Segredos do Sucesso na Implantação da ISO 9001

A preparação para obter uma Certificação é um processo longo, demorado e muitas vezes estressante. Bem; longo e demorado vai ser mesmo, mas não precisa ser estressante…

Como começa essa história

Um belo dia, seja por necessidade de mercado, seja por motivação própria (melhor quando é assim), a Direção da empresa decide que é hora de obter a tão falada Certificação! Podem não ter percebido, mas é nesse exato momento que começa o processo de preparação para a Certificação!

Com a idéia concebida, diversos passos precisarão ser dados para torná-la real. Vamos acompanhar essa viagem?

Preparando a jornada

Calma. É esse o primeiro segredo do sucesso! Não adianta querer o certificado para ontem, não adianta espernear, brigar, bufar… Se quer fazer, faça direito! E ter calma é essencial para evitar o estresse nessa jornada de mudanças, ajustes e crescimento. Acho que ninguém quer um certificado a troco de uma ponte de safena, não é mesmo?

Depois da calma e, até mesmo por causa dela, vem o planejamento. Colocar no papel o projeto idealizado é a melhor maneira de visualizar todo o trajeto, como se tivesse nas mãos um mapa para uma viagem de férias muito desejada. Comparando, o mapa permite que você determine quanto tempo vai durar a viagem, onde estão os postos para abastecer, onde vai comer e dormir… Dá também uma base para calcular o custo da viagem. – Pois o mapa desse processo vai ser um cronograma detalhado contendo cada atividade necessária até a obtenção do certificado desejado. Nele estarão definidos prazos iniciais para cada etapa, pode conter custos estimados, responsáveis (quem vai dirigir o carro em cada trecho da estrada), paradas (verificações, auditorias, etc.).

Autocrítica

Seja sincero consigo mesmo e com sua equipe. Tem alguém habilitado para conduzir esse processo? Se tem, ótimo! Se não, há duas opções: Formar alguém que queira – demora mais, pode custar menos; ou contratar uma consultoria – vale o inverso: é mais rápido e pode custar mais. Decida.

Conscientização

Uma decisão da Direção geralmente não é contestada, mas mesmo assim a idéia vai precisar de apoio. Torcida contra é uma coisa péssima para esse projeto!… Comunique a todos da empresa a decisão tomada, seja transparente e mostre os pontos positivos para a empresa e para os funcionários, conquiste o comprometimento da maioria (de todos nem sempre dá…).

Por falar em comprometimento…

Até a hora de contar para todo mundo a Direção estava interessadíssima no projeto, mas depois que começou o trabalho ela não deu mais as caras? – Afinal, você quer ou não ter sucesso nessa empreitada? – O comprometimento da Direção é fundamental desde o início! É igual amor de mãe: deve começar no útero e esperamos que exista a vida toda! – Por isso é importante que a Direção mostre interesse; acompanhe a evolução dos trabalhos; se pronuncie de vez em quando; cobre e elogie, conforme o caso e o momento. Lembra da parábola da Galinha e o Porco<? – Não tem outro jeito: você tem que ser o Porco!

Treinamento e Melhorias

Conhecimento é tudo. No decorrer do projeto serão detectadas necessidades de treinamento, de melhorias nos processos da empresa, aquela sujeirinha sempre escondida sob o tapete vai aparecer… Numa viagem longa não pode furar um pneu, alguém ter enjôo, pegarmos um caminho errado? – pois é, problemas acontecem, mas não precisam necessariamente estragar a viagem! – Assim como a gente aprende a cada viagem que faz, nessa a empresa precisa aprender que as coisas podem ser diferentes e melhores. Tem quem resista, claro! Mas com franqueza, diálogo e transparência dá para contornar todos os buracos dessa estrada… Contra fatos não há argumentos. Se uma alteração de processo for realmente necessária e bem embasada, até os mais durões se dobram.

Chegada

Passadas todas as fases do projeto, além de uma grande história para contar, a empresa terá coroado de êxito seu esforço obtendo a certificação e mais que isso: uma nova forma de trabalhar, mais consciente, mais produtiva e com Qualidade de verdade! Este é o verdadeiro SUCESSO na certificação!

Fonte: Qualiblog

ISO 9001: implementar é uma coisa, certificar é outra

Muito se fala sobre a implementação ISO 9001 como se fosse sinônimo de certificação, porém isto não é verdade. Implementação e certificação são duas etapas diferentes do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), que buscam o mesmo objetivo: a obtenção da qualidade total.

