Como controlar os documentos a fim de evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos pela organização?
O controle de documentos é um requisito da ISO 9001 que sempre gera muitas duvidas entre os responsáveis pelo Sistema de Gestão da Qualidade nas empresas, ainda mais quando a documentação é disponibilizada em meios eletrônicos.
Existem alguns softwares de gestão (ERPs) que possuem módulos específicos com essa finalidade, mas quando a disponibilização é realizada via intranet ou em pastas compartilhadas na rede, é necessário que a empresa pratique alguns cuidados para assegurar que documentos obsoletos não sejam utilizados indevidamente. São alguns desses cuidados:
1. Identificar quais documentos podem ser compartilhados entre todos os usuários e quais devem ter acessos restritos. No caso de documentos restritos é necessário criar pastas específicas com senhas para proteger o acesso indevido.
2. Proibir impressões de documentos com a finalidade de consulta no procedimento controle de documentos. Para esse fim, o usuário deve consultar no próprio sistema ou em casos imprescindíveis, solicitar uma cópia fisica para o gestor da qualidade que será controlada pelo SGQ.
3. No caso de controles específicos ou listas que são atualizadas constantemente (por exemplo Plano de Treinamento), recomenda-se incluir uma indicação com a data da ultima atualização do documento.
4. Assegurar que a sistemática para backup dos arquivos está funcionando eficazmente e que o antivirus esteja atualizado de forma a evitar danos nos documentos.
5. Recomenda-se que sempre exista uma pasta com uma cópia física dos documentos para um backup de segurança físico em caso de emergências.
Qual é a forma correta de disponibilizar os arquivos do SGQ?
As cópias eletrônicas a serem distribuídas de documentação do SGQ, devem ser protegidas de forma a evitar alterações sem controle dos documentos.
Uma das melhores formas de proteção contra alterações é disponibilizar estes arquivos em forma de PDF, assim todos poderão visualizar e até imprimir, se necessário, mas não conseguem alterar o arquivo.
Mais atenção
Deixe claro no rodapé da cópia em PDF o fato de que: ”Documentos impressos não são controlados”. O que isso quer dizer? Quer dizer que no caso de alguém imprimir o documento, o SGQ não garante que aquele documento quando utilizado seja o documento de revisão vigente/ atual, pois quando um documento é impresso sem o conhecimento do SGQ é impossível controlá-lo quando houver uma alteração, as cópias do sistema serão atualizadas, porém a cópia impressa não será se o SGQ não possuir conhecimento e controle daquela cópia física.
Por este motivo, mesmo que a cópia seja disponibilizada impressa, ela deverá ser controlada através de uma lista de controle de distribuições, para que no caso de revisões. Elas sejam substituídas evitando o uso não intencional de documentos obsoletos.
Ao utilizar esses cuidados, o risco da utilização de documentos obsoletos diminui bastante, mas é importante sempre investir no treinamento e conscientização de todos os funcionários para o correto manuseio dos documentos. O comprometimento e envolvimento das pessoas é um passo muito importante para um sistema robusto e eficaz.
Um Bom Trabalho!
Daniela,
Estou passando todo o controle do SGQ para um sistema integrado, nele temos uma consulta na lista mestra identificando tipo do documento, area de elaboração, area de revisão, histórico de revisões, locais de cópias físicas, documentos relacionados e controle de aprovação.Portanto bem completo mas surgiram algumas duvidas, se todos os setores tem acesso aos documentos é necessário ter cópias físicas?O usuario que aprovou o documento no sistema integrado tem que ser o mesmo que aprovou e assinou o documento?
Olá Daniel!
Vou responder esta para a Dani pois ela esta de férias e não queremos que você espere muito por uma resposta.
Em relação a sua primeira dúvida, não há necessidade de cópias físicas entretanto é importante que seus usuários tenham acesso “somente leitura” ou que os arquivos estejam em um formato que não possibilite a edição, PDF por exemplo, assim você garante o acesso mas evita a edição / alteração / exclusão de documentos.
Não necessariamente, desde que em seu procedimento este usuário tenha poder para tal aprovação, destaco ainda que a aprovação só deve ser feitas por pessoas competentes naquele tema.
Um grande abraço,
Igor.
Qual a melhor forma de controlar os documentos quando eles são apenas reaprovados?
Olá Marcelo!
Seja bem vindo em nosso blog!
No caso de reaprovação dos documentos, você deve seguir com a mesma sistemática indicada na aprovação. Deverá alterar os documentos em seus locais de uso, alterar as listas mestras, caso as tenha e disponibilizar novo treinamento de reciclagem.
Espero que possa tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Oi Daniela,
Tenho uma duvida.
Quando o documento atual tem a descrição de suas atualizações, é necessário arquivar as rev´s desatualizadas?
