ISO 9001 Requisitos: 0.3 – Abordagem de Processos

Porém, antes de analisamos o requisito, vamos entender o que é uma abordagem de processos, pois esse assunto sempre gera muitas dúvidas, uma vez que é comum a associação de processo a um departamento, o que está equivocado e vou explicar o porquê.

Planilha de Mapeamento de Processos Templum

Conheça a Tartaruga Turbinada Templum e organize seus processos. Para baixar, preencha corretamente o formulário abaixo!

O que é processo?

A definição mais utilizada para processo é:

“Uma atividade ou conjunto de atividades que usa recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas”[1].

Isso quer dizer que temos um processo quando temos uma transformação envolvida. Se utilizarmos como exemplo uma transportadora em que o negócio principal é o transporte de insumos do ponto A para o ponto B, podemos facilmente colocar a operação como um único processo. Porém, existem vários processos envolvidos.

Para visualizar a definição dos processos dessa operação, vamos entender as entradas e saídas envolvidas:

1. Logística:
   1. Entradas: informação de onde a carga será retirada e entregue; tipo de carga a ser transportada; outras entregas programadas pela empresa.
   2. Saída: Definição da melhor rota e melhor veículo para a operação.
2. Planejamento:
   1. Entradas: Definição da melhor rota e melhor veículo para a operação; informação sobre os veículos disponíveis; instruções de manuseio da carga.
   2. Saída: Ordem de serviço de entrega; separação do veículo.
3. Transporte:
   1. Entradas: Ordem de serviço de entrega; instruções de carregamento; separação do veículo.
   2. Saídas: Carga entregue no local planejado.

Percebam que em uma análise simples, na operação de uma transportadora, encontramos facilmente 03 processos distintos em que existem transformações diferentes.

OK, mas qual é a relação com a ISO 9001?

Voltando ao requisito 0.3 – Abordagem de Processos, a ISO 9001 indica que:

“Entender e gerenciar processos inter-relacionados como um sistema contribui para a eficácia e a eficiência da organização em atingir seus resultados pretendidos” [2].

Percebam que coloquei um destaque em uma palavra nova. Isso porque não adianta só identificarmos os processos acima, se não os tratamos de forma conjunta, como um sistema.

Para facilitar a nossa vida, vamos pensar em situações práticas. Alguma vez em sua vida profissional, na atividade que desempenhava, você dependia de algum recurso (informação, matéria prima, softwares, equipamentos) para a execução da sua atividade e, constantemente, esses recursos não chegavam em sua mão da forma ideal para a realização da sua tarefa e então “perdia” tempo para deixar esse recurso da forma apropriada (ou seja, teve um retrabalho) ou pior, teve que devolver e aguardar o novo recurso?

Se a situação acima nunca aconteceu em sua vida, você tem muita sorte! Peço que coloque o nome da sua empresa nos comentários, pois em sua empresa existe um sistema de gestão forte e sinceramente, gostaria de conhecê-la. Mas a questão é que essa situação não é a realidade da maior parte das empresas que conhecemos.

Esse caso representa como funciona uma empresa sem abordagem de processos. Sem esse enfoque os departamentos funcionam de forma isolada sem conhecer a necessidade das pessoas e processos. Sem as informações e saídas que foram geradas e que servem para outros processos, posso afirmar com certo conhecimento de causa que é nesse ponto que estão concentrados os maiores gargalos e retrabalhos de uma empresa. Por isso, a ISO 9001 é tão enfática em indicar que o sucesso de uma organização está diretamente relacionada com a sua capacidade em adotar a abordagem de processos.

Bom, até aqui sem muita novidade do que a versão 2008 já indicava, então qual é a novidade da ISO 9001:2015?

É a inclusão do conceito de mentalidade de risco (requisito 0.3.3). O termo indica que a abordagem de riscos e oportunidades aliada à abordagem de processos estabelece a “base para o atingimento de melhores resultados e para a prevenção de efeitos negativos”. Ou seja, acrescentou um tempero extra que antes não nos preocupávamos.

O que a ISO 9001:2015 pretende com esse novo enfoque é trazer um olhar crítico sobre os processos da organização. Ou seja, além de gerenciarmos nossos processos como um conjunto, onde o resultado do nosso trabalho (saída) será utilizado por outros (entrada), teremos também que analisar o que pode ser um risco para essa transformação ou quais são as oportunidades que tornarão esse processo mais eficiente.

Parece uma mudança pequena, mas não é. Como falei no começo, se colocarmos uma lupa, fica muito mais claro entender que houve uma grande transformação para a norma e para o seu sistema de gestão. A intenção é realmente parar de “apagar incêndios”  e começar a trabalhar de forma preventiva ou ainda na melhoria contínua!

Um bom trabalho e até a próxima semana para falarmos sobre o requisito 4.1 – Contexto da organização.

Se interessou e quer saber mais sobre a Norma 9001? Clique aqui e fale com um especialista!

---

[1] ABNT NBR ISO 9001:2008

[2] ABNT NBR ISO 9001:2015