O que é um documento?
Existe uma diferença importante entre um documento e um registro. No contexto da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. Exemplos de documentos, são:
- Procedimento;
- Instrução de trabalho;
- Código de ética da sua empresa;
- Norma;
- Lei.
Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.
Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro.
E o registro?
Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já aconteceram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu.
Dica de leitura: Procedimentos obrigatórios e o controle de documentos na nova versão da ISO 9001
São exemplos de registros:
- Nota fiscal;
- Ordem de serviço preenchida;
- Ordem de produção preenchida;
- Certificado de um curso realizado;
- Ata de uma reunião que já foi realizada;
- Formulário de matrícula preenchido.
Documentos e registros = Informação Documentada
Apesar da diferença existentes entre os termos, a ISO 9001:2015 simplificou o conceito e definiu ambos tudo dentro da mesma terminologia. Agora os documentos e registros são chamados de informação documentada.
Quando na norma diz para “manter informação documentada”, ela está se referindo aos aos documentos, por outro lado quando é utilizado o termo “reter informação documentada” trata-se dos registros.
Tão importante quanto saber diferenciar um documento de um registro é entender a relevância de uma informação documentada. Diferente da ISO 9001:2008, a versão 2015 não exige nenhum procedimento obrigatório. O que existe agora é que em alguns momentos da norma é solicitado ou que se retenha (documento) ou mantenha (registro) informação documentada.
Isto tira a ideia de que a ISO 9001 é um sistema de documentos, ao invés disso os documentos e registros são um apoio à organização.
