Documentos Externos – Ponto Crítico para a ISO 9001

Na implementação de um sistema de gestão da qualidade, estamos sempre olhando para dentro da empresa, criando sistemáticas para melhorar os processos internos e muitas vezes podemos nos esquecer de um ponto que é muito crítico e que pode colocar em risco todo o trabalho efetuado: os Documentos Externos.

Então, vamos conversar um pouco mais sobre isso:

Segundo a norma ISO 9001, a organização deve “assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade sejam identificados e que sua distribuição seja controlada“, mas quais são esses documentos externos?

Um documento externo é todo documento cuja emissão, revisão ou alteração é realizada por uma organização externa ao Sistema de Gestão da Qualidade, mas que o seu conteúdo impacta no atendimento aos requisitos do produto ou serviço e por isso a organização precisa garantir que a informação que está utilizando está sempre atualizada.

São exemplos de documentos externos: Documentos Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas Técnicas, Desenhos Técnicos, Leis, Portarias, Resoluções, Normas de Produtos (DIN, AISI, ASTM, etc.), Licenças, entre outros.

Então, agora vamos pensar… Sua empresa possui alguns dos documentos citados acima? Se sim, como você sabe se está utilizando a revisão atualizada e não uma versão obsoleta? E se essa informação estiver desatualizada, quais os impactos que podem gerar na sua prestação de serviço? Nesse caso o prejuízo pode ser bem grande.

Então, é muito importante que ao mapear os processos da organização, que todos os documentos externos que podem impactar no seu resultado sejam identificados e estabelecer uma sistemática para conferir regularmente a atualização das informações.

Para ajudá-lo nesse controle, no link a seguir existe um modelo de lista mestra de documentos que pode ser utilizado em sua organização: Lista Mestra de Documentos.

Bom Trabalho!

4 respostas
  1. Cecilia says:

    Uma organização que faça a impressão do Arte de um cliente no sua embalagem: o cliente manda um modelo, uma idéia do que ele quer que seja criado/desenvolvida (que tanto pode ser uma embalagem feita por outro forncedor e/ou um layout emitido pelo proprio cliente e/ou passar por telefone / email orientações do tipo ” usar esta cor, este fonte, esta figura, etc”´. O procedimento estabelecido diz que a partir desta informação é desenvolvida a arte (layout), é submetido a aprovação formal do cliente e na sequencia tem-se tratativas desde desenho como REGISTRO desta aprovação. Entretanto houve entendimento do auditor que se trata de documento de origem externa e houve uma falha no cumprimento do que trata o procedimento de cntrole de documentos. Em resumo: entendimento da organização: REGISTRO de uma atividade que consiste em criar/revisar um layout. Entendimento do auditor: documento de origem externa. Qual sua visão deste contexto?

    Responder
    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Cecília,

      O que eu percebi do seu relato é que os dois estão certos, porém que estão falando de coisas distintas: o desenho do cliente é a ENTRADA do seu processo de desenvolvimento (documento externo e propriedade do cliente) e a arte finalizada é a SAÍDA do seu processo (registro do sistema de gestão). Então, se o desenho foi fornecido por um cliente para utilização ou incorporação no produto ou serviço, trata-se realmente de um documento externo e propriedade do cliente.

      É isso mesmo? Espero que eu possa tê-lo ajudado!

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

      Responder
  2. Thiago Araujo Fiais says:

    Boa tarde, venho tentando elaborar uma crítica sobre á ISO 9001:2008 e não tenho tido êxito.
    Te pergunto.Vc tem alguma coisa sobre isso?Em forma de crítica?
    Aguardo retorno.

    Muito Obrigado!!!

    Responder

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