É cada vez mais comum vermos ferramentas de organização, produtividade e gerenciamento de tempo e projetos. De alguns anos para cá, elas ganharam força e popularidade. Aparecem com a promessa de organizar nossas vidas e a própria empresa desorganizada.
Mas e quando essas ferramentas estão lá, ativas, aplicadas, e a empresa continua desorganizada?
Descobrir se sua empresa é desorganizada nem sempre é uma tarefa simples. As informações podem se misturar, os problemas ficam camuflados e, quando vemos, tudo virou uma bola de neve e você se vê com custos inesperados, atrasos em projetos importantes e problemas na equipe.
Neste post, vou listar 7 dos principais sinais para você e sua equipe ficarem atentos!
Empresa desorganizada: como descobrir se a minha é de fato?
1 – Problemas de estoque
Em uma empresa que vende produtos físicos, o estoque é um dos pontos mais importantes – e um dos que requer mais atenção. Um estoque mal gerenciado interfere em toda a cadeia de suprimentos, aumenta os custos e pode trazer problemas com o consumidor final.
Imagine: a empresa X possui contrato com 30 clientes, que estão aguardando o recebimento da mercadoria no final do mês. No final do mês, os dados mostram que todos os produtos estão prontos em estoque, mas 2 clientes ficam sem mercadoria pela desorganização do estoque e decidem cancelar o contrato.
Se a sua empresa não consegue ter certeza de que o estoque que deveria estar lá realmente existe, ela corre um grande risco de estar desorganizada. Por isso, é muito importante manter todos os dados atualizados e coerentes com a realidade!
2 – Problemas na comunicação interna
Ainda na empresa X, o diretor Comercial decide fazer uma reunião extraordinária para alinhar os objetivos do mês, e pede para que todos tragam seus relatórios pessoais. No dia da reunião, 30% da equipe aparece sem relatórios porque o comunicado do diretor se perdeu.
Já se viu em alguma situação parecida? Este é apenas um exemplo, mas mostra como uma comunicação interna bem alinhada entre todos os colaboradores – e entre todos os níveis – garante o bom funcionamento da empresa.
O treinamento da equipe, o engajamento de todos e a criação de processos de comunicação interna ajudam a manter a empresa mais organizada.
3 – Vendas com números errados
Os indicadores de vendas de uma empresa são alguns dos mais importantes. São eles que mostram se as ações estão no caminho certo, se os objetivos estão sendo alcançados e se a empresa está crescendo.
Além disso, são informações que dão base para tomada de decisões importantes, como realocação de budget, ajustes de processos e criação de novos projetos.
A inconsistência nestes dados pode levar à tomada de decisões erradas, o que pode não ser ajustável no curto prazo e causar desperdício de tempo e dinheiro.
4 – Informações incoerentes para clientes
Você já deve ter passado por alguma situação onde um atendente te deu uma informação e outra pessoa te deu outra informação, certo? Este é um ponto crucial: se a sua empresa passa informações erradas para clientes, você pode ter muitos problemas.
É de extrema importância que todos os departamentos que possuem qualquer contato com clientes saiba qual comunicação deve ser utilizada – do Marketing ao Atendimento ao cliente.
Qualquer informação incoerente pode causar sérios problemas, tanto para sua marca quanto para o próprio cliente. Por isso, esse é um dos tópicos que mais demonstra que sua empresa está desorganizada!
Cuide para que todos os departamentos estejam alinhados, promova treinamentos e garanta que todos os colaboradores entendam a cultura e comunicação da organização para evitar problemas futuros.
5 – Desperdício de materiais
Este tópico é auto explicativo, certo? Em uma empresa organizada, o desperdício de materiais é mínimo (chegando até ao zero waste).
Aqui entram todo e qualquer material utilizado dentro de uma empresa: desde a matéria prima até o papel e caneta.
O desperdício em excesso indica também, além da desorganização, um problema de sustentabilidade na empresa, que também gera custos.
Para resolver este problema, é preciso que toda a empresa se envolva e se preocupe em eliminar o desperdício, podendo até mesmo ser criada uma política interna para tanto.
6 – Excesso de projetos atrasados
Sua empresa está com muitos projetos atrasados? Você precisa de aprovação de muitos departamentos para realizar alguma ação? Você já se viu sobrecarregado por ter muitos projetos ao mesmo tempo?
Se você respondeu sim para alguma das perguntas, sua empresa corre o risco de estar desorganizada.
Este é um dos pontos que mais merecem atenção, pois impacta diretamente no resultado da empresa. O excesso de projetos atrasados indica que a empresa não consegue se organizar para que todos eles sejam concluídos e colocados em prática.
E isso pode ser um problema com várias origens – desde uma comunicação interna ruim até uma liderança ruim. Focar em poucos projetos por vez, ou focar em finalizar os projetos atuais, é um bom ponto de partida para resolver este problema.
7 – Processos mal definidos
Os processos de uma empresa são o que a movem e garantem a sua organização. Uma empresa sem processos certamente será desorganizada e terá problemas com seus resultados e sua equipe.
O mapeamento de processos é uma parte vital para o bom funcionamento da empresa e sua organização. E isso não se limita apenas a alguns departamentos! É importante que todas as equipes tenham seus processos devidamente mapeados e alinhados. Afinal, concorda que a definição de processos pode contribuir na resolução dos 6 outros tópicos?
Empresa desorganizada? Comece aos poucos
Os problemas de uma empresa desorganizada podem afetar qualquer organização – da micro à multinacional. Embora o tamanho da empresa interfira na dificuldade de manutenção da ordem e no tamanho da desorganização, estes são pontos que se aplicam à qualquer uma delas.
Uma dica importante é tentar resolver os problemas aos poucos. Tente começar apenas em um departamento, ou em uma pequena equipe, para depois expandir para toda a empresa. Dessa forma, você garante que os problemas terão atenção suficiente e que serão de fato resolvidos.
Lembre-se que você também pode utilizar as ferramentas da qualidade para implementar essas mudanças! Algumas ótimas ferramentas são o Ciclo PDCA e o 5W2H.
Você se identificou com algum dos tópicos? Como anda a organização na sua empresa?
