Os ciclos da recertificação de um sistema de gestão

Você que já alcançou a certificação e acompanha o nosso canal deve ter visto dicas valiosas no post Fui certificado. E agora, o que fazer após 3, 6, 9 e 12 meses?

Hoje, com o objetivo de dar continuidade ao assunto, vamos conversar a respeito da recertificação e seus ciclos.

A recertificação é um importante capítulo do dia a dia de seu sistema de gestão. É na recertificação que se provará que a organização vivenciou e melhorou o sistema implementado. É hora de provar que seu certificado vai muito além de um pedaço de papel bonito, pendurado na parede.

Auditorias de manutenção

Para que haja um entendimento melhor dos ciclos da recertificação, é necessário que se entenda a importância das auditorias de manutenção, que devem ser realizadas no período de um ano após a certificação.

O não cumprimento das auditorias de manutenção no período estipulado tem como consequência a suspensão do certificado por um período de três meses, sendo que neste período deverá ser realizada a auditoria com um acréscimo de 50% do tempo padrão.

Se, após os três meses, a auditoria não for realizada, o certificado da empresa é cancelado.

A principal dificuldade é que, muitas vezes, na correria do dia-a-dia, a empresa já certificada se acomoda e não dá continuidade às ações do Sistema de Gestão e acaba tudo no esquecimento.

Por isso é importante seguir o modelo com um conjunto de ações.

O Sistema de Gestão deve ser mantido ativo a partir do primeiro dia após a certificação. Deixá-lo de lado é um erro extremamente grave!

Conquistar a recertificação é um sinal notório do amadurecimento do Sistema de Gestão.

O que fazer no segundo ano

Após a primeira auditoria de manutenção, que representa o início do segundo ano de certificação, espera-se que as sistemáticas implementadas no ano anterior estejam totalmente adequadas à realidade da organização – algumas simplificadas e outras mais incrementadas.

O RD (Representante da Direção) deve antes de todos estar motivado e focado em levar a empresa a subir mais um degrau! Sem esquecer que a direção deve também estar envolvida e participando do sistema de gestão.

Dicas práticas que vão ajudar sua empresa no dia a dia

Reserve um período para que a atenção de todos seja voltada ao Sistema de Gestão, resultando em mais motivação e compromisso de todos, através de atividades focadas no Sistema, mostrando os resultados alcançados e as metas pretendidas das quais o colaborador tem participação direta (ferramentas: palestras, apresentações, filmes, guias práticos impressos e digitais no geral e outros).

Siga os passos da Etec Engenharia que faz reuniões com as equipes técnicas semanalmente. Nestas reuniões, além de uma apresentação sobre a evolução do projeto e de como os colaboradores podem ajudar, são colocadas tarefas e metas a serem cumpridas por todas as áreas.

A empresa explica também a importância da norma ISO 9001 e de como todos seriam beneficiados – inclusive em suas carreiras profissionais.

Implemente novas metodologias para análise crítica (reuniões em locais informais, workshops, cafés etc.) incentivando uma chuva de ideias! Tome nota de todas as ideias e opiniões, por mais simples que pareçam – no meio de todas pode estar o projeto que será uma solução para falhas em processos, trazendo melhorias na produtividade e reduzindo custos.

Incentive e treine seus colaboradores na abertura de ações preventivas para a melhoria de seus processos. Antecipar-se a uma futura não-conformidade é essencial para qualquer organização e, além disso, é uma prova do amadurecimento de seu sistema.

Para a equipe de auditoria interna, técnicas de observação são bastante produtivas. Experimente ficar um dia ou mais em uma determinada área da empresa para identificar os gargalos e trabalhar em conjunto com os responsáveis para melhorá-los. Faça entrevistas com colaboradores e peça para eles compartilharem as dificuldades e experiências do dia-a-dia – desta forma você entenderá os macro e micro processos e terá uma visão ainda mais sistêmica, puxando os representantes das áreas para cada vez mais próximos do sistema de gestão!

É importante ficar antenado nas novidades e novas soluções que surgem no mercado, que podem trazer maior produtividade e economia! Existem soluções em software que permitem aos usuários adicionar e integrar qualquer número de metodologias em seus processos e a gerenciar as atividades de risco, de desempenho e sustentabilidade, além do auxílio na gestão e cumprimento das normas. Ou até mesmo novas técnicas de áreas específicas que facilitem na comunicação, redução de retrabalho e outros (exemplos: controles de estoque, novas tecnologias de comunicação, calendários e agendas interativos).

Experimente utilizar novos indicadores de desempenho, visando à redução de perdas e aumento na produtividade, através da medição não só da eficácia, mas da eficiência de seus processos. Por exemplo: indicador de produção, número de peças produzidas e atendimento dos pedidos tratam-se de indicadores de eficácia, porém, quando você cria indicadores levando em conta os recursos utilizados para a produção como o desempenho dos equipamentos, pessoal alocado e peças produzidas por período, você consegue medir a eficiência e produzir mais utilizando menos recursos.

Mais um ano se passou e chegou o momento de mais uma auditoria de manutenção. Agora é a hora da correria e desespero? De forma alguma, é o momento de reunir os colaboradores e passar as informações pertinentes a auditoria de manutenção e da auditoria interna. Exponha os resultados de auditorias anteriores e enfatize o foco e atenção nos pontos chave e na busca pela melhoria contínua!

O que fazer no terceiro ano

No terceiro ano é esperado que o Sistema de Gestão seja parte natural da rotina de todos, considerando as sistemáticas, registros, comprometimento e melhorias! Os colaboradores devem conhecer os processos pertinentes ao seu departamento, bem como os controles que tangem esses processos para que haja uma rastreabilidade constante.

Crie programas para melhoria contínua incentivando ideias e buscando líderes dentro da organização (premiações em dinheiro ou brindes para implementação de melhorias na empresa). Um exemplo interessante é o da Siemens, que colocou em prática o programa 3i – Ideias, Impulsos e Iniciativas, estimulando seus colaboradores a compartilharem ideias para inovações no ambiente de trabalho e nos processos, resultando em benefícios financeiros e qualitativos, quando acatadas.

Busque também a integração dos Sistemas de Gestão, quando desejável (ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 / ISO 45001) e aperfeiçoe sempre sua sistemática de acompanhamento das legislações aplicáveis e normas internas.

Experimente a implementação de softwares para otimização do tempo, como, por exemplo, controle de documentos, estoque e outros.

A criação de manuais práticos, integrando a atividade do colaborador à abordagem do Sistema de Gestão, com certeza trará muitos resultados positivos (exemplo: Manual do Eletricista contendo atividades do dia-a-dia e abordagem de satisfação do cliente, meio ambiente e saúde, segurança ocupacional e outros).