A ISO/TS 16949:2009 evoluiu.

Mudança nova na área! Em outubro, a comissão técnica IATF (International Automotive Task Force) publicou uma nova versão da ISO TS 16949. Agora a nova versão será chamada IATF 16949:2016.

Desde as alterações da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015, muitas outras normas estão sofrendo revisões. Suas comissões técnicas estão criando novas versões, com o objetivo de melhor adequar os requisitos das normas ao contexto atual dos negócios.

Uma das normas modificadas foi a ISO/TS 16949, pois ela estava baseada na versão 2008 da ISO 9001.

O que é a IATF 16949:2016?

Esta norma auxilia na implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade em organizações do setor automotivo.

A IATF 16949:2016 pode atuar como um braço da ISO 9001:2015. A nova norma não é um padrão de gerenciamento de qualidade autônomo, pois a sua implementação complementa a ISO 9001.

Diante do cenário automotivo, onde os produtos e serviços oferecem altos riscos e altos custos, o objetivo da IATF 16949:2016 é prover a melhoria contínua, promovendo a prevenção de defeitos e a redução das variações de desperdícios na cadeia de suprimento.

Ao contrário da versão anterior, ISO/TS 16494:2009, o documento da IATF 16949 não contém o texto da ISO 9001:2015. O escrito da nova versão apresenta apenas requisitos adicionais específicos do setor automotivo.

Entretanto, o cumprimento dos requisitos da ISO 9001:2015 ainda é uma obrigatoriedade. Isto garante o alinhamento total da IATF 16949 com os requisitos da ISO 9001:2015.

Sendo assim, conceitos como mentalidade de risco, informações documentadas, conhecimento organizacional e entre outros estão presentes na IATF 16949.

Por que implementar IATF 16949:2016?

Um motivo simples para esta resposta, seria: o meu maior cliente exige, logo eu tenho que ter.

Mas, vamos além!

O Brasil, um dos maiores mercados de veículos do mundo, possui altos níveis de competitividade e atratividade no setor automotivo.

Alta competitividade é sinônimo de grandes desafios, dessa forma as organizações deste mercado equipadas com os melhores recursos estratégicos alcançam uma vantagem expressiva sobre os concorrentes diretos e indiretos.

Um Sistema de Gestão da Qualidade é um recurso fundamental para gerenciar toda a organização, oferecendo suporte na busca constante por melhorias e, principalmente, no desenvolvimento do pensamento estratégico em todos colaboradores.

A IATF 16949 é o meio de se conseguir um Sistema de Gestão da Qualidade focado nos desafios constantes de toda cadeia produtiva do mercado automotivo.

Fique Atento!

A certificação para IATF 16949 é uma obrigatoriedade para fabricantes de peças automotivas.

Por isso, se sua empresa possui ISO/TS 16949:2009 você tem que realizar a transição da norma até 14 de setembro de 2018.

Vale destacar que após 1 de outubro de 2017, não poderão ser realizadas auditorias da ISO/TS 16949:2009.

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Programa 5S – Vantagens e Desvantagens.

O programa 5S, desenvolvido no Japão, é uma técnica voltada para a manutenção da ordem e organização do ambiente de trabalho.

Para isto, a metodologia prioriza o desenvolvimento de uma cultura voltada para a disciplina no local de trabalho.

O interessante do 5S é a sua adaptação em qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho. Para termos noção, há pessoas aplicando as etapas do programa em sua vida pessoal.

Como usar?

O significado por trás do símbolo “5S” consiste numa lista de “sensos” que devem ser desenvolvidos para se alcançar o objetivo final do programa.

A seguir resumiremos os “sensos” utilizando uma tabela, a fim de facilitar a compreensão das etapas do 5S.

5S Aplicação Questões importantes Lemas
Seiri Senso de organização e utilização. Verifique todo o local de trabalho e classifique o que é relevante ou supérfluo.

Mantenha somente as coisas importantes no ambiente de processo.

O que deve ser jogado fora?

O que deve ser guardado em um depósito?

O que pode ser útil para outra pessoa?

É útil hoje? Conserve! Não é útil? Descarte
Seiton – Senso de ordem. Após eliminar todos os itens desnecessários, organize os necessários. Há um lugar para cada coisa?

Cada coisa está em seu lugar?

Cada coisa, após o uso, está em seu devido lugar?

Organizar traz mais espaço, mais conforto e mais tranquilidade!
Seisô – Senso de limpeza. Além da organização, o ambiente e os utensílios dele devem estar sempre limpos e em ótimas condições de uso. Cada um da equipe está sendo responsável pelo seu espaço?

Todos limpam o que usam antes de guarda-los?

Limpe a sujeira e encontre um destino certo para o lixo!
Seiketsu – Senso de padronização, saúde e higiene. Nesta etapa, a prioridade é padronizar a aplicação dos primeiros 3S. Isto auxiliará a criar procedimentos específicos para a arrumação do ambiente de trabalho. A empresa tem padrões para a aplicação dos 3S acima?

Em um ambiente limpo, a segurança está sendo maior?

Em um ambiente limpo, gasta-se menos com produtos de limpeza

Quem não cuida bem de si mesmo, não merece credibilidade!
Shitsuke – Senso de disciplina e autodisciplina Tornar os 4S anteriores uma disciplina, em outras palavras criar um novo elemento na cultura organizacional da instituição. Há disciplina para manter a ordem, a rotina e o constante aperfeiçoamento?

