Por séculos, o conceito de tempo tem desafiado inúmeras sociedades, inclusive os povos maias e egípcios. Como prova disso, temos os calendários baseados nos astros e na matemática, que tinham por objetivo datar as estações do ano e “automatizar” o registro de eventos importantes, como épocas de plantio e colheita. Essa necessidade de gerir o tempo foi repassada ao longo de gerações, tornando-se um dos principais desafios enfrentados pelos empreendedores e Representantes da Direção (RD) que muitas vezes precisam dividir o tempo entre a implementação de um sistema de gestão e a realização de suas atividades diárias na empresa.
Pensando nisso, disponibilizamos a seguir algumas metodologias ágeis para evitar atrasos nos cronogramas dos projetos e como isso auxilia no ganho de vantagens competitivas.
A importância da administração do tempo
Nos dias atuais, o grande desafio dos gestores é tornar a área de desenvolvimento organizacional efetiva e visivelmente estratégica para os colaboradores. Esses resultados são obtidos apenas a partir de fatos concretos, como a resolução de casos pontuais, entregas dentro dos prazos e atendimento e superação das expectativas internas. Porém, muitas das atividades diárias realizadas nas empresas não são vistas como parte de um projeto, pois a equipe não consegue estabelecer prioridades, compartilhar conhecimentos e concentrar esforços para concluir tarefas dentro do prazo estipulado. Isso faz com que haja redução nos níveis de produtividade e qualidade do produto, resultando em perda de competitividade.
Por isso, a adoção de princípios e práticas de gestão do tempo é essencial para o desenvolvimento das atividades na organização. Com elas, a equipe contribuirá na busca por melhores soluções de problemas, terá uma maior consciência e visibilidade das atividades diárias e das não planejadas, identificará necessidades de criação de processos, estabelecerá tarefas e as concluirá dentro do prazo e compartilhará conhecimentos, resultando em menos sobrecarga para uns e mais aprendizado para outros. Além disso, o gestor pode medir a capacidade de sua equipe e obter uma visão estratégica relacionada a custos e analisar a possibilidade de assumir novos projetos.
A relação entre tempo e produtividade
Para obterem vantagens competitivas, as organizações devem buscar gerenciar o tempo de seus projetos de forma a produzir cada vez mais produtos para o mercado em um curto período de tempo, mas não ignorando a garantia de qualidade. Frente à este cenário, os gestores devem seguir os princípios das metodologias ágeis, que surgiram durante os anos noventa como reação aos métodos lentos de desenvolvimento da época. Ao contrário do que muitos pensam, elas não rejeitam processos e ferramentas, negociações de contrato, documentação e planejamento, e sim mostram que eles possuem importância secundária quando comparados com funcionários, softwares executáveis, respostas rápidas às mudanças e colaboração dos clientes. As metodologias ágeis de desenvolvimento se propõem a construir um projeto com maior produtividade em curto prazo e, sobretudo, com qualidade garantida.
A metodologia Scrum
Uma das metodologias ágeis de gestão mais utilizada pelas empresas é o Scrum, que foi adaptada em 1997 para a área de desenvolvimento de software. Ela visa fortalecer o trabalho em equipe, uma vez que mede a produtividade da mesma através da velocidade das entregas e não das horas trabalhadas, e propõe uma forma de trabalho flexível que se adapte a ambientes em constantes mudanças, tais como alterações em cronogramas e orçamentos, alternância de colaboradores e trocas de ferramentas de desenvolvimento ou linguagens de programação. Embora tenha sido destinado para a gestão de elaboração de softwares, o Scrum pode ser utilizado em equipes de manutenção ou adequado ao cenário administrativo.
Conclusão
As metodologias ágeis, como o SCRUM, estão sendo adotadas pelas empresas que buscam uma forma de evitar atrasos em seus cronogramas e, com isso, evitar possíveis descontentamentos por parte das pessoas envolvidas no projeto. É importante ressaltar que não existe uma melhor maneira para se definir um ciclo de vida de um determinado projeto. O ideal, nesse caso, é fazer adaptações ao modelo para que os processos adequem-se as necessidades do projeto.
Que metodologias de gestão do tempo você utiliza em seus projetos? Quais benefícios elas geraram? Conte para a gente nos comentários!
Me ajudou, grata.