Se você esta lendo este post é provável que esteja enfrentando o desafio mais comum do empresário brasileiro nos dias de hoje, equilibrar as contas para manter um fluxo de caixa positivo.
Para iniciar vou resumir o conceito do fluxo de caixa para garantir que estejamos alinhados: O Fluxo de caixa é uma das ferramentas mais simples e úteis no dia a dia da empresa que tem como objetivo controlar o fluxo do dinheiro ao longo do tempo, através dele você conseguirá enxergar o ocorrido (contas recebidas e pagas) e o a ocorrer (contas a pagar e a receber). Aconselho sempre que a planilha do fluxo de caixa seja resumida e caso precise de detalhamentos faça isso em planilhas assessórias.
Estou me referindo a planilhas pois são recursos simples, acessíveis a todos empresários. Vale dizer que hoje existem softwares que gerenciam as finanças e geram o fluxo de caixa com muita facilidade, posso citar: NIBO, Conta azul, DNA Financeiro, entre outros, este é o melhor caminho para deixar suas finanças organizadas de forma profissional.
Conversando com vários empresários de diferentes segmentos ouvi a mesma exclamação:“ “puxa vida estou até conseguindo vender mas o dinheiro não aparece!”. Avaliando com mais detalhe alguns casos encontrei as 4 principais evidências deste problema:
Primeira evidência: Descontos maiores e mais pedidos de parcelamento.
Por conta do cenário de crise os consumidores em geral estão mais inseguros e com isso mais conservadores. Muitas pessoas têm negociado as compras pedindo mais descontos e exigindo mais parcelamentos. Para não perder o negócio a maioria dos empresários têm aceitado as condições e facilitado as negociações.
No caso do parcelamento o reflexo no fluxo de caixa é uma entrada menor de recurso por mais tempo. Para driblar isso o jeito é aumentar o volume. Faça as contas: Se antes você vendia um serviço por R$ 10.000 em dez parcelas iguais, você tinha uma entrada de R$ 1.000 por mês no seu caixa. O Mesmo serviço de R$ 10.000 vendido em 16 parcelas contribuirá com R$ 625 no caixa, R$ 375 a menos, ou seja, você precisará aumentar as vendas em 60% para sustentar seu fluxo de caixa!
Para descobrir o quanto precisará aumentar as vendas aplique a fórmula: faturamento anterior / (valor da nova parcela / valor da parcela antiga). Neste exemplo seria: 10.000 / (625 / 1.000) = 16.000 que divididos em 16 parcelas contribuem com os mesmos 1.000 de antes. Veja que a sugestão aqui é aumentar o volume e não o preço, uma vez que o cliente esta negociando desconto e parcelamento.
Como aumentar volume nem sempre é possível outros problemas acabam surgindo. veja a segunda evidência.
Segunda evidência: A queda no recebimento é mais rápida do que a queda dos custos.
Um conselho muito comum nesta época é a redução de custos mas na prática o impacto real no fluxo de caixa leva algum tempo para acontecer pois a maior parte das despesas não podem ser descontinuadas do dia para a noite. Imagine que ao demitir um funcionário o impacto imediato no fluxo de caixa é um aumento no desembolso pois há todo o custo de rescisão que precisa ser liquidado. É provável que o caixa sinta o alívio de uma demissão, 45 ou 60 dias depois da efetivação da mesma.
Fluxo de caixa em tempos de crise
A metodologia OKR é a resposta das maiores e mais bem sucedidas empresas do mundo para a criação e visualização de metas – e chegou a hora de você entender, de uma vez por todas, como ela funciona e quais os benefícios para o seu negócio!
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É claro que quando buscamos reduzir despesas olhamos para àquelas que mais consomem dinheiro, entretanto, devemos dar atenção às pequenas despesas que quando somadas representam uma fatia relevante do orçamento.
Em alguns casos as compras são inevitáveis, computadores ficam obsoletos, cadeiras quebram, máquinas param, obras ou ajustes em infra estrutura podem ser necessários repentinamente e nestes casos o melhor a fazer é buscar uma fonte de financiamento de médio prazo com juros baixo. Nos momentos de crise é muito importante se cercar de fontes de financiamento baratas mesmo antes de precisar usa-las.
Uma dica espetacular é o cartão BNDES. Tenho uma experiência ótima com o cartão que permite a compra de inúmeros itens com parcelamentos que chegam a 48 vezes à juros mensais de 1,11% atualmente. O mais bacana do cartão é que não custa nada tê-lo e é muito simples consegui-lo. Dê uma olhadinha no site do cartão mas sugiro que fale imediatamente com a gerente de sua conta, pois, quase todos os bancos facilitam este processo e em 30 dias você terá uma bela ferramenta para aliviar o impacto de algumas compras no seu fluxo de caixa.
