Gestão do Tempo

Nos dias atuais em que a velocidade de entrega está diretamente relacionada com a percepção de qualidade de um produto ou serviço, fazer a correta gestão do tempo é fundamental para as entregas necessárias em nossa vida pessoal ou profissional.

Um exemplo disso é quando estamos em um restaurante e o prato demora para chegar. Por mais que a comida esteja ma-ra-vi-lho-sa, o ambiente agradável, a bebida no ponto, atendimento exemplar, ainda sim a sua avaliação será afetada pela demora na entrega do prato, certo?

Pois bem, essa avaliação do prato também acontece com o nosso trabalho! Uma entrega feita com o maior esmero possível, mas fora do prazo de entrega também estará com a avaliação prejudicada.

E como podemos diminuir a possibilidade de atrasos na entrega do nosso prato quando recebemos dezenas de inputs diários de ações a serem realizadas?

Apesar de saber que a procrastinação existe mesmo, também sabemos que na maior parte das vezes somos engolidos pelos problemas que nos rodeiam diariamente e nos afastam da nossa entrega principal.

Nós temos no Brasil uma cultura de “resolução de problemas”. Essa cultura é tão forte que as pessoas que só ficam resolvendo problemas se sentem importantes e têm medo de perder esse status.

Um parênteses aqui é importante: saber resolver problemas e conflitos é uma habilidade muito importante para profissionais resilientes, mas daí  transformar essa habilidade em uma função fixa, é outra coisa 😉

Para exemplificar, uma vez eu ouvi a seguinte expressão: “A maioria das pessoas leva o seu dia a dia na empresa como um rodeio: chega na empresa (brete), monta no cavalo e diz para os problemas: Que venham, tenho 8 horas para dar conta disso! O desafio então é se manter equilibrado durante o tempo de trabalho“.

Então você pode me perguntar: Eu tento fazer a minha gestão do tempo, mas sempre falho. O que estou fazendo de errado?

Um erro muito comum em gestão do tempo é tentar fazer uma organização da rotina, sem aliar essa técnica ao senso de prioridade das rotinas e então, nesse caso realmente irmos falhar na gestão do tempo.

Para ajudá-lo nessa difícil tarefa, listei abaixo algumas dicas preciosas que podem ser muito úteis:

01. Faça uma lista com todas as tarefas que executa em sua rotina e os problemas mais recorrentes que precisa resolver. A criação dessa lista deve ser elaborada ao longo de mais ou menos 01 semana para ter certeza que todas as atividades, mesmo as pequenas estão listadas;

02. Defina a “missão” da área ou processo em que atua na empresa. No caso da empresa já ter os seus processos mapeados, veja o objetivo do processo que faz parte;

03. Escreva a “missão” da sua função na empresa (Minha função na empresa existe para…) e valide com seu líder imediato. A sua missão deve ajudar o processo que faz parte a cumprir seu objetivo;

04. Agora que já sabe a sua principal entrega, vai voltar para a sua lista de atividades e classificá-las de acordo com os critérios abaixo:

• 01 – Quais são as atividades que estão diretamente relacionadas com a minha missão;
• 02 – Quais são as atividades que assumi por alguma necessidade específica da empresa, mas que não tem relação direta com a minha missão;
• 03 – Quais são as atividades que não entendo o motivo pelo qual estou executando.

05. Após a classificação você vai distribuir as atividades da categoria 01 no horário do dia que você sabe que tem o melhor aproveitamento, pois assim sua taxa de eficácia será maior. Por exemplo: se o seu melhor horário for no período da manhã, utilizará esse horário para as atividades que estão relacionadas com a sua entrega principal e no período da tarde fará as atividades operacionais ou que não estão diretamente relacionadas com a sua missão, que são aquelas que estão na categoria 02.

E as atividades da categoria 03? Nesse caso vale a pena trocar uma ideia com seu líder imediato para entender a pertinência de realização dessas tarefas ou o encaminhamento para outra pessoa cuja missão tenha mais relação com essa atividade.

Assim como no 5S, o último “S” é a Disciplina, aqui também exige um autocontrole muito grande quando chegar um “novo problema”. Desde que não seja um caso de “vida ou morte”, se estiver em seu período de produção com aquelas atividades mais importantes, segure a ansiedade, finalize a sua rotina e somente depois dê atenção ao problema. Lembre-se que sua missão não é resolver problemas e que sua avaliação será realizada em cima dos pratos que entrega em sua empresa.

Mas está faltando alguma coisa, não? Em relação à lista de problemas, o que fazer?

Você vai abrir uma ação corretiva desses problemas e encaminhar para a liderança, para que juntos entendam como podem solucionar esses incêndios, evitando que voltem a acontecer. Veja que nesse caso, sua contribuição será muito mais efetiva para a empresa, do que simplesmente esperar pelo problema! Veja nesse vídeo como lidar com as não conformidades de forma prática: TIRA-DUVIDAS.

Vamos tentar! Compartilhe aqui a sua experiência e acompanhe nosso blog 😉