Os 5S estão na rotina das pessoas?

As pessoas seguem fielmente as diretrizes dos 5S?

Faça o que tem que ser feito mesmo que ninguém veja!

Fonte: Adaptado de Almeida, M. G.¹  

Após discutirmos o programa 5S, vamos para o que realmente interessa neste post!

Precisamos analisar criticamente quais são as vantagens e desvantagens de aplicar o 5S em sua organização.

Desvantagens

O rotineiro é analisar primeiro as vantagens, porém se você der uma busca simples no Google, encontrará milhares de textos expondo os benefícios do 5S, por isso iniciaremos pelas desvantagens.

Provavelmente você já leu, ouviu e escutou alguma palestra sobre o programa 5S. Após o contato com o assunto, surgiu em sua mente uma luz para a solução de alguns problemas do cotidiano de sua empresa, e, com isso você pensou: Vou implementar o 5S! Entretanto, por algum motivo não houve sucesso na implementação.

Essa situação não podemos a classificar como hipotética, pois ela é a realidade de muitos gestores ao tentarem implementar qualquer sistema ou programa focado na qualidade.

Um dos principais motivos e a principal desvantagem evidenciada ao longo dos anos por nós, da Templum Consultoria Ilimitada, é o descrédito dos colaboradores quando o assunto é a busca sistemática pela qualidade.

Com o programa 5S não é diferente!

A equipe de trabalho deve enxergar a metodologia como um recurso intangível capaz de prover melhorias significativas nos resultados da organização.

Se no primeiro “S” os colaboradores não se comprometerem em eliminar tudo que é desnecessário, logo o ambiente ficará carregado de problemas, nos quais afetarão diretamente a eficiência na execução dos processos.

Por esse motivo recomendamos duas dicas:

Dica 1: Quer eliminar o descrédito dos colaboradores? Se comprometa com o 5S, principalmente se você possui uma função de liderança na sua empresa. As pessoas precisam enxergar os benefícios, dado que o ser humano prefere ver, para assim crer!

Dica 2: Escolha uma pessoa com o perfil ideal para coordenar todo o programa 5S. Essencialmente, um colaborador com a área de trabalho de seu computador e a sua mesa toda organizada pode ser um sinal rsrsrs. Tirando as brincadeiras, não adianta exigir de alguém desorganizado e sem senso de disciplina para gerenciar o processo, com certeza será um desastre.

Vantagens

Sem dúvida, a principal vantagem é a cultura de disciplina adquirida com a implementação do 5S.

O “senso de disciplina” gerado através do programa, apesar de intangível, é possível fotografá-lo. Como assim?

O pai do 5S, Hiroyuki Hirano, recomenda fotografar o ambiente de trabalho antes e depois da aplicação do programa².

Pois bem! Uma imagem vale mais que mil palavras!

Com a fotografia é bem provável que você se impressione com os resultados físicos, mas sem dúvida os resultados não físicos, como produtividade, eficiência e satisfação dos colaboradores internos serão mais surpreendentes.

Comece agora!

Este post está sendo escrito no final do ano, provavelmente você pense: o melhor momento para começar a implementação do programa 5S é no começo do próximo ano. Não! Os resultados do 5S são para agora.

Investir no 5S trará resultados reais!

Quer saber mais? Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, somos especialistas quando o assunto é Qualidade. Consuma o máximo de nossos materiais! Temos certeza que podemos te ajudar.   

Referência

¹ALMEIDA, M. G. Pedagogia Empresarial: Saberes, Práticas e Referências. Rio de Janeiro: Brasport, 2006.

²NAKAGAWA, Marcelo. FERRAMENTA: 5S PARA EMPREENDEDORES. Disponível em: <http://cms-empreenda.s3.amazonaws.com/empreenda/files_static/arquivos/2012/08/21/ME_5S.PDF>. Acesso: 29 de nov. de 2016               

 

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Categoria Diamante do PQTA premia 55 Cartórios no país

Foi divulgado pela ANOREG a relação dos cartórios premiados na Categoria Diamante do PQTA (Prêmio de Qualidade Total Anoreg), em evento realizado no último dia 18 de novembro.

A cerimônia marcou a coroação de 55 Cartórios que receberam a premiação Diamante do PQTA, a mais alta comenda de qualidade da entidade e a Templum se orgulha muito em fazer parte dessa história pelo segundo ano consecutivo com o Tabelionato de Protestos de Títulos de Contagem.

A lista completa dos cartórios premiados pode ser conferida no artigo publicado pela ANOREG, no link: http://migre.me/vC9ar.

O Prêmio

O Prêmio visa reconhecer os cartórios de todo o país, que apresentam os requisitos de qualidade e eficiência em gestão organizacional e prestação de serviços ao público. Atualmente o prêmio está em sua 12ª edição e todos os cartórios brasileiros podem se inscrever para participar.

Assim como qualquer empresa precisa investir em sua qualidade para conquistar melhores resultados, os cartórios também devem seguir neste mesmo caminho.

Diferente do que ocorria antigamente, hoje os cartórios precisam mostrar resultados para se manterem ativos. E para a conquista desses resultados, é necessário que se invista em qualidade para otimizar processos, melhorar o atendimento, diminuir custos, entre outros fatores necessários.

