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Diferença entre documentos e registros

documentos e registros

O que é um documento?

Existe uma diferença importante entre um documento e um registro. No contexto da norma ABNT NBR ISO 9001:2015 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. Exemplos de documentos, são:

  • Procedimento;
  • Instrução de trabalho;
  • Código de ética da sua empresa;
  • Norma;
  • Lei.

Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.

Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro.

Consultoria ISO 9001

E o registro?

Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já aconteceram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu.

Dica de leitura: Procedimentos obrigatórios e o controle de documentos na nova versão da ISO 9001

São exemplos de registros:

  • Nota fiscal;
  • Ordem de serviço preenchida;
  • Ordem de produção preenchida;
  • Certificado de um curso realizado;
  • Ata de uma reunião que já foi realizada;
  • Formulário de matrícula preenchido.

Documentos e registros = Informação Documentada

Apesar da diferença existentes entre os termos, a ISO 9001:2015 simplificou o conceito e definiu ambos tudo dentro da mesma terminologia. Agora os documentos e registros são chamados de informação documentada.

Quando na norma diz para “manter informação documentada”, ela está se referindo aos aos documentos, por outro lado quando é utilizado o termo “reter informação documentada” trata-se dos registros.

Tão importante quanto saber diferenciar um documento de um registro é entender a relevância de uma informação documentada. Diferente da ISO 9001:2008, a versão 2015 não exige nenhum procedimento obrigatório. O que existe agora é que em alguns momentos da norma é solicitado ou que se retenha (documento) ou mantenha (registro) informação documentada.

Isto tira a ideia de que a ISO 9001 é um sistema de documentos, ao invés disso os documentos e registros são um apoio à organização.

Consultoria ISO 9001

Marcações:

0 comentário em “Diferença entre documentos e registros”

    1. Fernanda Silveira

      José,boa tarde!

      Pela norma NBR ISO 9001, lembre-se que seu procedimento de “controle de documentos e registros” é a base da sua formatação e organização dos seus códigos e padrões de toda sua documentação do seu Sistema de Gestão.
      Desenvolva um procedimento para tal e, a partir dele, mantenha uma padronização única para suas Instruções de Trabalho, Formulários e Manual da Qualidade.
      Espero ter ajudado e estamos à disposição sempre!

  1. Uma planilha preenchida com dados cadastrais de clientes e mantida sempre atualizada pelos usuários, portanto, uma planilha viva que nunca fica obsoleta, é um registro? Mesmo que eu venha a informar que essa planilha é uma evidência da execução de um procedimento documentado, não seria um registro? Vale dizer que não tenho como controlar versionamento dessa planilha, pois, como dito anteriormente, é viva.

    1. Sim é um registro e de acordo com a versão mais nova da 9001 o que importa agora é o contexto de sua organização

  2. Amei a forma como o texto esta claro.
    vejo agora que um formulário controlado é um documento, mas passa a ser registo depois de preenchido com alguns dados.
    obrigada