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Instrução de Trabalho (IT) na ISO 9001, como e quando utilizar?

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Documento Instruções de Trabalho (IT)  na ISO 9001

A Instrução de Trabalho (IT) é um documento muito importante no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ISO 9001, pois contém o modo correto de se executar uma determinada atividade. Embora sua definição seja simples, o importante é que quem redigir a instrução de trabalho conheça detalhadamente a tarefa descrita ou tenha ajuda de quem possui esse conhecimento.

A Instrução de Trabalho (IT) deve seguir de forma critica um passo a passo, pois será esta instrução que mais tarde servirá como conteúdo para treinamentos aos colaboradores envolvidos e também para que se tenha um processo claro e objetivo.

Não confunda Instrução de Trabalho e Procedimentos

Apesar de terem estruturas parecidas, em alguns casos, idênticas, as Instruções de Trabalho (IT) e Procedimentos têm funções diferentes.

A começar pela hierarquia dentro da documentação do SGQ, pois as ITs vêm logo abaixo dos Procedimentos. A distinção entre esses documentos se faz pela usualidade.

De forma mais clara, seguem abaixo suas diferenças:

Instrução de Trabalho (IT): É mais usada em atividades produtivas, operacionais, tendo por característica ser um padrão técnico.

Seguem alguns exemplos de onde aplicar padrões operacionais:

  • Operação de máquina de fresa;
  • Armazenagem de matéria-prima a granel;
  • Validação de novos produtos projetados;
  • Seleção de candidatos a vagas de empregos;
  • Polimento;
  • Abastecimento de matéria-prima;
  • Além de atividades como vendas internas, atendimento ao cliente etc.


Procedimento:
É usado para descrever regras, informações mais detalhadas das atividades específicas para o gerenciamento do sistema da qualidade. É responsável por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.

Seguem exemplos:

  • Controle de documentos;
  • Controle de registros;
  • Controle de produtos não-conforme;
  • Ação corretiva;
  • Ação preventiva;
  • Auditoria interna;
  • Além de um processo completo de um determinado departamento ou setor.

Elaborando uma Instrução de Trabalho

Antes de iniciar, faça uma análise do seu processo e/ou a função do executor. Para isso você pode utilizar dos recursos propostos abaixo.

Fluxograma: Os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação. Considere tudo o que acontece nos processos de fabricação/prestação de serviços e os responsáveis por cada processo.

Coleta de dados: O trabalho de elaboração do fluxograma é facilitado quando há a coleta de dados, onde as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante a utilização de um roteiro de entrevista, que poderá conter as seguintes questões: Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? Em que consiste seu trabalho? Quantas unidades de trabalho fazem por dia? Quanto tempo gasta para realizar seu trabalho?

Recursos: Para que esta instrução esteja bem definida, considere todo e qualquer recurso utilizado neste processo, como máquinas, Instrumentos de medição, EPIs, computador e outros. Nesta instrução você deve esclarecer exatamente o recurso necessário que o colaborador precisa para executar determinada função.

Buscando Informações: O melhor caminho é buscar a informação onde o processo acontece. Lembrando que a instrução de trabalho tem como função básica definir todo o funcionamento de um processo para que os envolvidos entendam o mesmo de uma forma só. Foque nos pontos a seguir ao realizar sua busca por informações: objetivos, documentos correlatos, descrição da atividade, processo (isso inclui o comportamento operador-produto-cliente), qualificação do executante, materiais utilizados.

Elaborei minha IT. Meu trabalho acabou?

Não! Lembre-se que se trata de um documento vivo, ou seja, está caminhando junto com seu processo.

Quando o mesmo sofre uma alteração, seja ela por adequação ou por uma melhoria, não podemos esquecer de atualizá-la. Procure avaliar constantemente se o que está previsto na IT é a realidade da sua organização, pois os processos definidos e documentados nela deverão ser demonstrados quando houver inspeção ou auditoria, evidenciando, assim, se o processo atende ao documento elaborado.

