Mapeamento de Processos: o que é e como aplicar na minha empresa?
O princípio da abordagem de processos na gestão da qualidade vem para combater um conceito arraigado na mente de muitos gestores, a departamentalização.
Muitas empresas, sofrem com atrasos, retrabalhos e reclamações devido as saídas de sua organização. Isto ocorre, pois muitos ainda consideram a empresa como um conjunto de departamentos, onde existem os donos específicos “deste departamento” e que se importam somente com os resultados do “meu departamento”. A departamentalização é o caminho para o retrocesso da empresa!
Em contrapartida, o mapeamento de processos colabora para que os gestores e colaboradores desenvolvam uma característica fundamental, a visão sistêmica. Ou seja, faz com que o profissional enxergue e compreenda o todo por meio de análises consistentes das partes (processos) que envolvem sua organização.
Por esse motivo, a Templum desenvolveu a Planilha de Mapeamento de Processos para auxiliar na organização da sua empresa.
Planilha Gratuita:
Mapeamento de Processos – Tartaruga Turbinada
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Explicação para preenchimento da planilha:
– Na aba Processos listar quais são os processos Principais e de Apoio da organização, os departamentos relacionados a cada processo e os seus respectivos responsáveis.
Saiba mais: Como definir processos principais e de apoio
– Após listar todos os processos, criar uma aba para cada um (nomeando-a com o nome do respectivo processo) e preencher os seguintes campos:
Objetivo: qual o principal objetivo desse processo.
Monitoramento: vamos criar um método de analisar se o objetivo desse processo está sendo atingido, ou seja, precisamos colocar algo mensurável pois vamos realizar uma planilha de indicadores mais a frente para monitorarmos mês a mês cada item.
Processo Anterior: quais são os processos que entregam as entradas para esse processo?
Entradas: são ações/documentos que “entram” no processo e a partir disso vocês realizam as atividades principais.
Atividades principais: são as principais atividades realizadas naquele processo.
Saídas: a partir das atividades principais, quais são as ações resultantes, os documentos que vão para o próximo processo.
Requisitos de Saída: o que precisa ser feito para que cada saída esteja ok.
Próximo Processo: quais são os processos que recebem as saídas desse processo?
Riscos: quais são os riscos que podem ocorrer nesse processo.
Oportunidades: quais são as oportunidades que possuem ou podem aparecer nesse processo.
Conhecimento: quais são os conhecimentos que o colaborador precisa ter para realizar as atividades desse processo (esses conhecimentos precisam ser comprovados com grade curricular de cursos, diplomas ou treinamentos).
Tecnologia e Recursos: seriam máquinas, equipamentos ou softwares utilizados no processo.
Legislação Aplicável: quais são as leis/normas que são utilizadas nesse processo.
Propriedade Externa: são itens/documentos de clientes que permanecem “retidos” naquele processo, por exemplo, no processo de obras, caso tenham projetos fornecidos pelo cliente, os mesmos ficarão retidos no processo para execução da obra.
