O que é e para que serve um Checklist?

O Checklist também conhecido como Folha de Verificação é uma lista de itens que foi previamente estabelecida para certificar as condições de um serviço, produto, processo ou qualquer outra tarefa. Seu intuito é atestar que todas as etapas ou itens da lista foram cumpridas de acordo com o programado.

Esta ferramenta está no hall das famosas e consagradas ferramentas da qualidade. Sua utilização é tão difundida que podemos encontrar em diferentes setores empresariais e círculos sociais.

O mais interessante é que o checklist pode ser elaborado por qualquer pessoa e seu custo de desenvolvimento é quase que “zero”.

Simples, mas muito eficaz!

Uma das inspirações para este artigo foi o livro do autor Atul Gawande – “Check list: Como fazer as coisas benfeitas”. Logo nas primeiras páginas, Atul foca em demonstrar como o Checklist pode ser um instrumento eficaz em sua área de atuação: procedimentos clínicos e cirúrgicos.

Ele aborda que por mais que a área médica esteja cada vez mais focada na “superespecialização”, onde ele até brinca ao falar que existem os médicos especialistas em orelha direita e outros na orelha esquerda, as falhas em operações médicas não param de ocorrer devido à não execução de uma tarefa fundamental. Segundo estatística do livro cerca de 150 mil pessoas morrem por ano em decorrência de cirurgias, sendo que pelo menos a metade das mortes e complicações são totalmente evitáveis.

O Checklist X A falibilidade humana

Gawande cita no livro:

Em ambientes complexos os profissionais enfrentam duas dificuldades: uma delas é a falibilidade da memória e da atenção humana e a outra, igualmente traiçoeira, surge quando as pessoas enganam a si mesmas achando que podem suprimir passos, mesmo quando se lembram deles.

Este é um dos princípios defendidos pelo autor: a falibilidade humana. Acho louvável aquelas pessoas que conseguem guardar diversas informações em sua memória, mas como todos sabem nem todos possuem está habilidade.

A Lista de Verificação serve como um suporte importantíssimo diante da falibilidade da nossa memória em decorrência das tarefas e operações rotineiras. O Checklist pode auxiliar sua equipe de trabalho na execução das tarefas certas da maneira certa, retrabalhos e erros evitados alavancam a produtividade de sua equipe e aumentam a otimização dos processos de sua organização.

Quando utilizar uma lista de verificação?

A lista de Verificação pode ser utilizada em diversas ocasiões, como: para verificar se todos os utensílios e componentes foram adicionados ao produto final; verificar a chegada dos lotes de matéria prima em um setor logístico; na construção civil com a execução dos serviços e materiais que devem contemplar uma obra.

Entre um dos ramos que utilizam o checklist para quase tudo, é o da aviação. O piloto tem um para decolagem, um para caso de uma das turbinas falharem, para o momento do pouso e entre outros.

Também pode ser utilizado na implementação de um sistema de gestão, com uma lista de verificação fica muito fácil identificar se todos os requisitos foram atendidos e o como isto ocorreu.

Bom…. Esta ferramenta pode ser utilizada em muitas situações, o importante é definir cada item a ser checado.

Como fazer um Checklist?

Vamos para a prática de como fazer um checklist:

  • Defina o que precisa ser verificado: Apesar de óbvio, muitos se enganam na hora de elaborar a lista de verificação, por isso é importante definir o que deve ser enxergado e os porquês de desenvolver o instrumento, ou seja tenha claro em mente o objetivo e importância da ferramenta.
  • Defina a frequência de utilização: Nesta etapa é essencial definir quais são os momentos que a lista de verificação deverá ser utilizada. Existem prestadores de serviço que após a realização do seu trabalho utilizam o checklist para demonstrar ao cliente que todas atividades foram executadas e, além disso, colocam um campo de assinatura onde o cliente assina a lista para demonstrar que tudo que foi entregue conforme o combinado.
  • Defina quem irá utilizar: Tenha bem definido quem são os responsáveis por utilizar o Checklist. Com a definição dos responsáveis aplique um treinamento demonstrando como utilizar e a importância. Aplicar esta ferramenta pode exigir uma mudança de cultura, uma vez que no começo alguns colaboradores podem menospreza-la.
  • Defina os itens a serem verificados: Este é o momento de definir quais os itens precisam ser checados para constatar se um serviço, produto, processo ou atividade foi plenamente cumprido de acordo com as especificações. Por isso, peça a ajuda do colaborador que utilizará a ferramenta, pois eles já possuem o conhecimento e a experiência necessárias para auxiliar na definição do conteúdo da lista.
  • Teste a lista: Antes de utilizar a lista, peça para alguns colaboradores, que irão utilizar está ferramenta, realizem alguns testes para certificar que o instrumento está validado ou se é necessário alterar alguma coisa. Normalmente, durante o teste sempre surgem dúvidas e sugestões de melhoria;

Checklist é bem mais que um simples registro!

Para finalizar Gawande passa um ensinamento que eu considero muito importante, nós da Templum compartilhamos dele, que é: o checklist “não visa produzir registros”.

Digo que a Templum compartilha deste princípio, pois nós entendemos que um Sistema de Gestão assim como as ferramentas que foram adotadas na implementação fazem parte de um organismo vivo, que compreendem bem mais que um conjunto de documentos e papéis que servem apenas para atendimento de um requisito.

Sendo assim, se a sua organização visa utilizar uma lista de verificação, entenda que ela deve ser bem mais do que um papel ou um simples documento, por outro lado enxergue o Checklist como algo vivo que deve ser alimentado rotineiramente, a fim de extrair o melhor resultado possível.

Guilherme Alonço

Guilherme Alonço

Conteudista da Templum Consultoria Ilimitada e apaixonado por assuntos e notícias que englobam o mundo dos negócios. Formado em Administração de Empresas pelo Centro Universitário Unitoledo e Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie.
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