E bom trabalho!

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  1. Bruno Silva
    Bruno Silva says:

    Bom artigo, parabéns
    Apenas fiquei com uma dúvida. Após aprovação da minha instrução de trabalho posso modificar o nome da instrução de trabalho depois de um ano, por exemplo?

    • felippe
      felippe says:

      Olá Bruno,

      Agradecemos a sua contribuição e ficamos felizes por acompanhar nosso conteúdo!

      Pode sim, a periodicidade para modifica-la depende primeiramente de possíveis alterações no processo que a IT está inserida, lembrando que “quando o mesmo (processo) sofrer uma alteração, seja ela por adequação ou por uma melhoria, não podemos esquecer de atualizá-la”. Portanto havendo a necessidade de adequação mesmo se tratando apenas do “nome” recomendo que faça alteração no momento em que evidenciou está divergência em relação ao nome dado a IT não há necessidade de aguardar um ano para essa atualização.

      Atenciosamente,
      Felippe André

  2. Tafarel
    Tafarel says:

    Olá!
    Estou com uma dúvida que não estou conseguindo esclarecer. Será que poderiam me ajudar?

    Quando um documento é criado e aprovado pela primeira vez, ele é a revisão 00 ou 01?
    Isso faz alguma diferença? Existe alguma tendência nesse sentido?

    Grato!

    • Jonathan Reis
      Jonathan Reis says:

      Olá, Tafarel.

      Seja bem vindo em nosso blog!

      Sua pergunta é muito pertinente, parabéns!

      Na verdade não existe uma regra para isso, a norma não exige o inicio da revisão pelo número 00 ou pelo número 01. O mais importante é ter o controle que é exigido pela norma.

      No dia-a-dia da Templum os clientes de ISO 9001 preferem começar com 01 e de PBQP-H 00.

      Portanto, não é necessário se preocupar em relação a essa sistemática.

      Espero ter lhe auxiliado.

      Atenciosamente,

      Jonathan Reis

  3. Sandra
    Sandra says:

    Boa tarde!

    Por favor, fala alguma coisa na norma sobre obrigatoriedade de assinatura de IT’s? Ou posso somente armazená-las eletronicamente, sem nenhuma assinatura? Obrigada.

    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Sandra!

      Seja bem vinda em nosso blog! Sua participação é muito importante para nós!

      A norma indica que os procedimentos devem ser aprovados e que é necessário manter o registro de aprovação desse documento, mas não indica que essa aprovação deve ser uma assinatura.

      Nesse caso, você deve indicar no seu procedimento Controle de Documentos qual será a forma de evidência de aprovação desses documentos, caso não exista uma assinatura, ok?!

      Espero que possamos tê-la ajudado.

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  4. Jefferson
    Jefferson says:

    Bom dia,

    Minha dúvida é em relação a Its que foram definidas como formulário, ou seja, no sistema tem uma mascara de IT com controle de revisão da mascara, porém quando se elabora e descreve a IT a mesma recebe outra revisão que no caso é da instrução, então tem 2 campos, um de revisão da mascara e outro de revisão da instrução, existem algum impeditivo para isso normativamente falando? e na questão do controle de documentos e registros, como funcionária isso?

    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Jefferson, tudo bem?

      Seja bem vindo em nosso blog! Sua participação é muito importante para nós!

      No caso da norma, não existe nenhum impedimento para essa sistemática, desde que os colaboradores da empresa entendam o que significa cada um dos campos, ok?!

      Na lista mestra você deve considerar a revisão da IT e não da máscara.

      Qualquer duvida, estamos à disposição.

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  5. rafael
    rafael says:

    ola, bom dia
    gostaria de saber se existe algum padrão para as IT ou cada empresa faz a sua conforme as necessidades da empresa.
    obrigado

    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Rafael,

      Seja bem vindo em nosso blog!

      Não existe nenhum padrão definido para a realização de instrução de trabalho. Você pode elaborar o documento de acordo com a realidade da sua empresa.

