O alicerce da implementação ISO 9001 – Controle de Documentos

Por Rivaldo, Auditor ISO9001

Controle de documentos é o mecanismo de padronização e controle geral da documentação da organização, também é utilizado para controlar as versões anteriores e manter um histórico de novas alterações.

Para uma organização que quer se organizar, este item da norma auxilia e muito, ai vão alguns pontos que merecem destaque:
Aprovação de documento
Os documentos devem ser aprovados para “adequação” e utilização antes da sua emissão.
O sentido da adequação, para a maioria das organizações, isto implicará revisão do conteúdo técnico do documento em relação aos processos organizacionais. Também deve envolver a revisão do documento de conformidade com a Norma aplicável (s). em geral, então, a aprovação do documento deve envolver pelo menos potencialmente,
Revisão e atualização de documentos
Os documentos devem ser revistos e atualizados periodicamente em tempos planejados. Não há nenhuma exigência explícita de revisão ‘documentos’ mas a obrigação de realizar auditorias internas de processos fez com que, na prática, a maioria dos documentos foram “revistos e atualizados.

Alterações e estado dos documentos
Uma das principais alterações ao documento de controle em ISO9001: 2008 é que ‘mudanças’ de documentos devem ser identificados e mantidos históricos das alterações . Na Norma  a natureza da mudança teve que ser identificados, sempre que possível. Isso deixará de ser uma consideração e as organizações terão que identificar mudanças.

Pode ser difícil identificar claramente as mudanças em documentos próprios. Por exemplo, o uso de “sublinhar” ou “barras de direito” é inadequada para descrever as mudanças que ocorreram, ou para identificar alterações em todas as exclusões, quando foram feitas. Algumas organizações mantêm um controle para  cada documento ou como um documento separado, mas isso pode ser difícil, e é geralmente uma indicação clara da natureza completa de alterações feitas. Outras organizações optam por enviar e-mails para o pessoal quando uma alteração em um documento ocorreu; para aqueles com um grande volume de documentos, ou alterações frequentes.