A manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade é uma tarefa que exige muita dedicação. No entanto, quanto mais você se dedicar, mais você vai colher. Tudo ficará mais fácil se você:

• elaborar um calendário contendo todas as ações do SGQ que precisam ser realizadas e a periodicidade de cada ação;
• acompanhar mensalmente todos os indicadores da qualidade;
• fazer reuniões periódicas a fim de encontrar possibilidades de melhorias nos processos da empresa;
• realizar auditorias periódicas;
• realizar as reuniões de análise crítica periodicamente.

O mais importante mesmo é incorporar a cultura da qualidade na rotina de todos da organização. Assim, todo o esforço e investimento realizado será recompensado.

Pode ser, por exemplo, um café da manha ou um café da tarde. Relembre o caminho que percorreram para chegar à tão sonhada certificação. Agradeça-os e os incentive a terem ideias para melhorar cada vez mais o sistema. Reafirme o compromisso com a política da empresa, destacando 3 pontos positivos do primeiro trimestre e apontando o que precisa ser trabalhado no próximo período.

Defina e capacite a equipe de auditoria. Neste momento é muito comum contratar uma consultoria para capacitar o pessoal ou conduzir a auditoria. Prepare-se para realizar uma auditoria rigorosa, mas baseada em evidências. Lembre-se de apresentar a todos o resultado da auditoria, sem apontar culpados. Envolva os responsáveis para que eles promovam as ações de maneira eficaz. Monitore até que tudo seja implementado.

Faça outro café da manhã (ou da tarde) para conversar sobre a política, os objetivos e razão de se manter a certificação. Treine cada colaborador para executar as atividades de acordo com a proposta estabelecida nos procedimentos e apresente a evolução dos indicadores de cada processo. Se você contratou novos profissionais, dê a eles de um pouco mais de atenção.

A equipe de auditoria deve estar afiada para realizar a auditoria de manutenção. Com base no resultado da última auditoria realize uma operação “pente fino” para garantir que tudo esteja em plena conformidade. Verifique tudo com atenção sem se esquecer de itens como análise crítica, organização dos documentos e pastas de procedimentos.

O papel do RD neste momento é fundamental. Ele (ou ela) deve estar motivado e em busca da melhoria contínua para que o sucesso deste ciclo traga bons resultados. É importante também que a direção esteja presente e demonstre seu interesse por todas as atividades propostas.

Se precisar de ajuda, conte com a Templum.

Obter a recertificação significa o amadurecimento completo do sistema de gestão da qualidade e garante que o trabalho seja pautado pelas melhores práticas empresariais, gerando eficiência e aumentando a eficácia a todos os processos que fazem parte da sua rotina de trabalho.

Está com dificuldades para extrair o máximo do seu Sistema de Gestão da qualidade? Fale com a gente.