Apesar de ter fama de bicho papão do sistema de gestão de qualidade e ser pouco explorada pela grande maioria dos empresários, a auditoria é a principal ferramenta para você conhecer profundamente o seu negócio.
E não é atoa que ela vem sendo realizada desde o ano 1890, não é mesmo?
No Certifica Cast, o podcast que simplifica o tecniquês do mundo empresarial, Igor Furniel, Dani Albuquerque e Christian Hart se uniram para mostrar como a auditoria pode colaborar grandemente no dia a dia da sua empresa.
Continue a leitura desta matéria para pegar os principais insights do quarto episódio do podcast e começar a colocar em prática hoje mesmo!
Qual a importância das auditorias?
Infelizmente, uma grande parcela dos empresários estão acostumados a olhar para a auditoria como um instrumento de certificação de modelos de negócio, ou seja, simplesmente para atender normas.
Não que ela não sirva para isso, porém, faz perder o foco do que realmente deveria ser: assegurar que seja entregue o serviço e/ou produto prometido ao cliente conforme o escopo.
A auditoria, quando bem feita, torna-se uma ferramenta de gestão super importante para qualquer empresa que tem o objetivo de entender se as boas práticas utilizadas estão efetivamente acontecendo e agregando valor.
Dani Albuquerque faz uma ótima comparação da auditoria com a visão além do alcance da animação ThunderCats, quem aí é desta época? Isto porque é o “grande olho” que tudo vê, servindo para identificar tudo o que acontece durante o processo e não somente os resultados.
Talvez agora você esteja se perguntando: se a auditoria é uma ferramenta tão boa e eficaz, por que gera medo em alguns? A resposta é bem simples e está no paradigma da auditoria.
Existe um pré-conceito em que a auditoria é vista como inimigo dentro da empresa, já que através dela é possível pontuar, avaliar e expor erros. E consequentemente, moldar o comportamento humano, na tentativa dos colaboradores evitarem assumir falhas por receio das possíveis consequências.
Entretanto, o que apenas uma pequena minoria de empresários é capaz de enxergar, é que, na verdade, a auditoria é o instrumento para compreender profundamente o negócio e atingir o resultado desejado.
Por que implementar a auditoria no dia a dia da sua empresa?
Vamos utilizar como exemplo o mundo do esporte. Os atletas de alta performance, geralmente, são pessoas que se esforçaram bastante para alcançar o topo e que, ao longo dessa trajetória, por diversas vezes, foram “auditados” e “validados” por treinadores como estratégia de melhoria.
Este é um viés que contribui no processo de evolução através da identificação de vulnerabilidade. E isso também serve para as empresas!
Para implementar a validação e verificação na rotina diária, é necessário:
- Estipular quais são os processos da empresa, entendendo com clareza o que e como deve ser feito;
- Definir os pontos de controle, isto é, quais são os pontos-chaves que se não cuidar, pode prejudicar a próxima etapa do processo;
- Validar e finalmente analisar o resultado entregue ao cliente.
Qual a frequência que deve ser feita a auditoria?
Esta é uma dúvida super comum! Historicamente, todos os tipos de auditorias são feitos com a frequência anual ou semestral, com eventos bem espaçados.
Entretanto, essa periodicidade acaba gerando o movimento em ondas, o qual, naturalmente, os colaboradores se preparam para o dia da auditoria estarem no ápice do desempenho e logo depois, há um relaxamento. Ou seja, após atingir o pico, se desfaz rapidamente e não consegue manter a conformidade dos resultados ao longo do tempo.
Sem contar que, além das maiores chances de momentos de incêndio que poderiam ser evitados, cada empresa possui um ciclo específico de produção e contexto de entrega. Uns podem errar com mais frequência sem grandes prejuízos, outros apenas um erro pode ser fatal para a operação.
A solução está em realizar a auditoria em pequenos episódios que ajudem a olhar cada vez um ponto de vista diferente, pois assim, certamente, conseguirá chegar ao final com muito mais estabilidade.
3 Elementos importantes para uma boa auditoria
Uma auditoria bem feita, independente da empresa, precisa considerar 3 elementos importantes:
- Conhecimento do auditor sobre a norma que ele está auditando;
- Conhecimento da empresa;
- Conhecimento de negócio.
Para isso, o ideal é que não seja realizada por uma única pessoa, afinal, não é possível haver competência para conhecer todos os detalhes inerentes ao negócio de uma forma perspicaz.
O cenário perfeito envolve uma equipe com cada um trabalhando dentro do seu objeto de conhecimento e utilizando de diferentes recursos para validação. Cliente oculto, fiscalização do Reclame Aqui, simulações realísticas e focus groups – entrevistas com grupos de foco – foram algumas das estratégias explicadas por Christian Hart durante o episódio do Certifica Cast.
Como equalizar custos?
Nesta altura do campeonato você deve estar pensando que implementar a auditoria deve ser muito caro, né? A grande sacada está em olhar para este mecanismo como constância e permanência, não isoladamente.
A auditoria envolve técnicas validadas que podem ser executadas no modelo remoto e entregando resultados extremamente satisfatórios. Contudo, desde que seja feita de forma diluída ao longo do ano e não pontualmente provocando um investimento de custo agressivo.
Lembre-se, auditoria não tem fim! Ela faz parte da jornada da evolução, sendo uma grande aliada e não obrigação. O resultado gerado é muito mais importante do que um certificado na parede, isto é, você precisa colher os benefícios que os clientes estão exigindo de você e que ele espera ter.
Se você nunca realizou uma auditoria em sua empresa, fica aqui o convite para assistir na íntegra o podcast no Youtube ou Spotify e também experimentar na prática.
E para você que já realiza a validação, convidamos a assistir para aprofundar ainda mais no assunto e aproveitar os materiais complementares sugeridos pelos participantes. Temos certeza que agregaram mais valor ao seu negócio!