Dessa forma, a preparação para participar do Prêmio de Qualidade Total ANOREG, pode ser uma porta que se abre para que a serventia alcance melhores desempenhos e seja reconhecida pelo público com maior credibilidade.

Como implementar

Sabemos que a busca pela qualidade nem sempre é uma tarefa fácil para os seus gestores. Saber o que é preciso melhorar e como deve ser realizado, pode ser uma das tarefas mais difíceis nesta busca.

Para guiar os tabeliães no processo de qualidade de seus cartórios, o PQTA se apoia na ISO 9001 que é a norma oficial para a qualidade em processos, na NBR 15906 que tem o foco na gestão empresarial para serviços notariais e de registro e em normas de acessibilidade e sustentabilidade.

Vale destacar ainda que a contratação de consultorias especializadas nessas normas, como a Templum pode auxiliar ainda mais na implementação desses requisitos no cartório.

Como lucrar com a ISO 9001

A norma ISO 9001 em sua edição que foi lançada em 2015 assume de vez a sua posição estratégia.

Na teoria tudo muito bonito, porém, apesar de toda a conscientização e debate que existe em torno dessa nova norma, 01 ano após a sua publicação, ainda vejo 02 grupos muito distintos e distantes um do outro, que são os gestores das empresas que continuam achando que tudo não passa de um certificado na parede e os RD´s que continuam se preocupando principalmente com seus preciosos documentos.

E quer saber a notícia ruim: a sua empresa continuará com resultados pouco expressivos com a ISO 9001 enquanto os dois grupos não mudarem a forma de pensar.

Mas como mudar esse cenário e realmente lucrar com a ISO 9001?

Oras, começando do começo… Estranho não? Mas é exatamente isso. E é por isso que começo essa coluna com esse tema!

A base da norma ISO 9001 são os Princípios da Qualidade, que são:

  • Foco no cliente;
  • Liderança;
  • Engajamento das pessoas;
  • Abordagem de processos;
  • Melhoria;
  • Tomada de decisão baseada em evidência;
  • Gestão do relacionamento.

Se procurarmos o significado da palavra base no dicionário, encontraremos as definições: princípio, origem, fundamento, linha que sustenta as outras linhas…

Isso quer dizer que o sucesso sustentado da norma, ou seja, que a empresa só terá lucro com a implementação da ISO 9001, quando houver a aplicação real dos princípios da qualidade.

Mas, como aplicar os princípios da qualidade?

Existe um roteiro simples com 10 passos para essa aplicação de todos os princípios da qualidade:

  1. Entenda a missão da empresa, o direcionamento estratégico, o benefício central dos produtos oferecidos, a proposta de valor e o público alvo (FOCO NO CLIENTE E LIDERANÇA);
  2. Defina os processos que atuam nessa proposta de valor e que garantem a entrega do resultado pretendido e os riscos que podem impossibilitar essa entrega (ABORDAGEM DE PROCESSOS);
  3. Defina planos de ação de forma a minimizar os possíveis riscos (MELHORIA);
  4. Identifique as atividades chaves e os recursos necessários para a realização dessas atividades (ABORDAGEM DE PROCESSOS);
  5. Garanta a disponibilização dos recursos com parceiros de negócio (GESTÃO DO RELACIONAMENTO);
  6. Monitore os resultados encontrados e a satisfação dos clientes e parceiros (TOMADA DE DECISÃO COM BASE EM EVIDÊNCIA);
  7. Defina planos de ação para resultados fora do padrão estabelecido (MELHORIA);
  8. Acompanhe a implementação dos planos de ação (MELHORIA);
  9. Mantenha a sua equipe informada de todos os passos anteriores e resultados encontrados (ENGAJAMENTO DAS PESSOAS);
  10. Realize os 09 passos anteriores de forma cíclica (pdca) e no início de um novo ciclo, sempre estabeleça uma meta desafiadora no direcionamento estratégico.

Repare que apesar de parecer estranho, em nenhum momento falamos em documentos. Isso porque os documentos agora são recursos para a entrega do resultado das atividades e não atividades obrigatórias do sistema de gestão. Da mesma forma, não temos como realizar os passos acima, com uma direção que não segura o manche do barco e aponta a direção correta a seguir.

Vamos tentar mudar?

Então hoje eu faço um convite a gestores e RD´s de empresas que são certificadas ou que estão em processo de certificação para uma análise do sistema de gestão e aplicação do roteiro acima. Eu garanto que a correta aplicação desses tópicos trarão retorno sobre o investimento da certificação e que a empresa colherá imensos benefícios com a implementação do sistema de gestão.

Vamos tentar? Me conte aqui como foi a sua experiência.

O programa 5S e a ISO 9001:2015

A ISO 9001:2015 não é um sistema de gestão exclusivista. Em muitos momentos, a utilização de outras ferramentas gerenciais é uma necessidade na sua implementação. Por exemplo, ao definir o contexto da organização é comum os RDs utilizarem a matriz SWOT, com a intenção de identificar as ameaças e oportunidades no ambiente externo e os pontos fortes e fracos internamente. Uma outra ferramenta extraordinária para facilitar na implementação da ISO 9001:2015 é o programa 5S.

O ambiente de trabalho.

Na ISO 9001:2015 o ambiente de trabalho sofreu uma alteração importante, a começar pelo nome modificado para “o ambiente para operação de processos”. Agora, ao tratar deste requisito, o RD deve determinar e providenciar formas de manter o ambiente nas condições adequadas.