Terceira evidência: Cancelamentos, inadimplência e devoluções
Infelizmente, por insegurança ou por questões financeiras muitos clientes podem abandonar o barco, devolvendo produtos adquiridos, não pagando por serviços prestados ou suspendendo àqueles serviços que não julgam essenciais.
Para estes casos tenho as seguintes recomendações:
A primeira é que sempre privilegie as melhores práticas de atendimento e relacionamento com seu cliente. Ainda hoje há empresas que não possuem procedimentos claros para o relacionamento com o cliente, que não fazem pesquisa de satisfação, o que é um erro grave. Pense que se você não viver seu cliente com qualidade e intensidade, alguém o fara.
A segunda é rever seus contratos e garantir que sejam bons para ambos os lados mas que tenham clausulas claras quanto às devoluções, inadimplências e cancelamentos. Não tente intimidar seu cliente com multas ou juros abusivas pois isso será facilmente combatido judicialmente. Um erro frequente é não ter uma organização interna para guardar os contratos assinados e no dia que precisar deles provavelmente não os terá. Ai é sentar e chorar.
A Terceira se refere às boas praticas de cobrança. Como tenho formação e experiência profissional com base em processos e procedimentos não posso deixar de recomendar que estabeleça um procedimentos para seu departamento de cobrança Isso é tão benéfico para você quanto para seu cliente, veja o exemplo:
Imagine que todo mês você envia as cobranças cinco dias antes do vencimento, um dia antes de vencer você envia um e-mail agradável com um lembrete para seu cliente, um dia após o vencimento você envia um outro e-mail agradecendo quem pagou e alertando àqueles que não te pagaram, cinco dias depois você entra em contato pessoalmente dizendo que ainda não recebeu, dez dias depois você envia um e-mail dizendo que precisa receber e que infelizmente terá que acionar os mecanismos para proteção de crédito, quinze dias depois você aciona os mecanismos de proteção ao crédito.
Seus clientes conhecerão este procedimento com o passar dos meses e se habituarão a ele. Àqueles que não pagam infelizmente precisam ser cobrados mas isso tem que ser feito com profissionalismo, bom humor e boa educação. Lembre-se que algumas empresas estão passando por dificuldades e que poderão priorizar o pagamento para os fornecedores que melhor se relacionam. Naturalmente os chatos e mal educados podem ficar para o fim da fila.
Quarta evidência: Desorganização, falta de treinamento e envolvimento das pessoas
Talvez esta seja um dos problemas mais fáceis de resolver e que gerarão maior impacto no caixa de sua empresa.
Muito dinheiro é perdido por falta de organização, falta de treinamento e falta de envolvimento de seus funcionários e o pior é que é muito difícil medir estas perdas pois elas são, em sua maioria, intangíveis.
Muitos restaurantes perdem dinheiro por não controlar corretamente a validade de alimentos. Pequenas fábricas recorrentemente deixam de entregar pedidos no prazo e com certa frequência produzem peças com defeito. Pintores trocam cores de ambientes equivocadamente, até cirurgiões já operaram o lado esquerdo enquanto o problema estava no direito. Tudo isso culmina em retrabalho, insatisfação do cliente e aumento de despesas, no final quem paga a conta não é o cliente e sim o fluxo de caixa. Mais triste é identificar que estas falhas estão associadas a falta de treinamento ou desorganização.
Hoje em dia é muito fácil manter um 5s por exemplo, ferramenta simples que ajudará na organização, limpeza e harmonia do ambiente de trabalho, além de contribuir para uma cultura alicerçada em qualidade.
Conversando com os empresários que me motivaram a escrever este post, não pude deixar de recomendar que implementassem a ISO 9001, todos eles acreditavam que ISO 9001 era algo difícil, complexo e caro mas pude mostrar que ISO 9001 é mapeamento de processo, estruturação de procedimentos e instruções de trabalho, é recursos humanos, compras, manutenção preventiva, calibração de equipamentos, em fim, é gestão de empresa que quer vencer a guerra.
Resumindo, acredito que em tempos de crise precisamos sim reduzir despesas, evitar cancelamentos e devoluções, lutar contra a inadimplência, aumentar o volume de vendas com opções mais sexys para pagamento e fazer tudo isso em um ambiente organizado com pessoas motivadas e treinadas. Não é utópico, é pré requisito para àqueles que querem vencer em tempos de crise e que certamente colherão muito mais em tempos de fartura.
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