Neste artigo da série “ISO 9001 requisitos”, iremos estudar o requisito 6.3 – Planejamento de Mudanças. Veremos como a ISO 9001:2015 recomenda que as mudanças no SGQ devem ser feitas e quais são as principais orientações para que elas sejam conduzidas de forma planejada e sistemática.
O termo mudanças é citado em diferentes momentos na norma. Por isso, antes de darmos continuidade ao requisito é fundamental delimitar o que são mudanças para o requisito e quais são os tipos que podem ocorrer.
No requisito 6.3, as mudanças dizem respeito as modificações no Sistema de Gestão da Qualidade de uma organização. Para ajudarmos nesta definição, precisamos entender o que compreende um SGQ. Segundo a ISO 9000:20015:
Um SGQ compreende atividades pelas quais a organização identifica seus objetivos e determina os processos e recursos necessários para alcançar os resultados desejados.
Ou seja, uma mudança nos objetivos, processos ou recursos necessários são alguns tipos de alterações que podem afetar os resultados esperados. O que deve ser analisado é a extensão desta mudança e seu impacto.
Exemplificando, a alteração em alguma sistemática no processo, a aquisição de novos recursos ou a falta deles, modificações em procedimentos e documentos pertinentes para a organização, são alguns exemplos de mudanças que impactam um SGQ.
Durante toda norma conseguimos observar o desenvolvimento da mentalidade de risco. O requisito 6.3 é mais um adendo para o desenvolvimento deste pensamento preventivo.
Toda mudança envolve risco. Logo, planejar a forma de conduzi-las são formas de conter todo e qualquer problema que pode surgir durante o processo. Vamos supor que uma organização venha a mudar de sede e que seja algo repentino, do dia para a noite. Provavelmente, a organização como um todo seria impactada negativamente, uma vez que não houve um planejamento sistemático desta mudança. Isto, com certeza, impactaria os produtos e serviços e, consequentemente a satisfação dos clientes.
O que diz o requisito 6.3 – Planejamento de Mudanças?
O requisito explica como conduzir uma mudança no SGQ. Em primeiro lugar uma mudança deve ser planejada. Não adianta propor alterações “que bem entender”, é importante identificar como será feita e o que será necessário para sua conclusão.
Em segundo lugar, a mudança deve ser feita de forma sistemática. Indique os passos para a alteração, se será seguido algum cronograma ou método. Lembrando que isto é a melhor forma de evitar situações desagradáveis na condução destas alterações.
Para isto o requisito pede para que se leve em consideração:
a) O propósito das mudanças e suas potenciais consequências
Entender os reais motivos de uma mudança é fundamental para que elas ocorram. Os gestores precisam delimitar os propósitos para que não seja algo feito por emoção ou simplesmente por fazer. “Estou mudando para eliminar determinado risco”; “está mudança é para termos um melhor aproveitamento neste processo tão importante”; “estou adquirindo este novo recurso para aumentar a produtividade da equipe”, estes são bons propósitos para realização de mudanças.
Outro ponto é levantar as consequências. Sempre existem os prós e contras. Sendo assim, ao identificar estes pontos uma organização conseguirá lidar com tais convergências ou divergências.
b) Integridade do sistema de gestão da qualidade
Toda vez que leio isto na norma, entendo que estamos combatendo o famoso “SGQ Frankestien”! Existem empresas que fazem tantas coisas em favor do seu SGQ e que no final causam grandes problemas, pois o que foi feito não corresponde com a realidade do negócio.
Da mesma maneira com uma mudança. As vezes o gestor viu algo diferente em algum lugar e teve a brilhante de ideia de implementar esta alteração em seu sistema. Porém, fez por um impulso sem analisar criticamente o sentido de tudo aquilo. No final criou somente mais um gargalo para o SGQ e não trouxe nada de significativo para o contexto de seu organização.
c) A disponibilidade de recursos
Não existem mudanças sem a utilização de recursos. É necessário avaliar quanto de dinheiro, quais equipamentos, quais pessoas, entre outros elementos para que a alteração seja alcançada com êxito.
Não adianta “startar” uma alteração e no meio do processo descobrir que não terá como terminar o que começou por falta de algum tipo de recurso. Pense no quanto de esforço despendido para nada.
d) A alocação e realocação de responsabilidades e autoridades
Determinar a responsabilidade e autoridade de quem irá conduzir uma mudança no SGQ é, sem dúvida, um fator crítico de sucesso. Em alguns momentos, pessoas precisarão ser alocadas ou realocadas para que determinada mudança alcance o resultado desejado.
Como realizar um planejamento de mudanças?
Algo importante sobre este requisito é que não há exigências quanto a criação de uma informação documentada. Entretanto, nós recomendamos que seja feita uma análise da extensão de uma mudança na ata de análise crítica realizada pela alta direção de uma organização. Mais adiante, quando chegarmos no requisito 9.3, veremos como uma mudança está ligado tanto a entrada quanto a saída de uma análise crítica.
O que devemos levar em consideração?
Duas coisas são importantes para o planejamento das mudanças.
1- A necessidade da mudança
O primeiro passo é identificar a fonte de insights para a ocorrência de uma mudança. Vejamos alguns exemplos:
- Riscos e oportunidades levantadas;
- Não conformidades recorrentes;
- Em uma reunião de análise crítica feita pela alta direção;
- No planejamento estratégico;
- Fatores internos e externos;
- Análise de indicadores e índices de monitoramento.
Através da análise recorrente destas informações, um gestor pode delimitar a necessidade para realização de uma mudança.
2- A forma de conduzir a mudança
Não existe uma forma consagrada, pelo contrário o planejamento para a mudança deve ser feito de acordo com a realidade de uma empresa.
Como as origens e fontes vêm dos mais diferentes lugares e situações, uma organização após o processo de identificação, pode utilizar ou não alguma ferramenta de gerenciamento para condução destas mudanças.
Independente da sistemática que será implementada, os gestores podem ter ótimos resultados quando delimitam as entradas e saídas do planejamento das mudanças. Identificado as entradas e saídas é possível desenhar algum plano para o alcance dos resultados desejados.
Prontos para a mudança? Deixe aqui seus comentários e sugestões de como ocorrem o planejamento para mudanças em sua empresa.
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