Exemplo:
Documento: “Procedimento de Comunicação”.
Na primeira folha há “Nº de REV”, “Data da alteração” e “Descrição da Alteração”. Digamos que essa seja a REV2, tenho que manter as REV0 e 1 arquivadas?
Olá Luciane,
Seja bem vinda em nosso blog!
Não existe uma obrigatoriedade para armazenamento das cópias obsoletas da empresa. Sendo assim, você deve seguir a indicação que consta em seu procedimento Controle de Documentos sobre a disposição desses documentos. A prática mais comum adotada pelas empresas é arquivar somente a revisão anterior em meio eletrônico para consulta e as outras são descartadas.
Então, no exemplo que indicou, você armazenaria apenas a Rev. 01. Mas de qualquer forma, consulte o seu procedimento. Ele é o guia a ser seguido nessas rotinas, ok?!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Muito obrigada Daniela, me ajudou muito!
Estamos à disposição Luciane! Conte conosco.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Sem querer abusar, mas tenho mais 1.000 duvidas…
Tenho o curso de Auditor em SGI, sem experiencia profissional. Pouquíssimo conhecimento. E agora entrei em uma empresa pequena que vai passar pela primeira auditoria de revisão (9001), sou assistente de qualidade, mas estou sozinha pra fazer tudo. Não tem um chefe superior na CQ. Você teria alguma sugestão de passo a passo “grotesca” mesmo pra eu tentar seguir..
Obrigada
Olá Luciane,
Ficamos muito felizes em poder ajudá-la!
Como você não realizou a implementação do sistema de gestão dessa empresa, recomendo que inicie a revisão por meio de todas as ações corretivas e preventivas abertas. Verifique se está tudo implementado, conforme as indicações. A partir daí leia cada procedimento e indique em um cronograma todas as ações de cada processo, bem como a periodicidade de cada atividade e acompanhe o desenvolvimento das ações.
Não se esqueça de manter os indicadores de processo atualizados e realize a analise de dados e analise critica, conforme indicado em seus documentos.
A partir daí é um bom começo.
Espero tê-la ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Daniela obrigada!
Acredito que a empresa que eu trabalho contratara os serviços da templum. Agora vai ficar mais facil…
Olá Luciane,
Fico feliz que podemos colaborar com a sua empresa.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Tenho dúvidas em relação aos formulários do SGI. Eles precisam ser controlados como os documentos? Ter aprovação, data da emissão, etc?
Por exemplo, na empresa em que trabalho utilizamos alguns cronogramas eletrônicos e neste mesmo arquivo, é marcado o que estava previsto e o que foi realizado, ou seja, é elaborado o cronograma e ao mesmo tempo ele é alimentado com as informações “realizado”, “reprogramado”, etc. Por isso, fica complicado termos neste documento, data de aprovação já que este será preenchido continuamente. A mesma coisa ocorre em planilhas eletrônicas (são formulários) mas que são preenchidos continuamente e/ou subscritos dependendo da finalidade dos mesmos.
Em todos os formulários do sgi, identificamos apenas com o nome e numero da revisão, os mesmos são controlados conforme a norma pede. Porém, fomos questionados quanto as informações obrigatórias de controle de documentos para os cronogramas e planilhas eletrônicas como apontei acima.
Grata pela atenção.
Olá Adria, bom dia!
A norma ISO 9001:2008 diz em seu item 4.2.3 que os documentos requeridos pelos Sistema de Gestão devem ser controlados. Ou seja, todos os documentos devem ser controlados quanto a sua aprovação, identificação de alterações e situação das revisões, etc. Mas o tipo de de controle vai depender do seu procedimento estabelecido para atender esse item da norma.
Geralmente formulários eletrônicos tem seu número de revisão para a máscara do documento (o esqueleto do formulário) e o seu preenchimento é controlado através da data de atualização. Para isso você pode controlar através de um campo no documento, ou se for um sistema/intranet você consegue controlar o usuário e data da ultima alteração.
Espero ter ajudado.
Atenciosamente,
Thais Cargnelutti
Especialista Templum
Daniela Boa Tarde
Tenho uma dúvida quanto ao rodapé dos documentos da qualidade, ex: é obrigatório colocar o nome do autor e dos aprovadores no rodapé dos documentos ? porque toda vez que se demite alguem, temos que alterar todos os documentos e inserir o nome da nova pessoa do doc. Não poderiamos colocar o setor responsável como autor e aprovador ?
