documentos e registros
Igor Furniel
Por Igor Furniel

Diferença entre documentos e registros

Muito já se falou em nosso blog sobre o controle de informação documentada, e sobre como controlar documentos e registros. Porém, a dúvida ainda paira no ar na hora de diferenciar um documento de um registro. No texto de hoje quero ser breve e esclarecer quais são as diferenças entre os termos.


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O que é um documento?

Existe uma diferença importante entre um documento e um registro. No contexto da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. Exemplos de documentos, são:

  • Procedimento;
  • Instrução de trabalho;
  • Código de ética da sua empresa;
  • Norma;
  • Lei.

Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.

Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro.

E o registro?

Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já aconteceram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu.

Dica de leitura: Procedimentos obrigatórios e o controle de documentos na nova versão da ISO 9001

São exemplos de registros:

  • Nota fiscal;
  • Ordem de serviço preenchida;
  • Ordem de produção preenchida;
  • Certificado de um curso realizado;
  • Ata de uma reunião que já foi realizada;
  • Formulário de matrícula preenchido.

 

Documentos e registros = Informação Documentada

Apesar da diferença existentes entre os termos, a ISO 9001:2015 simplificou o conceito e definiu ambos tudo dentro da mesma terminologia. Agora os documentos e registros são chamados de informação documentada.

Quando na norma diz para “manter informação documentada”, ela está se referindo aos aos documentos, por outro lado quando é utilizado o termo “reter informação documentada” trata-se dos registros.

Tão importante quanto saber diferenciar um documento de um registro é entender a relevância de uma informação documentada. Diferente da ISO 9001:2008, a versão 2015 não exige nenhum procedimento obrigatório. O que existe agora é que em alguns momentos da norma é solicitado ou que se retenha (documento) ou mantenha (registro) informação documentada.

Isto tira a ideia de que a ISO 9001 é um sistema de documentos, ao invés disso os documentos e registros são um apoio à organização.

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Igor Furniel

Igor Furniel

Presidente da Templum Consultoria Online, que em 2010 criou o conceito de consultoria online e hoje se dedica a prestar consultoria, através de uma plataforma tecnológica, para implementação de sistemas de gestão, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, planejamento estratégico, entre outros. A Templum tem como missão transformar o Brasil em um país mais forte, através de empresas mais fortes, capazes de gerar emprego e riqueza sustentável. Formado em administração pela Puc-Campinas, tem MBA em pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).
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