No caminho da certificação, muitas pessoas se perdem e não sabem o que fazer. E mesmo depois de certificadas, as empresas podem se assustar com as auditorias. Sendo que com um Sistema de Gestão bem implementado e em pleno funcionamento, faz com que a empresa não precise “se preparar” para a auditoria. Sabe por quê?
A gente da Templum acredita que o “se preparar” para a auditoria, depois de anos sendo uma empresa certificada, é um erro. Porque cada Sistema de Gestão deve ser para a empresa como o sangue no corpo humano. Ele é essencial. Por isso, uma empresa que vive seu Sistema de Gestão não precisa temer a auditoria.
Então aproveite e confira como manter e evoluir o seu Sistema de Gestão para não passar mais por isso.
Certifiquei. E agora?
A primeira coisa que nós queremos que você faça é: comemore! Celebre a sua certificação (ou recertificação), porque sabemos que o processo é denso e merece toda a comemoração. Principalmente por conta do orgulho da implementação do Sistema de Gestão na sua empresa.
Colocar o momento de celebração na sua rotina é muito importante. Tanto para você, quanto para a sua empresa. Assim, abre-se a possibilidade do reconhecimento e agradecimento a todos que participaram desse processo.
Depois, descanse. É importante também que você alivie a tensão do processo. Porque depois disso, começa tudo de novo! A rotina volta à toda e, é normalmente nesse momento que as coisas se perdem.
Isso porque a tendência é que as atividades do Sistema de Gestão sejam esquecidas ou deixadas “para depois” por conta das demais atividades da empresa.
E como não deixar o Sistema de Gestão “para depois”?
Coloque na sua rotina as atividades do Sistema de Gestão.
Afinal, o objetivo de uma certificação é a transformação na sua empresa. Ou seja, isso não deve ser só mais um papel na parede. E, por isso, a transformação proposta deve ser parte do dia a dia da empresa. Como? A manutenção do Sistema de Gestão começa no dia seguinte à certificação e não pode parar. Tendo em vista que é, justamente, um Sistema.
Manutenção do Sistema de Gestão
Ela se dá através de três pontos:
- A manutenção de fato;
- Melhoria;
- Evolução.
A manutenção
São as rotinas que foram implementadas ao longo do processo de certificação. E que exigem a manutenção constante.
Tal como os indicadores, itens que devem ser verificados periodicamente, etc. Ou seja, manter em funcionamento o que já foi implementado. As atividades de manutenção envolvem:
- Análise das Auditorias Internas e Externas;
- Ações Corretivas;
- Riscos e Oportunidades;
- Gestão das Atividades.
É claro que um Sistema de Gestão não é feito somente das atividades citadas acima. Mas essas são parte essencial de uma rotina que precisam ser realizadas.
Mas só manter o Sistema de Gestão basta?
Melhoria
Não! Só mantê-lo funcionando não basta. As normas são normas de melhoria contínua. Então, se um auditor notar exatamente os mesmos pontos na empresa depois de anos, ele com certeza vai dar um apontamento da empresa. Porque o objetivo é que a empresa também melhore continuamente.
Assim, é preciso mapear quais as atividades de manutenção e fazer as atividades de melhoria do Sistema de Gestão. Ainda que a zona de conforto seja natural do ser humano, é possível sair dela e melhorar o Sistema de Gestão.
O princípio fundamental da melhoria é treinar.
Desse modo, quando há a implementação de um Sistema de Gestão, é normal despender tempo treinando as pessoas. Mas depois disso, é preciso que os treinamentos continuem. Sempre buscando a melhoria. E para vencer a dificuldade de lidar com todas essas atividades, é preciso um equilíbrio entre a rotina e a melhoria. Assim, é possível colocar a melhoria na rotina.
Veja no nosso webinar o exemplo da melhoria na Fórmula 1:
O mito da melhoria
Existem alguns mitos científicos chamados Melhoria. Veja:
- Construir a melhoria se resume em aprender uma metodologia de melhoria – um conhecimento formal. Mas isso não é verdade. A melhoria se faz a partir da vontade de melhorar e do engajamento do funcionário com a empresa.
- Um setor de qualidade sólido é tudo o que a organização precisa para fazer melhorias. O que também não é verdade. Afinal, a empresa toda precisa estar alinhada com esse objetivo.
- Construir melhorias é muito caro. Na verdade, antes de despender dinheiro, é preciso ter a intenção da melhoria. E, com isso, é possível encontrar soluções baratas e até gratuitas para muitos casos.
- A melhoria é responsabilidade dos diretores da empresa. De fato, o desejo de melhoria deve ser parte da empresa toda e fazer parte do dia a dia de todos.
“E se estou melhorando, estou evoluindo?”
Evolução
A resposta também é não: Não necessariamente.
Nesse caso, a evolução é compreendida quando a norma entra no DNA da empresa. E, por isso, não é preciso se preocupar com a auditoria, por exemplo.
Assim, a evolução do Sistema de Gestão é quando ele atinge um ponto tal que a gestão da empresa está completamente alinhada com a cultura da empresa. Dessa forma, a evolução é uma consequência de todo o resto bem feito.
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