Todas as mudanças que uma empresa promove são delicadas. Desde a implantação de novos processos, passando por adoção de tecnologias (sistemas, máquinas etc.) até a chegada de uma nova liderança, o desconforto gerado pelas mudanças pode provocar impactos na produtividade, gerar desconfortos aos colaboradores e interferir na qualidade dos produtos e serviços. E o processo de comunicação também pode interferir nesses casos.
É por isso que uma das áreas do conhecimento mais faladas atualmente é a Gestão da Mudança, que inclui ações estratégicas para adaptação à mudança, controle das alterações e a execução da mudança em si. Um dos pilares mais importantes do gerenciamento de mudanças é a comunicação. Neste post, vamos falar sobre como um bom plano de comunicação interna pode ajudar as pequenas e médias empresas a diminuir os impactos negativos das mudanças. Acompanhe!
O que é um plano de comunicação interna
Um plano de comunicação interna é um conjunto de ações ordenadas e pré definidas que as empresas utilizam para garantir que toda a comunidade corporativa esteja informada sobre o que acontece no dia a dia corporativo. Ele é importante para a unificação do discurso e engajamento das pessoas com as metas e objetivos.
É por meio da comunicação interna que todos os profissionais recebem as informações e ordenam os conhecimentos necessários para a realização das atividades. Quanto mais bem informados estão os líderes, melhores serão as decisões; quanto mais informados estiverem os liderados, mais emocionalmente envolvidos ficam e, consequentemente, melhor desempenham seus papéis.
A intercomunicação e as PMEs
Como as pequenas e médias empresas tendem a trabalhar com equipes pequenas, muitas vezes, a comunicação interna é pouco explorada. Nestas organizações, tem-se a impressão de que não é preciso planejar o impacto dos comunicados e a sensibilização necessária para que o vínculo emocional seja estabelecido. Este é um erro, pois quanto mais os colaboradores souberem para onde estão caminhando, quais as conquistas e desafios da empresa, mais engajados se tornam – incluindo nos momentos de mudanças estruturais ou operacionais.
4 dicas para lidar com mudanças por meio da comunicação
A seguir, veja 4 dicas de como se comunicar melhor com os times durante um processo de mudança na sua empresa:
1 – Inclua o diálogo como um item importante do projeto
O escopo dos projetos deve incluir um plano de comunicação. Basicamente, este plano deve responder: como informar as pessoas das mudanças que acontecerão no seu dia a dia de trabalho? Quais os meios que serão utilizados para comunicar? Que sentimentos esta comunicação deve gerar?
Quando a comunicação é feita somente após a reação gerada pelas mudanças, quando os boatos já geraram desconforto, as pessoas já estão resistentes à mudança. Reverter este quadro levará muito mais tempo e será desgastante.
2 – Envolva as lideranças no processo de comunicação
A comunicação deve vir de cima para baixo (falando metaforicamente numa estrutura hierárquica). Os líderes devem ser comunicados com antecedência para, juntamente com RH e profissionais de comunicação (quando houver), estabelecer a melhor forma de levar até os liderados o que será modificado.
3 – Crie meios para compartilhar as informações com rapidez
Não é necessário investir muito dinheiro na criação de meios de comunicação interna em pequenas e médias empresas. O esforço maior está na padronização das formas de comunicar.
Por exemplo, aos colaboradores que utilizam o e-mail corporativo, é possível emitir comunicados rápidos e concisos por meio de texto ou até um pequeno vídeo. Nos departamentos mais operacionais, como no chão de fábrica, o diálogo dos líderes e a fixação de comunicados em murais é uma excelente tática. A criação de um portal interno de comunicação (intranet) também facilita a comunicação rápida.
Pense sempre na combinação destes meios para impactar as pessoas em diversos momentos e locais da empresa.
4 – Abra a possibilidade das pessoas darem seu feedback
O diálogo é fundamental nos momentos de mudança. Assim, uma comunicação de mão dupla é essencial. Crie mecanismos para que os colaboradores consigam expressar suas percepções sobre o que está sendo modificado.
Lembre-se que há colaboradores que se sentirão livres para falar diretamente aos seus chefes, porém há outros que não se sentirão à vontade para se expor. Pense em meios para que estes últimos possam falar anonimamente (e-mail, caixa de sugestões, intranet etc.)
Bônus
A adoção de novas ferramentas tecnológicas costuma gerar mudanças significativas. Conquistar a equipe para que a implantação seja um sucesso não é tarefa fácil. Se você está nesta empreitada ou está se planejando para tal, veja nossas 4 dicas matadoras para envolver colaboradores na implementação de sistema de gestão!
Como está o processo de comunicação interna da sua empresa? Deixe seu comentário!
Já ouviu falar sobre a Norma 9001 e como ela pode ajudar sua empresa? Clique aqui e fale com um especialista!
