Quando falamos de gestão logo vem à cabeça questões burocráticas e a quantidade de papel gerada, mas pergunto:
- Quantas vezes você procurou uma informação importante e não encontrou?
- Já parou para pensar que guardamos papel e informações por tempo desnecessário?
- Contabilizou quanto de papel e energia gastou imprimindo as informações, que muitas vezes leu apenas uma vez?
Questões como estas nos fazem refletir quanto à importância de controlarmos as informações documentadas geradas pelo seu negócio.
Alguns conceitos | Informação Documentada
Nas várias Normas ISO o tema Informação Documentada é abordado com relevância, isto porque ela é uma das formas de se evidenciar a implantação e eficácia dos processos de gestão.
Informação Documentada: informação que se requer que seja controlada e mantida por uma organização e o meio no qual está contida (Norma ISO 9000:2015), podendo se referir a:
- Sistema de Gestão: processos;
- Informação criada para organização operar: documentação;
- Evidências de resultados alcançados: registros.
7 Benefícios
Antes de sair dando dicas de como você pode melhorar o controle dos seus documentos, quero lhe convencer da importância desta gestão…
| 1 Melhora dos Resultados
Dentre os 7 princípios da qualidade, temos “Tomada de decisão baseada em evidências”, que fundamentalmente busca definir estratégias baseadas em fontes confiáveis e seguras, através de análise de dados, focando na melhoria dos processos.
Quando os dados estão facilmente disponíveis, organizados e são rastreáveis, a análise dos mesmos será muito mais simples, logo potencializamos a definição de ações de melhorias.
Então, a proposição de ações de melhorias baseadas em dados e evidências passa a ser bem vista, já que com uma gestão de documentos os dados, os registros e as medições estão acessíveis para serem avaliados.
| 2 Ganho de tempo
Quantas vezes você gastou um bom tempo dentro da sala do arquivo procurando uma informação, ou até mesmo na sua área de trabalho, porque não lembra como nomeou um arquivo.
Quando definida uma metodologia de gestão de documentos criamos padrões que auxiliam da guarda dos documentos, e que automaticamente facilitarão a busca pelos mesmos, reduzindo o tempo que gastamos para os procurar.
| 3 Simplificação dos procedimentos e desburocratização
Muitas vezes imprimimos muito, definimos que os procedimentos precisam ser físicos, e que a coleta de informações precisa ser “à mão”. Será que isso é necessário?
Quando realizamos a gestão de documentos, avaliamos quais são os verdadeiramente necessários e a melhor forma de disponibilização para cada colaborador. Desta forma, pode-se definir quais as informações podem ser eletrônicas e quais precisam ser físicas, evitando impressões desnecessárias, e facilitando o trabalho das equipes, que poderiam, por exemplo, preencher informações eletronicamente.
Já pensou também quantas vezes repetimos a coleta de informações? Registramos o mesmo dado em vários formulários, o que torna o processo burocrático e frágil.
Na avaliação e definição de gestão dos documentos é possível centralizar a coleta de informações em uma única planilha, desta forma evitamos o retrabalho e a possibilidade de divergência de dados.
| 4 Economia de espaço físico de armazenamento
Durante a implementação da gestão de documentos, acabamos avaliando quais informações precisam ser geradas fisicamente e quais podem ser eletrônicas. Assim, pode-se reduzir a geração de materiais físicos que precisam ser arquivados por certo tempo.
Nesta gestão também reavaliamos o tempo de guarda dos documentos, então aqueles arquivos que muitas vezes nem tem mais serventia e estão ocupando espaço podem ser descartados, proporcionando a economia de espaço físico.
| 5 Redução de custos operacionais
A partir do momento que a gestão de documentos nos ajuda a definir quais informações podem ser mantidas de forma eletrônica, então conseguimos reduzir impressões, o que impacta na redução de custos com papel, energia, tinta, e com a locação de espaços para guarda destes materiais.
E, não havendo mais tantos documentos físicos (contratos, planilhas e outros papéis) a serem consultados e copiados, o custo operacional com o deslocamento desnecessário do seu pessoal também diminui devido à possibilidade de os acessar eletronicamente, o que inclusive possibilita o acesso remoto (fora do escritório).
| 6 Aumento de produtividade
Com a guarda e rastreabilidade adequada das informações, promovida pela gestão de documentos, promove ganho de tempo e automaticamente proporciona maior produtividade.
| 7 Confiabilidade e segurança da informação
Através da gestão de documentos é possível definirmos quem poderá acessar e atualizar as informações
Desta forma, os documentos arquivados e salvos estarão disponíveis para funções específicas, o que auxilia na segurança da informação.
Já com relação a confiabilidade, ao definirmos quem são os responsáveis por elaborar e aprovar as informações, possibilitamos que o processo de geração de informações seja confiável, pois não poderá ser elaborado por qualquer pessoa, e haverá uma análise das mesmas por pessoas com autoridade.
Dicas para sua gestão de documentos
Para implementar a gestão de documentos, primeiramente é importante definir uma metodologia e capacitar os colaboradores quanto a mesma.
Para a metodologia a ser definida, deixo algumas dicas:
- Verifique os tipos dos seus documentos, e tente tornar boa parte deles em eletrônicos;
- Defina um padrão de nomeação que seja fácil de rastrear;
- No caso de informações mantidas fisicamente, organize em pastas com nomes e defina o critério de busca, como: por ordem cronológica, alfabética, por clientes, etc;
- Antes de criar novos documentos, verifique se não é possível usar as informações existentes, ou apenas complementá-las, evitando gerar mais papel;
- Crie um sumário ou uma lista com seus documentos, incluindo as informações de onde são arquivados, por quanto tempo, e quem deve ter acesso;
- Descarte os documentos cujo o tempo de retenção já venceu;
- Crie usuários com acesso restrito as informações. No caso de informações mantidas fisicamente, limite o acesso, utilizando armários com chave ou cadeado;
- Mantenha o controle das revisões dos documentos.
Agora é a sua vez, tente colocar em prática estas dicas e usufrua dos 7 benefícios!
