Certificar a ISO 9001 ou outras normas ISO dá lucro ou prejuízo?

Sempre que destacamos os benefícios dos Sistemas de Gestão com base em normas ISO incluímos a redução de desperdício, aumento de produtividade e consequente aumento de lucratividade na lista dos prós, mas será que isso acontece mesmo? Neste artigo dou dicas do que fazer e como medir se os investimentos em qualidade estão contribuindo para gerar lucro ou prejuízo.

1) Tenha um ponto de partida correto.

Antes de qualquer coisa é fundamental ter um bom ponto de partida. Ainda há empresários misturando contas pessoais com as contas da empresa e isso atrapalha bastante a gestão do negócio e influencia a tomada de decisão. Há também empresas que não administram o fluxo de caixa, não sabem quanto geraram de dinheiro e não sabem quanto irão gerar. Um terceiro ponto de preocupação são as empresas que não apropriam receitas e despesas em centros de custo e não utilizam um bom plano de contas no dia a dia, deixando tudo isso por conta do contador.

Se sua empresa se encaixa em qualquer um destes 3 pontos, faça o download de nosso modelo simplificado de fluxo de caixa e melhore sua gestão financeira.

 

2) Crie metas departamentais objetivas.

Costumo dizer que o Sistema da Gestão vai te entregar o que você exigir dele. Se o seu foco é aumentar a produtividade existem ferramentas para isso, se é reduzir custos, idem. A sacada aqui é determinar com clareza o que se espera e depois se apoiar na lógica do sistema de gestão para fazer acontecer. De forma prática:

Exemplo 1:

Imagine uma empresa de contabilidade que deseja aumentar a produtividade de seu pessoal em 50% e para conseguir isso ela precisa reduzir o desperdício de tempo com retrabalhos por conta de informação errada provida pelo cliente.

Este cenário é bastante comum e milhares de horas são desperdiçadas todos os dias por escritórios de contabilidade. Apoiando-se no Sistema de Gestão o escritório de contabilidade pode mapear o processo com riqueza de detalhes, implementar um simples check list para ter certeza que as informações providas estão completas e corretas e treinar os envolvidos para que cumpram o procedimento a risca. Poderá também envolver o cliente na solução, mostrando para ele que o retrabalho gera custos extras o que acabará incorrendo num aumento de preços.

Exemplo 2:

Agora imagine uma imobiliária que deseja aumentar a captação de imóveis em 30%.

Outro cenário muito comum no mercado imobiliário. Em geral as imobiliárias entram em conflito com muita frequência com seu time de corretores, pedindo para que estes captem mais imóveis.

Aplicando outra ferramenta da qualidade como a análise de causa raiz do problema a imobiliária certamente irá mapear os reais motivos da não captação de imóvel por parte de alguns corretores e assim poderá desenhar uma solução mais eficaz. Como já atuamos neste mercado dezenas de vezes posso adiantar alguma coisa aqui sobre este assunto.

As melhores práticas que identificamos foram aquelas que as imobiliárias criaram times específicos para captação, com remuneração específica para isso. Criaram uma instrução de trabalho clara para facilitar e guiar o trabalho do captador, por fim, fazem reunião semanal, às segundas-feiras, para verificar a performance da semana anterior e ajustar as metas para a semana corrente.

Estes dois exemplos mostram com clareza a contribuição do Sistema de Gestão no aumento de vendas e na redução de custos. O ponto crucial é acreditar que o sistema é o caminho para resolver estas questões de gestão e dedicar tempo com qualidade em cada assunto. Veja a maravilha que será estas empresas com metas bem definidas para cada assunto e com coletas periódicas dos indicadores para avaliar se estão no caminho ou não.

3) Use a auditoria como ferramenta de melhoria contínua.

Quase sempre as auditorias são tratadas como vilãs dos sistemas de gestão, uma parte dos auditados prefere evitar este dia, outra parte pede por facilidades. Vou dizer que nenhum destes times irá ganhar o jogo!

A auditoria é uma baita ferramenta para auxiliar o empresário a melhorar processos, através de uma auditoria criteriosa, conseguimos identificar falhas e ainda ter a opinião do auditor em relação ao que pode ser melhorado.

Hoje em dia o custo médio de uma auditoria gira entre R$ 500 e R$ 1.000, se olharmos para o evento isoladamente parece que estamos diante de uma despesa, agora, se olharmos que ao final de um dia de auditoria teremos um relatório rico e detalhado, mostrando todas as falhas e oportunidades de melhoria de cada processo de nossa empresa, esta despesa vira investimento e passa a soar barato!

Não posso deixar de recomendar: exija auditores qualificados e experientes, auditores juniores provavelmente não contribuirão muito.

Concluindo…

A implementação de Sistemas de Gestão trará benefícios financeiros desde que seja encarada e conduzida da forma correta. Os empresários que abdicam de suas responsabilidades e que apenas querem ver o certificado na parede, certamente terão uma relação custo benefício diferente daqueles que se apoiam no Sistema para conduzir os negócios.

Em alguns momentos o Sistema de Gestão aponta melhorias de infra ou outras melhorias para atender requisitos legais que não estavam sendo atendidos. Nestes casos, o custo não deve ser atribuído ao Sistema de Gestão mas sim à operação da empresa pois são custos operacionais, que não estavam sendo executados por descuido ou por descaso mesmo e o Sistema de Gestão irá ajudar a evitar multas, que muitas vezes podem levar o negócio à falência.

Economias mais desenvolvidas já nos provaram que a opção pela qualidade, controle, processos e indicadores é o caminho das empresas saudáveis e duradouras. Felizmente o Brasil tem avançado muito neste assunto e nós, empresários brasileiros, estamos dando cada vez mais a correta importância para a gestão de nossas empresas.

Igor Furniel

Igor Furniel

Presidente da Templum Consultoria Online, que em 2010 criou o conceito de consultoria online e hoje se dedica a prestar consultoria, através de uma plataforma tecnológica, para implementação de sistemas de gestão, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, planejamento estratégico, entre outros. A Templum tem como missão transformar o Brasil em um país mais forte, através de empresas mais fortes, capazes de gerar emprego e riqueza sustentável. Formado em administração pela Puc-Campinas, tem MBA em pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).
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