Impactos da LGPD em cartórios

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A LGPD em cartórios

Os cartórios brasileiros bateram recorde e arrecadaram R$ 23,4 bilhões em 2021, 34% a mais que no ano anterior. Dados da plataforma Justiça Aberta, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) indicam que os cartórios tiveram receita de R$138 bilhões de 2013 a 2021, sem correção monetária.

Essas instituições são reconhecidas como repositórios de dados pessoais no Brasil e também precisam se adequar à LGPD. Desde fevereiro de 2020 está em vigor no Brasil a Lei 13.709, conhecida como a Lei Geral de Proteção de Dados, que tem como principal objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade.

Com base na norma, cidadãos e organizações têm o direito de conceder acesso às suas informações pessoais, e de revogar esses acessos no momento que acharem necessário.

Os serviços notariais e de registro precisam se adequar para garantir a segurança dos dados. Há arquivos físicos que precisam ser analisados e sistemas que carecem de verificação.

Ao contrário das empresas privadas, tratam-se de órgãos públicos e não precisam do consentimento do cidadão para fazer um trâmite legal. O titular dos dados não consegue pedir solicitação para o cartório sem fornecer dados pessoais. Porém, precisa confiar na credibilidade daquela instituição para usufruir de seus serviços.

De acordo com a Associação dos Notários e Registradores do Brasil, no ano de 2019, existiam 13.627 Cartórios, distribuídos pelos 5.570 municípios brasileiros.

Cada um deles deve apresentar, no mínimo, uma unidade de Registro Civil para a execução dos atos de nascimento, casamento e óbito. Ou seja, é imenso o volume de dados pessoais que são operados pelos cartórios todos os dias. A LGPD se aplica a todos os setores e aos funcionários dos cartórios que administram dados pessoais.

Urgência

Os cartórios que ainda não adotaram as obrigações previstas na lei devem acelerar o passo. Entre as principais alterações está a nomeação de um encarregado de proteção de dados, a criação de um programa de governança em privacidade, a elaboração de um relatório de impacto, a construção de um projeto de segurança da informação e o registro atualizado de todas as operações de tratamento.

A fiscalização cabe à Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ e as corregedorias locais poderão estabelecer regras para o serviço de registro público na adaptação das atividades extrajudiciais à lei.

As organizações que violarem as determinações da LGPD estão sujeitas a multas, advertências ou, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades. Um prejuízo de tanto…

Impactos 

Segundo as normas da LGPD, os estabelecimentos devem cumprir princípios que orientam o processamento dos dados pessoais:

• propósito;
• adequação;
• necessidade;
• livre acesso;
• qualidade dos dados;
• transparência;
• segurança;
• prevenção;
• não discriminação;
• responsabilização e a prestação de contas.

Migrando para o digital

É urgente a digitalização dos cartórios, para que a verificação da segurança de dados seja cumprida. A ausência de um sistema capaz de centralizar e apoiar todas as etapas do processo, com realização de backups periódicos,  pode abrir brechas para falhas e vazamento de informações. 

Como a lei pode influenciar na escolha de um cartório ou tabelionato por empresas que precisam desses serviços constantemente é importante oferecer o mais moderno e apurado rigor na segurança. Assim, fideliza-se o cliente, amplia-se a credibilidade daquela instituição, de seus processos e colaboradores.

Apoio na transformação

As mudanças são muitas e urgentes. A  Templum pode ajudar com mais de 10 anos de experiência na segurança e certificação de processos. Nossa equipe fornece treinamento específico e esclarecedor sobre como as medidas da LGPD influenciam no seu trabalho para assegurar que todos os padrões estabelecidos sejam cumpridos na prática.

Proporcionamos que as organizações cumpram as medidas de segurança e adequem-se para preservar os dados pessoais cadastrados ali. Ajudamos a implementar programas com transparência e eficácia para manter a privacidade dos clientes, sempre esclarecendo as suas intenções ao requisitar e tratar os dados coletados. Fazemos análise de fornecedores de impacto, verificamos como é usado o dado, apoiamos sua empresa na definição de códigos de conduta e políticas de privacidade.

Temos a consciência de que a sua reputação é seu bem mais precioso. 

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