Sabemos do longo trajeto que as empresas percorrem desde o início da implementação de um sistema de gestão até a sua certificação. Agora, imagine mantê-lo em um eficiente funcionamento.
Há muitos colaboradores e gestores que após conseguirem a tão sonhada certificação ficam tão aliviados, que no dia seguinte, seguem sua rotina profissional como se o sistema de gestão não fizesse parte de suas atividades.
Não estamos dizendo que é fácil manter um sistema de gestão, porém, enquanto o mesmo não for entendido por todos como base dos processos, fica praticamente impossível mantê-lo, ou será apenas mais um certificado na parede, e, eu garanto que o sistema será um “fardo” para muitos (o que jamais foi o objetivo) e não uma ferramenta útil para alavancar vendas, proporcionar qualidade e melhorias aos produtos e serviços, estabelecer metas, capacitação de colaboradores, entre tantos outros benefícios que um sistema de gestão bem implementado e mantido pode oferecer a uma organização.
Fatores intrinsecamente importantes para que o Sistema de Gestão de uma organização seja mantido:
- O envolvimento de todos da organização nas atividades do sistema de gestão desde sua implementação;
- O entendimento de todos os colaboradores e gestores sobre os objetivos de se ter um sistema de gestão (a clareza destas informações é importante);
- A alta direção deve ter uma participação assídua no desenvolvimento das atividades atrelado às estratégias da organização;
- Envolver as equipes para estabelecimento das metas/ indicadores (para que se sintam parte do processo – e são!);
- Faça trabalhos constantes de conscientização;
- Treine as equipes para terem uma visão sistêmica do negócio;
- Trabalhe com gestão de riscos;
- Comemore as pequenas conquistas!
Pessoas são essenciais!! Para que um sistema de gestão funcione, é necessário o envolvimento das pessoas, bem como na elaboração de um projeto, na revisão de um indicador, no estabelecimento de uma meta; planejamento de estratégias para atendimento de clientes ativos ou potenciais. É praticamente impossível manter um sistema de gestão sem que haja a participação dos colaboradores, comprometimento dos gestores e da alta direção.
Todos os colaboradores (envolvendo gestores), precisam entender que o sucesso da organização é o sucesso de todos, no qual sem os funcionários uma empresa não sobrevive. Por isso é importante que todos caminhem para a mesma direção, trilhe os mesmos caminhos, com foco em uma gestão de resultados. Bons resultados!!
Imagine só uma empresa, onde um gestor estabelece metas para sua equipe, sem que haja o envolvimento dos colaboradores, ou qualquer participação na elaboração de um determinado indicador. Somente, cumpra! Fica praticamente impossível estabelecer uma conexão entre ambos, entende?! Aliás, ninguém melhor do que os operadores de uma máquina para auxiliarem no desenvolvimento de um processo de Produção e de indicadores que tornem uma produção eficaz e com menos retrabalhos e desperdícios, não é mesmo?!
Os trabalhos de conscientização de todos os colaboradores da empresa e treinamentos relacionados ao Sistema de Gestão ajudarão a manter a equipe engajada no atendimento aos objetivos permanentes e conscientes sobre o seu papel dentro da organização. E, ao treinar a equipe, os mesmos terão novas responsabilidades, devendo assim assumir novos papéis, contribuindo com o sistema de gestão na padronização na execução dos procedimentos.
Trabalhe com prevenção de riscos
Outra forma de manter o sistema de gestão é trabalhar baseado em riscos, ou seja, preventivamente. Quando pensamos em todos os riscos que um processo, operação ou que atividades podem ter, direcionamos os esforços no local que merece nossa atenção, erramos menos, pois tratamos dos problemas antes dele ocorrer (em alguns casos), mantendo assim um sistema operante e eficaz.
Desenvolver habilidades quanto à visão sistêmica do negócio é um dos benefícios que a implantação do Sistema de Gestão proporciona. Mesmo que, via processos (fragmentados), é possível visualizar um todo da organização e saber onde seu processo impacta em outros processos em casos de desvios. Estabelecer conexões entre os processos é um dos objetivos de um sistema de gestão.
Deve imperar a mutualidade no contexto da organização para obtenção de êxito na manutenção do Sistema de Gestão e a busca contínua por melhorias, seja de qualquer esfera: pessoal, profissional, empresarial. Assim sendo, manter um sistema “vivo” e “respirando” é um trabalho que exige dedicação e empenho. Mas, é gratificante para quem entendeu o quanto a Qualidade faz diferença e proporciona alto nível de atendimento quando exerce o seu papel.