Olá Kleber,
Existem 02 pontos distintos na sua duvida: a primeira diz respeito ao rodapé. Na alínea A do item 4.2.3 da ISO 9001 2008 existe a obrigatoriedade da aprovação do documento, mas não indica que isso deve ser realizado por um nome no rodapé do documento. Cada empresa pode utilizar a técnica que julgar necessária para essa aprovação. Apenas recomendo que ao invés de colocar o setor, coloque o(s) “cargo(s)” que possuem autoridade para essa atividade.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Bom dia,
atualmente na minha empresa trabalhamos com o sistema ECM para controle de documentos e todos os colaboradores possuem acesso a este sistema.
Dúvidas:
1- Como devo mencionar que o controle é feito pelo ECM dentro do meu documento? Ou não é necessário?
2- Infelizmente ainda não conseguimos desvincular a impressão do download, ou seja, para imprimir o usuário obrigatoriamente precisa efetuar download e dessa forma não garantir que o documento não está sendo salvo em pasta pessoal. Como podemos melhorar esse controle ? Colocar “Impressão não controlada” ou “Cópia não controlada” resolveria esse problema?
3- Em todos os nossos formulários consta no rodapé o controle: armazenamento, acesso, proteção, recuperação, retenção e destruição. Mesmo com isso, preciso criar um controle de registros?
Att.
Olá Annelise, boa tarde!
Você pode colocar da seguinte forma:
“Os documentos originais ficarão sob a responsabilidade da equipe de gestão, em meio eletrônico no software ECM com acesso restrito. A distribuição das cópias dos documentos aos setores responsáveis é de responsabilidade do XXXXXXXXX, que poderá ser realizada em meio físico e/ou meio eletrônico através do software ECM.”
Em relação ao “download”, veja com a empresa do software se eles não conseguem alterar essa configuração, normalmente é bem simples, ok?! Em relação aos registros, se consegue garantir o controle dessa forma, não tem problema, mas eu lhe pergunto: se precisar encontrar algum documento facilmente, você precisa ver no formulário qual é a forma de retenção? Será realmente a melhor forma? A decisão é sua, ok?!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
A minha listra mestre da ISO 17025 tem titulo,código,data da elaboração,nº revisão,, data revisão,data aprovação,nº cópias, local de distribuição,responsável.Como é realizado o preenchimento? precisa de todo essas informações?
Olá Dora. Sua lista é bem completa! Não há uma regra para mínimo e máximo, neste caso o que importa é o contexto de sua organização!
Olá Daniela.
Estou com uma dúvida.
No Questionário de Avaliação de Fornecedores é obrigatório ter assinatura dos fornecedores ?
Obrigada.
Kamyla.
Olá Kamyla,
Não existe essa necessidade.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa tarde,
Por favor. Eu posso optar por deixar meus documentos ( PGs etc) em pastas no servidor sem necessidade de impressão física? ou mesmo assim sempre necessita impressão? Existe alguns Procedimentos que são obrigatória impressão?
Grata.
Olá Bruna!
Hoje em dia já são aceitos os documentos eletrônicos sim. Tendo uma sistemática para a provação, controle e segurança dos documentos você atende 100% as exigências normativas.
Edgar,
Para aprovações de Procedimentos é necessário assinatura (versão impressa ) em todas as folhas ou posso apenas mencionar o campo na capa e no controle de histórico ?
Obrigado pela ajuda !
Olá,
Em meu procedimento eu digo que copias físicas disponíveis nos setores onde são utilizadas são controladas através de carimbo de copia controlada.
PORÉM QUANTO A DOCUMENTOS UTILIZADOS APENAS PARA CONSULTA NÃO TENHO NADA DESCRITO.
Exemplo: entreguei aos auditores internos uma copias das instruções de trabalho para que montem seu chek list para realizar a auditoria interna e após a conclusão os mesmos irão me devolver as copias e irei descartá-las.
Ai surge minha duvida : essas copias entregues apenas para consulta pelos auditores internos são consideradas copias controladas, devo registrar as mesmas como copias controladas??
Olá Simone.
Nós recomendamos colocar uma nota de rodapé no documento com a seguinte informação: “Documento não válido após a sua impressão”.
Isto ajudará a evitar possíveis problemas em processos de auditorias.
Olá!
Trabalho em uma empresa que imprime e carimba todos os procedimentos e formulários e dispõe em pastas em cada setor.
São 8 pastas com mais de 200 folhas cada.
Estamos propondo uma mudança, imprimindo uma pasta somente para arquivo na sala do R.D e para os demais setores disponibilizaremos arquivos em PDF, com a marca d’agua de cópia controlada.
A pergunta é: Como comprovo que controlo as minhas cópias se elas estão disponíveis para impressão?
Obrigada!
Olá Dafany,
Você pode colocar uma nota em seu procedimento indicando que as cópias impressas não são válidas para consulta e assim não precisará controlar essas impressões.
Espero poder ter ajudado. Conte conosco.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque