Daniela Albuquerque
Por Daniela Albuquerque

Controle de Registro

Conforme a ABNT NBR ISO 9001:2008  “registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4.”


E por que eles são tão especiais?

Porque eles possuem informações relevantes e histórico do processo, que vão evidenciar uma série de acontecimentos e eventos importantes para a qualidade. Eles evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do sistema de gestão da qualidade (SGQ), por isso são tratados de forma diferente.

A ABNT NBR ISO 9000:2005 no tópico 3.7.6, explica um pouco mais sobre eles:

Documento (3.7.2) que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas

NOTA 1 Registros podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade (3.5.4) e fornecer evidência de verificação (3.8.4), ação preventiva (3.6.4) e ação corretiva (3.6.5).

NOTA 2 Registros, normalmente, não precisam ter controle de revisão.

Muita gente confunde a revisão do formulário (base do registro) com a “revisão do registro”. Porém a norma deixa claro que não é preciso ter controle de revisão do registro. Se o formulário for alterado (alteração em sua máscara) isso não significa que os registros anteriores (na versão antiga do formulário) devem ser revisados também. Portanto, não existe revisão de registro.

Cabe a organização, através de um procedimento, definir o prazo de retenção e forma de proteção e armazenamento dos registros, o importante é que eles forneçam evidências objetivas de que o SGQ está em pleno funcionamento.

Na lista mestra de registros são definidos como cada registro deverá ser tratado, por exemplo, num procedimento de aquisições você pode definir que o registro de aquisição de matéria-prima (ou pedido de compra) deverá ser guardado até o final do projeto numa pasta suspensa no armário central.

Uma regra fácil para se entender o que é registro:

Registro é todo formulário que você preenche, à mão ou no computador, que mostre resultados de alguma coisa (ata de reunião, avaliação de competência, relatórios, RNC, certificados,entre outros).

A diferença entre os registros e outros tipos de documentos é que eles contêm informações que eventualmente precisarão ser recuperadas futuramente.

Daniela Albuquerque

Daniela Albuquerque

Sócia e Especialista Chave em Templum Consultoria
Por ser apaixonada por qualidade e melhoria contínua de negócios e pessoas sou a Sócia Responsável pelo Sucesso do Cliente na Templum por meio de mentoria e treinamento interno das equipes de consultores e atendimento ao cliente e da elaboração de produtos, treinamentos e conteúdos que permitem o fortalecimento das empresas.
Formada em Comunicação Social, MBA em Gestão de Negócios e especialista em Sistemas de Gestão Integrada.
Daniela Albuquerque