      Espero que possamos tê-lo ajudado.

      Qualquer duvida, por favor avisar.

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  6. Sérgio Silva
    Sérgio Silva says:

    As cópias de “IT’s” disponibilizadas nos setores da fábrica devem assinadas pelo RD, etc.?
    O original está assinado e disponível em uma pasta, alem da cópia digital, em uma pasta com acesso restrito.
    Obrigado, Sérgio Silva

    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Sergio, seja bem vindo em nosso blog!

      Em relação à sua duvida, não necessariamente todas as cópias precisam ser assinadas pelo RD. Você deve verificar o que o seu procedimento Controle de Documentos define como critério para a distribuição dos documentos, ok?!

      Espero que possamos tê-lo ajudado.

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  7. Rafael Lemos
    Rafael Lemos says:

    Olá, pessoal da Templum!
    Parabéns pelo blog e pela postagem. É muito dinâmica e instrutiva.

    Pelo visto, preciso muito da ajuda de vocês! Estou trabalhando numa empresa do setor portuário e, com intenção de melhorar a qualidade dos serviços e a eficiência dos funcionários, principalmente para evitar os vícios no trabalho que realizam há anos, e o “jeitinho” para resolver algumas coisas, estou iniciando um projeto: um documento oficial da empresa com a descrição das funções de cada funcionário -por cargo-, com as diretrizes da realização do trabalho baseadas nas normas decorrentes de resoluções das autoridades como, por exemplo, a ANVISA.

    Entretanto, estou meio perdido, como todo estagiário. Não sei por onde começar e não sei qual o modelo mais adequado para esse projeto.

    Será que vocês podem me dar alguma orientação nesse sentido?

    Obrigado,
    Rafael Lemos.

    • Daniela Albuquerque
      Daniela Albuquerque says:

      Olá Rafael,

      Seja muito bem vindo em nosso blog! Ficamos muito felizes com a sua participação.

      No seu caso, recomendo que faça o teste drive da nossa plataforma online para entender um pouco sobre a elaboração de documentos para um sistema de gestão. Acredito que ajudará muito em seu trabalho. Nesse link damos alguns modelos que pode utilizar em seu trabalho, ok?!

      É só clicar no link a seguir, fazer o cadastro e começar a experiência: http://www.templum.com.br/iso-9001/

      Espero que goste. Esperamos o seu feedback!

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  8. Sonia
    Sonia says:

    Boa tarde Cristiane,

    Estou elaborando IT’s em meu trabalho, trabalho em TI, porem estou com uma duvida em questão com a Indexação, Armazenamento e Retenção desses documentos, uma vez que terão revisões, como procedo em relação a isso? Existe algum prazo normativo?

    Abraço Sonia

    • Cristiane Gonçalves
      Cristiane Gonçalves says:

      Sonia

      Obrigada pela sua participação em nosso Blog.

      Vamos a sua pergunta, a norma determina que você deve ter controle sobre seus documentos e que exista um Procedimento Documentado para as tratativas para questão de documentos revisados ou seja considerados como obsoletos a norma determina:

      g) evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles
      forem retidos por qualquer propósito.

      Caso um documento sofra revisão você ira determinar no seu procedimento a forma mais adequada para garantir que o documento atualizado seja distribuído e os documentos obsoletos sejam descartados ou deletados, a forma que determinar no seu procedimento será a sistemática valida.

      Espero ter esclarecido sua dúvida.

