5 dicas indispensáveis para escritório contábeis
Ao longo de anos de consultoria, ajudamos centenas de empresas do ramo contábil a colocarem ordem na casa, entenderem e enxergarem gargalos, resolver problemas e, sobretudo, a partir para outra esfera de soluções de problemas com foco no que realmente importa: a satisfação do cliente cliente, agregar valor e o encantamento.
A seguir, trouxe algumas dicas essenciais para levar seu escritório de contabilidade para outro patamar.
As dicas que vamos ter neste post são:
- Consultoria legal;
- Sistema Integrado com as normas do Governo;
- Controle interno de obrigações;
- Comunicação para ter funcionários comprometidos;
- Busca incansável pela satisfação dos clientes.
1. Consultoria legal
A grande sugestão nesse caso é a contratação de pelo menos duas empresas de monitoramento de legislação para acompanhar as mudanças (que ocorrem diariamente), com boletins de leitura mais leves e explicativas, além de apoio pessoal com um consultor experiente para conversas e discussões sobre as leis e suas interpretações.
Uma falha gravíssima nesse caso é pensar que porque este serviço existe, não é preciso ler e se atualizar. A ideia é que a terceira opinião seja do técnico da própria empresa de contabilidade, e que discussões ocorram. Independentemente da decisão, a responsabilidade é sempre do escritório.
Na prática? Sim, isso já ocorreu em uma discussão acerca do Parcelamento do Simples, onde quem estava certo era o contador – e não tem nenhum problema nisso! O cenário nacional, a carga de obrigações, as mudanças constantes propiciam isso.
2. Sistema integrado internamente e com as normas do Governo
A ideia é ter um bom sistema com integração entre processos e exigências legais. Isso anda de mãos dadas com a primeira dica.
Além disso, evita a emissão de guia do INSS erroneamente por falta de integração e interação entre processos; integra cadastros evitando fontes diferentes, informações desencontradas; segue rigorosamente as normas, as leis e os regulamentos vigentes (valida as informações do governo de forma dinâmica).
Na prática? Amarre estas necessidades em procedimento bem descritos, instruções de trabalho para atividades complexas bem detalhadas, deixe claro nestes documentos as responsabilidades, implemente controle – sejam eles formulários, planilhas compartilhadas, entre outros.
3. Controle interno de obrigações (organização)
É preciso tomar cuidado para não haver práticas duplicadas que dificultem o desenrolar dos processos, o controle do controle. Controle dentro de um sistema é algo bom para ocorrer a centralização e liberações, sem redundâncias.
Precisamos entender as atividades e principais etapas. Dividir responsabilidades com o cliente. Isso anda muito de mãos dadas com a dica anterior.
Ná prática? Existem programas que geram as guias, as quais ficam disponíveis para o cliente baixar. Fazendo esta ação, identifica-se o que foi lido e baixado, além de manter registro da data, usuário, entre outros.
Na prática? Traz organização, com recebimento de documentos e obrigações entregues no prazo.
Na prática? Traz controle suficiente para não pesar no dia a dia, mas que é capaz de impedir multas e retrabalhos.
4. Funcionários comprometidos (comunicação)
Antes de qualquer coisa, é preciso ter clareza e assertividade na afirmação de que os funcionários carregam obrigações árduas, graves e pesadas, principalmente quanto a prazos.
Outro ponto: a grande maioria dos donos do negócio não tem ideia do trabalho de tudo isso e complicam, engessam e duplicam controles, sem ter dimensão do trabalho, e o pior: não enxergam as dificuldades e tamanho dos compromissos. Por isso, uma comunicação assertiva dentro do escritório é essencial para seu bom funcionamento no dia a dia.
Na prática? Para ter funcionários comprometidos, é preciso ter reuniões periódicas. Isso aumenta e estabelece ciência e grau de importância de tudo, reitera que a direção sabe das dificuldades, gera cumplicidade entre as partes, comprometimento, e é o momento onde o colaborador é ouvido.
O refinamento destas informações auxilia no entendimento dos processos, pois um vê a dor do outro, entendem que todos possuem alta carga de trabalho, o que reduz ruído de comunicação.
A distribuição de novas responsabilidades é dada de forma coerente com os processos e justas com as atribuições e carga de trabalho de cada um. Precisamos de processos que conversam entre si, que haja alinhamento.
Na prática? A maioria das sanções que a empresa recebe são devido a falhas de interação, organização e comunicação, o que leva a continuação do problema.
Na prática? Faça mapeamento de processos, crie sistemática para tratativas de desvios, erros, não conformidades ou o termo que for mais comum a empresa. Realize pesquisas de satisfação com funcionários, descreva cargos, proporcione treinamentos que julguem como falta de conhecimento básico para a execução do melhor trabalho.
5. Busca incansável pela satisfação dos clientes
É preciso ter comprometimento e ação em explicitar informações aos clientes para não se tornar meros operadores de burocracias e considerados desnecessários.
Na prática? Deixe sempre claro para o seu cliente o que é e o porque de cada ação. Caso ele não se mostre interessado, adeque o texto, o linguajar, o modo de passar a informação, mas não deixe de fazer isso.
Um exemplo de como é a comunicação é essencial, é o caso dos pagamentos mensais. Todo cliente pensa que o dinheiro que ele paga ao escritório vai direto para o contador, sendo que a maior fatia é imposto.
Na prática? A pessoa no cargo de direção precisa se livrar de atividades operacionais e partir para escalas gerenciais, estudar mais e não se deixar sufocar pelo dia a dia.
É preciso conversar mais com o cliente, explicar mais, dar o tempo de compreensão, digestão e principalmente programação das obrigações ao mesmo.
O tempo tem que ser empregado para se prestar um atendimento e atividades de consultoria, e não de mero cumprimento das obrigações.
Na prática? Realize pesquisas de satisfação com seu cliente.
Com estas práticas, busca-se atender particularidades, fazê-lo enxergar valor em cada recurso empregado, transferir conhecimento e fortalecer o relacionamento.
Espero sinceramente que essas dicas façam sentido, que desencadeiem ideias, críticas e ajustes e que tenham quebrado paradigmas sobre como você tem conduzido seu escritório de contabilidade.
Colaboração expressiva dada pela contadora e querida amiga Tânia Dorigan.
