ISO 9001 requisitos: 7.5 – Informação Documentada

O último item de apoio ao SGQ, indicado no requisito 7 – Apoio – é a informação documentada. Ao longo do texto discutiremos como a norma se refere aos documentos e registros. Além disso, termos dicas práticas de como lidar com este assunto tão importante.

Este foi um item que teve uma alteração de terminologia em relação a ISO 9001:2008. Enquanto na versão anterior era requerido o Controle de Documentos e o Controle de Registros, na nova versão tudo se resume ao requisito 7.5 – Informação documentada.

Informação documentada = Documentos + Registros.

Nos lugares onde a norma pede para “manter informação documentada” ela está se referindo aos documentos do SGQ. Já quando é utilizado o termo “reter informação documentada” trata-se dos registros.

Seja documentos ou registros, o importante é que ambos são importantes para manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade de qualquer empresa. Comumente empresas apresentarem problemas quanto ao controle, criação, atualização e gerenciamento deste recurso. A ISO 9001:2015 vem com a ideia de simplificar um pouco mais este tema tão importante.

Outro ponto de destaque é que a norma não requer mais alguns documentos obrigatórios como era na versão 2008. Exemplificando, a norma pedia, por exemplo, o Manual da Qualidade como um procedimento documentado obrigatório. Agora não há mais esta exigência, porém isto não significa que você tenha que eliminar o Manual da Qualidade caso o considere importante para organização.

Bom… Vamos mergulhar direto no que diz o requisito e vermos como podemos atender todas as suas especificidades.

O que diz o requisito?

Logo no início do requisito, a norma pede para as organizações manterem as informações documentadas referentes aos requisitos da norma. Neste caso temos que analisar os requisitos para sabermos quais são os que exigem a retenção ou manutenção de informação documentada.

Como exemplo temos o requisito 5.2 – Política – que pede para as companhias manterem a política da qualidade como informação documentada.

No segundo momento, a ISO 9001:2015 pede para incluir as informações documentadas que são determinadas pela organização como sendo necessárias para a eficácia do SGQ. Neste caso, podemos citar normas, leis, manuais de instrução, instruções de trabalho, contratos, registros de e-mail, certificados e entre outros.

Em ambos os casos, seja a informação documentada requerida pela norma ou a informação documentada determinada pela organização, o tipo de documentação ou registro pode variar de acordo com o porte da organização e seu tipo de atividade, nível de complexidade dos processos, produtos e serviços da empresa e a competência das pessoas. Isto só reforça a ideia de que os documentos e registros são feitos para apoiar à organização e não para formar um Sistema de Gestão da Qualidade de documentos, isto é fantástico!

7.5.2 Criando e atualizando

Chegou o momento de criar e atualizar a informação documentada de sua organização. Para isto devemos levar em consideração três aspectos:

a) Identificação e descrição

Neste caso estamos falando de informações como o nome do documento, data de sua criação e atualização e o autor da informação documentada. Em alguns casos são criados números de identificação para os documentos e registros, o que pode ajudar na hora de sua identificação.

O mais importante é que seja feito a identificação e descrição compatível com a realidade de sua empresa, perceba que a norma não exige uma forma específica para elaboração dos documentos e registros.

b) Formato e meio

A informação documentada estará disponível em um arquivo word ou excel, em algum software como o ERP ou o CRM de sua empresa, ou será o bom e velho papel. Necessariamente devemos fazer uma análise sobre este quesito, pois o formato pode facilitar ou complicar totalmente o fluxo da informação documentada em uma empresa.

c) Análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência

Por último é necessário que alguém realize a análise crítica e aprovação desta informação documentada. Está pessoa será responsável pela análise do conteúdo, formato e meio de distribuição. Esta aprovação é importantíssima, imagine uma proposta comercial que não esteja compatível com os requisitos dos clientes, logo podem surgir problemas devido a esta informação documentada.

7.5.3 Controle de informação documentada

Por último a norma pede para controlar e atualizar a informação documentada. Para tal atividade, a ISO 9001:2015 levanta dois pontos importantes no momento de assegurar a informação documentada, nos quais são:

a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;

Se hoje chegasse alguém em sua empresa e pedisse para você determinada informação, você saberia indicar com precisão onde podemos encontrá-la?

Sendo assim, é necessário que as pessoas estejam cientes dos documentos e registros que sejam pertinentes ao seu processo e atribuições. Por isso, é importante ter claro e bem definido o local onde se pode encontrar determinado estes recursos.

b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).

Você já imaginou perder um contrato de um cliente ou deixar escapar uma informação extremamente sigilosa que diz respeito a formulação de seu produto. Desta forma é necessário realizar sempre uma análise crítica sobre o nível de proteção que deve ser empregada a determinado documento.

Para complementar a questão do controle da informação documentada, a norma pede para a organização abordar algumas atividades complementares, como:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle da versão);
d) retenção e disposição.

Mentalidade de risco e informação documentada, qual a relação?

Se tomarmos como exemplo empresas do segmento contábil, onde o envio das documentações devem seguir regras específicas quanto ao formato e prazos estabelecidos em legislações e regulamentos, a forma de lidar com as informações documentadas são de extrema relevância e merecem um cuidado especial.

Nestas organizações os prazos para o envio dos documentos e registros são altamente rigorosos. A falta de controle nesta área representam riscos de multas e taxas por falhas no envio destas informações.

Existem outros riscos eminentes quando não fazemos a gestão correta das informações documentadas, por isso a norma estabelece um requisito específico sobre este assunto.

Formas de gerenciar a informação documentada…

A empresa pode criar uma lista com todas as informações documentadas referentes ao sistema de gestão da organização. Nesta lista podemos especificar informações como a identificação, formato, meio, disponibilidade, o tempo de retenção da informação e entre outros documentos e registros importantes.

É importante também observar os processos de sua empresa. Cada processo tem informações documentadas que dizem respeito aquele processo.

Enfim… A pauta do monitoramento e gerenciamento destes recursos são cruciais para o sucesso do seu SGQ e para garantir os resultados esperados.

Gostou do texto? Deixe aqui nos comentários como sua organização gerencia as informações documentadas.