Outro ponto importante desta mudança é a noção de conjunto de condições contido no “ambiente para operação de processos”. O conjunto de condições, diz respeito a todos os fatores, como temperatura, iluminação, organização do espaço físico e entre outros, nos quais interferem, direta ou indiretamente, nos processos da organização.

Uma tarefa fundamental é identificar o conjunto de condições do ambiente. Para isto, os gestores devem possuir o conhecimento real dos processos e dos recursos necessários para o funcionamento da empresa. Por exemplo, num processo de digitação diária, um computador é um recurso necessário.  Ao analisar o processo mais o recurso é possível determinar quais são os conjunto de condições deste determinado processo.

No processo de digitação, a iluminação é um dos exemplos das condições do ambiente desta atividade, porém existem outros fatores que também podem interferir diretamente no desempenho desta rotina.

Logo, com a identificação das condições, feita inicialmente, é possível determinar o impacto daquele fator em determinado processo.

Um erro comum é afirmar que um ambiente não adequado afeta somente os fatores físicos da instituição. Fatores psicológicos, como stress, também são ocasionados em um ambiente fora das condições adequadas.

Me permita utilizar o meu exemplo. Semanalmente, eu elaboro novos textos para o blog Certificação ISO, com isso temos um processo que chamaremos de “elaboração de posts para o blog”. Nesta atividade, essencialmente, os recursos necessários são um computador com acesso à internet, uma mesa, uma cadeira (existem outros, mas vamos considerar estes). Logo, os aspectos ergonômicos são uma das condições que poderão afetar diretamente o desempenho do processo.

Se a minha cadeira não for ajustável a minha postura, em breve desenvolverei problemas com a minha coluna, prejudicando assim o meu desenvolvimento neste processo.

Estou utilizando um exemplo do meu dia a dia, mas, contudo, vale destacar que cada tipo de empresa possui o seus próprios processos, recursos e os conjuntos de condições, nos quais formam “o ambiente para a operação de processos”.

Como foi apresentado anteriormente, um dos desafios propostos neste novo requisito da ISO 9001:2015 é manter o ambiente em condições adequadas, de modo que os processos de sua organização não sofram maiores prejuízos.

Neste momento que entra o programa 5S!

Como sabemos, o 5S é um programa de Gestão da Qualidade focado no aperfeiçoamento de aspectos como organização, limpeza e padronização do ambiente. Sendo assim, um meio para atender a etapa relacionada ao “ambiente para a operação de processos”, da ISO 9001:2015, pode ser a aplicação da metodologia 5S.

O programa possui cinco sensos, nos quais são: senso de utilização (Seiri); senso de organização (Seiton); senso de limpeza (Seiso); senso de padronização (Seiktsu); senso de disciplina (Seitsuke).

Algo curioso sobre os cinco sensos é o fato de um ser consequência do outro, ou seja, só consegue buscar atender o senso de organização, após verificar o senso de utilização e assim por diante.

Pensando na utilização do programa 5S como uma ferramenta de apoio no cumprimento dos requisitos da ISO 9001:2015, a metodologia pode atuar como um norte na mudança do “ambiente para a operação de processos”, uma vez que o principal benefício da metodologia é proporcionar uma mudança na cultura organizacional de uma empresa.

Eliminar materiais obsoletos, executar, constantemente, a limpeza do local de trabalho e manter a ordem implantada são alguns exemplos de elementos culturais gerados através do programa 5S.

Resumindo, com a aplicação do 5S, o resultado esperado é criar um senso de disciplina (Seitsuke), com o propósito de todos os colaboradores buscarem constantemente formas e meios de manter o “ambiente para operação dos processos” sempre em perfeitas condições de uso.

Independente da sua empresa, um ambiente de trabalho adequado potencializa os resultados de curto e longo prazo. Por isso, a utilização do 5S na implementação da ISO 9001:2015 possibilita a melhoria contínua.

ISO 9001:2015 e 5S, como um complementa o outro?

Imagine que ao iniciar a implementação da ISO 9001:2015, em algum momento do processo você identifique uma não conformidade em algum elemento relacionado ao ambiente de trabalho. Logo, a metodologia 5S pode proporcionar uma ação real para eliminar ou diminuir esta contrariedade.

Quer saber mais? Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, estamos à disposição para esclarecer todas as suas dúvidas.

Dia mundial da qualidade

Em novembro comemoramos o dia mundial da qualidade.

O evento tem como visão divulgar e promover o uso de ferramentas da qualidade em diversos tipos de ambientes, seja ele empresarial ou social. Dessa forma, temas como: erros em sistemas produtivos, segurança alimentar, recalls, perdas financeiras e entre outros são discutidos com o objetivo de disseminar a cultura da qualidade.

Um evento desta magnitude, no qual o foco é capacitar pessoas ao redor do mundo, não pode passar despercebido. No final do texto teremos o link que direcionará o leitor direto para o site do evento.

Porém, gostaríamos de comentar algo relevante destacado no próprio site. Provavelmente, seja um dos focos centrais das discussões e debates que ocorrerão no mês da qualidade, que é responder a seguinte pergunta:

O que é qualidade?

Essa sim é uma pergunta difícil de responder!

Definir qualidade é uma tarefa difícil. Isto ocorre, uma vez que não existe uma definição universal e singular que abranja todas as propostas do conceito.