      Fico a disposição para auxiliar

      Cristiane Gonçalves

  9. Nonato
    Nonato says:

    Olá, parabéns pelo material do site. Gostaria de uma consulta. Como vocês entendem a aplicação de formulários em meio exclusivamente eletrônico. Atualmente, principalmente com as distâncias e com o avanço da tecnologia, é normal muitas empresas garantirem a evidência do cumprimento de um processo através de formulário que “vem e vão” apenas em meio eletrônico, sem imprimir nem assinar. Isso vai desde uma soliciação de mudança de função até a investigação de uma não conformidade. Como vocês julgam isso? É possível estabelecer que tudo seja feito por meio eletrônico, inclusive em situações com várias pessoas envolvidas? Evoluímos ao ponto de considerarmos que um campo assinatura possa ser preenchido, por exemplo, “por conferece call” ou “por e-mail”? A pergunta é porque ainda vejo muitas pessoas resistentes a este tipo de mudança. O que vocês acham?

    • Cristiane Gonçalves
      Cristiane Gonçalves says:

      Olá Nonato

      Primeiramente quero agradecer sua participação em nosso Blog.

      Em relação ao questionamento realmente os formulários em meio eletrônico estão sendo cada vez mais aderidos nas organizações, devido ao avanço na tecnologia, criação de softwares e constante uso de e-mail tornou-se esta prática usual.

      A norma ISO 9001:2008 determina que os registros devem ser prontamente recuperáveis, então se eles estão em meio eletrônico deverá existir uma forma de recuperar de forma rápida e pratica.

      Em relação as resistência das pessoas a mudanças, isto ocorre pela dificuldade de se quebrar paradigmas, a forma mais fácil de aplicar este tipo de mudança é com base em treinamento, somente por meio de treinamentos que conseguimos mudar uma cultura já enraizada, não pode ser nada impositivo, tem que ser em pequenas doses demonstrando os benefícios que os registros em meios eletrônicos trazem para a organização e para o meio ambiente.

      Fica a dica.

      Cristiane Gonçalves

      • Fabi
        Fabi says:

        Onde encontro as conceituações dos tipos de documentos, por exemplo: instrução normativa, instrução de trabalho, procedimentos, declaração, etc…

        • Daniela Albuquerque
          Daniela Albuquerque says:

          Olá Fabíola, seja muito bem vinda em nosso blog!

          Segue abaixo uma explicação simples sobre cada tipo de documento:

          Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade
          Demonstra a visão e estratégia da Alta Direção;

          Manual da Qualidade (MQ)
          O Manual da Qualidade retrata de modo simples e objetivo as diretrizes e a operação do sistema de gestão da Qualidade;

          Procedimentos (PR)
          Normas estabelecidas pela norma NBR ISO 9001:2008, e internos necessários para demonstrar e controlar o sistema;

          Documento Complementar (DC)
          Normas internas que estabelecem os processos e os controles, no nível de especificidade que se faça necessário, define também quem, o quê e quando;

          Instrução de Trabalho (IT) e Anexos
          Documento de nível operacional preparado em conjunto com os funcionários envolvidos na execução das atividades detalhando “como” são executadas as atividades e rotinas de trabalho;

          Formulários (FO)
          Documento gerado através de formulário contendo campos a serem preenchidos, evidenciando os resultados alcançados, estando atrelados a procedimentos ou a instruções de trabalho.

          Registros
          Documentos utilizados para prover evidência de conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade.

          Caso queira informações mais detalhadas, sugiro que faça o nosso curso online Controle de Documentos. Veja as datas disponíveis no site: http://www.cursos.templum.com.br

          Estamos à disposição.

          Atenciosamente,
          Daniela Albuquerque

  10. Allan
    Allan says:

    Bom Dia!

    Gostaria de saber se a norma ISO 9001 estabelece qual documento deve deve ser criado primeiro. PGP, POP e IT. Há uma cronologia a ser seguida? Ou podem ser criados em datas próximas sendo que os de menor hieraquia criados primeiro?

    Agradeço desde já.

    • Thais Cargnelutti
      Thais Cargnelutti says:

      Olá Allan, boa tarde!

      A norma não estabelece a cronologia de criação de documentos. No entanto é muito comum que os procedimentos sejam criados antes dos formulários. Faça um planejamento para a criação desses documentos e crie conforme sua necessidade.

      Atenciosamente,

      Thais Cargnelutti
      Especialista Templum

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