Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?

Nós, da Templum Consultoria, temos imenso orgulho em saber que somos referência no esclarecimento de duvidas técnicas sobre a nova versão da ISO 9001, e nessa jornada junto aos RD´s, posso afirmar, que de longe, a maior dor de cabeça na transição da ISO 9001 é o tal controle de documentos.

Afinal, como ficam os documentos na nova versão da ISO 9001?

Vamos começar esclarecendo porque começou essa confusão.

Na nova versão da ISO 9001, o requisito de documentação, que antes eram os itens 4.2.3 e 4.2.4 – Controle de Documentos e Controle de Registros, mudou de nome para Informação Documentada.

E então, essa mudança de nome deixou todo mundo de cabelo em pé.

Nós temos inclusive, algumas sessões tira-duvidas sobre a nova versão da ISO 9001 que podem ser acessadas gratuitamente em nosso canal no Youtube e as principais duvidas eram:

  • O que eu tenho que fazer com meus documentos?
  • O que eu faço com o Manual da Qualidade?
  • Tenho que mudar meus procedimentos?

Porém, antes de responder a essas perguntas, quero convidá-los a um olhar diferente: Mais do que olhar a nomenclatura do requisito, vamos pensar no local que esse requisito está inserido na nova versão.

Na ISO 9001:2008 o primeiro requisito do texto da norma era justamente “Requisitos de Documentação”, o que mostra a importância dos documentos dentro do sistema de gestão até aquele momento. Ora, tinha até um capítulo inteiro falando sobre esse tema.

Agora, na ISO 9001:2015, o “tema” documentos é só um tópico no requisito 7 – Apoio, chamado Informação Documentada.

Mas o que isso quer dizer?

Que antes os documentos eram os protagonistas da implementação de um sistema de gestão.

Com poucas, mas poucas exceções mesmo, normalmente a implementação de um sistema de gestão até agora começava com a elaboração dos tais 06 procedimentos obrigatórios. Esses procedimentos eram quase que um padrão, independente do contexto da organização.

Agora, a história mudou. Ao colocar os documentos como um tópico do requisito de apoio, espera-se que entenda o documento como suporte LITERALMENTE.

Isso quer dizer que você precisa antes de falar de documento:

  1. Entender a sua empresa;
  2. Identificar quem são as suas partes interessadas;
  3. Definir os processos necessários para atender as necessidades da empresa e partes interessadas;
  4. Definir quem são os responsáveis por fazer com que esses processos aconteçam de forma eficaz;
  5. Definir a estrutura que precisa para a operação dos processos;
  6. E só depois de tudo isso, entender quais são as informações necessárias para garantir a eficácia dos processos. E sim, são essas as informações que devem ser documentadas: algumas mantidas (o antigo documento) e outras retidas (o antigo registro).

Resumindo…

O controle dos documentos mudou pouca coisa efetivamente. O que mudou na verdade é a criação de documentos que não tem sentido para a empresa e consequentemente para o sistema de gestão.

Isso quer dizer que não temos mais que fazer documentos, porque a norma pede, mas sim, os documentos precisam fazer sentido para quem cria e para quem usa e devem garantir a eficácia dos processos que foram identificados.

Então, respondendo as perguntas que indiquei acima, a resposta é: Não sei, precisamos responder as 05 perguntas iniciais do check list que indiquei para sabermos o que efetivamente faremos com os nossos documentos.

E ah! Desapega daqueles documentos que “só atendem a norma”. Não tenha medo de mandá-los para o espaço de documentos obsoletos e vai ver seu sistema de gestão fazer muito mais sentido!

Vamos tentar? Mãos à obra!

Daniela Albuquerque

Daniela Albuquerque

Coordenadora técnica em Templum Consultoria Ilimitada
Formada em Comunicação Social, pós-graduada em Gestão de Negócios pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESAMC), especialista em Sistemas de Gestão Integrada em ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2008. É coordenadora técnica na Templum Consultoria Ilimitada.
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