O que é Fluxograma de Processo?
O fluxograma de processo é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Além disso, esta ferramenta pode ser utilizada para abordar os processos de qualquer organização.
É claro que existem outros instrumentos que atendem as mesmas especificações, – a Templum tem uma forma peculiar de elaborar o mapeamento de processos – entretanto o foco deste texto é abordar as funcionalidades do fluxograma.
Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e entre outros elementos que compõem cada tipo de processo em uma organização.
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As principais funções do fluxograma de processos são:
- Melhorar a compreensão dos processos e como eles estão interligados;
- Mostrar como as atividades e rotinas de trabalho são desenvolvidas na organização;
- Identificar problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.
Assista abaixo, na prática, como aplicar o mapeamento de processos na sua empresa.
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Quais são os principais símbolos utilizados para elaborar um fluxograma de processo?
Quais são os tipos de fluxograma mais utilizados?
Os dois fluxogramas mais conhecidos são: Fluxograma Linear e o Fluxograma Funcional.
Fluxograma de Processos Linear
O Fluxograma de processos Linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo. Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.
Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um processo de vendas em uma loja de shopping center.
Fluxograma de processo Funcional
O Fluxograma de processo Funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos. Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.
Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.
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Como criar um fluxograma de processo eficiente?
Um fluxograma de processos, fundamentalmente, estabelece uma sequência lógica de início, meio e fim. O início compreende as entradas necessárias para iniciar o processo. O meio representa o processo em si, ou seja, as atividades que devem ser realizadas para alcançar os objetivos propostos. O fim é representado pelas saídas do processo, ou seja, os resultados esperados das atividades executadas.
Embora tenhamos mencionado apenas 8 símbolos, é importante salientar que há muitos outros que também podem ser utilizados. No entanto, um fluxograma com excesso de símbolos pode tornar a leitura e análise do diagrama muito complexa.
Adicionalmente, uma etapa crucial antes de iniciar a criação de qualquer fluxograma é realizar um estudo prévio de todos os processos existentes na organização. Compreender a inter-relação entre eles é fundamental para evitar um fluxograma confuso e sem objetividade, que pode acabar se tornando um documento ineficaz.
Como mencionado anteriormente, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo. Portanto, é essencial um planejamento cuidadoso antes de determinar quais processos serão representados e, principalmente, a sequência entre eles. Assim, você garantirá a criação de um fluxograma de processos eficiente e fácil de compreender.
Como analisar um fluxograma de processo?
Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma precisa ser avaliado criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente alcançados.
Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.
Fonte: GRAEML e PEINADO, 2007.
Quais são os softwares existentes para elaboração de um fluxograma de processo?
Para finalizar, confira alguns softwares que podem ser utilizados para elaborar um fluxograma:
Canva
O Canva é uma ferramenta de design gráfico online com diversos recursos, inclusive para criação de fluxogramas. Ideal para quem precisa de simplicidade. São diversos modelos já prontos que podem ser facilmente adaptados. A ferramenta é gratuita e está disponível também em português.
Quer saber mais sobre o Canva, clique aqui.
Microsoft Excel
Apesar de não ser a sua principal atribuição, o Excel apresenta algumas funcionalidades que servem para desenvolver um fluxograma de processos. No campo de “ilustrações” conseguimos localizar todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma, além disso podemos escolher a opção “SmartArt” e escolher os elementos gráficos de processos para desenvolver um fluxograma.
DIA
Diferente do Excel, o DIA é um software específico para elaboração de fluxogramas, esquemas de circuitos e diagramas de rede. O mais importante é que ele é gratuito e existe uma versão totalmente em português. Existem todos tipos de símbolos necessários para criação de um fluxograma e você pode exportar para diversos formatos, como XML, UML, SVG, PNG, JPEG e EPS.
Para fazer o download do DIA, acesse o link: https://dia-installer.de/
Microsoft Visio
O Visio é o principal software para elaboração de fluxogramas. Diferente do DIA, ele é pago. Esta ferramenta fornece recursos visuais e práticos que facilitam e flexibilizam o desenho de fluxograma de processos. Ele está disponível em duas versões: Standard e Professional, sendo que a “Professional” oferece recursos automatizados para elaboração de fluxos mais avançados.