Para termos noção o website do evento apresenta sete definições do conceito qualidade, entre elas estão:

  • Qualidade é a satisfação das necessidades;
  • Qualidade é o intangível que torna o mundo tangível melhor;
  • Qualidade é o que o cliente diz que é;
  • Qualidade é a conformidade com uma especificação;
  • Qualidade é a busca sistemática de excelência;
  • Qualidade é o nível em que a organização atende todas as necessidades e expectativas de todos os seus stakeholders.

Apesar das diferenças conceituais, em um contexto prático, nós da Templum gostamos de utilizar o conceito “adequação ao uso”.

O conceito de qualidade como “adequação ao uso”, pode ser ilustrado da seguinte maneira: imagine que você possua um produto, no qual você o reconheça como um “produto de qualidade”, mas quando seu consumidor adquire um exemplar dele não consegue perceber a mesma qualidade que você, pelo contrário, o cliente vê o produto como inadequado para o “uso”. Resumindo, a definição de “adequação ao uso” é alcançada a partir do momento que o usuário do produto ou serviço consegue perceber a qualidade e para alcançar esse estágio é preciso mudar a lente utilizada para enxergar os clientes. Mudar de foco no cliente para o foco do cliente. Olhar com ele, na mesma direção, para assim oferecer produtos e serviços que satisfaçam as necessidades, tornando a experiência tangível, com especificações conformes e com alto nível de excelência.

É por isso que gostamos tanto do conceito: “Adequação ao uso”!

Esse debate vai longe!

Todo esse debate, aparentemente teórico, vem avançando ao longo de décadas, por isso o mês mundial da qualidade é tão relevante para nós.

Para termos noção, existem atualmente ao redor do mundo vários acontecimentos e eventos de grande importância que possuem um objetivo comum: debater temas inerentes a qualidade.

O site do evento divulga os esforços de organizações de diferentes países para promover a cultura da qualidade. Entre alguns exemplos, estão:

  • No Japão, desde 1960, o mês de novembro é designado como o “mês da qualidade”. Neste período são organizadas atividades para desenvolver a conscientização sobre todos os controles de qualidade existentes (Japanese Standards Association).
  • Na China, desde 1968, o “mês da qualidade” acontece em setembro (Baidu Baike & China Quality Month).
  • Nos Estados Unidos e Canadá, o mês de outubro é destinado como o “mês da qualidade”, no qual deu início em 1988. Nestes países são realizadas campanhas de conscientização para encorajar negócios, indústrias, órgãos governamentais e a academia para focarem na importância estratégica da qualidade e da melhoria contínua (National Quality Month).

Enfim, caro leitor, este post foi escrito para alertar a existência deste importante acontecimento. A propósito aqui é apenas um resumo do que realmente acontece nestes dias.

Nós da Templum temos a responsabilidade de estarmos antenados sobre tudo o que acontece sobre qualidade. Consideramos isto nossa obrigação!

Para mais informações, acessar: http://asq.org/world-quality-month/index.aspx

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Melhoria contínua: processo gradual ou de ruptura?

Se ao ler o título deste post a primeira resposta que surgiu em sua mente foi “depende!”, você acertou a resposta.

Ao implementar a ISO 9001 é possível em alguns momentos os gestores e responsáveis pelo processo se deparem com alguns requisitos exigidos que representam uma mudança gradual ou de ruptura.  Diante desse cenário, o texto de hoje apresentará os conceitos presentes nestes dois tipos de processos.

O importante é mudar sempre!

Existem muitos motivos para implementar um SGQ, no entanto, o mais significativo é desfrutar das melhorias que ele pode proporcionar.

Quem adota um SGQ, consequentemente, adota um processo de melhoria contínua, que em alguns momentos gera mudanças radicais em outros mudanças graduais.

Antes de qualquer explicação sobre os tipos de melhorias existentes e seus benefícios e malefícios, vale destacar que tanto um processo de mudança gradual como o de ruptura partem das necessidades internas ou externas de qualquer tipo de instituição, em outras palavras as necessidades são um start para iniciar um processo de melhoria contínua.

Mudança gradual:

Uma mudança gradual pode ser caracterizada da seguinte maneira: imagine um determinado empresário que antes de se deparar com um problema iminente na sua linha produtiva, propõe ações de melhoria antecipadamente, treinando seu pessoal, adquirindo novos equipamentos, entre outras ações consideradas menores, mas que causam um grande impacto no futuro. Logo, quando o problema aparecer, ele vai estar pronto para enfrentá-lo, sem maiores dificuldades.

Esta situação hipotético ilustra a melhoria contínua como um processo de mudança gradual.

Os inputs das mudanças graduais são diversificados. Do ponto de vista interno, o atendimento de uma necessidade da equipe de trabalho com a finalidade de melhorar desempenho dos colaboradores. Externamente, uma legislação que vai impactar diretamente os produtos de uma organização também seria um input importantíssimo para iniciar um processo de mudança gradual.

Treinamentos, investimentos em novos equipamentos de trabalho e avaliações de processo são exemplos de ações que podem alterar o cenário de qualquer organização.

Estes tipos de melhorias são aceitos com mais facilidade pelos colaboradores internos e externos, pois são realizados esforços constantes e rotineiros para propor soluções menos complexas e facilmente aplicáveis. Estas modalidades são ótimas para alcançar objetivos de longo prazo, devido ao tempo de planejamento e execução diante das exigências organizacionais.