Para obter a certificação ISO 9001, é necessário realizar a implementação primeiro. Ela é feita por consultores de qualidade independentes ou por consultorias especializadas, como é o caso da (que permite implementação via internet) ou da Templum.

A implementação consiste na adequação de processos aos moldes necessários para se obter a certificação ISO 9001. Para isso, documentam-se as etapas dos processos, de modo que o resultado ideal de cada item esteja escrito e, desta forma, qualquer colaborador possa realizar o trabalho. Para assegurar a padronização, deve-se estabelecer um parâmetro de qualidade.

Realizar a implementação pode demorar meses e até anos, dependendo do grau de dificuldade e complexidade do processo e, claro, do tamanho da empresa.

Conseguindo a certificação ISO 9001

Após a implementação, deve-se contratar um organismo certificador independente, que irá realizar auditorias para verificar se a documentação está condizente com os requisitos da ISO 9001. Se positivo, emitirá o certificado. Se negativo, a organização terá de realizar as mudanças necessárias para conseguir chegar ao objetivo.

Fácil não é

À primeira vista, a certificação ISO 9001 parece algo difícil de obter. Realmente, fácil não é, mas também não é algo impossível.

A realidade é que se trata de um processo trabalhoso, mas que qualquer organização pode obter (tanto empresas privadas quanto órgãos públicos). Além do que as melhorias observadas com a conquista da certificação ISO 9001 compensarão todo o esforço.

Vídeo: Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade

Este vídeo, produzido para a , dá dicas úteis para auxiliá-lo na definição do Escopo de seu Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001.

ISO 9001: investimento para a maturidade do negócio

Ronaldo Costa, autor do Qualiblog, mais visitado blog sobre sistemas de gestão da qualidade do Brasil, afirma que “a ISO 9001 é um investimento para a maturidade do negócio, se for levada a sério e com o devido empenho”. Ele diz ainda que “a sua importância está na sobrevivência e no crescimento da empresa, ou no desejo do empresário de que seu negócio seja próspero e alcance novos e maiores horizontes”.

Leia abaixo a entrevista completa.

Na sua visão, quais os benefícios da implementação da ISO 9001 no curto e no longo prazo para micro e pequenas empresas? Em outras palavras: porque implementar a ISO 9001 é importante?

No curto prazo a implantação da ISO 9001 permite melhor controle da qualidade do produto ou serviço e também da performance dos processos, o que equivale a dizer que ela oferece uma visão mais realista do que ocorre na empresa.

Isto permite que, no longo prazo, os processos sofram melhorias e amadurecimento, traduzindo-se em melhor confiabilidade e valor agregado para o cliente, que poderá contar com um fornecedor confiável; e, claro, isso será refletido no mercado como um incremento de oportunidades de negócio. Para que esse ponto de vista seja real na empresa, é importante que a qualidade seja efetivamente considerada como fator estratégico e importante.

Muitos empresários têm na mente a ideia de que implementar um sistema de gestão da qualidade é um negócio burocrático, complicado etc…

Apesar de acharem que a ISO 9001 é muito complicada e cara para empresas de pequeno porte, isto não é verdade. Ela no fundo é um investimento para a maturidade do negócio, se for levada a sério e com o devido empenho. Sua importância está na sobrevivência e no crescimento da empresa, ou no desejo do empresário de que seu negócio seja próspero e alcance novos e maiores horizontes.

A burocracia, ou a imagem que ficou de que a ISO 9001 é burocrática, vem da versão de 1994, onde ficou célebre a frase “faça tudo o que escreveu e escreva tudo o que faz”. De fato nessa versão era necessário uma infinidade de documentos, procedimentos para tudo, muito papel… Hoje é diferente! Um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) enxuto é possível e pode até ser muito melhor, já que a norma exige apenas seis procedimentos e o Manual da Qualidade. Boa parte dos registros já existe naturalmente na empresa e os demais podem ser facilmente implementados como parte da mudança.

Para pequenas empresas eu recomendo dividir esse projeto em duas partes: a implementação e a certificação, dando-se total atenção ao processo de implementar a norma numa primeira etapa e, após absorverem essa nova forma de trabalhar, cada empresa a seu tempo, buscar a certificação. Será bem menos estressante implementar um SGQ sem visar ao certificado, que depois virá como um passo natural no amadurecimento da empresa.

Como e quando começou a trabalhar com qualidade? Conte um pouco da sua trajetória profissional.

