Como controlar os documentos a fim de evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos pela organização?
O controle de documentos é um requisito da ISO 9001 que sempre gera muitas duvidas entre os responsáveis pelo Sistema de Gestão da Qualidade nas empresas, ainda mais quando a documentação é disponibilizada em meios eletrônicos.
Existem alguns softwares de gestão (ERPs) que possuem módulos específicos com essa finalidade, mas quando a disponibilização é realizada via intranet ou em pastas compartilhadas na rede, é necessário que a empresa pratique alguns cuidados para assegurar que documentos obsoletos não sejam utilizados indevidamente. São alguns desses cuidados:
1. Identificar quais documentos podem ser compartilhados entre todos os usuários e quais devem ter acessos restritos. No caso de documentos restritos é necessário criar pastas específicas com senhas para proteger o acesso indevido.
2. Proibir impressões de documentos com a finalidade de consulta no procedimento controle de documentos. Para esse fim, o usuário deve consultar no próprio sistema ou em casos imprescindíveis, solicitar uma cópia fisica para o gestor da qualidade que será controlada pelo SGQ.
3. No caso de controles específicos ou listas que são atualizadas constantemente (por exemplo Plano de Treinamento), recomenda-se incluir uma indicação com a data da ultima atualização do documento.
4. Assegurar que a sistemática para backup dos arquivos está funcionando eficazmente e que o antivirus esteja atualizado de forma a evitar danos nos documentos.
5. Recomenda-se que sempre exista uma pasta com uma cópia física dos documentos para um backup de segurança físico em caso de emergências.
Qual é a forma correta de disponibilizar os arquivos do SGQ?
As cópias eletrônicas a serem distribuídas de documentação do SGQ, devem ser protegidas de forma a evitar alterações sem controle dos documentos.
Uma das melhores formas de proteção contra alterações é disponibilizar estes arquivos em forma de PDF, assim todos poderão visualizar e até imprimir, se necessário, mas não conseguem alterar o arquivo.
Mais atenção
Deixe claro no rodapé da cópia em PDF o fato de que: ”Documentos impressos não são controlados”. O que isso quer dizer? Quer dizer que no caso de alguém imprimir o documento, o SGQ não garante que aquele documento quando utilizado seja o documento de revisão vigente/ atual, pois quando um documento é impresso sem o conhecimento do SGQ é impossível controlá-lo quando houver uma alteração, as cópias do sistema serão atualizadas, porém a cópia impressa não será se o SGQ não possuir conhecimento e controle daquela cópia física.
Por este motivo, mesmo que a cópia seja disponibilizada impressa, ela deverá ser controlada através de uma lista de controle de distribuições, para que no caso de revisões. Elas sejam substituídas evitando o uso não intencional de documentos obsoletos.
Ao utilizar esses cuidados, o risco da utilização de documentos obsoletos diminui bastante, mas é importante sempre investir no treinamento e conscientização de todos os funcionários para o correto manuseio dos documentos. O comprometimento e envolvimento das pessoas é um passo muito importante para um sistema robusto e eficaz.
Um Bom Trabalho!