Boa tarde, Guilherme Alonço.
É possível me enviares um fluxograma dos processos de procurement?
Olá Mahomed, tudo bem?
Seja bem-vindo ao blog!
Infelizmente não temos um modelo pronto deste fluxograma. Mas, temos todo material e posts com dicas práticas de como fazer um mapeamento de processos independente do processo. Segue o nosso principal post sobre mapeamento de processos:
https://certificacaoiso.com.br/como-mapear-processos-e-atender-os-requisitos-da-iso-90012015-utilizando-tartaruga-turbinada-da-templum/
Guilherme, primeiramente sou grato pelas informações que compartilhou e pela explicação de cada etapa e item relacionado ao “desenho” do fluxograma. Minha dúvida é a seguinte: estou criando um fluxograma para melhorar alguns processos de atendimento na empresa, porém dependo da inserção e atualização de dados a partir de terceiros, das empresas parceiras; unificação de dois banco de dados, além do link entre sistema de telefonia e software CRM. É um trabalhão de fato… (sabe como é aquilo de todo mundo reclamar, mas ninguém se dispor a pensar nas soluções, né?!) Para cada etapa dessa integração de sistemas seria necessário criar um fluxo individual ou o Fluxo Funcional seria a melhor indicação para que o entendimento do diagrama fique mais fácil e inteligível?
Olá Hector, tudo bem?
Muito obrigado pelo feedback! Fico feliz que o conteúdo foi bom para o seu conhecimento.
No seu caso, o interessante seria desenvolver um fluxograma funcional, pois tornaria fácil a visualização e integração entre os diferentes processos. Desta maneira, você conseguiria verificar os gargalos que tornam o processo falho e não garantem uma saída conforme, por exemplo.
Outra dica e que talvez se encaixe a sua realidade é o mapeamento de processos de diagrama de tartaruga. O pessoal da Templum desenvolveu um modelo bem legal e que pode ser muito útil para simplificar a visualização de seus processos. Segue o artigo que contém um link para download da planilha: https://certificacaoiso.com.br/como-mapear-processos-e-atender-os-requisitos-da-iso-90012015-utilizando-tartaruga-turbinada-da-templum/
Lembre-se, seu mapeamento ou fluxograma de processos tem que ser de fácil interpretação e leitura, pois assim outros poderão compreender e fazer uso dele.
Espero ter ajudado.
Guilherme Alonço
Oi Guilherme, Td bem?
Fiquei com uma duvida com relação ao processo de fluxo. É possível iniciar um fluxo existindo 2 processos de inicialização? Ex: O cliente identifica a falha ou Empresa identifica a falha?
Olá Wendel, tudo bem?
Seja bem-vindo ao nosso blog!
Não vejo problemas em você realizar desta maneira, porém eu criaria somente um e colocaria a como “Identificação de falhas Cliente/Empresa”.
O importante é que o fluxograma faça sentido para você e sua empresa.
Atenciosamente,
Guilherme Alonço
Gostei da matéria.
Olá Danny, tudo bem?
Fico feliz que tenha gostado do conteúdo!
Continue acompanhando o nosso Blog!
Atenciosamente,
Guilherme Alonço
Gostei da matéria 😉
Olá Danny, tudo bem?
Fico feliz que tenha gostado do conteúdo!
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Atenciosamente,
Guilherme Alonço
Gostaria de saber se no símbolo de início e fim poderia escrever outra coisa diferente, por exemplo: Inicío – Reunião. Fim – Cliente.
Olá Udini, tudo bem?
O recomendável é que seja utilizado a nomenclatura indicada no texto, mas não vejo problema em você utilizar o símbolo da maneira que você está especificando, o importante é que o fluxograma fique claro e de boa compreensão para quem irá utilizar a ferramenta.
Atenciosamente,
Guilherme Alonço
Quero saber como faço para
Olá Eliane, tudo bem?
Acredito que faltou alguma parte da sua pergunta. Você poderia nos enviar novamente?
Atenciosamente,
Guilherme Alonço