Eis uma grande questão: Posso manter cópias não controladas em meu sistema de gestão?
O caso é polêmico, então vamos analisar o que diz a norma ISO 9001:2008 em seu item 4.2.3:
“Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade DEVEM ser controlados.“
Ora, se a norma diz que temos que controlar os nossos documentos, como vamos instituir de forma prática uma cópia não controlada? É uma contradição, certo?!
Sendo assim, como proceder quando existe a necessidade de impressão de um documento para utilização em treinamentos ou reuniões?
Nesse caso recomendo que indique em seu procedimento que cópias impressas são válidas apenas no dia da sua impressão e que após esse período esses documentos tornam-se obsoletos.
DICA: É necessário que instale um programa que irá indicar a data de impressão de um documento.
É importante que todos os colaboradores da empresa recebam treinamento sobre o procedimento Controle de Documentos a fim de garantir que todos entendam a sistemática e a importância desse item de seu sistema de gestão.
Mãos a Obra!
Bom dia
Poderia me tirar uma dúvida? oque fazemos com as cópias controladas quando as mesmas perdem a utilidade e voltam para a empresa?
Boa tarde, Waleska!
Isso pode ser determinado por você, durante a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade. Porém, de alguma forma, esses documentos devem ser invalidados, para não ocorrer de uma pessoa utilizar um procedimento defasado.
Espero ter esclarecido a sua dúvida.
Atenciosamente,
José Rafael
exemplo: devo utilizar esse carimbo de cópia controlada em tds os documentos do SGQ ou em tds documentos criados? ah mais uma coisinha tbm rs devo inserir marca d’agua ” documento não controlado quando impresso” somente em documentos para consulta ex: manual, procedimentos,treinamentos?
Olá estou com uma dúvida estou estagiando na area da qualidade e preciso fazer a codificação de tds os documentos utilizados, sei que essa codificação se faz de acordo com a norma, mas é uma codificação bem complexa, ex: qual codificação usar para documentos do rh,departamento comercial,técnico e projetos? estou com mt dificuldade nisso, se puder me ajudar
agradeço desde já !
Grato!
Olá Alessandro,
Seja bem vindo em nosso blog!
Em relação à sua dúvida, a norma ISO 9001 em nenhum lugar indica que os documentos precisam ser “codificados”, mas sim que precisam ser prontamente identificáveis, ou seja, caso consiga identificar um documento pelo nome, já basta, não sendo necessário a inclusão de códigos.
A inclusão de códigos nos documentos é uma decisão da empresa e a forma de realizar essa indicação deve estar descrita no seu procedimento “Controle de Documentos”, portanto a minha dica é que verifique nesse procedimento qual é a lógica para essa atividade.
Caso ainda não tenha o procedimento Controle de Documentos já elaborado recomendo que realize a identificação apenas pelo nome do documento mesmo, ok?!
Espero que possamos tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Obrigado pelas dicas! já consegui adiantar bastante coisa no SGQ da empresa! e tenho outra dúvida, quando que eu devo utilizar o carimbo de ”cópia controlada”?
Grato!
Olá Alessandro!
A questão dos documentos controlados é bem difícil realmente, porém entenda essa questão dessa forma:
Todo documento que estiver em sua lista mestra de documentos (seja essa lista documentos internos ou externos), quando houver alguma copia do original, esta copia trata-se de uma copia controlada e deve ter a sua distribuição também controlada. Então não é só a questão do carimbo, mas de controlar quantas copias foram realizadas e aonde elas se encontram, pois caso contrário, nada adiantaria o carimbo, ok?!
Em relação ao aviso de impressão, não é obrigatório, mas e uma boa prática.
Espero que possamos tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela boa noite!
obrigado pelos esclarecimentos,mas estou com outra dúvida em relação a distribuição de cópias exemplo: eu disponibilizei alguns formulários que os departamentos precisam ter acesso,nesse caso eu devo inserir a marca d’agua ” não controlado quando impresso” correto?
grato desde já!
Alessandro 14 de janeiro de 2014 as 18:18
Olá Daniela boa noite!
obrigado pelos esclarecimentos,mas estou com outra dúvida em relação a distribuição de cópias exemplo: eu disponibilizei alguns formulários DIGITAIS que os departamentos precisam ter acesso,nesse caso eu devo inserir a marca d’agua ” não controlado quando impresso” correto?
grato desde já!
Olá Daniela,
Gostaria de saber se :
É errado manter dentro do meu sistema de gestão, cópias controladas assinadas (com assinatura física = “á caneta”) ?
Obrigada,
Maura.
Olá Maura,
Seja bem vinda em nosso blog!
Não existe nenhum impedimento para essa sistemática. Pode utilizar dessa forma, caso seja a forma mais fácil de controle para a sua empresa.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Excelente Daniela!
Outra dúvida: Podemos certificar uma microempresa com apenas o proprietário como funcionário?
Olá Regiane,
Sim, não existe nenhum impedimento para isso, uma vez que a certificação é realizada baseada nos processos da organização, então mesmo que apenas com 01 único funcionário, todos os processos devem estar controlados.
Estamos à disposição para quaisquer esclarecimentos.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Bom dia pessoal!
Quando a norma ISO especifica procedimento documentado ou até mesmo o manual da qualidade, não significa que tenho que apresentar somente impresso, mas pode ser também eletrônico, correto?
Olá Regiane,
É isso mesmo. O procedimento documentado pode ser em meio eletrônico, desde que existam os controles de acesso e modificação desses documentos, ok?!
Qualquer duvida, estamos à disposição.
Tenha um ótimo dia!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Daniela,
Você citou no artigo a necessidade de um programa que irá indicar a data de impressão de um documento…
Qual a finalidade disso?
Pode indicar algum programa especifico?
No meu procedimento de Controle de Documentos eu cito que:
“Existem duas cópias controladas dos documentos do SGQ, uma eletrônica no diretório e a outra física que fica na pasta de cada processo do SGQ.”
Isso seria suficiente?
Obrigado
Alex
Olá Alex, muito obrigada pela sua participação em nosso blog.
Ao instalar esse tipo de programa, todo o documento que for impresso terá a data e horário de impressão, facilitando o controle dos documentos quando necessário que outras cópias sejam criadas para a realização de treinamentos e reuniões.
Em relação ao seu procedimento, sim, a indicação sobre o controle é suficiente, desde que garanta que não exista a possibilidade de impressões por outros funcionários da empresa, ok?!
Espero poder tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque