E por que eles são tão especiais?
Porque eles possuem informações relevantes e histórico do processo, que vão evidenciar uma série de acontecimentos e eventos importantes para a qualidade. Eles evidenciam a conformidade com os requisitos e a operação eficaz do sistema de gestão da qualidade (SGQ), por isso são tratados de forma diferente.
A ABNT NBR ISO 9000:2005 no tópico 3.7.6, explica um pouco mais sobre eles:
Documento (3.7.2) que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas
NOTA 1 Registros podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade (3.5.4) e fornecer evidência de verificação (3.8.4), ação preventiva (3.6.4) e ação corretiva (3.6.5).
NOTA 2 Registros, normalmente, não precisam ter controle de revisão.
Muita gente confunde a revisão do formulário (base do registro) com a “revisão do registro”. Porém a norma deixa claro que não é preciso ter controle de revisão do registro. Se o formulário for alterado (alteração em sua máscara) isso não significa que os registros anteriores (na versão antiga do formulário) devem ser revisados também. Portanto, não existe revisão de registro.
Cabe a organização, através de um procedimento, definir o prazo de retenção e forma de proteção e armazenamento dos registros, o importante é que eles forneçam evidências objetivas de que o SGQ está em pleno funcionamento.
Na lista mestra de registros são definidos como cada registro deverá ser tratado, por exemplo, num procedimento de aquisições você pode definir que o registro de aquisição de matéria-prima (ou pedido de compra) deverá ser guardado até o final do projeto numa pasta suspensa no armário central.
Uma regra fácil para se entender o que é registro:
Registro é todo formulário que você preenche, à mão ou no computador, que mostre resultados de alguma coisa (ata de reunião, avaliação de competência, relatórios, RNC, certificados,entre outros).
A diferença entre os registros e outros tipos de documentos é que eles contêm informações que eventualmente precisarão ser recuperadas futuramente.
Boa tarde!
Na empresa em que trabalho estamos implantando uma nova ferramenta de auxílio ao controle de documentos, incluindo também os registros. Trata-se de uma tabela, com informações inerentes aos documentos e registros, como identificação, local de guarda, etc. Você acha válido incluir nesta tabela informações relacionadas a temporalidade?
Grata!
Boa tarde Clauciane Lima, tudo bem?
A norma ISO 9001:2008 diz que você deve denifinir os controles necessários para a identificação, armazenamento, proteção, retenção e disposição dos registros. Portanto, no mínimo esses itens devem conter na sua tabela.
Atenciosamente,
Thais Cargnelutti
Especialista Templum
Boa tarde, como garantir que os formulários não sejam utilizados após a troca de versão. Por exemplo: Imprimo 7 formulário de uso diário para utilização durante a semana e entrego ao responsável pelo preenchimento. Como garantir que os 7 formulários impressos serão utilizados, e que não sejam guardados, para não haver o risco de utilização após a troca de versão.
Devo fazer um livro de registro de impressão de formulários, com quantidade impressa e quantidade recolhida após o período de utilização?