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Tempo de Leitura: 3 minutos

Afinal, como fica o Controle de Documentos na nova versão da ISO 9001?

Vamos começar esclarecendo porque começou essa confusão. Na nova versão da ISO 9001, o requisito de documentação, que antes eram os itens 4.2.3 e 4.2.4 – Controle de Documentos e Controle de Registros, mudou de nome para Informação Documentada.

Dica de leitura: Informação documentada

E então, essa mudança de nome deixou todo mundo de cabelo em pé.

Nós temos inclusive, algumas sessões tira-duvidas sobre a nova versão da ISO 9001 que podem ser acessadas gratuitamente em nosso canal no Youtube e as principais duvidas eram:

  • O que eu tenho que fazer com meus documentos?
  • O que eu faço com o Manual da Qualidade?
  • Tenho que mudar meus procedimentos?

Porém, antes de responder a essas perguntas, quero convidá-los a um olhar diferente: Mais do que olhar a nomenclatura do requisito, vamos pensar no local que esse requisito está inserido na nova versão.

Na ISO 9001:2008 o primeiro requisito do texto da norma era justamente “Requisitos de Documentação”, o que mostra a importância dos documentos dentro do sistema de gestão até aquele momento. Ora, tinha até um capítulo inteiro falando sobre esse tema.

Agora, na ISO 9001:2015, o “tema” documentos é só um tópico no requisito 7 – Apoio, chamado Informação Documentada.

Mas o que isso quer dizer?

Que antes os documentos eram os protagonistas da implementação de um sistema de gestão.

Com poucas, mas poucas exceções mesmo, normalmente a implementação de um sistema de gestão até agora começava com a elaboração dos tais 06 procedimentos obrigatórios. Esses procedimentos eram quase que um padrão, independente do contexto da organização. Agora a ISO 9001:2015 não faz nenhuma menção a criação de procedimentos obrigatórios.

Agora, a história mudou. Ao colocar os documentos como um tópico do requisito de apoio, espera-se que entenda o documento como suporte LITERALMENTE.

Isso quer dizer que você precisa antes de falar de documento:

  1. Entender a sua empresa;
  2. Identificar quem são as suas partes interessadas;
  3. Definir os processos necessários para atender as necessidades da empresa e partes interessadas;
  4. Definir quem são os responsáveis por fazer com que esses processos aconteçam de forma eficaz;
  5. Definir a estrutura que precisa para a operação dos processos;
  6. E só depois de tudo isso, entender quais são as informações necessárias para garantir a eficácia dos processos. E sim, são essas as informações que devem ser documentadas: algumas mantidas (o antigo documento) e outras retidas (o antigo registro).

Consultoria ISO 9001

Resumindo o Controle de Documentos…

O controle dos documentos mudou pouca coisa efetivamente. O que mudou na verdade é a criação de documentos que não tem sentido para a empresa e consequentemente para o sistema de gestão.

Isso quer dizer que não temos mais que fazer documentos, porque a norma pede, mas sim, os documentos precisam fazer sentido para quem cria e para quem usa e devem garantir a eficácia dos processos que foram identificados.

Então, respondendo as perguntas que indiquei acima, a resposta é: Não sei, precisamos responder as 05 perguntas iniciais do check list que indiquei para sabermos o que efetivamente faremos com os nossos documentos.

E ah! Desapega daqueles documentos que “só atendem a norma”. Não tenha medo de mandá-los para o espaço de documentos obsoletos e vai ver seu sistema de gestão fazer muito mais sentido!

Vamos tentar? Mãos à obra!

Daniela Albuquerque

Diretora Técnica na Templum Consultoria

  • Paulo Pompeu disse:

    Muito bom artigo. Gostaria de saber mais sobre o curso de transição e se há desconto especial para clientes Templum.

    • Olá Paulo, tudo bem?

      Muito obrigado pelo feedback.

      Sobre o curso irei entrar em contato por e-mail para conversarmos sobre seu interesse.

      Atenciosamente,
      Guilherme Alonço

  • Bruno Andrielle disse:

    ótimo seu artigo, gostaria de saber se atende algumas dúvidas por wthasaap ? Agradeço pela atenção

    • Daniela Albuquerque disse:

      Olá Bruno, boa tarde!

      Fico feliz que tenha gostado do artigo. Não atendemos dúvidas via whatsapp, mas temos um curso prático de transição que possui uma sessão de tira-duvidas semanal comigo. As informações desse treinamento estão disponíveis no link: https://templum.com.br/cursos/transicao-iso-9001-para-rds/.

      Conto com a sua participação! Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque

  • janete reis disse:

    muito bom o seu artigo

    • Daniela Albuquerque disse:

      Fico feliz que gostou Janete!

      O nosso material é feito com muito carinho para vocês!

      Atenciosamente,
      Daniela Albuquerque