Como elaborar relatórios gerenciais

Que a Toyota é uma empresa exemplar em seus métodos organizacionais ninguém duvida. Mas, melhor que isso, é a sua contribuição para a inovação nas técnicas de gerenciamento estratégico para o mundo dos negócios.

Um dos relatórios gerenciais mais utilizados nas empresas é o relatório A3, que é uma técnica inventada por ela e muito utilizada em organizações ao redor do mundo para resolver problemas de caráter gerencial e operacional. A técnica permite alavancar o desempenho produtivo do negócio através da melhoria e melhor reação às mudanças. Você ainda não utiliza o relatório A3 na sua empresa? Venha aprender como fazer!

1. Contexto

O relatório é chamado de A3 por ser feito em uma folha de papel de tamanho A3, mas o importante é o seu conteúdo informativo. O contexto representa o tema ou título do problema identificado e precisa ser o mais específico possível. O foco deve ser no problema e não na solução inicialmente para a melhor definição do contexto. Em seguida, faça uma breve descrição do problema: Como ele foi detectado? Como afeta a empresa? Quais funcionários e gestores estão envolvidos? Quais efeitos são causados por ele? Etc.

2. Demonstração do problema na prática

Com o intuito de esclarecer de forma mais objetiva, o problema deve ser desenhado em um diagrama demonstrando como ele acontece na prática. Especifique também o percentual de erros, falhas, defeitos e horas de inatividade para a correção deles, pois significa informações importantes e necessárias aqui. Para torná-las ainda mais visualmente entendíveis, desenhe gráficos com esses dados.

3. Análise das causas

Com o avanço no desenvolvimento do relatório, o acúmulo de informações começa a dar pistas sobre a causa raiz do problema e, nesse ponto, torna-se crucial descrevê-las e apresentá-las também no diagrama e em forma de gráficos para a melhor visualização e compreensão da problemática.

4. Alvo de atuação

Nessa etapa do relatório A3, você já deve possuir um profundo conhecimento do problema (como ele surge e por que) e provavelmente estará apto para apontar a melhoria necessária para alavancar o desempenho produtivo. Então, desenhe um novo diagrama com a solução operacional ou gerencial proposta para demonstrar a condição alvo do problema.

5. Plano de ação

Avançando no relatório A3, desenvolva um plano de ação com as intervenções necessárias para corrigir o problema. Nessa etapa, você precisa traçar metas e objetivos realistas e alcançáveis, designar os profissionais responsáveis para o atingimento deles, especificar o tempo para isso, descrever as ferramentas e técnicas utilizadas como metodologia, elaborar um passo a passo de como será feito o trabalho, demonstrar os recursos disponíveis, quantificar os resultados esperados e o que mais considerar necessário para o problema que enfrenta.

6. Analisando os indicadores

A única forma de saber se o plano de ação está surtindo o efeito desejado é medindo seus resultados. Para isso, acompanhe a evolução do planejamento, após ser colocado em prática, com a ajuda de indicadores de desempenho (KPIs) mais adequados para o seu tipo de operação e descubra se os problemas foram resolvidos. Caso contrário, volte a etapa inicial do relatório A3 e comece novamente.

7. Relatório demonstrativo de resultados

Essa é a etapa final do relatório A3 e tem a finalidade de apresentar os resultados obtidos com a correção dos problemas. Mas, além disso, é muito importante para identificar e disseminar o aprendizado obtido no processo.

O relatório A3 deve ser feito por um profissional competente e profundo conhecedor da técnica para garantir o sucesso dela. Se a sua empresa não possuir um perfil assim, é extremamente recomendável transferir essa responsabilidade para uma equipe de consultoria especializada online. Assim, mais do que realizar um relatório A3 eficiente, a sua empresa poderá receber um alto grau de know how e tornar-se apta para uma certificação ISO 9001.

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Daniela Albuquerque

Daniela Albuquerque

Coordenadora técnica em Templum Consultoria Ilimitada
Formada em Comunicação Social, pós-graduada em Gestão de Negócios pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESAMC), especialista em Sistemas de Gestão Integrada em ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2008. É coordenadora técnica na Templum Consultoria Ilimitada.
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