Em contrapartida, nem sempre as demandas de uma empresa são atendidas a longo prazo. Há carências de curto prazo que obrigam uma resposta imediata dos gestores, sendo nestes casos uma obrigatoriedade buscar respostas pontuais, invalidando assim todo processo de melhoria contínua gradual.

Ruptura:

A melhoria contínua baseada em processo de ruptura representa uma alteração radical nos produtos, processos, serviços e na forma de gerenciar a empresa como um todo. Uma ruptura baseia-se na substituição do que é obsoleto e antigo por algo totalmente diferente, em alguns casos inovador.

Mudanças no comportamento do cliente, da concorrência, das tendências de mercado, entre outras podem criar a oportunidade para melhoria contínua baseada na ruptura.

Assim como a mudança gradual, a de ruptura também apresentam motivos internos e externos que despertam o processo de melhoria.

Um motivo interno pode ser a necessidade da implantação de um novo software de gestão, dado que estes novos recursos alteram toda forma de trabalhar da sua equipe. Um motivo externo, poderia ser a descoberta de uma nova matéria prima, na qual desse um avanço significativo na qualidade de certo produto da organização.

Existem muitos exemplos de novos modelos de negócios, classificados como inovadores, que causaram uma mudança radical em todo mercado a sua volta. Um exemplo, apesar de controverso, é o Uber. A empresa revolucionou a forma de oferecer serviços de transporte em muitos lugares.

Todo impacto causado pelo Uber nos serviços de mobilidade urbana tem gerado uma ruptura nas empresas que atuam neste tipo de negócio (quem dirá os taxistas). As polêmicas do Uber devido as legislações e regulações são pertinentes, porém não é ponto de destaque deste texto. Os concorrentes do Uber deveriam observar a ruptura causada pelo serviço oferecido e, com isso rapidamente iniciar um modo de se adaptar ou superar os serviços do mesmo.

A melhoria contínua como processo de ruptura é fundamental para projetos de curto prazo, nos quais devem apresentar um começo, meio e fim.

Como citado anteriormente, rupturas são causadas por demandas que mudam a forma de trabalhar de toda a organização, por isso exigem prazos determinados para se iniciar e terminar estas alterações.

Vale comentar que estes processos causam desconfortos, pois as melhorias podem alterar rotinas de trabalho, estruturas organizacionais e formas de gerir um negócio.

Melhorias não ocorrem do acaso!

Assim como a própria nomenclatura sugere, a melhoria contínua apresenta a ideia de algo dinâmico e constante.

Qualquer processo de desenvolvimento e aplicação de novas alterações impactam significativamente tanto os indivíduos como a estrutura organizacional de uma empresa. Apesar da melhoria contínua indicar um caminho de ganhos significativos para uma organização, a sua aplicabilidade e a forma de condução pode ser um perigo se não for bem gerenciada.

Um estudo recente¹ identificou alguns fatores que influenciam a sustentação dos resultados em processos de melhoria contínua, entre eles destacaremos os seguintes:

  • Alinhar o processo de melhoria com a estratégia da organização – o planejamento estratégico deve apresentar claramente as formas de condução e os objetivos dos processos de melhoria contínua;
  • Estruturar a comunicação entre todos os envolvidos no processo – uma boa comunicação entre os participantes, sem sombra de dúvida, é um dos aspectos fundamentais para o bom andamento do projeto;
  • Incentivar o trabalho colaborativo através do aprendizado mútuo entre as partes – implementar um programa de melhoria fomenta a busca de novos conhecimentos e habilidades, deste jeito a equipe de trabalho deve possuir como lema o trabalho colaborativo, no qual todos devem estar comprometidos em ajudar um ao outro, com a intenção de alcançar um objetivo comum;
  • Capacitar constantemente os indivíduos chave no programa – todo processo de melhoria contínua envolve o levantamento de pessoas responsáveis como elementos chave na gestão destes programas, por isso os mesmos precisam ser capacitados para poderem passar os direcionamentos necessários para todos os colaboradores.

Os desafios para qualquer tipo de melhoria são constantes, mas não se assuste com os desafios. As conquistas geradas promovem o crescimento da organização perante o seu mercado de atuação.

Gostou do texto? Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, gostaríamos de nos colocar à disposição caso haja qualquer dúvida. Conte conosco!

 


¹ JUNIOR, Roberto Jorge; DA SILVA, Dirceu; JUNIOR, Roque Rabechini. Avaliação de Fatores e Variáveis que Influenciam a Sustentação de Programas de Melhoria Contínua na Visão de Especialistas. Iberoamerican Journal of Strategic Management (IJSM), v. 15, n. 3, p. 88-101, 2016.

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Utilizando a ISO 9001 para planejar as ações estratégicas de sua empresa

Resumir a ISO 9001 a uma atividade de preenchimento de documentos é, sem sombra de dúvida, a pior avaliação que um gestor envolvido no processo de implementação pode fazer.

Um exemplo disso é que no desenvolvimento de um sistema de gestão da qualidade, como a ISO 9001:2015, um dos requisitos é compreender o contexto da organização, tanto internamente, quanto externamente.

Porém, não é o objetivo deste post aprofundar sobre o tema de processos de tomada de decisão. O exemplo acima foi utilizado para elucidar a importância de compreender um sistema de gestão da qualidade como um processo estratégico de uma organização.

