O que é Fluxograma de Processo?
O fluxograma de processo é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Além disso, esta ferramenta pode ser utilizada para abordar os processos de qualquer organização.
É claro que existem outros instrumentos que atendem as mesmas especificações, – a Templum tem uma forma peculiar de elaborar o mapeamento de processos – entretanto o foco deste texto é abordar as funcionalidades do fluxograma.
Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e entre outros elementos que compõem cada tipo de processo em uma organização.
[Post] Dica de leitura: Tudo sobre as sete ferramentas da qualidade
As principais funções do fluxograma de processos são:
- Melhorar a compreensão dos processos e como eles estão interligados;
- Mostrar como as atividades e rotinas de trabalho são desenvolvidas na organização;
- Identificar problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.
Assista abaixo, na prática, como aplicar o mapeamento de processos na sua empresa.
[GRATUITO] Diagnóstico: Faça um diagnóstico gratuito da sua empresa e saia com o relatório dos problemas identificados
Quais são os principais símbolos utilizados para elaborar um fluxograma de processo?
Quais são os tipos de fluxograma mais utilizados?
Os dois fluxogramas mais conhecidos são: Fluxograma Linear e o Fluxograma Funcional.
Fluxograma de Processos Linear
O Fluxograma de processos Linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo. Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.
Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um processo de vendas em uma loja de shopping center.
Fluxograma de processo Funcional
O Fluxograma de processo Funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos. Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.
Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.
Bônus! Download Gratuito
Mapeie seus processos de forma prática com nossa planilha gratuita.
[adrotate banner=”10″]
Como criar um fluxograma de processo eficiente?
Um fluxograma de processos, fundamentalmente, estabelece uma sequência lógica de início, meio e fim. O início compreende as entradas necessárias para iniciar o processo. O meio representa o processo em si, ou seja, as atividades que devem ser realizadas para alcançar os objetivos propostos. O fim é representado pelas saídas do processo, ou seja, os resultados esperados das atividades executadas.
Embora tenhamos mencionado apenas 8 símbolos, é importante salientar que há muitos outros que também podem ser utilizados. No entanto, um fluxograma com excesso de símbolos pode tornar a leitura e análise do diagrama muito complexa.
Adicionalmente, uma etapa crucial antes de iniciar a criação de qualquer fluxograma é realizar um estudo prévio de todos os processos existentes na organização. Compreender a inter-relação entre eles é fundamental para evitar um fluxograma confuso e sem objetividade, que pode acabar se tornando um documento ineficaz.
Como mencionado anteriormente, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo. Portanto, é essencial um planejamento cuidadoso antes de determinar quais processos serão representados e, principalmente, a sequência entre eles. Assim, você garantirá a criação de um fluxograma de processos eficiente e fácil de compreender.
Como analisar um fluxograma de processo?
Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma precisa ser avaliado criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente alcançados.
Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.
Quais são os softwares existentes para elaboração de um fluxograma de processo?
Para finalizar, confira alguns softwares que podem ser utilizados para elaborar um fluxograma:
Canva
O Canva é uma ferramenta de design gráfico online com diversos recursos, inclusive para criação de fluxogramas. Ideal para quem precisa de simplicidade. São diversos modelos já prontos que podem ser facilmente adaptados. A ferramenta é gratuita e está disponível também em português.
Quer saber mais sobre o Canva, clique aqui.
Microsoft Excel
Apesar de não ser a sua principal atribuição, o Excel apresenta algumas funcionalidades que servem para desenvolver um fluxograma de processos. No campo de “ilustrações” conseguimos localizar todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma, além disso podemos escolher a opção “SmartArt” e escolher os elementos gráficos de processos para desenvolver um fluxograma.
DIA
Diferente do Excel, o DIA é um software específico para elaboração de fluxogramas, esquemas de circuitos e diagramas de rede. O mais importante é que ele é gratuito e existe uma versão totalmente em português. Existem todos tipos de símbolos necessários para criação de um fluxograma e você pode exportar para diversos formatos, como XML, UML, SVG, PNG, JPEG e EPS.
Para fazer o download do DIA, acesse o link: https://dia-installer.de/
Microsoft Visio
O Visio é o principal software para elaboração de fluxogramas. Diferente do DIA, ele é pago. Esta ferramenta fornece recursos visuais e práticos que facilitam e flexibilizam o desenho de fluxograma de processos. Ele está disponível em duas versões: Standard e Professional, sendo que a “Professional” oferece recursos automatizados para elaboração de fluxos mais avançados.