Igor Furniel
Por Igor Furniel

4 dicas para envolver colaboradores na implementação de sistema de gestão

Com o apoio de todos é a implementação de um sistema de gestão é um grande desafio, sem eles é um sonho distante…


É muito comum ouvir que o maior desafio na implementação de Sistemas de Gestão é conseguir motivar as pessoas para que se envolvam no processo de forma verdadeira.

Estou certo que seguindo as 4 dicas abaixo você conseguirá um envolvimento muito maior das pessoas. Não se esqueça que estamos falando de comportamento humano e as individualidades precisam ser respeitadas, então nem sempre o que funciona com um funcionará com o outro. Mas certamente uma dessas dicas te ajudará a tocar todos os colaboradores.

Mantenha-se motivado e mãos à obra!

1. Entregue conhecimento e conquiste seguidores

As pessoas não se envolvem com assuntos que desconhecem. No ambiente corporativo todos estão preocupados em fazer o melhor e dificilmente alguém se arriscará em um território que não domina. Se você quer mais envolvimento deve se preocupar em entregar conhecimento primeiro.

Antes de começar o processo reúna os colaboradores e diga o que será feito, por que será feito, quem são os responsáveis e o que se espera do time. Entenda os benefícios da implementação e transfira esse conhecimento a eles.

Neste momento é fundamental que o presidente da empresa deixe claro a importância do processo na estratégia de crescimento da empresa.

Crie e distribua um material com informações úteis e práticas sobre o tema. Todos precisam enxergar claramente como tal sistema impactará no seu dia a dia, ficando assim mais confortáveis e se interessando pelo assunto cada vez mais.

2. Mostre para o mundo

Você terá ainda mais seguidores se a iniciativa for popular. Você quer que todo mundo fale sobre o assunto, colaboradores, fornecedores, parceiros, vizinhos e até a concorrência. Não cometa o erro de conduzir todo o processo em silêncio.

Faça uma grande faixa, banner ou outdoor e coloque na frente da empresa, coloque um dentro da empresa também. Queremos instigar a curiosidade, fazer com que falem sobre o assunto.

Altere a assinatura de e-mail de todos incluindo uma mensagem que mostre o que estão fazendo. Faça o mesmo no site da empresa.

Crie um logo para o projeto, inclua no crachá, materiais impressos e uniforme do pessoal.

Crie também um release mostrando o que a empresa está fazendo e quanto ganhará com todo o processo, para enviar à mídia local. Se a matéria emplacar, você verá a reação imediata em seus colaboradores.

3. Mantenha a chama acesa

Se conseguiu atrair a atenção das pessoas pra este grande projeto, você já tem muito a comemorar. Não cometa o erro de deixar de comunicar o avanço do processo de implementação na hora certa, pois certamente desestimulará e afastará as pessoas.

Veja algumas dicas para manter a chama acesa:

  • Promova um café da manhã a cada 15 ou 30 dias com objetivo de reunir o pessoal e “bater papo” sobre o assunto. No ambiente onde este café acontece pendure informações relevantes nas paredes, indicadores, gráficos com o avanço do processo, conquistas de departamentos após a implementação, entre outros. Estimule a troca de informação entre as pessoas, este ambiente informal te ajudará muito a manter a aderência do processo;

  • Envie semanalmente um relatório destacando os fatos mais relevantes, com no máximo 2 páginas, sobre coisas que já aconteceram e os próximos passos que virão;

  • Promova todos os treinamentos que forem possíveis durante o processo. Os colaboradores se sentirão valorizados e reconhecerão as vantagens da implementação do sistema de gestão na carreira deles;

  • Envolva as pessoas de forma saudável na auditoria interna e na auditoria de certificação. Muitos dos que aderem ao processo o abandonam antes destes eventos devido ao terrorismo desnecessário que é feito. Lembre-se: a possibilidade de falhar gera medo e afasta as pessoas.

4. Reconheça as melhores práticas

Talvez este seja um dos maiores sacrilégios: não reconhecer aqueles que se envolveram e contribuíram para o sucesso da empreitada. Se o esforço não for recompensado, pra quê se envolver?

Uma vez que conquistou seguidores e identificou os entusiastas, reconheça publicamente as contribuições destas pessoas. Um simples agradecimento ou menção durante uma reunião ou auditoria fará grande diferença.

Outra forma maravilhosa de reconhecimento é acatar as boas ideias na íntegra. Na construção de procedimentos ou instruções de trabalho, é frequente as sugestões de colaboradores dos mais diversos níveis hierárquicos. Acate as ideias e verá a felicidade das pessoas por sentirem-se responsáveis por algo que irá perdurar na empresa.

Algumas empresas estão dispostas a reconhecer o esforço extra através de bônus ou outras premiações. Neste caso, é fundamental ser generoso e garantir que todos que contribuíram receberão alguma coisa.

Igor Furniel

Igor Furniel

Presidente da Templum Consultoria Online, que em 2010 criou o conceito de consultoria online e hoje se dedica a prestar consultoria, através de uma plataforma tecnológica, para implementação de sistemas de gestão, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, planejamento estratégico, entre outros. A Templum tem como missão transformar o Brasil em um país mais forte, através de empresas mais fortes, capazes de gerar emprego e riqueza sustentável. Formado em administração pela Puc-Campinas, tem MBA em pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).
Igor Furniel