O nosso objetivo nesse texto é responder ao seguinte questionamento: Por que a ISO 9001 pode ser considerada um recurso estratégico importante?

1°) A ISO 9001 auxilia o gestor a entender o que sua organização é e pode ser.

No mínimo, provocante esta declaração, mas é verdade!

Muitos gestores, ao desenvolverem seus negócios durante os anos, não conseguem definir ao certo quais são os objetivos principais da organização.

Entretanto, vale destacar, isto não é sinônimo de fracasso. Em muitos momentos podemos nos deparar com empresários que não sabem ao certo qual a missão, visão e valores de sua empresa, mas apresentam negócios rentáveis e com um futuro promissor. No entanto, este não é o caso da maioria, e, sim, da minoria.

A ISO 9001 tem por objetivo auxiliar as pessoas a compreenderem o que realmente suas empresas são e o que elas podem ser em alguns anos.

Entender os objetivos principais de sua empresa pode alavancar os seus ganhos de eficiência e a ISO 9001 pode ajudar no direcionamento de esforços em atividades primordiais para a companhia.

2°) A ISO 9001 auxilia na formulação de uma estratégia para qualquer organização.

Imagine que você, como empresário, tenha um objetivo ambicioso de atender a uma demanda de mercado, cujo propósito, apesar de ser muito audacioso, não é impossível. Com certeza, há uma necessidade de elaborar uma estratégia bem definida.

Um dos requisitos a ser atendido na implementação da ISO 9001 é fazer os gestores pensarem estrategicamente. Para isso, é preciso compreender a fundo quais são os pontos fortes e fracos de sua organização. Com isso, os gestores de qualquer negócio podem se preparar para as demandas de seu mercado de atuação.

3°) A ISO 9001 prepara a organização para os riscos inerentes ao seu negócio.

Tudo na vida envolve riscos. Uma simples viagem de família possui seus riscos, como: o pneu do carro furar; o clima estar chuvoso, impedindo, assim, os passeios e a diversão.

No ramo dos negócios não é diferente!

Os pontos fracos internos podem representar perigos para qualquer organização. Em um exemplo bem simples, imagine um empresário que possui um ótimo produto, mas uma equipe de vendas pouco capacitada, logo todo seu negócio estará comprometido.

Os riscos externos ou ameaças também podem ser gerenciados em um sistema de gestão da qualidade. Riscos externos podemos exemplificar como: concorrência; novos produtos no mercado; novas leis e regulamentações; falta de matéria prima para o produto final e etc.

Não importa o risco ou a sua origem, o administrador de uma organização deve estar atento a todos estes elementos que podem trazer dificuldades reais para qualquer projeto e estratégia da empresa.

Para isto, um sistema de gestão bem gerenciado pode munir qualquer um para enfrentar os desafios existentes.

Planeje-se!

Como foi apresentado, a ISO 9001 realmente aprofunda o conhecimento estratégico de qualquer organização. De forma resumida e clara, um sistema de gestão da qualidade apresenta as ferramentas necessárias a qualquer gestor, seja ele de pequena, média ou grande empresa, para planejar estrategicamente os passos de sua organização.

Mais alguma dúvida? Nós da Templum Consultoria Online estamos à disposição para responder a qualquer um de seus questionamentos.

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Câmara Municipal de Sete Lagoas é a primeira do país a alcançar versão 2015 da ISO 9001

Em apenas nove meses de trabalho, tempo recorde segundo especialistas, a Câmara Municipal de Sete Lagoas conseguiu a certificação ISO 9001 com a mais atual versão, 2015.

A segunda e última fase da auditoria realizada por representantes da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) aconteceu nos dias 26 e 30 de setembro. O Legislativo de Sete Lagoas é o primeiro órgão público do Brasil a conseguir a última versão do certificado.

Foto: Ascom CâmaraFoto: Ascom Câmara

Tecnicamente a “prestação de serviço de apoio administrativo ao processo legislativo” foi o alvo da certificação. Na prática, todos os processos nos departamentos administrativos foram otimizados para que a população seja mais bem atendida e o trabalho parlamentar mais agilizado. O Representante da Direção (RD) e Controlador Geral da Câmara, Gilmar Junior, exemplifica que “agora o cidadão procura algum serviço na secretaria e tem retorno rápido”.

Processos nos setores de informática, patrimônio e almoxarifado também foram implantados e auditados garantindo a partir de agora mais eficiência, agilidade e, principalmente, economia do recurso público. “Não há maios gastos desnecessários com material de consumo, por exemplo. O almoxarifado trabalha com estoque mínimo garantindo eficiência”, completa Junior.

O trabalho teve início em fevereiro, quando os processos começaram a ser implantados com auxílio do consultor em gerenciamento, Carlos Eduardo, que afirmou na época que a Câmara seria exemplo para o Brasil quando o selo fosse alcançado. Atualmente no país 20 Câmaras possuem a chancela, mas ainda com a versão 2008.

Foto: Ascom CâmaraFoto: Ascom Câmara

A certificação ISO 9001 foi uma das promessas do atual presidente Fabrício Nascimento (PRB) que já alcançou resultados positivos com o selo em empresas privadas. “Com o sistema de gestão de qualidade, todas as atividades de departamentos como recursos humanos, compras, gestão de estoque e administração trabalham com foco em otimização, redução de custos e melhoria dos resultados. As medidas garantem ainda mais transparência, além de respeito ao cidadão e ao recurso público”, avalia o gestor.

