Para começar, temos que entender que o programa 5S envolve aspectos mais profundos do comportamento corporativo das pessoas do que simplesmente uma imagem de limpeza e organização, envolve uma mudança de valores para o início de uma prática de um ambiente voltado para a qualidade.
É um programa que nasceu no Japão, ao final da 2ª Guerra Mundial*, quando o país destruído pela guerra, tinha a necessidade de criar uma forma de se reestruturar e fazer com que suas empresas pudessem competir no cenário mundial. Para atingir esse objetivo foi criada uma técnica em que é necessário a realização de 5 fases e cada uma delas possui a intenção de realizar uma sistemática própria de limpeza e arrumação para criar um ambiente de trabalho em que os processos sejam otimizados.
As fases se iniciam com separação adequada de materiais, passando para organização, limpeza e identificação de materiais e espaços, até chegar na manutenção e melhoria do próprio programa. Com a implantação desse método o que se observou é que houve aumento real da produtividade e da qualidade dos produtos e a redução do desperdício de tempo e material, pois todos os objetos necessários para a prática da atividade estavam disponíveis e prontos para a utilização imediata.
Portanto, assim como um Sistema de Gestão da Qualidade, o programa 5S deve atuar de forma sistêmica na organização, pois a cada fase concluída com sucesso, o comprometimento dos funcionários aumenta e a melhoria do clima organizacional e do ambiente de trabalho é percebida com clareza.
E é nessa mudança de valores que o programa 5S prepara a organização para iniciar um processo completo de Gestão da Qualidade, portanto não é uma técnica que garante qualidade à empresa, mas se for utilizada de forma eficiente aumenta a facilidade de introdução de um projeto de qualidade e melhoria contínua então por isso, muitas organizações que querem implementar um Sistema de Gestão da Qualidade iniciam esse processo com o 5S, que além de ser um programa com baixo investimento, traz grandes benefícios para a empresa, se utilizado da forma adequada.
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Ola Daniela, tenho uma duvida em relação a Lista Mestra de Documentos. Nessa lista é preciso constar todos os documentos relacionados ao processo-fim de certificação? Mesmo que os documentos não estejam em meio eletronico? O motivo da minha pergunta é que estou fazendo hyperlink na Lista Mestra para abrir os respectivos documentos e há documentos que só existem em meio físico.
Daniela, desde ja agradeço e aguardo uma possível resposta.
Caio Merlim.
Prezado Caio,
O que define o meio de distribuição dos documentos (se ocorre em meio físico ou eletrônico) é o Procedimento de Controle de Documentos. Nesse documento deve estar definida a sistemática que a empresa utilizará para que seus colaboradores tenham acesso aos documentos pertinentes à sua atividade.
A função da Lista Mestra de Documentos é controlar o uso desses documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, para que não haja a utilização de arquivos não aprovados ou obsoletos, por isso é necessário sim que todos os documentos pertencentes ao SGQ estejam identificados na Lista Mestra com o nome, revisão do documento e a distribuição entre as áreas da empresa, independente do meio escolhido pela empresa.
Vale ressaltar ainda que no caso das cópias eletrônicas, é importante que o arquivo disponibilizado aos funcionários esteja em um formato protegido para que não existam alterações no arquivo original.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Qual a melhor ferramenta para avliar a qualidade?
Olá Almir,
Temos diversas ferramentas que podem lhe auxiliar nessa tarefa, porém acredito que a melhor de todas ainda é o resultado de auditorias internas periódicas.
Por meio desses dados conseguimos avaliar de forma fácil e prática a aplicação de todos os processos na empresa.
Obrigada por sua participação em nosso blog!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
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