Documentos Externos – Ponto Crítico para a ISO 9001

Na implementação de um sistema de gestão da qualidade, estamos sempre olhando para dentro da empresa, criando sistemáticas para melhorar os processos internos e muitas vezes podemos nos esquecer de um ponto que é muito crítico e que pode colocar em risco todo o trabalho efetuado: os Documentos Externos.

Então, vamos conversar um pouco mais sobre isso:

Segundo a norma ISO 9001, a organização deve “assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade sejam identificados e que sua distribuição seja controlada“, mas quais são esses documentos externos?

Um documento externo é todo documento cuja emissão, revisão ou alteração é realizada por uma organização externa ao Sistema de Gestão da Qualidade, mas que o seu conteúdo impacta no atendimento aos requisitos do produto ou serviço e por isso a organização precisa garantir que a informação que está utilizando está sempre atualizada.

São exemplos de documentos externos: Documentos Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas Técnicas, Desenhos Técnicos, Leis, Portarias, Resoluções, Normas de Produtos (DIN, AISI, ASTM, etc.), Licenças, entre outros.

Então, agora vamos pensar… Sua empresa possui alguns dos documentos citados acima? Se sim, como você sabe se está utilizando a revisão atualizada e não uma versão obsoleta? E se essa informação estiver desatualizada, quais os impactos que podem gerar na sua prestação de serviço? Nesse caso o prejuízo pode ser bem grande.

Então, é muito importante que ao mapear os processos da organização, que todos os documentos externos que podem impactar no seu resultado sejam identificados e estabelecer uma sistemática para conferir regularmente a atualização das informações.

Para ajudá-lo nesse controle, no link a seguir existe um modelo de lista mestra de documentos que pode ser utilizado em sua organização: Lista Mestra de Documentos.

Bom Trabalho!

Daniela Albuquerque

Daniela Albuquerque

Coordenadora técnica em Templum Consultoria Ilimitada
Formada em Comunicação Social, pós-graduada em Gestão de Negócios pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESAMC), especialista em Sistemas de Gestão Integrada em ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2008. É coordenadora técnica na Templum Consultoria Ilimitada.
Daniela Albuquerque
8 respostas
  1. cintya viana says:

    Bom dia,

    tenho uma dúvida a respeito dos documentos externos que ora a empresa precisa para dar seguimento a sua produção, por exemplo “normas”, a empresa precisa comprar o exemplar de casa norma que precisa para a produção de seu produto, ou posso referenciar ela nos documentos internos da empresa e tendo uma lista mestra de atualizações para controlar suas revisões externas com certa periodicidade?

    Responder
    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Cintya, boa tarde!

      Se as normas são necessárias para a produção, você precisa ter acesso a elas de forma fácil, isso quer dizer que não é necessário a compra, caso consiga consultá-las de forma fácil sempre que necessário. Em relação ao controle de revisões, sim, isso é fundamental para garantir a integridade das informações.

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

      Responder
  2. Denilson says:

    Daniella,
    Como dever ser evidenciado os registros/análises criticas de uma revisão de uma norma técnica, por exemplo um norma SAE, sendo esta, uma norma usada em vários produtos, de vários clientes!
    Se a norma impacta no produto, devemos evidenciar (registro) de analise critica de cada produto, e, se necessário, “avisar” cada cliente?

    Obrigado

    Denilson Cruz

    Responder
    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Denilson,

      Em caso de uma norma técnica relacionada a um produto, existem 02 ações necessárias:

      01. Análise técnica da mudança: identificação do impacto da mudança da norma e todas as alterações necessárias no sistema de gestão. Utilize seu documento de análise crítica pela direção para registro dessa análise e no campo mudanças que podem afetar o sistema de gestão, indique os processos que devem ser alterados a partir dessa revisão.

      02. Análise crítica de produtos e serviços: identificação das características do produto que devem ser alteradas e como isso afeta o processo de fabricação. O que será realizado nos pedidos em fase de produção e como os clientes serão avisados? Utilize seu mapeamento de processos para essa análise e altere seu catálogo de produtos (caso exista). Nos casos dos clientes com pedidos em andamento, eles devem ser comunicados e veja em seu procedimento como deve prosseguir em caso de mudanças nos requisitos contratados e siga a sistemática que já existe em seu procedimento.

      Espero tê-lo ajudado.
      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

      Responder
  3. Cecilia says:

    Uma organização que faça a impressão do Arte de um cliente no sua embalagem: o cliente manda um modelo, uma idéia do que ele quer que seja criado/desenvolvida (que tanto pode ser uma embalagem feita por outro forncedor e/ou um layout emitido pelo proprio cliente e/ou passar por telefone / email orientações do tipo ” usar esta cor, este fonte, esta figura, etc”´. O procedimento estabelecido diz que a partir desta informação é desenvolvida a arte (layout), é submetido a aprovação formal do cliente e na sequencia tem-se tratativas desde desenho como REGISTRO desta aprovação. Entretanto houve entendimento do auditor que se trata de documento de origem externa e houve uma falha no cumprimento do que trata o procedimento de cntrole de documentos. Em resumo: entendimento da organização: REGISTRO de uma atividade que consiste em criar/revisar um layout. Entendimento do auditor: documento de origem externa. Qual sua visão deste contexto?

    Responder
    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Cecília,

      O que eu percebi do seu relato é que os dois estão certos, porém que estão falando de coisas distintas: o desenho do cliente é a ENTRADA do seu processo de desenvolvimento (documento externo e propriedade do cliente) e a arte finalizada é a SAÍDA do seu processo (registro do sistema de gestão). Então, se o desenho foi fornecido por um cliente para utilização ou incorporação no produto ou serviço, trata-se realmente de um documento externo e propriedade do cliente.

      É isso mesmo? Espero que eu possa tê-lo ajudado!

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

      Responder
  4. Thiago Araujo Fiais says:

    Boa tarde, venho tentando elaborar uma crítica sobre á ISO 9001:2008 e não tenho tido êxito.
    Te pergunto.Vc tem alguma coisa sobre isso?Em forma de crítica?
    Aguardo retorno.

    Muito Obrigado!!!

    Responder

Deixe uma resposta

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *