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O passo a passo para certificação ISO 9001

A certificação ISO 9001 acontece em 7 passos:

  1. Defina o método de implementação adequado para sua empresa
  2. Escolha um profissional da sua empresa para ser o representante da direção
  3. Diagnóstico e planejamento
  4. Envolva seus colaboradores
  5. Implemente os requisitos da norma
  6. Execute uma auditoria interna
  7. Contrate a auditoria de certificação

Veja abaixo as dicas da Templum para ter sucesso em cada passo. Leia também:

Passo 1: Defina o método de implementação

Como escolher o método de implementação adequado para sua empresa

Normalmente a ISO 9001 é implementada com auxilio de consultorias especializadas. Este apoio é fundamental para que o empresário consiga criar a cultura da qualidade mantendo o foco na geração de resultados durante a implementação. É possível implementar sozinho, mas existe o risco de se gastar mais do que o planejado. Antes de tomar a decisão avalie os custos e benefícios de cada opção listada a seguir:

Faça você mesmo

Sozinho é possível, mas incerto. Se você não está familiarizado com sistemas de gestão, será muito difícil implementar a ISO 9001 sozinho. Durante a implantação você terá que elaborar procedimentos, mapear processos, verificar a documentação necessária, elaborar documentos de controle e gerenciar registros, além de ler e interpretar a norma em si. Sem experiência, a chance de fracasso na auditoria é muito grande.

Sem experiência, a implementação pode demorar mais do que o estimado, e como tempo é dinheiro, pode sair mais caro do que contratar uma consultoria. Se pensa em contratar um profissional experiente, o salário médio de mercado varia de R$ 2.200 a R$ 3.000. Com encargos e benefícios o custo total mensal será de R$ 4.400 a R$ 6.000, muito mais que o investimento necessário para implementar a ISO 9001 com a Templum.

Consultoria compartilhada

A consultoria compartilhada é uma forma barata de implementar um Sistema de Gestão pois parte do princípio que o custo de um consultor será compartilhado por várias empresas. É provável que você tenha que se afastar de sua empresa de tempos em tempos para se reunir com as empresas compartilhadas e receber instruções do consultor. Antes de contratar avalie o tamanho e complexidade do seu negócio e a sua necessidade de certificação. Afinal, a certificação é a mesma para todas as empresas, a forma de implementação não é.

Consultoria presencial

A forma tradicional de consultoria é geralmente mais cara. O contratante não paga apenas o conhecimento do consultor. Ele paga o deslocamento, a hospedagem e o todo tempo que o consultor passa em trânsito. Ao contrário do que muitos pensam, a presença do consultor na empresa não reduz o trabalho do contratante.

Consultoria Ilimitada Templum

A Templum criou um jeito novo de fazer consultoria, usando tecnologia para transferir conhecimento, aproximar o cliente do especialista e, ao mesmo tempo, eliminar os custos com transporte e hospedagem de consultores.

Tudo foi planejado, dividido em fases, para que você dedique apenas 1 hora do seu dia na implementação. Especialistas disponíveis via chat, chamado, email e site solucionam qualquer problema que você venha a ter. No final da implementação nós realizamos uma pré-auditoria para garantir que a sua certificação aconteça sem problemas. É por isso que é possível garantir a certificação de todos os clientes.

Contratando a Templum você tem acesso ilimitado ao conhecimento de profissionais com mais de 20 anos de experiência. Lembre-se: tempo é dinheiro. Sem o suporte ideal para sua empresa você pode acabar gastanto muito mais.

Passo 2: Escolha o representante da direção (RD)

Dicas para escolher o representante da direção ideal

O RD é uma pessoa dentro da organização que vai assegurar a implementação e a manutenção dos processos do Sistema de Gestão. É ele quem informa o desempenho da implementação e as necessidades de melhoria para à direção. Ele também promove a conscientização sobre os requisitos do cliente em toda a organização.

Escolha um profissional da sua equipe que conheça:

  • a cultura organizacional da sua empresa
  • as atividades da organização
  • técnicas e métodos de gestão
  • administração geral
  • informática

As seguintes habilidades vão ajudá-lo na tarefa:

  • Organização, planejamento e realização
  • Iniciativa
  • Capacidade de percepção e análise crítica
  • Persistência na busca de soluções
  • Negociação

Fique atento, o RD não faz tudo sozinho. É necessário o comprometimento de todos.

