Quem respondeu a segunda opção, parabéns! Com certeza a sua empresa está na direção correta das modernas práticas de gestão atuais. Agora, quem respondeu que possui um Escritório de Advocacia, pode ligar seu alerta.
Por quê? Vamos analisar:
- Como você calcula o honorário cobrado para os seus clientes? Existe alguma técnica baseada em contabilidade gerencial para encontrar o valor praticado? O fluxo de caixa é controlado? Você gerencia a DRE da sua empresa?
- Quem são seus clientes e o que eles esperam da sua empresa ao contratá-lo? É simplesmente o fato de ganhar alguma causa ou existem requisitos não declarados pelo cliente que você precisa entender?
- Você sabe dizer facilmente e com exatidão a quantidade de processos em andamento na sua empresa e o estágio de cada um? Você tem pleno domínio dos prazos que precisa cumprir? Você sabe a sua taxa de efetividade?
Isso é apenas uma pequena amostra de práticas que são fundamentais para que qualquer empresa mantenha-se saudável. Se alguma das atividades citadas acima não for aplicada em sua empresa, provavelmente o cenário é ainda muito mais preocupante.
E é esse cenário que normalmente notamos nesse mercado. Ou seja, os profissionais são altamente técnicos e focados, mas não conseguem manter seu escritório ativo por muito tempo, pois não se preocupam com questões simples como essas indicadas – que são básicas para o sucesso de qualquer empresa. Por isso acabam fechando suas portas. Não por falta de competência técnica, mas simplesmente por não enxergarem seu escritório como uma empresa que necessita de processos administrativos como qualquer outra organização.
Somados à falta de organização administrativa ainda é preciso preocupar-se com o aumento da concorrência uma vez que cresce muito o número de profissionais a cada ano no País. Segundo dados publicados no site Conjur, por Livia Scocuglia, “até 2014, o número de advogados com OAB será de 1 milhão, sem contar os bacharéis, cujo número é muito maior”. No mesmo artigo cita que são constituídas 60 novas sociedades de advogados mensalmente em São Paulo.
Cria-se, então, um cenário que parece uma bifurcação: Como lidar com a concorrência tendo que diminuir custos da operação e ainda profissionalizar a administração da empresa? Porém, matar essa charada é justamente entender que não se trata de caminhos diferentes, mas que o sucesso só será alcançado quando unirmos as duas questões.
Algumas dicas que são essenciais para iniciar um processo de gestão da sua empresa podem ser encontradas abaixo:
- Entenda a operação financeira da sua empresa e crie um fluxo de caixa. Saiba que não é a falta de lucro que faz uma empresa falir, mas sim a falta de caixa.
- Elabore um orçamento da sua empresa para estabelecer um fluxo de caixa projetado. Separe contas físicas e jurídicas nesse planejamento. Conheça todas as entradas previstas de clientes e indique a taxa de inadimplência. Faça contas! Planeje-se.
- Entenda o que você espera da sua empresa. Crie a sua visão e missão e comunique às partes interessadas da empresa (funcionários, clientes, mercado, concorrentes, entre outros).
- Com base na visão que definiu para a sua empresa, entenda a sua operação. Defina qual é o serviço oferecido aos seus clientes e quais as vantagens que o seu serviço possui em relação aos seus concorrentes? Será que a sua empresa “vende” somente o resultado de um processo ou vende segurança, confiança, discrição, etc? Como você vai entregar itens tão intangíveis como esses?
- Faça uma análise de como o serviço está sendo executado atualmente:
a) Relacione todos os seus clientes ativos no momento e crie uma linha do tempo para cada atendimento. O que foi contratado, em qual estágio está e quando deve ser entregue. Estabeleça esse novo método em todos os novos clientes da sua empresa.
b) Organize todos os documentos da empresa e principalmente os documentos de clientes. Certifique-se de que os documentos sempre estarão disponíveis no momento da utilização a fim de evitar desperdício de tempo.
c) Verifique se existe algum recurso adicional que deverá empregar para cumprir todos os prazos. Se a resposta é sim, não se esqueça de adicionar esse recurso no fluxo de caixa projetado.
d) Estabeleça critérios para correção de validação de cada processo da sua empresa.
e) Crie uma metodologia para conhecer o nível de satisfação do seu cliente.
f) Controle as horas de trabalho de cada colaborador em cada processo para saber com exatidão o custo total de cada projeto.
Essas são ações iniciais que devem ser executadas para iniciar um trabalho de gestão, mas só isso não basta. Com base nas informações acima, você deve realizar uma análise crítica de todos os dados obtidos e programar melhorias – a partir de agora com base em resultados reais – e planejar a segunda etapa de gestão com a implementação de planejamento estratégico e financeiro.
Não é um caminho fácil, já que existem diversos itens a melhorar, porém sistemas de gestão existentes no mercado, como a ISO 9001, norma que aborda a implementação de requisitos de gestão com o objetivo de obter a satisfação do cliente, é uma prática que tem sido cada vez mais procurada por esse mercado para buscar a profissionalização da área e criar um diferencial competitivo frente aos concorrentes.
Afinal esse tipo de certificação faz com que a empresa estabeleça de forma prática os requisitos mencionados nesse artigo. É que o que afirma o diretor de uma empresa de São Paulo que certificou-se recentemente: “O sistema de gestão auxiliou no mapeamento dos processos, rastreamento, padronização e medição por meio de diversos indicadores de qualidade e produtividade”, revela Alcionei – CEO da empresa Miranda e Feliciano.
Esse é o caminho que uma empresa deve trilhar caso queira ter uma posição de destaque e diferenciar-se dos seus concorrentes. Siga esse caminho você também!