Comecei a trabalhar em qualidade em 1999, e a porta de entrada na área para mim foi o setor de Metrologia. Em pouco tempo me envolvi no projeto de adequação à versão 2000 da ISO 9001. Tudo era novidade para mim naquela época e estava cheio de dúvidas, mas a empresa percebeu meu interesse e investiu na minha formação. Disseram que eu tinha uma facilidade inata para entender a norma (risos), mas na verdade eu buscava o máximo possível de informação com pessoas mais experientes.

Desde aquela época eu concluí que desmistificar a Qualidade, falando de uma forma simples e acessível, podia ser útil a muita gente (inclusive a mim). Daí, quando julguei ter bagagem suficiente em termos de interpretação da norma e desejando ter mais oportunidade de adquirir e trocar conhecimento, decidi abrir o Qualiblog; que, no início, era uma experiência sem maiores objetivos que a troca de idéias, mas que me surpreendeu por encontrar eco entre os profissionais da área.

Novos negócios com a ISO 9001

Quem acompanha o blog ISO Fácil já conhece as diferentes formas de se conseguir novos clientes em decorrência da certificação ISO 9001.

Para quem almeja vender produtos e serviços para grandes empresas ou multinacionais, é imprescindível realizar a implementação ISO 9001. Isso porque muitas destas empresas exigem dos fornecedores o selo ISO 9001, garantia de qualidade dos serviços (conforme vimos no post Grandes empresas e multinacionais exigem ISO 9001 dos fornecedores).

Além disso, a organização que possui um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) tem condições de realizar um trabalho mais organizado, com menos retrabalho, erros e desperdícios. Esta organização leva à satisfação dos clientes, que tendem a encomendar mais produtos ou serviços e a falar bem da fornecedora para parceiros e amigos, criando uma rede de contatos “invisível”, que pode levar a novos contratos no médio e longo prazo. Leia post sobre as principais vantagens da certificação: Menos erros, menos retrabalho e clientes mais satisfeitos.

ISO 9001 e os ganhos com marketing

O marketing gerado após a implementação da ISO 9001 não é intencional, pois trata-se de uma ferramenta de gestão da qualidade. Porém, com o produto/serviço sendo produzido/vendido de forma impecável, não é de se estranhar que a organização chame a atenção dos atuais e de possíveis clientes. Leia o post A ISO 9001 aliada ao marketing.

Para o departamento comercial, ter o selo de qualidade é um argumento a mais para conseguir novos clientes. Além de apresentar o produto (ou serviço) em si, garantir prazos e determinações técnicas, o selo pode ser o empurrãozinho a mais para conseguirem-se novos negócios.

E, cá entre nós, quem não gostaria de contratar uma prestadora de serviço ou comprar um produto com qualidade comprovada?

O papel do empresário na ISO 9001

Tem muita gente que pensa que a figura mais importante do processo de implantação da ISO 9001 seja o Representante da Direção (RD), mas não é bem assim. Não digo com isso que ele não tenha importância, mas o maior responsável pelos resultados é o próprio empresário que decide implantar a ISO 9001 na sua organização!

Sua importância está explícita na norma em vários requisitos, e começa a ser apresentada logo na primeira frase:

Convém que a adoção de um sistema de gestão da qualidade seja uma decisão estratégica da organização.”

Capítulo 0, item 0.1 – Ora, quem toma decisões estratégicas numa organização é a Direção, personificada principalmente pelo(s) empresário(s), DONOS da empresa! Portanto, o primeiro passo já deve ser dado por eles ao decidirem implantar a norma.

“[…] assegurar a disponibilidade de recursos e informações necessárias para apoiar a operação e o monitoramento desses processos, […]” – item 4.1-d. – Os recursos aqui citados são investimentos necessários para a melhoria dos processos, e incluem recursos financeiros, capacitação de pessoal, equipamentos, etc. Quem toma essas decisões, em máxima estância?

“[…] assegurando a disponibilidade de recursos.[…]” – item 5.1-e. – Novamente os recursos, no capítulo que trata da Responsabilidade da Direção. Aliás, nesse mesmo capítulo fica claro que a Política da Qualidade, espinha dorsal do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), deve ser definida pela Direção (Ver 5.1-b e 5.3). Todo o capítulo 5 fala sobre a importância da Direção para a implementação e para a manutenção do SGQ, cuja responsabilidade maior pesa nas mãos dos dirigentes, que no mais das vezes são os proprietários da organização. A Direção é a responsável maior pela satisfação do Cliente (5.2), pelos objetivos da Qualidade (5.4), por definir adequadamente as responsabilidades e delegar autoridade aos demais membros que ocupam funções em nível estratégico ou tático (5.5.1), por escolher adequadamente o RD (Representante da Direção) que fará a ponte entre todos os níveis e a própria Direção da empresa (5.5.2). E além disso, ela deve monitorar o SGQ implantado, através da Análise Crítica (5.6).