Passo 3: Diagnóstico e planejamento

Como a Templum prepara seus clientes para começar a implementação

Colocar no papel o projeto idealizado é a melhor maneira de visualizar todo o processo.

As atividades da consultoria ilimitada Templum começam com a execução de um diagnóstico. É importante que o cliente detalhe a sua empresa, com todas as informações possíveis para que nossos especialistas entendam realmente como sua empresa funciona e o que se espera de melhoria.

Em seguida elaboramos um cronograma detalhado contendo todas as atividades para a obtenção do certificado. Nele estarão definidos prazos iniciais para cada etapa, responsáveis, verificações, auditorias, etc.

Veja também:

Passo 4: Envolva seus colaboradores

Por que envolver seus colaboradores é tão importante

O envolvimento das pessoas da organização é a principal dificuldade para se conseguir o certificado ISO 9001. E, muitas vezes, elas não são as culpadas. Isso porque é da natureza humana algum temor quando mudanças estão a caminho. Em uma empresa, somente a notícia do processo de implementação já pode gerar desconfiança e boatos sobre demissões e questões sobre a saúde financeira da companhia.

Por isso, cabe à alta direção manter uma comunicação eficiente com os colaboradores sobre essa grande decisão: a implementação da ISO 9001. Explique os benefícios, a necessidade de colaboração mútua e enumere os desafios que serão enfrentados para ajudar a criar um clima melhor durante o processo.

Passo 5: Implemente os requisitos da norma

A implementação dos requisitos da norma

É o processo de implementação em si. Nessa fase os esforços devem ser concentrados para a criação dos documentos e processos que guiarão o sistema de gestão da qualidade e a melhoria contínua da sua empresa. Também são realizados os treinamentos dos colaboradores, para que eles se familiarizem com essa nova forma de realizar a Gestão da Qualidade dentro da organização.

As principais etapas técnicas são:

  • implementação dos seis procedimentos obrigatórios:
    • Controle de Documentos
    • Controle de Registros
    • Auditoria Interna
    • Controle de Produto Não Conforme
    • Ação Corretiva
    • Ação Preventiva
  • implementação de manual, política e objetivos da qualidade;
  • mapeamento dos seus processos e suas interações;
  • treinamento dos colaboradores.

Passo 6: Execute uma auditoria interna

Para que serve a auditoria interna, ou pré-auditoria

Terminado o processo de implementação, é aconselhável realizar uma pré-auditoria ou auditoria interna, para serem verificados possíveis erros do processo, pontos em que é necessária alguma mudança ou até mesmo a inclusão de dados complementares. Esta avaliação não é oficial, por isso qualquer não-conformidade não é sinal de alerta, mas sim um apontamento para pequenas alterações ou melhorias.

Você sabia? A Templum executa a pré-auditoria em todos os clientes. É por isso que a Templum consegue garantir a certificação em contrato.

Passo 7: Contrate a auditoria de certificação

Como funciona a auditoria de Certificação ISO 9001

O último passo é a contratação de um órgão certificador, que irá realizar a auditoria oficial e, caso aprove a organização, emitir o cobiçado certificado ISO 9001. A auditoria de certificação, é executada normalmente em duas etapas:

1) Na primeira etapa são checados os documentos do sistema de gestão estabelecidos, como procedimentos e instruções de trabalho. Esta fase não se estende aos setores e departamentos da empresa.

2) Na data marcada para a auditoria final, as pessoas responsáveis pelos processos serão entrevistadas pelo auditor em busca de conformidades do sistema implementado e a Norma ISO 9001. Se os requisitos estiverem consistentes o auditor recomendará a certificação da empresa .

Vale lembrar que o processo de Gestão da Qualidade é contínuo e que o certificado tem prazo de validade, além de serem necessárias certificações para manutenção do selo ISO 9001. Visite a página de certificação ISO 9001 para saber mais.

Templum, um jeito rápido e barato de certificar sua empresa

ISO 9001

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