O que é ISO 9001

A expressão ISO 9001 designa um grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral, qualquer que seja o seu tipo ou dimensão. A sigla “ISO” refere-se à International Organization for Standardization, organização não governamental fundada em 1947, em Genebra, e hoje presente em cerca de 162 países. A sua função é promover a normatização de produtos e serviços, para que a qualidade dos mesmos seja permanentemente melhorada.

De acordo com a Templum Consultoria, especialista em ISO 9001, ter um selo de gestão da qualidade traz, além da padronização dos serviços e melhoria nos processos, confiabilidade maior da população em relação aos serviços públicos. Desta forma, aos poucos a imagem de que toda repartição é burocrática e lenta vai sumir gradativamente, afinal, todos esperam receber um bom atendimento e ter seu problema solucionado da maneira mais fácil e rápida.

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Resistência à mudança: como superar as dificuldades nos processos de implementação de sistemas de qualidade?

Um dos maiores dilemas na implementação de qualquer certificação de qualidade, seja ele as ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, entre outros, é a resistência à mudança.

Existe uma lista de possíveis dificuldades para implementar qualquer sistema da qualidade, umas criadas pela mente das pessoas, outras por falta de atitude dos gestores que impedem as empresas de avançarem em busca de melhorias significativas para seus negócios.

Os autores Brown, Hithcock e Willard¹ relatam em seu livro uma lista de empecilhos encontrados na implementação de programas de qualidade em empresas americanas. Os motivos enumerados são:

  • O alto escalão da empresa – gestores e diretores – não demonstra comprometimento com o programa;
  • Somente após muita pressão externa permite-se o início da implementação de um programa;
  • A equipe diretora utiliza-se de elementos de ameaças para impor aos colaboradores as mudanças;
  • Centralizar o poder na mão de uma só pessoa;
  • Estabelecer normas para a melhoria da qualidade sem entender a situação real da organização;
  • Decisões tomadas erroneamente por falta de conhecimento técnico;
  • Fornecer treinamentos ineficazes em conceituação de qualidade, liderança e utilização de ferramentas da qualidade.

Cuidado! Esta lista de problemas pode aumentar!

Diante deste cenário de desafios, os estudiosos Wood Jr. e Urdan² compartilham algumas lições valiosas para superar os obstáculos impostos pela resistência às mudanças.

  1. A alta gerência da organização deve estar inteiramente comprometida com a implementação do sistema de qualidade.

Não adianta propor as mudanças que a implementação de um sistema de qualidade dispõe para toda a equipe de colaboradores se o alto escalão da empresa não estiver comprometido com elas.

O comprometimento da equipe gestora na implantação é fundamental para motivar todos os envolvidos no processo. As atitudes diante das mudanças são reflexos para todo o time de trabalho.

  1. Focar prioritariamente o consumidor.

As melhorias de processos, redução de custos, diferenciação no produto ou serviço, entre outros benefícios, resultantes de sistemas de qualidade, têm foco exclusivo em tornar a empresa mais competitiva perante o mercado em que ele atua.

Com isso, a organização se torna mais estruturada para manter os clientes atuais mais fidelizados aos seus produtos e serviços, além de conquistar novos e potenciais consumidores.

Sendo assim, antes de resistir às mudanças que os programas de qualidade podem causar, foque nos benefícios que isto trará aos seus clientes.

  1. Se apropriar do benchmarking

Aprenda com os melhores. Existem vários casos de empresas que implementaram sistemas de qualidade. Elas servem como um norte.

O acesso à informação nunca foi tão fácil como em nossos dias. Adquirir mais conhecimento sobre o concorrente e observar a fundo todas as suas ações tornou-se uma atividade primordial para aprender como vencer os obstáculos tendo em vista a mudança de parâmetros em todos os aspectos da companhia.

  1. Acompanhar de perto os processos mais críticos.

Toda mudança gera resistência, pois costuma afetar diretamente os processos mais críticos da organização.

Mais uma vez, a equipe gestora deve estar totalmente comprometida com as mudanças causadas na implementação de um sistema de qualidade. Existem processos cruciais para o funcionamento da organização, os quais, devem receber uma atenção especial.

  1. Atender as demandas e necessidades de todos os colaboradores envolvidos.

Torna-se um esforço inútil impor milhares de mudanças em todos os processos se os colaboradores não forem equipados com as ferramentas necessárias a satisfazer as alterações impostas pelos sistemas de qualidade.

Os gestores devem procurar entender as reais necessidades e fornecer instrumentos que auxiliem na execução do projeto.

Não tenham medo das mudanças. Resisti-las pode atrasar os benefícios encontrados nos sistemas de qualidade. Por isso, foque nos resultados e “vista a camisa”! Com certeza, o alcance de objetivos, mediante o uso de certificações, supera as lembranças das resistências criadas no início do projeto.

 

Referências:

¹ BROWN, M. G.; HITHCOCK, D. E.; WILLARD, M. L. Porque o TQM falha e como evitar isso. São Paulo: Nobel – Fundação Carlos Alberto Vanzolini, 1996.

² WOOD Jr., T; URDAN, F. T. Gerenciamento da qualidade total: uma revisão crítica. In: WOOD Jr., T. (coord.). Mudança organizacional: aprofundando temas atuais em administração de empresas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2000.