Melhoria contínua: processo gradual ou de ruptura?

Se ao ler o título deste post a primeira resposta que surgiu em sua mente foi “depende!”, você acertou a resposta.

Ao implementar a ISO 9001 é possível em alguns momentos os gestores e responsáveis pelo processo se deparem com alguns requisitos exigidos que representam uma mudança gradual ou de ruptura.  Diante desse cenário, o texto de hoje apresentará os conceitos presentes nestes dois tipos de processos.

O importante é mudar sempre!

Existem muitos motivos para implementar um SGQ! No entanto, o mais significativo é desfrutar das melhorias que ele pode proporcionar.

Quem adota um SGQ, consequentemente, adota um processo de melhoria contínua. Em alguns momentos com mudanças radicais em outros graduais.

Antes de qualquer explicação sobre os tipos de melhorias existentes, vale destacar que tanto um processo de mudança gradual como de ruptura partem das necessidades internas ou externas. Em outras palavras, as necessidades são um start para iniciar um processo de melhoria contínua.

Mudança gradual!

Uma mudança gradual pode ser caracterizada da seguinte maneira:

Imagine um determinado empresário que antes de se deparar com um problema iminente na sua linha produtiva, propõe ações de melhoria. Ele treina seu pessoal, adquire novos equipamentos, entre outras ações, mas que causam um grande impacto no futuro. Logo, quando o problema aparecer, ele vai estar pronto para enfrentá-lo, sem maiores dificuldades.

Esta situação hipotético ilustra a melhoria contínua como um processo de mudança gradual.

Os inputs das mudanças graduais são diversificados. Do ponto de vista interno, o atendimento de uma necessidade da equipe de trabalho com a finalidade de melhorar desempenho dos colaboradores. Externamente, uma legislação que vai impactar diretamente os produtos de uma organização também seria um input importantíssimo para iniciar um processo de mudança gradual.

Treinamentos, investimentos em novos equipamentos de trabalho e avaliações de processo são exemplos de ações que podem alterar o cenário de qualquer organização.

Dica de leitura: Planejamento de mudanças

Estes tipos de melhorias são aceitos com mais facilidade pelos colaboradores internos e externos, pois são realizados esforços constantes e rotineiros para propor soluções menos complexas e facilmente aplicáveis. Estas modalidades são ótimas para alcançar objetivos de longo prazo, devido ao tempo de planejamento e execução diante das exigências organizacionais.

Em contrapartida, nem sempre as demandas de uma empresa são atendidas a longo prazo. Há carências de curto prazo que obrigam uma resposta imediata dos gestores. Nestes casos é uma obrigatoriedade buscar respostas pontuais, o que pode invalidar todo processo de melhoria contínua gradual.

Ruptura!

A melhoria contínua baseada em processo de ruptura representa uma alteração radical nos produtos, processos, serviços e na forma de gerenciar a empresa como um todo. Uma ruptura baseia-se na substituição do que é obsoleto e antigo por algo totalmente diferente, em alguns casos inovador.

Mudanças no comportamento do cliente, da concorrência, das tendências de mercado, entre outras podem criar a oportunidade para melhoria contínua baseada na ruptura.

Assim como a mudança gradual, a de ruptura também apresentam motivos internos e externos que despertam o processo de melhoria.

Dica de leitura: Saiba tudo sobre o que é inovação!

Um motivo interno pode ser a necessidade da implantação de um novo software de gestão, dado que estes novos recursos alteram toda forma de trabalhar da sua equipe. Um motivo externo, poderia ser a descoberta de uma nova matéria prima, na qual desse um avanço significativo na qualidade de certo produto da organização.

Existem muitos exemplos de novos modelos de negócios, classificados como inovadores. Eles, em sua maioria, causam uma mudança radical em todo mercado a sua volta.

Um exemplo, apesar de controverso, é o Uber. A empresa revolucionou a forma de oferecer serviços de transporte em muitos lugares.

Todo impacto causado pelo Uber nos serviços de mobilidade urbana gerou uma ruptura nas empresas que atuam neste negócio. As polêmicas do Uber devido as legislações e regulações são pertinentes, porém não é ponto de destaque deste texto. Os concorrentes deveriam observar a ruptura causada pelo serviço oferecido e rapidamente iniciar um modo de superar os serviços do mesmo.

A melhoria contínua como processo de ruptura é fundamental para projetos de curto prazo, nos quais devem apresentar um começo, meio e fim.

Como citado anteriormente, rupturas são causadas por demandas que mudam a forma de trabalhar de toda a organização, por isso exigem prazos determinados para se iniciar e terminar estas alterações.

Vale comentar que estes processos causam desconfortos, pois as melhorias podem alterar rotinas de trabalho, estruturas organizacionais e formas de gerir um negócio.

Melhorias não ocorrem do acaso!

Assim como a própria nomenclatura sugere, a melhoria contínua apresenta a ideia de algo dinâmico e constante.

Qualquer processo de desenvolvimento e aplicação de novas alterações impactam significativamente tanto os indivíduos como a estrutura organizacional de uma empresa. Apesar da melhoria contínua indicar um caminho de ganhos significativos para uma organização, a sua aplicabilidade e a forma de condução pode ser um perigo se não for bem gerenciada.

Um estudo recente¹ identificou alguns fatores que influenciam a sustentação dos resultados em processos de melhoria contínua.

Entre eles destacaremos os seguintes:

• Alinhar o processo de melhoria com a estratégia da organização. O planejamento estratégico deve apresentar claramente as formas de condução e os objetivos dos processos de melhoria contínua;
• Estruturar a comunicação entre todos os envolvidos no processo. Uma boa comunicação entre os participantes é um dos aspectos fundamentais para o andamento do projeto;
• Incentivar o trabalho colaborativo através do aprendizado mútuo entre as partes. Implementar um programa de melhoria fomenta a busca de novos conhecimentos e habilidades. Para isto, a equipe de trabalho deve possuir como lema o trabalho colaborativo, no qual todos devem estar comprometidos em ajudar um ao outro, com a intenção de alcançar um objetivo comum;
• Capacitar constantemente os indivíduos chave no programa. Todo processo de melhoria contínua envolve o levantamento de pessoas responsáveis como elementos chave na gestão destes programas, por isso os mesmos precisam ser capacitados para poderem passar os direcionamentos necessários para todos os colaboradores.

Os desafios para qualquer tipo de melhoria são constantes. Não se assuste com os desafios! As conquistas geradas promovem o crescimento da organização perante o seu mercado de atuação.

Gostou do texto? Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, gostaríamos de nos colocar à disposição caso haja qualquer dúvida. Conte conosco!

 

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¹ JUNIOR, Roberto Jorge; DA SILVA, Dirceu; JUNIOR, Roque Rabechini. Avaliação de Fatores e Variáveis que Influenciam a Sustentação de Programas de Melhoria Contínua na Visão de Especialistas. Iberoamerican Journal of Strategic Management (IJSM). v. 15, n. 3, p. 88-101, 2016.