solicitar toda documentação que garanta a execução das suas atividades em conformidade com requisitos legais e estatutários, como dados cadastrais, licença de funcionamento ou específicas de sua atividade e certificações (como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SASSMAQ, PNQ, entre outras).

Neste momento é muito comum solicitar ao fornecedor que responda um questionário de auto avaliação a fim de determinar sua conformidade, além de verificar seu histórico de fornecimento.

Porém, devemos também sempre analisar quais os impactos que determinado fornecedor têm sobre seu produto ou serviço para ver o que realmente é necessário analisar para sua homologação. Em muitos casos, realizar uma visita no fornecedor é imprescindível, pois possibilitará identificar potenciais problemas que não seriam percebidos através da análise documental.

Exemplo disso foi o que ocorreu quando eu era responsável pela área de Meio Ambiente em uma empresa que presta serviços ambientais, a qual gera uma quantidade significativa de alumínio que é enviada para reciclagem. Ao fazer a visita no fornecedor, além do mesmo não possuir Alvará para funcionamento, na área produtiva observei trabalho infantil e sem nenhum tipo de proteção. Assim fica claro que se eu não tivesse visitado o fornecedor, dificilmente teria identificado esses problemas.

Trabalhar com fornecedores certificados nas normas de sistema e gestão garantem uma maior confiança, pois sabemos que os mesmos passaram por auditorias de organismos certificadores, onde seus processos e documentos foram verificados e estão conformes. Este é um dos critérios muito utilizados para qualificação imediata do fornecedor, sem necessidade de responder ao questionário de auto avaliação ou realizar visitas.

Porém, somente qualificar o fornecedor não irá garantir que não tenhamos problemas com o mesmo, até porque erros podem acontecer em qualquer lugar, mas é importante tentar preveni-los para que não causem impactos negativos à empresa. Desta forma, é fundamental que o fornecedor seja rotineiramente monitorado.

Mas o que é importante monitorar no seu fornecedor?

Alguns requisitos são comuns, como o atendimento ao prazo de entrega, se o pedido de compras está compatível com a nota fiscal e a qualidade do material recebido; também podem ser avaliados preço, atendimento, garantia, posição no mercado, localização e outros fatores, conforme o tipo e impactos do fornecedor.

Por exemplo, para um fornecedor de matéria-prima é fundamental avaliar prazos de entregas e qualidade do material, já para um fornecedor de software, é mais importante considerar o atendimento da empresa conforme às demandas internas e tempo de retorno de intercorrências.

Mas quais os principais problemas que um fornecedor pode causar na minha empresa?

Tudo irá depender do tipo de fornecedor, da imagem do mesmo perante ao mercado, da dependência da empresa em relação ao que é fornecido, dentre outros fatores.

Se você trabalha com um fornecedor sem licença para funcionar, ou que apresente intercorrências trabalhistas e ambientais, caso tenha problemas com órgãos regulatórios, poderá haver uma grande divulgação em mídias e prejudicar a imagem da sua empresa por trabalhar com um fornecedor que não é idôneo e confiável.

Empresas famosas já tiveram sua imagem prejudicada devido á fornecedores não qualificados. Lembra-se do que ocorreu com a Zara no Brasil? Onde bolivianos foram encontrados trabalhando em situação considerada insalubre e ganhando menos de dois reais por peça de roupa produzida. O fato prejudicou a reputação da multinacional.

Existem diversas histórias como essa em todo mundo, em 2013 em Bangladesh, um incêndio causado pela falta de segurança deixou mais de cem mortos em uma fábrica de roupas, que produzia para Wal-Mart. Dois anos antes, a Wal-Mart havia auditado mais de nove mil fábricas de fornecedores e a unidade de Bangladesh foi considerada inadequada. No entanto, um dos fornecedores da empresa havia terceirizado parte de seu contrato para Bangladesh e o trágico acidente manchou a imagem da companhia.

Como pode ser observado, problemas diversos podem ocorrer provenientes de fornecedores, independente do segmento e porte da empresa, como atrasos no recebimento de materiais, que pode impactar na produção por falta de matéria-prima, intercorrências com empresas que fornecem refeições, que podem causar problemas de saúde nos colaboradores, como intoxicação, podendo paralisar a empresa.

Além disso, podemos pensar em outras intercorrências que poderiam acontecer caso tivéssemos problemas com fornecedores de extintores, ar condicionado, bebedouro, transportadora, etc….

Como podem ver, cada um deles pode causar impactos específicos na sua empresa, que não são nada agradáveis, muitas vezes de difícil resolução imediata, causando prejuízos financeiros para a empresa e comprometendo um atendimento de qualidade ao seu cliente.

Desta forma, o que fazer quando perceber que está trabalhando com um fornecedor não conforme?

Por segurança, é indicado ter sempre três fornecedores homologados, pois caso tenha problemas com um, pode substituí-lo com mais facilidade e segurança.

Mas iremos simplesmente descartar o fornecedor que apresentou irregularidades?

Claro que não, pensando sempre na melhoria contínua, por que não estender esta possibilidade aos fornecedores? Por que não desenvolver com eles um plano de ação para resolução dos problemas identificados, de forma a reforçar a parceria que já possuem e melhorar os processos internos do seu fornecedor?

No caso que citei acima, sobre o fornecedor de materiais recicláveis, após realizar a visita elaborei um relatório de não conformidade, descrevendo todas as intercorrências observadas, juntamente com um plano de ação para suas tratativas.

Fiz uma nova reunião com o fornecedor, apresentei os relatórios e o orientei sobre a importância do que precisava ser feito, para podermos continuar com a parceria já existente. Lhe mostrei inclusive, os benefícios que tais ações poderiam proporcionar para sua empresa. Percebi um grande interesse do fornecedor em realizar as adequações necessárias, e com o meu constante acompanhamento e ajuda, fomos evoluindo de forma que ao final do projeto, o mesmo me agradeceu pela parceria e por acreditar que poderiam melhorar.

Mas então por que reavaliar? O monitoramento dos fornecedores não é suficiente?

As reavaliações são importantes para evidenciar se os documentos e certificações do fornecedor continuam em conformidade, se foram renovadas, quando aplicável, e se o fornecedor continua qualificado para prestar serviço ou fornecer produtos para a empresa.

Geralmente essas reavaliações ocorrem em periodicidade anual ou semestral, onde cada empresa define uma sistemática própria a ser seguida, mas é fundamental que se tenham registros de que realmente ocorreram.

Depois de algum tempo realizando avaliação e monitoramento dos fornecedores, é possível obter informações que irão possibilitar uma análise mais profunda de riscos que podem ser prevenidos e melhorias a serem implementadas, assim como definições de metas e indicadores.

Estas informações podem estar relacionadas à identificação dos melhores fornecedores que a empresa possui, fornecedores que apresentam mais erros, principais erros, quantidade de erros por período ou produto, retrabalhos, desperdício, entre outros dados.

A nova versão da ISO 9001 aborda fortemente a gestão de riscos para a empresa, e podemos estender esta avaliação para os fornecedores, simulando ou imaginando cenários de possíveis perdas e criando processos para evitá-las.

Neste contexto, podemos perceber que a capacidade de um fornecedor em atender a demanda da empresa com qualidade e comprometimento pode fazer toda a diferença na hora de contratá-lo, pois refletirá na produtividade e até na satisfação do cliente.

A comunicação precisa ser a chave desta relação, pois não se trata de algo puramente comercial, mas uma parceria onde ambos devem buscar soluções que tragam benefícios mútuos, onde todas as partes estão interessadas em crescer com responsabilidade e melhoria contínua.