Acham que é responsabilidade demais? – Pois digo que não é. É o mínimo a esperar de quem deseja fazer uma mudança real em sua empresa!

Diz o ditado que: Quem engorda o porco é o olho do dono. Nesse projeto não é diferente!

E não é responsabilidade excessiva acompanhar e se interessar pelo crescimento de sua própria empresa, ainda mais considerando-se que as atividades envolvidas serão compartilhadas com todos os responsáveis pela gestão da organização e através deles, com todos os funcionários.

Já recusei atuar como consultor para empresários que me deixaram claro que não queriam envolvimento no projeto de implantação, pois sem a efetiva participação destes, o SGQ pode ser considerado um empreendimento falido, e não me interessava participar de trabalho previsivelmente mal encaminhado.

As vantagens de um SGQ já foram citadas aqui anteriormente e são seguramente reais, desde que os empresários interessados sigam as premissas da Norma corretamente e se comprometam verdadeiramente com o projeto, dando o exemplo aos demais funcionários em todos os níveis.

O sucesso que você deseja para sua empresa depende principalmente de você! Crescimentos e lucros serão conseqüências.

A ISO 9001 aliada ao marketing

Embora a ISO 9001 não tenha a finalidade primária de ser uma ferramenta de marketing, acaba se tornando uma aliada interessante na conquista de novos clientes. Existem muitos benefícios da ISO 9001 para sua empresa e a utilização desse selo no marketing, pode ser um diferencial muito interessante.

Como já falamos, grandes empresas exigem a ISO 9001 de seus fornecedores; portanto, se o objetivo da organização é vender para grandes ou multinacionais, é essencial obter a certificação para conseguir a atenção destes clientes em potencial.

A ISO 9001 não garante novos clientes, sequer é uma ferramenta para divulgação da marca da organização. Porém traz credibilidade, algo que muitas empresas trabalham anos até conquistar.

Uma empresa que possui credibilidade no mercado tem um diferencial a mais na hora de expor seu produto ou serviço a um cliente em potencial – e a certificação ISO 9001 faz diferença na hora de assinar um contrato.

Efeitos da ISO 9001 no marketing

Muitas empresas buscam a certificação apenas por causa do marketing que ela causa. Quando um cliente vê que o produto ou serviço possui o selo, sabe das garantias que terá no ato da compra.

Mas quando as organizações começam a realizar as modificações necessárias, enxergam que é uma excelente forma de padronizar processos, gerando um índice menor de erros, desperdícios e retrabalho, conforme visto no exemplo prático da ISO 9001 já publicado no blog. A qualidade do produto final também é melhorada, já que a implementação é um processo de melhoria contínua.

Marketing eficiente nas Pequenas e médias empresas

Ter um marketing eficiente não é obrigação apenas de grandes empresas. Para sobreviver, toda organização deve ser conhecida no mercado. E para conquistar um lugar ao sol, devem-se usar todas as formas disponíveis, entre elas a ISO 9001.

Uma das formas mais inovadoras de se obter a certificação é a plataforma da Templum . Com ela, gastos com consultores e auditores são riscados, pois todo o processo é feito via internet. E, por causa do baixo custo, é uma excelente oportunidade para pequenas e médias organizações realizarem a implementação.

Precisa da ISO 9001?

Se precisa conquistar o selo ISO 9001 rapidamente e com custo acessível, está no lugar certo.
Conheça a Templum Consultoria Online e veja como conquistar a ISO 9001 a um custo acessível.
A consultoria que mais cresce no Brasil!

Preciso da certificação ISO 9001!

ISO 9001: garantia de boa imagem para sua empresa com os clientes

Nos posts anteriores, falamos bastante sobre as possibilidades de se conquistar novos clientes e parceiros após a certificação ISO 9001. Agora abordaremos os benefícios para os clientes que já estavam com a empresa antes da implementação do sistema de qualidade.

Garantir a fidelidade de um cliente é uma conquista e tanto para as empresas. É um sinal de que existe uma pessoa (ou empresa) satisfeita com o trabalho realizado. Mas o perigo está na acomodação. Afinal, por que melhorar, já que existem clientes fiéis aos produtos e serviços prestados?

