Indicadores de Desempenho: Uma análise prática dessa ferramenta

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Para que servem os Indicadores de Desempenho?

“O que pode ser medido, pode ser melhorado”. Essa famosa frase do Peter Drucker é utilizada como um mantra pelos empresários que acreditam que a salvação da empresa está na criação de indicadores de desempenho que tragam resultados sobre os processos da empresa para auxiliá-los na tomada de decisão.

Para atender esse desejo, o diretor solicita aos seus gerentes a criação desses indicadores de desempenho que devem ser entregues periodicamente. Da análise desses dados normalmente surgem ações de correção, que servem para arrumar algum desvio detectado, mas poucas vezes resultam em melhorias reais para a organização.

Dica: A ISO 9001 é uma ótima opção para auxiliar sua empresa no momento de escolher indicadores de desempenho de sua empresa!

Então, normalmente, só conseguimos cumprir a primeira parte do mantra, mas não a parte mais importante. E por que esse cenário é tão comum?

Por que é tão difícil atuar com a cultura da melhoria contínua, sem conseguir extrair ações reais de melhorias com base indicadores de desempenho definidos?

A resposta é fácil: Porque o estabelecimento de métricas que realmente trazem informações relevantes para a empresa não é tão simples e está ligado a uma abordagem real de processos dentro da organização.

Mas até aí, tudo bem. A empresa pode não estar em um processo de melhoria, mas consegue monitorar algumas informações importantes e informação nunca é demais, certo?

Errado! O problema que as empresas não entendem é que indicadores errados podem provocar desperdício de tempo para sua elaboração, dificuldades para sua análise e o pior, podem estar escondendo os indicadores realmente importantes para a sua empresa.

Então, nossa missão nesse artigo é dar dicas práticas para uma análise dos indicadores de desempenho existentes em sua empresa.

Agora, se ainda não tem indicadores em sua empresa e quer aprender como fazer essa definição, pode acessar o artigo: Como estabelecer indicadores de desempenho que contém ótimas dicas para não cair na cilada acima ;D

Mas então vamos lá para os 03 passos que deve cumprir para a análise dos seus indicadores de desempenho:

#Passo 01: Definição dos Objetivos Estratégicos

Um sistema de indicadores de desempenho só tem sentido se nos dá a real noção do caminho que estamos trilhando para atingir um objetivo. Podemos fazer a comparação com a bússola. Sabemos o lugar que queremos ir e os indicadores nos dizem se estamos na direção correta.

Por isso, a definição dos objetivos estratégicos (Missão, Visão, Valores e Planejamento Estratégico) é fundamental para a análise da relevância dos indicadores para a nossa empresa.

A análise solicitada nesse passo então é a revalidação dos seus objetivos estratégicos a fim de verificar se o destino está bem definido para saber para onde a bussola deve indicar.

#Passo 02: Mapeamento dos Processos

É a identificação dos processos chaves que garantem o sucesso da organização, por meio das funções ou atividades que contribuem para os objetivos estratégicos da organização. E é daqui que os indicadores começam a tomar corpo, pois eles validam se os resultados dos processos que garantem esse sucesso pretendido.

Então nesse passo vale a pena revisitar o seu mapeamento de processos e verificar se realmente estão coerentes com a realidade da organização. Se tem dúvidas se o seu mapeamento está correto, uma dica de ouro é acessar o artigo: Como mapear processos.

#Passo 03: Autoavaliação

Estando em dia com os objetivos estratégicos e com os processos da organização, é o momento de fazer a autoavaliação dos indicadores existentes para verificar se estão coerentes com essas definições. Para isso, utilizaremos a lista de verificação do MEG (Modelo de Excelência em Gestão), que sistematiza essa análise de forma interessante.

Para cada indicador definido em sua empresa, será necessária a análise de todos pontos abaixo, utilizando as métricas:

1. Atende Plenamente
2. Atende Parcialmente
3. Não Atende

• O indicador reflete valor para uma ou mais partes interessadas?
• O indicador tem relação com a estratégia da empresa?
• O indicador apresenta alinhamento com outros indicadores definidos?
• O indicador apresenta possibilidade de medição periódica?
• O indicador está claramente definido?
• O indicador é facilmente entendido por todos os níveis em que será utilizado?
• Sua coleta de dados é fácil?
• O indicador consegue garantir a acuracidade dos dados coletados?
• O indicador pode ser objetivamente mensurado?
• É possível a apresentação do indicador em diferentes formatos?
• Os resultados possuem fácil interpretação?
• Os resultados podem ser comparados com referenciais?

Você pode utilizar uma tabela para facilitar a coleta desses dados. Veja na imagem abaixo como utilizamos uma planilha para essa avaliação:

O resultado dessa autoavaliação pode ser calculada por meio da maioria simples dos critérios. Um indicador que teve a maior avaliação nos pontos 02 (atende parcialmente) ou 03 (não atende), não possui relevância para a sua organização e precisa ser trocado.

O indicador que teve o critério 01 (atende plenamente) como a maior parte da avaliação, é relevante e somente precisa de adequação nos pontos que tiveram uma avaliação negativa.

Se todos os seus indicadores atendem plenamente à lista de verificação proposta, PARABÉNS! Você realmente tem o mancho da sua empresa nas mãos!

Mas e agora, acabou?

Ainda não, pois precisamos saber como a melhoria entra nessa rotina de definição de indicadores de desempenho. E para isso, é fundamental que defina o modelo do seu relatório gerencial para gerenciar o processo de melhoria.

Defina quais são as informações que precisam ficar somente com a liderança da empresa para que eles consigam tomar decisões diárias de correção e quais são as informações estratégicas que precisam ser direcionadas para a direção como processo de melhoria contínua.

Um modelo muito interessante de relatório gerencial voltado para a melhoria contínua é o Relatório A3, que foi muito difundido pela Toyota. A explicação desse tipo desse relatório gerencial pode ser encontrada no artigo: Como elaborar relatórios gerenciais.

Resumindo…

Nesse artigo entendemos que a criação de indicadores de desempenho sem o método correto pode trazer problemas para a sua empresa ao invés dos benefícios esperados. Para evitar esse erro é importante ter um bom planejamento estratégico, processos bem definidos e uma avaliação dos indicadores antes de coloca-los em funcionamento.

A análise desses indicadores deve ser realizada por meio de um relatório gerencial que apresente um alinhamento entre as informações solicitadas e assim consolide o resultado para um planejamento de ações voltado para a melhoria.

Vamos começar com essa análise agora? Conte aqui para nós como foi essa experiência!