O que é um documento?
Existe uma diferença importante entre um documento e um registro. No contexto da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. Exemplos de documentos, são:
- Procedimento;
- Instrução de trabalho;
- Código de ética da sua empresa;
- Norma;
- Lei.
Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.
Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro.
E o registro?
Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já aconteceram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu.
Dica de leitura: Procedimentos obrigatórios e o controle de documentos na nova versão da ISO 9001
São exemplos de registros:
- Nota fiscal;
- Ordem de serviço preenchida;
- Ordem de produção preenchida;
- Certificado de um curso realizado;
- Ata de uma reunião que já foi realizada;
- Formulário de matrícula preenchido.
Documentos e registros = Informação Documentada
Apesar da diferença existentes entre os termos, a ISO 9001:2015 simplificou o conceito e definiu ambos tudo dentro da mesma terminologia. Agora os documentos e registros são chamados de informação documentada.
Quando na norma diz para “manter informação documentada”, ela está se referindo aos aos documentos, por outro lado quando é utilizado o termo “reter informação documentada” trata-se dos registros.
Tão importante quanto saber diferenciar um documento de um registro é entender a relevância de uma informação documentada. Diferente da ISO 9001:2008, a versão 2015 não exige nenhum procedimento obrigatório. O que existe agora é que em alguns momentos da norma é solicitado ou que se retenha (documento) ou mantenha (registro) informação documentada.
Isto tira a ideia de que a ISO 9001 é um sistema de documentos, ao invés disso os documentos e registros são um apoio à organização.
Esses documentos e registros ainda está meio confuso pra mim, nunca tinha trabalhado com isso. Estou me esforçando!! Ainda preciso muito de auxílio, espero compreender logo. Obrigado!!!
José,boa tarde!
Pela norma NBR ISO 9001, lembre-se que seu procedimento de “controle de documentos e registros” é a base da sua formatação e organização dos seus códigos e padrões de toda sua documentação do seu Sistema de Gestão.
Desenvolva um procedimento para tal e, a partir dele, mantenha uma padronização única para suas Instruções de Trabalho, Formulários e Manual da Qualidade.
Espero ter ajudado e estamos à disposição sempre!
Obrigado!! Avante!!!
Uma planilha preenchida com dados cadastrais de clientes e mantida sempre atualizada pelos usuários, portanto, uma planilha viva que nunca fica obsoleta, é um registro? Mesmo que eu venha a informar que essa planilha é uma evidência da execução de um procedimento documentado, não seria um registro? Vale dizer que não tenho como controlar versionamento dessa planilha, pois, como dito anteriormente, é viva.
Sim é um registro e de acordo com a versão mais nova da 9001 o que importa agora é o contexto de sua organização
Obrigado.
Amei a forma como o texto esta claro.
vejo agora que um formulário controlado é um documento, mas passa a ser registo depois de preenchido com alguns dados.
obrigada