O que significa PDCA?
Dentro da Administração (ou gestão), existem diversas ferramentas que tem como objetivo básico a melhoria de processos, sejam eles quais forem. Dessas, as mais famosas formam as ferramentas da qualidade, amplamente utilizadas de empresas pequenas à multinacionais. Dentre elas, temos o Ciclo PDCA – ou ciclo de Deming ou ciclo de Stewart.
O objetivo principal do PDCA é oferecer uma melhoria contínua em qualquer processo a que seja aplicado. Essa é uma ferramenta relativamente simples mas, se bem aplicada, pode trazer melhorias importantes para o negócio.
A sigla PDCA se traduz em quatro palavras em inglês:
- Plan (planejar)
- Do (fazer)
- Check (checar)
- Act (agir)
Elas formam o Ciclo da melhoria contínua, que vai do planejamento à ação de melhoria. Pode ser definido, portanto, como um planejamento de quatro etapas, com começo, meio e fim – ou não, como veremos a seguir.
Mas por que um Ciclo?
O motivo de ser chamado de ciclo é muito simples: são quatro ações (ou etapas) que são aplicadas ao processo e que se fecham, formando um círculo – ou seja, é algo contínuo.
A ideia do círculo é, novamente, muito simples: este é um processo de melhoria contínua. Logo, ele não tem fim, entende?
Diferentemente de outras ferramentas da qualidade, o Ciclo PDCA não foi desenhado para ser aplicado somente uma vez, mas sim várias vezes durante um projeto, ou mesmo de forma contínua como parte da estratégia da empresa.
Isso acontece porque ele parte do pressuposto de que um planejamento não é final e sempre deverá ter ajustes e melhorias. Esses ajustes garantem que os resultados vão ser alcançados mais facilmente, com mais qualidade e mais eficiência.
Quais são as fases do PDCA?
Para termos uma visão prática, vamos analisar a história do Marcus (nome fictício) e ter uma ideia clara das etapas.
Marcus acabou de ser contratado com a missão de bater metas da empresa. Com sua experiência na área, reuniu sua equipe e estabeleceu um plano:
- Plan: essa é a primeira fase. Aqui, você deve identificar o problema a ser trabalhado ou resultado a ser buscado, montando um plano de ação específico para esse fim.
Dentro do planejamento, é importante estabelecer indicadores e prazos para serem acompanhados na terceira fase.
No caso do Marcus, ele utilizou uma outra ferramenta para criar seu planejamento: o 5W2H. Aqui ele determinou que o projeto tinha o prazo de 12 meses de duração e definiu as ações que seriam feitas para atingir a meta. Definiu também que iria utilizar como indicadores a porcentagem de aumento de vendas, o aumento do lucro líquido e a variação da inadimplência.
Cuidado: não estabeleça indicadores desnecessários! Eles podem atrapalhar a sua análise e te farão perder tempo os preenchendo;
- Do: aqui é a parte de execução. Nesse momento, o plano de ação será colocado em prática e também à prova, já que o ciclo irá gerar um resultado a ser analisado para chegar na melhoria. É importante seguir o planejamento da primeira etapa para que os resultados finais estejam corretos;
Para Marcus, as ações necessárias foram treinamento da equipe, novas contratações, uso de novos softwares e novas estratégias de marketing.
- Check: após o prazo determinado na primeira fase, chega a hora de analisar os resultados obtidos até o momento. Com base nos indicadores, deve ser feita uma análise de como foi a implementação do planejamento, se os resultados foram bons ou ruins. Neste momento, o planejamento será reajustado com os pontos principais da análise.
- Act: feita a análise, é hora de colocar em prática os ajustes. Aqui, os erros e problemas do primeiro planejamento deverão ser corrigidos a fim de gerar a melhoria contínua do processo.
Ao final do ciclo, Marcus entendeu que a equipe tinha dificuldades em abordar clientes e foi capaz de criar novos treinamentos específicos para isso – algo que ele não tinha percebido no começo e não seria possível descobrir sem completar o ciclo PDCA.
É claro que, caso tenha sido estabelecida uma meta ou resultado inicialmente e ele tenha sido de fato atingido, o ciclo não irá reiniciar. Ele só irá de fato recomeçar caso seja preciso fazer ajustes.
Contudo, é muito comum que ele de fato recomece. Afinal, tudo o que pode ser medido pode (e deve) ser melhorado.
Quem pode utilizar o Ciclo PDCA?
Qualquer pessoa – ou empresa – pode aplicar o PDCA. Normalmente, ele é aplicado a projetos de melhoria de processos ou desenvolvimento de novos produtos. Porém, essa não é sua única aplicação.
Se você parar para pensar, o PDCA pode ser utilizado para praticamente qualquer ação que você esteja procurando melhoria.
Vamos a um exemplo prático: você está com um problema de implementação de rotina na sua área. O que você faria primeiro? Provavelmente tentaria criar uma rotina para os colaboradores e passaria para frente, ou então pediria para que os próprios colaboradores implementarem a própria rotina. Certo?
Com o PDCA, você poderia fazer o seguinte:
- Plan: você participaria mais ativamente do dia-a-dia do seu pessoal para acompanhar as tarefas diárias e esquematizar uma rotina que funcionasse de fato.
- Do: chega a parte de implementar a rotina. Você passaria a rotina para os colaboradores para, então, ser colocada em prática.
- Check: agora, você iria checar, depois do período planejado, se a rotina está de fato funcionando ou se houveram gargalos.
- Act: tudo checado? Agora é a hora da correção. Você revisaria o planejamento e veria o que deu certo e o que precisa ser ajustado para, então, recolocar em prática.
Nesse caso, usei de exemplo uma rotina de um líder de área, mas acredito que você tenha compreendido que o PDCA pode ser de fato aplicado muito além do gerenciamento de projetos, certo?
Como utilizar o Ciclo PDCA da melhor forma?
Não existe jeito errado de se aplicar o ciclo. Por ser uma ferramenta adaptável e universal, ela pode realmente ser utilizada de pequenos comércios à gigantes multinacionais.
Suas únicas obrigatoriedades são as quatro fases que compõem o ciclo. Fora isso, cada pessoa e cada empresa terá seu próprio jeito de implementar o processo.
Por isso, não existe uma receita correta a ser seguida. O importante é a aplicação do conceito e, claro, a obtenção de bons resultados. Particularmente, é uma das minhas ferramentas favoritas, juntamente com o 5W2H.
Meu conselho é que você não se restrinja a grandes projetos para aplicar o Ciclo PDCA. Você pode até mesmo aplicar na sua vida pessoal. Trace um objetivo e desenvolva o seu PDCA. Tenho certeza que trará ótimos resultados.
Tem alguma dúvida sobre o Ciclo PDCA? Deixe nos comentários, ficaremos felizes em ajudar.
