E por que eles são tão especiais?
Porque eles possuem informações relevantes e histórico do processo, que vão evidenciar uma série de acontecimentos e eventos importantes para a qualidade. Eles evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do sistema de gestão da qualidade (SGQ), por isso são tratados de forma diferente.
A ABNT NBR ISO 9000:2005 no tópico 3.7.6, explica um pouco mais sobre eles:
Documento (3.7.2) que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas
NOTA 1 Registros podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade (3.5.4) e fornecer evidência de verificação (3.8.4), ação preventiva (3.6.4) e ação corretiva (3.6.5).
NOTA 2 Registros, normalmente, não precisam ter controle de revisão.
Muita gente confunde a revisão do formulário (base do registro) com a “revisão do registro”. Porém a norma deixa claro que não é preciso ter controle de revisão do registro. Se o formulário for alterado (alteração em sua máscara) isso não significa que os registros anteriores (na versão antiga do formulário) devem ser revisados também. Portanto, não existe revisão de registro.
Cabe a organização, através de um procedimento, definir o prazo de retenção e forma de proteção e armazenamento dos registros, o importante é que eles forneçam evidências objetivas de que o SGQ está em pleno funcionamento.
Na lista mestra de registros são definidos como cada registro deverá ser tratado, por exemplo, num procedimento de aquisições você pode definir que o registro de aquisição de matéria-prima (ou pedido de compra) deverá ser guardado até o final do projeto numa pasta suspensa no armário central.
Uma regra fácil para se entender o que é registro:
Registro é todo formulário que você preenche, à mão ou no computador, que mostre resultados de alguma coisa (ata de reunião, avaliação de competência, relatórios, RNC, certificados,entre outros).
A diferença entre os registros e outros tipos de documentos é que eles contêm informações que eventualmente precisarão ser recuperadas futuramente.