Com o mercado em constante evolução, é necessário que uma empresa conquiste formas de se diferenciar dos concorrentes. E isto deve ser feito de forma constante. Implementar a ISO 9001 é um excelente diferencial. E, para os clientes que já fazem parte do dia a dia da empresa, trata-se de um atrativo a mais para continuar consumindo produtos ou serviços e para conhecer novidades oferecidas.

A certificação traz uma imagem que vai além da melhoria na gestão da qualidade. Mostra que a empresa se preocupa com a forma como é vista pelos clientes, quer melhorar continuamente e está aberta a novas oportunidades e parcerias.

Satisfação do cliente

Outra vantagem é a satisfação do cliente, também já citada nos posts anteriores. Com a implementação ISO 9001, o número de erros e produtos com defeitos de fabricação cai drasticamente. E o cliente, percebendo isso, passará a confiar mais na empresa.

As economias geradas pelas ausências de retrabalho e desperdícios podem ser investidas no desenvolvimento de novos produtos, em treinamento de pessoal, em uma reforma na sede (uma nova pintura ou a compra de novos móveis são percebidos de imediato)…

Clientes, mesmo que inconscientemente, percebem essas melhorias. E ter a imagem da empresa em alta na cabeça de todos é um excelente negócio.

Vídeo: O representante da direção (RD)

O vídeo abaixo, produzido para a , dá dicas práticas para garantir o melhor de seu trabalho como representante da direção.

Grandes empresas exigem certificação ISO 9001 de seus fornecedores

Todas as empresas têm um nome a zelar. Por isso, cada vez mais é necessário ter um algo a mais perante a concorrência. Ainda mais se o cliente for grande. Muitas empresas de pequeno e médio porte existem para servir às grandes (muitas possuem apenas um cliente), fornecendo desde mão de obra terceirizada até matéria-prima.

Sua empresa como parte integrante do seu cliente

Se uma companhia tem como cliente uma gigante ou multinacional, ela passa a se tornar “parte” da empresa. Afinal, se a pequena comete um erro, ou não respeita prazos, quem irá sentir os reflexos e enfrentará a fúria dos consumidores é a marca famosa, que terá de gastar em marketing para conquistar a população novamente.

Desta forma, ser uma empresa confiável é ter um diferencial; porém, é necessário que se divulgue esse atrativo. A certificação ISO 9001 é uma das formas de conquistar a confiança do mercado. (Veja o passo a passo da certificação iso 9001)

Concorrência por valor agregado

Hoje, a concorrência não é realizada apenas por meio de preços menores.

A qualidade nos serviços, uma carteira de clientes respeitável e o selo de certificação ISO 9001 são diferenciais para qualquer empresa, independente do tamanho.

Assim como no mercado de trabalho, em que as empresas exigem que seus funcionários falem inglês e tenham um diploma universitário, as mesmas exigem de seus fornecedores a certificação ISO 9001, pois é uma garantia que o contratado seguirá uma série de especificações, condizentes com a rotina da empresa. (Veja os benefícios da ISO 9001 para sua empresa)

Exemplo prático da demanda de grandes empresas

Recentemente, a Câmara Americana de Comércio (Amcham) de Recife divulgou uma notícia que falava do crescente aumento da procura de empresas do Nordeste pela certificação ISO 9001. A demanda foi impulsionada pela chegada de multinacionais à região e pela confirmação da instalação de grandes empreendimentos em vários estados nordestinos.

A procura pela ISO 9001 é um reflexo dos investimentos de grandes empresas e multinacionais na região.

Uma das primeiras empresas no setor de transportes a obter a certificação ISO 9001, a McLane do Brasil implementou o sistema em 2007, já se adequando às necessidades de seus clientes, composto em sua maioria por grandes corporações.

Além do sistema de gestão da qualidade, obteve o certificado ISO 14001 (Gestão Ambiental) e OHSAS 18001 (Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional).

Este exemplo mostra como a gestão da qualidade ainda está no começo em terras brasileiras. Há apenas três anos que uma multinacional, presente entre os líderes do setor em que atua, obteve a certificação ISO 9001. Serve também de alerta para concorrentes e empresas de outras áreas que pretendem obter grandes companhias como clientes.

Precisa da ISO 9001?

Se precisa conquistar o selo ISO 9001 rapidamente e com custo acessível, está no lugar certo.
Conheça a Templum Consultoria Online e veja como conquistar a ISO 9001 a um custo acessível.
A consultoria que mais cresce no Brasil!

Preciso da certificação ISO 9001!