Como analisar Indicadores

A análise de um indicador começa desde sua criação. Em todas as áreas de uma organização pode se aplicar indicadores, não importa os tipos de unidades que podem surgir. Tempo, dinheiro, quantidade, porcentagem são as unidades mais comuns, mas sempre é possível estabelecer uma forma de mensurar algo.

Isso gera uma tentação nas pessoas de criarem um monte de indicadores que são relevantes, mas que não são usados para tomar decisão alguma, o que faz dele totalmente inútil. E sinceramente, se você puder fazer uma análise crítica dos seus indicadores a partir daqui, você vai ver que muitos são coletados e não são usados para absolutamente nada.

Quais indicadores eu devo criar?

Antes de criar indicadores, tenha bem claro na sua cabeça quais são os objetivos estratégicos da organização, são eles que vão te orientar para os dados que você precisa ter para tomar decisões relevantes. E mesmo que você diga pra mim que algumas normas como o PBQP-H tem indicadores obrigatórios, você deve enxergar claramente o que aquele número tem em coerência com sua estratégia.

Dica de leitura: Indicadores de Desempenho – uma análise prática sobre o assunto

Será necessário definir no mínimo 2 parâmetros para análise. Primeiro qual o resultado ideal, conforme os exemplos abaixo:

• Quanto maior melhor: quanto maior o número de vendas, melhor.
• Quanto menor melhor: quanto menor o número de cancelamentos de contrato melhor.
• Quanto igual melhor: a temperatura ideal dessa máquina tem que ser igual a “x” graus, menos e nem mais.

O outro parâmetro são as metas, e sua definição também envolve análise. Veja em que número você está hoje, e que número esteve ontem e defina uma tendência ideal. Você pode também buscar referências de empresas do mesmo porte que a sua e fazer uma comparação. O Sebrae, por exemplo, oferecem esses dados gratuitamente. Se conseguir os números da concorrência, melhor ainda, mas como em alguns casos isso é praticamente impossível.

“Os principais mecanismos para o estabelecimento de metas estratégicas abordam o atendimento de requisitos das partes interessadas, o uso de informações comparativas, desafios incrementais, condições do ambiente externo e balanceamento da compatibilização com investimentos”. (Fundação Nacional da Qualidade, 2008)

Gerando dados para os indicadores

Pronto! Você tem um indicador coerente com seu objetivo estratégico e com parâmetros consistentes, agora a análise será uma questão de gerar dados relevantes para orientar ações que vão refletir cenários futuros. Um indicador funciona como um relatório, você pode utilizar o mesmo número para tirar várias conclusões, porém mais importante que só conclusões é que se tomem ações a partir do que se concluiu, principalmente quando os resultados estão insatisfatórios.

Dica de leitura: Diferença entre Indicadores de Desempenho e Performance

Não haverá problemas com as análises quando o responsável entender bem qual o objetivo daquele indicador. Desta forma, será simples encontrar o significado dos números e agir a partir dos resultados, mas no geral, o analista tem que olhar para o indicador e conseguir responder “esse resultado é bom?” ou “esse resultado é adequado para onde queremos chegar?”.

Quando a resposta for não, a pergunta é “o que resultou esse número?”. Por fim “que ações devemos tomar para chegar ao resultado que queremos?”. Nem sempre a ação está relacionada com o setor em que se coletaram os números. Por exemplo, um resultado que indique que o número de produtos produzidos está caindo, nem sempre está ligado com a produção em si. Há a possibilidade de estar relacionado com a motivação dos colaboradores, falta de treinamento, liderança ineficiente, máquinas depreciadas, ambiente de trabalho inapropriado, as vendas caíram e por isso desacelerou, entre muitos outros.

Agora que há análise coerente com objetivos estratégicos, você entender o porquê não faz sentido dizer: “esses indicadores estão aí porque a ISO pede” e sim dizer “esses indicadores foram criados para gerenciarmos o alcance dos nossos objetivos”. Entendeu a diferença?